Un autónomo debe enfrentarse a muchos peligros: clientes que intentan regatear hasta el último céntimo en las tarifas, los modelos trimestrales de la Seguridad Social y, sobre todo, la organización y gestión de las facturas.
Llevar un buen control de las facturas tanto emitidas como solicitadas es fundamental, es otro proceso vital en la rutina de todo trabajador por cuenta propia. Quien no lo hace, se acaba topando con una caótica montaña de facturas en la que tiene que bucear cada vez que necesita hacer algún trámite con la Administración Pública, y eso sin mencionar la declaración anual de la Renta.
Puede parecer algo tedioso y hasta complejo. Por suerte, existen ciertos trucos y consejos con los que la correcta gestión de la facturación puede ser coser y cantar. Es algo que sigue exigiendo tiempo y atención, pero se puede volver infinitamente más fácil si sabes cómo proceder, y aquí te vamos a explicar cómo debes hacerlo.
1. Utiliza un software de facturación
El software de facturación es la solución ideal no solo para agilizar la realización de las facturas, sino también para facilitar su organización. Estas herramientas permiten cumplir con todos los requisitos legales para hacer una factura con validez a ojos de la administración pública, como también a ver cuáles se han enviado y cuáles no, cuáles se han pagado, cuáles no, y mucho más.
Además, algunos de los mejores programas de facturación que existen son totalmente gratuitos. Tener un software de facturación debe ser tu primer paso a seguir si de verdad quieres llevar a cabo un control de facturas eficiente y fácil.
2. Establece una rutina para gestionar tus facturas
Es muy aconsejable tener varios días del mes para centrarse única y exclusivamente en la gestión de facturas. Si las elaboras y les haces seguimiento en días repartidos, lo más probable es que llegues a fin de mes sin tener claro cuáles se han enviado o cuáles se han pagado siquiera.
Todo eso son complicaciones innecesarias, así que intenta reservar al menos uno o dos días para esto. Registra las facturas de pagos emitidos y de cobros realizados, contrólalo todo y tendrás la organización que necesitas para evitar problemas.
3. Mantén una numeración estricta
La numeración de tus facturas debe ser perfecta porque, de lo contrario, cabe la posibilidad de que Hacienda llegue a determinar que hay algún intento de fraude. Todas las facturas deben estar numeradas y, además, hacerlo siguiendo un criterio correlativo, una numeración clara y fácil de entender.
Es vital que el número de cada una de tus facturas sea único en el año fiscal en el que se emiten y, además, guarde alguna relación con la fecha de emisión. Por suerte, este aspecto es algo que no debe preocuparte si usas un software de facturación, porque este ya se encarga de enumerar tus facturas automáticamente y sin margen de error.
4. Cuenta siempre con tu gestor
Hacer y organizar facturas es una cosa, y presentar los impuestos, los gastos y los cobros de éstas es otra. Para esto último, lo mejor es contar con un asesor o gestor que se encargue de gestionar la fiscalidad de tu actividad o negocio.
Es imprescindible tener cerca a un profesional de confianza. Cualquier error no corregible a la hora de presentar los modelos trimestrales o anuales, al estar al día a nivel fiscal, puede derivar en importantes sanciones tributarias. En caso de dudas o de problemas con alguna de tus facturas, los gestores están ahí para ayudar, son claves para una buena gestión de facturas.
5. Establece un mecanismo para impagos
No hay buena gestión de la facturación si la morosidad se acumula. No es algo malo solo para controlar todas tus facturas, también es malo para ti como profesional y para tu empresa.
Establece un patrón para casos de impagos. Debes dar un margen de tiempo para el abono de la factura e informar al cliente de que, en caso de no cumplir con el plazo, se puede establecer un recargo adicional. Asimismo, es posible incluso facilitar algún tipo de bonificación por pronto pago. Sea como fuere, asegúrate de que haya alguna penalización por no cumplir plazos y que quede clara desde el primer momento.
6. Controla las formas de pago que facilitas
Aunque puede ser útil para tus clientes, no es recomendable que facilites muchas opciones de pago distintas en caso de ser un autónomo no societario. Fija unas tres opciones y deja claro cuál se va a usar en cada factura. De este modo, siempre controlarás cuáles son los canales por los que recibirás los ingresos correspondientes a tu actividad.
Si abres demasiado el abanico, puede que se te escape algún pago y creas que hay algún moroso, o viceversa. Si lo estrechas, gestionar tus facturas será mucho más fácil. Podrás rastrear más rápidamente cada pago y la factura correspondiente.
7. Guarda todas las facturas
Se debe almacenar una copia de cada factura de cobro y de pago que se haya llevado a cabo. Los libros de contabilidad deben estar al día. Hacerlo te facilitará enormemente las cosas en caso de tener que hacer alguna consulta en el futuro.
Es algo muy útil para balances mensuales, trimestrales o incluso anuales. También en caso de haber alguna incidencia con Hacienda o de tener que hacer cualquier gestión relacionada con tu actividad, ingresos y gastos. Si quieres saber más sobre cuánto tiempo debes guardar tus facturas este artículo será de tu interés.
