En poco tiempo entrará en vigor la facturación electrónica en España y casi todos los autónomos y empresas tendrán que adaptarse a los requisitos de la Ley Crea y Crece y emitir sus facturas por medios electrónicos.
El Ministerio de Economía está ultimando ya el reglamento con el que dará comienzo el plazo para adaptarse a la factura electrónica. Desde ese momento, los autónomos y pymes que tienen un volumen considerable de facturas tendrán que empezar a usar un programa certificado que les permita facturar por medios electrónicos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?
- Principales objetivos de la implementación de la factura electrónica
- Futuro de los programas de facturación y de la factura electrónica
- ¿Qué opciones habrá para emitir facturas electrónicas?
- Requisitos legales de las facturas electrónicas
¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?
La factura electrónica está regulada a día de hoy por tres frentes: la Ley 25/2013, que estableció la facturación por medios electrónicos con la Administración, la nueva Ley Crea y Crece que regula la futura factura electrónica en el sector privado y la Ley antifraude, que regulará los programas que deberán usar los negocios para emitir estas facturas.
Dentro de poco de tiempo, con estas tres normativas en marcha quedará regulada por completo la obligación de usar facturas electrónicas para casi todos los autónomos y empresas en España.
Ahora bien, a día de hoy, la obligación de que los autónomos emitan facturas en todas sus operaciones con otros empresarios está a la espera de la aprobación de un reglamento de facturación.
¿Cuál es el estado actual de la factura electrónica?
El Ministerio de Economía ya está ultimando los detalles del que será el reglamento oficial que impondrá los requisitos para facturar por medios electrónicos, según confirmaron recientemente fuentes de la Administración a este diario.
Una vez salga la norma -quizá en los próximos meses-, se iniciarán los plazos de adaptación y los negocios tendrán uno o dos años para incorporar la facturación electrónica a su actividad.
Al margen de esto, ya hay algunas empresas que sí están obligadas a emitir facturas electrónicas. Es el caso de las sociedades que facturan a Ayuntamientos u otros organismos públicos. La Ley dice que, por norma general, las empresas -aunque no los autónomos persona física- deberán facturar por medios electrónicos a las entidades públicas, siempre que el reglamento particular de cada organismo no diga lo contrario.
En algunos casos, los ayuntamientos establecen que las facturas de las empresas por valor inferior a 5.000 euros no tienen que emitirse obligatoriamente por medios electrónicos.
Principales objetivos de la implementación de la factura electrónica
El principal objetivo de la Ley Crea y Crece, junto con la Ley Antifraude (Ley 11/2021), es promover la digitalización de la facturación y favorecer un mayor control sobre las operaciones comerciales entre empresas y profesionales.
A continuación, desglosamos algunos de los objetivos clave que buscan estas normativas:
- Reducir la morosidad comercial: uno de los objetivos centrales de la Ley Crea y Crece es fomentar el cumplimiento de los plazos de pago, ya que con la factura electrónica se podrá obtener una mejor trazabilidad de las operaciones comerciales y los pagos entre empresas. De hecho, los estados de cobro y pago se actualizarán al instante. Este tipo de control pretende que las facturas se emitan y paguen en tiempo y forma.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales: la digitalización del proceso de facturación también tiene como objetivo hacer más sencilla la presentación de impuestos. La idea es que, a través de la factura electrónica, se puedan autocompletar ciertos datos a la hora de presentar declaraciones fiscales, lo que reducirá errores y facilitará la gestión contable para los autónomos.
- Controlar el fraude fiscal: la Ley Antifraude establece una serie de medidas para combatir el fraude fiscal, una de las cuales es la implementación de sistemas de facturación más robustos y fiables. Aquí es donde entran herramientas como Verifactu, una funcionalidad que permitirá a las empresas remitir de manera automática a la Agencia Tributaria sus facturas para que quede constancia de que son correctas y no han sido manipuladas. Aunque esta funcionalidad será voluntaria, muchos expertos advierten que los negocios que no la implementen podrían sufrir más inspecciones.
- Mejorar la gestión interna de las empresas: al utilizar facturas electrónicas, las empresas y autónomos podrán integrar estos documentos en sus sistemas de gestión contable y financiera, lo que les permitirá tener un mayor control sobre su tesorería y simplificar la gestión administrativa. Eso sin contar la reducción de errores humanos y de pérdida de deducciones y el ahorro en posibles sanciones por hacer mal los impuestos.
Futuro de los programas de facturación y de la factura electrónica
Como se ha dicho, el futuro de la factura electrónica está en manos ahora mismo de dos leyes: la ley crea y crece y su reglamento de facturación electrónica, y la ley antifraude, con la que también se prepara un reglamento que regulará los programas que deberán usar los negocios para emitir estas facturas.
La entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas, así como las condiciones para los programas de facturación, traerán consigo varias novedades para los autónomos. En primer lugar, todos los trabajadores por cuenta propia tendrán que dejar de usar facturas que no se adapten a la nueva normativa y no tengan un “formato estructurado”.
En segundo lugar, todos los negocios que trabajen con otras empresas o profesionales tendrán que adquirir un software de facturación legal. En el mercado existen diferentes programas de facturación que ya están trabajando en la homologación para adaptarse a la futura normativa. También estaría la opción, para los autónomos que cuenten con pocos recursos y emitan muy pocas facturas, de empezar a utilizar la plataforma pública que está preparando el Gobierno en estos momentos.
¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica en España?
Aunque la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los autónomos aún no ha entrado en vigor, se espera que el reglamento que regule esta medida se apruebe a lo largo de 2024. Quizás principios de 2025.
Una vez en vigor este reglamento, existen dos plazos principales para la entrada en vigor de la obligación:
- Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: estas empresas serán las primeras en adaptarse a la nueva normativa y deberán empezar a emitir facturas electrónicas en el plazo de un año desde la aprobación del reglamento. Quizás 2025.
- Empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros: para el resto de autónomos y pymes, el plazo se ampliará a dos años desde la aprobación del reglamento, lo que les dará más tiempo para adaptarse. Quizás 2026 o 2027.
Aunque aún no se ha publicado el reglamento definitivo, es importante que los autónomos y pequeñas empresas comiencen a prepararse para cumplir con esta obligación, ya que una vez entre en vigor, no habrá opción de emitir facturas en papel o en formato no estructurado.
¿Qué opciones habrá para emitir facturas electrónicas?
Cuando la factura electrónica sea obligatoria, los autónomos y pymes tendrán varias opciones para cumplir con esta obligación. A continuación, te explicamos las principales vías disponibles:
1. Programas de facturación electrónicos
Una de las opciones más recomendadas para cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas será utilizar programas de facturación específicos y legales, como por ejemplo Quipu. Estas soluciones, que ya están disponibles en el mercado, no solo permiten emitir facturas en formato electrónico, sino que también facilitan la gestión contable, la presentación de impuestos y el control de las finanzas del autónomo o pyme.
Estos programas son recomendables para todos pero especialmente para aquellos profesionales que emiten ya más de una decena de facturas al mes, ya que permiten automatizar muchos procesos, garantizando además que se cumplan todos los requisitos legales exigidos por la normativa. Entre los beneficios de utilizar un programa de facturación destacan:
- Ahorro de tiempo y recursos: la digitalización y automatización de la emisión de facturas permite a los autónomos ahorrar tiempo en tareas administrativas. También reducir el riesgo de errores humanos y posibles sanciones por presentar mal los impuestos.
- Integración con otras herramientas: muchos de estos programas pueden integrarse con software de contabilidad y otras plataformas, lo que facilita la gestión global del negocio.
- Cumplimiento normativo garantizado: algunos programas de facturación como Quipu se están preparando para adaptarse al futuro reglamento de la Ley antifraude y contarán con el certificado que exige la Agencia Tributaria.
2. Plataforma pública de Hacienda
Otra opción que tendrán los autónomos y pymes es utilizar la plataforma pública de facturación que desarrollará la Agencia Tributaria. Esta plataforma será una solución gratuita y de acceso público para emitir facturas electrónicas, pero se espera que sea una opción mucho más limitada y rudimentaria en cuanto a funcionalidad y flexibilidad comparada con los programas de facturación privados.
La plataforma pública de Hacienda será una herramienta básica para aquellos autónomos que emitan solo unas pocas facturas y que no necesiten funcionalidades avanzadas.
Lo esperable es que esta plataforma se active en una ruta específica de la Agencia Tributaria y tenga un sistema muy similar al actual de FaCe, que también es gratuito aunque rudimentario, y sirve para emitir facturas electrónicas con la Admistración.
A continuación se puede observar cómo esta plataforma cuenta tan sólo con dos apartados uno para el envío de la factura y otro para consultar las facturas que ya han sido enviadas y, de ser necesario, modificarlas.
Requisitos legales de las facturas electrónicas
La Ley Crea y Crece establece también una serie de requisitos legales que deberán cumplir todas las facturas electrónicas emitidas por autónomos y pymes.
Estos requisitos aseguran que las facturas sean válidas y cumplan con los criterios exigidos por la normativa. Entre los requisitos más importantes destacan:
- Formato estructurado: las facturas electrónicas deben emitirse en un formato estructurado, como XML o Facturae, que permite su procesamiento automático por parte de los sistemas de la Agencia Tributaria y las empresas receptoras.
- Firma digital: las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. La firma digital asegura que la factura no ha sido manipulada y que proviene de una fuente verificada.
- Código QR: además de la firma digital, las facturas electrónicas incluirán un código QR que facilitará su verificación por parte de la Agencia Tributaria y los destinatarios de la factura.
- Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Quipu. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
- Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción -recomendable- que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Datos mínimos obligatorios: las facturas electrónicas deben contener ciertos datos obligatorios, como el NIF del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios prestados, la fecha de emisión, el importe total, el tipo impositivo aplicable y el desglose del IVA.
