Control de ingresos y gastos en un negocio: ¿cómo hacerlo?

Los ingresos y los gastos son una parte integral de las finanzas de cualquier empresa. Representa la base de su éxito o su fracaso, siendo su objetivo fundamental maximizar los ingresos y minimizar los gastos.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué son los ingresos y los gastos de una empresa?
• ¿Por qué es importante llevar el control de los ingresos y gastos?
• Tipos de ingresos y gastos
• ¿Cómo hacer un control de ingresos y gastos de un negocio?
• Herramientas para el control de ingresos y gastos

¿Qué son los ingresos y los gastos de una empresa?

Los ingresos y los gastos son dos conceptos fundamentales en las finanzas de una empresa. Los ingresos se refieren al dinero que una empresa recibe por sus actividades comerciales. Hay varias formas de generar ingresos, pero la más común es a través de la venta de bienes o servicios. Son la principal razón de ser de cualquier empresa, que tiene como objetivos la obtención del máximo beneficio posible.

Por su parte, los gastos se refiere al dinero que una empresa necesita incurrir para llevar a cabo su actividad. Incluyen una amplia gama de costes diferentes, como el pago de salarios a los empleados, el alquiler del espacio de la tienda, la compra de materias primas, los servicios públicos como la electricidad y el agua, y cualquier otro costo asociado con el funcionamiento del negocio. Los gastos son parte esencial de una empresa, ya que sin ellos una empresa no podría comenzar a operar.

¿Por qué es importante llevar el control de los ingresos y gastos?

Llevar un control riguroso de los ingresos y gastos es crucial para la salud financiera y el éxito de cualquier empresa. Aquí te explico por qué es tan importante:

• Toma de decisiones: el conocimiento preciso de los ingresos y gastos permite a los gestores tomar decisiones informadas. Por ejemplo, al entender qué productos o servicios generan más ingresos, la empresa puede enfocar sus recursos en áreas más rentables.
• Gestión efectiva del flujo de caja: un seguimiento detallado ayuda a garantizar que la empresa tenga suficiente efectivo para cubrir sus gastos, como pagar a empleados y proveedores. Esto es esencial para mantener operaciones diarias sin problemas.
• Planificación y presupuesto: conocer los ingresos y gastos ayuda a planificar y elaborar presupuestos futuros. Esto permite establecer objetivos realistas y estrategias para alcanzarlos.
• Identificación de problemas financieros: un control constante permite identificar tendencias negativas, como costos crecientes o disminución de ingresos, a tiempo para tomar medidas correctivas.
• Rentabilidad y crecimiento: al entender y gestionar los ingresos y gastos, la empresa puede aumentar su rentabilidad. Esto es vital para cualquier expansión o inversión futura.
• Cumplimiento y transparencia: llevar un registro adecuado es importante para cumplir con las regulaciones fiscales y contables. Esto también fomenta la transparencia y puede mejorar la confianza de inversores y stakeholders.
• Análisis de tendencias: un control adecuado permite analizar tendencias a lo largo del tiempo, lo que ayuda a evaluar el desempeño del negocio y a planificar estrategias a largo plazo.

Controla tu tesorería de forma automática

Descubre la solución para gestionar y anticipar el flujo de caja de tu empresa con datos en tiempo real

Ver más

Tipos de ingresos y gastos

Las empresas tienen diferentes tipos de ingresos y gastos que son esenciales para entender su desempeño financiero y para la toma de decisiones estratégicas. Algunos de los principales son los siguientes.

Tipos de ingresos

Los ingresos se pueden categorizar de diferentes formas. La más utilizada es la siguiente:

• Ingresos operativos: son los ingresos generados por las actividades principales del negocio. Por ejemplo, para una tienda de ropa, serían las ventas de ropa.
• Ingresos no operativos: incluyen dinero obtenido de actividades que no son parte del negocio principal, como los intereses ganados en cuentas bancarias o ingresos por alquileres de propiedades.
• Ingresos financieros: son los ingresos derivados de las inversiones que tenemos como empresa, cómo por ejemplo los beneficios generados por una inversión en otro negocio.
• Ingresos únicos: se refieren a ingresos que se reciben una sola vez, como la venta de un activo (por ejemplo, un edificio).

Tipos de gastos

Al igual que ocurre con los ingresos, los gastos también se pueden clasificar de diferentes formas. Una de ellas es la siguiente:

• Gastos operativos: son los costos relacionados directamente con la producción de bienes o servicios del negocio, como materias primas, salarios de los empleados de producción y costos de fabricación.
• Gastos de administración: incluyen los gastos necesarios para administrar la empresa, como salarios del personal administrativo, suministros de oficina y servicios públicos.
• Gastos de marketing y ventas: son los costos asociados con la promoción y venta de productos o servicios, incluyendo publicidad, gastos de marketing y salarios del equipo de ventas.
• Gastos financieros: se refieren a los costos relacionados con la financiación de la empresa, como intereses de préstamos y otros cargos financieros.
• Gastos extraordinarios: son gastos no recurrentes y no relacionados con las operaciones normales del negocio, como los costos de una demanda legal inesperada o pérdidas por desastres naturales.

¿Cómo hacer un control de ingresos y gastos de un negocio?

Realizar un control eficiente de ingresos y gastos es fundamental en la gestión de cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Este proceso no solo ayuda a mantener la salud financiera de la empresa, sino que también proporciona información vital para la toma de decisiones estratégicas. A continuación, se detalla cómo implementar un sistema efectivo para controlar los ingresos y gastos en un negocio.

Sistema de contabilidad adecuado

El primer paso para un control eficaz de ingresos y gastos es establecer un sistema de contabilidad adecuado. Para las pequeñas empresas, esto podría ser tan simple como un registro manual en un libro de contabilidad o una hoja de cálculo de Excel.

Sin embargo, a medida que el negocio crece, se hace más práctico y eficiente adoptar un software de facturación. Estos programas no solo automatizan muchas de las tareas de contabilidad, sino que también reducen los errores humanos y mejoran la eficiencia del proceso de recopilación de datos.

Registro riguroso de todas las transacciones

Una vez establecido el sistema de contabilidad, es importante (y un requisito legal) registrar todas las transacciones financieras sin excepción. Esto incluye todas las ventas, compras, recibos, pagos y cualquier otra transacción que afecte las finanzas del negocio. La precisión en este paso es crucial, ya que un registro inexacto puede llevar a conclusiones erróneas sobre la salud financiera de la empresa.

Clasificación y organización

Los ingresos pueden clasificarse en diferentes categorías, como ventas de productos, ingresos por servicios, ingresos por intereses, etc. Del mismo modo, los gastos pueden dividirse en costos de bienes vendidos, gastos operativos, gastos administrativos, gastos de marketing, entre otros. Esta clasificación ayuda a entender mejor dónde se está generando y gastando el dinero.

Análisis de flujo de efectivo

El análisis del flujo de efectivo es un aspecto fundamental del control de ingresos y gastos. Esto implica supervisar cómo el efectivo está entrando y saliendo de la empresa. Un flujo de efectivo positivo indica que la empresa está generando más dinero del que gasta, lo cual es un signo de buena salud financiera.

Control

Una vez tengas implementado una aplicación o software adecuado para registrar tus ingresos y gastos, es importante llevar un control adecuado de todos ellos, e ir puliendo el sistema poco a poco. Después de varias iteraciones, lo más probable es que esté lo suficiente pulido y eficiente como para que el proceso esté automatizado.

Herramientas para el control de ingresos y gastos

Aunque existen diferentes herramientas para llevar los ingresos y los gastos de una empresa, los más habituales son las hojas excel y el software de gestión de tesorería. A continuación, repasamos las virtudes e inconvenientes de cada opción.

Hojas de Excel

Las hojas de Excel han sido, tradicionalmente, una de las herramientas más utilizadas en la gestión financiera de las empresas. Son accesibles, relativamente fáciles de usar y personalizables. De hecho, permiten llevar un registro detallado de ingresos y gastos, realizar cálculos automáticos y crear gráficos para visualizar datos financieros.

Sin embargo, a medida que un negocio crece, las limitaciones de las hojas de Excel se hacen evidentes:

• Su escalabilidad es limitada, ya que manejar grandes volúmenes de datos puede ser complicado y propenso a errores. Además, las hojas Excel que manejan mucha información acaban siendo muy pesadas y puede ser complicado compartirlas con el equipo de trabajo.
• Su integración con otras aplicaciones y software de gestión empresarial está también bastante restringida y, en cualquier caso, es compleja. Es necesario tener conocimientos técnicos que no son accesibles para todos los usuarios.
• Existe el riesgo de errores humanos debido a la entrada manual de datos.
• La gestión de quién tiene acceso a qué información puede ser difícil.

Software de tesorería

Dada las limitaciones de las hojas de Excel y de otras aplicaciones similares, los software de tesorería emergen como una solución más robusta y eficiente para la gestión financiera. Estas herramientas digitales ofrecen una serie de ventajas:

• Automatización: este tipo de software reducen significativamente el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y minimizan los errores asociados con ella.
• Integración: se integran con otros sistemas empresariales (como CRM, ERP, bancos), proporcionando una visión más completa y automatizada de las finanzas.
• Análisis y generación de informes: ofrecen capacidades avanzadas de análisis y generación de reportes, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos.

• Seguridad mejorada: este tipo de software mejora la seguridad de los datos y permiten un control más estricto sobre quién tiene acceso a la información financiera.
• Escalabilidad: son capaces de manejar un volumen de datos mucho mayor, lo que los hace ideales para empresas en crecimiento.
• Actualizaciones en tiempo real: gracias a la posibilidad de integración con otros sistemas y entornos, estas aplicaciones permiten ver y gestionar las finanzas en tiempo real, lo que es crítico para la toma de decisiones rápida y efectiva.
• Facilidad de uso: a pesar de tratarse de software más avanzados, muchos de estos sistemas son diseñados con interfaces de usuario intuitivas.