¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?

La transformación digital en los negocios ha venido para quedarse. Uno de los principales cambios de este fenómeno es la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará a todos los autónomos y empresas en España, que tendrán que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece.

Existen muchas dudas sobre cuándo comienza la obligación de la factura electrónica: ¿Es la factura electrónica obligatoria en 2024?, ¿qué plazos tienen los profesionales para adaptarse?, ¿qué dice la ley sobre la factura electrónica obligatoria?, ¿habrá sanciones por emitir facturas solo en papel? ¡Sigue leyendo y te lo contamos!

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?
• Principales objetivos de la implementación de la factura electrónica
• ¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica en España?
• ¿Qué opciones habrá para emitir facturas electrónicas?
• La relación entre la factura electrónica y la Ley Antifraude
• Requisitos legales de las facturas electrónicas
• ¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse a la facturación electrónica?
• El Kit Digital y la facturación electrónica

¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica no es un tema nuevo en España, pues ya se recoge en la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Con esta normativa ya se impulsó el uso de la factura electrónica para las empresas que trabajan con las administraciones públicas. Después, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, extendió la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones de sociedades con el sector público que superen los 5.000 euros, aunque el límite depende de cada Administración.

El 28 de Septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”

Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un fontanero a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante).

Y, como todavía no está publicado el reglamento de facturación, que va a ser el que ponga en marcha esta obligación, aún no se sabe si se eximirá también de la obligación de emitir facturas electrónicas a los autónomos que facturen con clientes extranjeros, o a ciertos sectores específicos.

Principales objetivos de la implementación de la factura electrónica

La nueva obligatoriedad de la factura electrónica es una de las medidas de la Ley Crea y Crece para combatir la morosidad comercial y facilitar la transición digital. Según indica la Ley, éstos son los objetivos de la implantación de la factura electrónica obligatoria en España:

• Luchar contra la morosidad, haciendo más fácil el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago
• Reducir costes en las transacciones comerciales de las pymes. 
• Impulsar la transformación digital en las empresas, principalmente en las pymes.
• Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
• Aumento del control para evitar el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
• Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al tener los datos de las facturas electrónicas, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y PYMEs.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre estos aspectos, no te pierdas nuestro artículo sobre la Ley Crea y Crece y la factura electrónica.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica en España?

Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es de obligado cumplimiento en operaciones con las administraciones públicas, todavía existen muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.

Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos y las empresas se adapten. Pero cada vez hay menos tiempo.

El plazo para adaptarse a la factura electrónica empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico de facturación electrónica, que todavía sigue pendiente.

Aunque es cierto que el 28 de septiembre de 2022 se publicó la Ley Crea y Crece y el 7 de marzo de 2023 salió a consulta pública el reglamento específico, esta norma todavía no está aprobada. Y hasta que no se ponga en marcha el reglamento, no empezará a correr el plazo para usar facturas electrónicas en operaciones con otras empresas.

Una vez en vigor el reglamento, el plazo para adaptarse a la obligación va a depender fundamentalmente de cuánto factures cada año.

1- Plazo para empresas que facturen más de 8 millones

Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.

Lo previsible es que el reglamento específico se apruebe para 2025, por lo que las empresas que facturen más de 8 millones tendrían hasta 2026 para adaptarse totalmente a la nueva realidad de facturación electrónica.

2- Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones

En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros los plazos son algo más laxos, pues tendrán 2 años después de la entrada del reglamento específico de la factura electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas.

Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba en 2025, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de 2027.

Además, los autónomos van a tener un tercer plazo especial: un año más para empezar a informar de los estados de sus facturas -es decir, si están pagadas, pendientes de pago, etc.-. Los trabajadores por cuenta propia no tendrán esta obligación hasta los tres años desde la entrada en vigor del reglamento. Si el reglamento se aprueba en 2025, no deberían tener esta obligación hasta 2028.

¿Qué opciones habrá para emitir facturas electrónicas?

Los autónomos que deban adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas tendrán dos vías principales para hacerlo.

• La primera opción es utilizar un programa de facturación privado que esté homologado por la normativa vigente. Estos programas no solo permiten emitir facturas electrónicas en el formato adecuado, sino que también suelen incluir funcionalidades adicionales, como la automatización de pagos, la gestión de ingresos y gastos o la visualización de los impuestos en tiempo real.

• La segunda opción será la plataforma pública que está desarrollando la Agencia Tributaria, la cual permitirá a los autónomos emitir facturas electrónicas de forma gratuita. Aunque esta opción será más básica en comparación con los programas privados, será suficiente para cumplir con la normativa de facturación electrónica, aunque sin las funcionalidades adicionales que tienen los programas de facturación de pago.

La relación entre la factura electrónica y la Ley Antifraude

Muchos autónomos siguen confundiendo la Ley Crea y Crece -sobre factura electrónica- y la Ley antifraude -que afecta a los programas para facturar-. Aunque ambas leyes tienen un impacto significativo en la facturación, sus enfoques, plazos y objetivos son distintos.

Por un lado, la Ley Crea y Crece, obligará a emitir facturas electrónicas a todos los autónomos y empresas que trabajen con otros negocios cuando entre en vigor su reglamento específico. Pero esta norma y la obligación de facturar por medios electrónicas sigue en stand by. Si se aprobara finalmente en 2025, las pymes y autónomos tendrán que empezar a cumplir con esta obligación entre 2026 y 2028.

Por otro lado, el reglamento de programas de facturación de la Ley antifraude se publicó en el BOE a través de la Orden HAC/1177/2024, del pasado 17 de octubre. Con la aprobación de esta norma, empiezan a correr los plazos para adaptarse a los nuevos certificados para los programas de facturación, que en principio serán los siguientes:

• A partir de julio de 2025: Las empresas que se dedican a producir o distribuir programas de facturación sólo podrán vender softwares homologados según los nuevos requisitos de la Ley antifraude
• A partir del 1 de enero de 2026: Todas las empresas (sociedades) deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.
• A partir del 1 de julio de 2026: El resto, es decir los autónomos persona física, deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.

En cualquier caso, aunque ambas normas -Ley Crea y Crece, y antifraude- sean distintas, el resultado va a ser muy similar. Tarde o temprano los autónomos van a tener que emitir obligatoriamente facturas electrónicas y, para ello, seguramente necesitarán un programa de facturación que se haya adaptado a los certificados de la Ley antifraude, como por ejemplo el de Quipu.

Requisitos legales de las facturas electrónicas

Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:

• Emitir todas las facturas en formato electrónico. 
• Las factura electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado, como Quipu.
• Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
• También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
• Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Si no tienes claros los requisitos, puedes leer este artículo sobre cuáles son los datos obligatorios de una factura.
• Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
• Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Ampliar información: Si quieres saber más sobre los requisitos que deben de cumplir las facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse a la facturación electrónica?

Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

Desde Quipu recomendamos a todos los profesionales no retrasar la digitalización de sus facturas. Además, no hace falta temer a las sanciones para pasarte a la factura electrónica, ya que tener todo el proceso digitalizado son todo ventajas y permite ganar tiempo para centrarse en lo más importante: tu negocio.

El Kit Digital y la facturación electrónica

Con el objetivo de modernizar el tejido productivo en España, el Gobierno lanzó el Bono Kit Digital, unas subvenciones para apoyar económicamente a las pymes en su proceso de digitalización y que serán clave para facilitar la transición a la factura electrónica obligatoria.

Con estas subvenciones, los autónomos y empresas pueden contratar más de una decena de servicios de manera gratuita e implementarlos en su negocio. Entre estas soluciones se encuentra un programa de facturación electrónica, que puede ser implementado a través de un agente digitalizador como Quipu.

Los autónomos y empresas que todavía no hayan solicitado estas ayudas deberían darse prisa. El Kit Digital terminará en diciembre de 2024 para todos los autónomos y empresas que tengan tres empleados o más en su plantilla (todos los segmentos excepto el 3).

Por su lado, los autónomos y microempresas del segmento 3 (menos de tres empleados) van a tener algo más de tiempo y podrán solicitar el Kit Digital hasta diciembre de 2026.

Ampliar información: Si quieres saber más sobre las ayudas del Kit Digital para la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo.