Dentro de un tiempo todos los autónomos y empresas van a tener que emitir facturas electrónicas válidas y que cumplan con todos los requisitos legales cuando trabajen con otros negocios. Además, algunos ya tienen la obligación de facturar por medios electrónicos a la Administración.
En ambos casos, la Ley marca todos los datos, elementos y requisitos para que una factura electrónica sea válida. Además, tanto para las operaciones B2B como para trabajos con la Administración, existen determinadas plataformas públicas para validar las facturas electrónicas.
Si todavía no sabes cuáles son los requisitos para que una factura electrónica sea válida o qué plataformas existen para validar estas facturas, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué entendemos por validar una factura electrónica?
- Validar facturas electrónicas emitidas a administraciones públicas
- Validar facturas electrónicas emitidas en el B2B
¿Qué entendemos por validar una factura electrónica?
La factura electrónica será dentro de poco el único formato admitido, tanto en trabajos entre empresas y sector público como en operaciones entre negocios. Hasta ahora, la normativa sólo obliga a facturar por medios electrónicos a las empresas que trabajan con la Administración.
Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, una vez quede aprobado el reglamento de facturación y se establezcan las normas y requisitos necesarios, todos los autónomos y empresas quedarán también obligados a utilizar facturas electrónicas en sus operaciones B2B (Business to Business).
Dentro de las obligaciones que tienen los negocios al facturar electrónicamente está emitir facturas que sean válidas y cumplan con todas las condiciones a nivel técnico y de contenido. Estos requisitos están regulados en ordenes ministeriales específicas y complementarias a los reglamentos de facturación.
En el caso de las facturas electrónicas para operaciones B2B de momento sólo está disponible el borrador del reglamento de facturación, que todavía no está aprobado. Además, Hacienda se ha comprometido a desarrollar una plataforma pública que servirá, por un lado, para que los autónomos puedan facturar electrónicamente de manera gratuita. Por otro lado, se usará como repositorio universal de facturas y herramienta de validación.
En el caso de las facturas electrónicas en operaciones con la Administración -que son obligatorias desde 2015-, ya hay una normativa que regula todos los requisitos para que estas facturas con el sector público sean válidas. La Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio es la que regula todas las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
Además, como se verá en el siguiente apartado, la Administración tiene habilitada una página web como Punto General de Facturas electrónicas con el sector público, donde se incluye un validador que sirve para verificar que las facturas se han elaborado y emitido correctamente.
Validar facturas electrónicas emitidas a administraciones públicas
Desde 2015 está en vigor la Ley de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Según esta norma, las empresas que facturan con la Administración -ayuntamientos, administración general o autonómica, universidades…-están obligadas a emitir factura electrónica, como son las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, o personas jurídicas en general establecidas en España.
Para elaborar una de estas facturas electrónicas, el negocio necesitará en primer lugar un programa privado que permita emitir este tipo de facturas cumpliendo con los requisitos que establece la normativa. También cabe la posibilidad de usar la plataforma pública del Gobierno “Face”.
En cualquiera de los casos, la factura deberá cumplir todas las normas que se regulan en la Orden HAP/1650/2015, que incluye los datos y elementos obligatorios para que estas facturas sean válidas, así como los requisitos técnicos necesarios.
Datos a incluir para validar una factura electrónica a la administración
En cuanto a estos requisitos y elementos que se deben incluir, una factura electrónica es como cualquier otra factura y deberá incorporar algunos datos mínimos como pueden ser:
- Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
- Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento.
- Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura.
- Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando.
- Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos.
- Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente.
- Importe total, para dejar las cuentas claras.
Requisitos técnicos que debe cumplir una factura electrónica a la administración
Además, al ser una factura emitida por medios electrónicos deberá contar con otros elementos particulares como puede ser la firma electrónica o contar con un formato específico.
En este sentido, la Ley dice que las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas “deberán entregarse en formato electrónico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML”.
Concretamente y según esta norma, las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 o 3.2.1)
- Estar firmadas electrónicamente. Esta firma electrónica deberá estar basada en un certificado reconocido. También se admitirá un sello electrónico siempre y cuando identifique a la sociedad que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal
- Indicar el destinatario de la factura electrónica
La orden recoge incluso un anexo específico para las reglas de validación de estas facturas electrónicas con la Administración, entre las que se encuentran la verificación de la firma electrónica, de los datos de la factura o del cumplimiento de los requisitos técnicos de esta factura -como, por ejemplo, el uso del esquema Facturae-.
Algunas de las cuestiones que se verifican son el cumplimiento del esquema XSD de facturae, la política de firma -asociada al formato facturae-, la correcta cumplimentación de los datos (por ejemplo, número de factura o que no exista en el registro contable una factura con el mismo NIF y país del emisor), así como que el tipo de factura esté autorizada por la Agencia Tributaria, entre otras cosas.
Plataforma para validar facturas electrónicas a la administración
Una vez que los negocios tengan ya creadas las facturas electrónicas para cobrar cualquier operación con el sector público, deberán acceder al apartado específico para validar sus facturas con la Administración.
Los negocios pueden acceder a esta herramienta para validar facturas en el siguiente enlace: https://face.gob.es/es/facturas/validar-visualizar-facturas
Como se puede ver en la captura a continuación, la plataforma da la posibilidad de subir y validar la factura.
La herramienta verificará algunas cuestiones como, por ejemplo, si la factura tiene el formato Facturae, si cuenta con firma electrónica o si ya ha sido emitida y está depositada en el repositorio.
Validar facturas electrónicas emitidas en el B2B
La Ley Crea y Crece reguló por primera vez la obligación para todos los autónomos y empresas de usar facturas electrónicas en sus operaciones con el sector privado.
En marzo de 2023, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará esta futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas.
El reglamento todavía no está aprobado, pero sí se han avanzado cuáles serán, en líneas generales, los requisitos que deberán cumplir para ser legales tanto los programas de facturación que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.
Datos y elementos a incluir para validar una factura electrónica entre empresas
En primer lugar, lo que es seguro es que se deberán incluir, al menos, los datos y elementos obligatorios para cualquier factura.
Por ejemplo el número o, en su caso, serie; la fecha de expedición; los datos del emisor y del receptor de la factura -NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal etc.); la descripción de las operaciones B2B; la base imponible; el tipo impositivo; o el importe total.
Además de todo esto, se espera que el reglamento también apruebe algunos nuevos datos y elementos obligatorios específicos para las facturas electrónicas B2B.
Algunos de ellos serían:
- El estado de cobro/pago de las facturas: Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos: para que las facturas electrónicas sean legales deberán de incluir este tipo de códigos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento solamente para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
Requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas B2B
Por otro lado, y también a expensas de la aprobación de este reglamento, algunos de los requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas y los programas de facturas a partir de 2024 o 2025 serán:
- Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Quipu. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.¡
- Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
- Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
- Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo hacer una factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Plataforma pública para validar facturas electrónicas entre empresas
Por otro lado, para las facturas electrónicas en operaciones B2B se creará una plataforma pública de validación similar a Face, que es la herramienta que ya existe para facturas con el sector público.
Esta plataforma de facturación servirá para que los autónomos puedan emitir facturas electrónicas sin necesidad de pagar por ello, pero también para que Hacienda pueda tener controlados los plazos de pago de las empresas a sus proveedores o incluso para evitar posibles fraudes en la emisión de facturas.
De hecho, todas las facturas electrónicas que se emitan entre empresarios, incluso si se generan a través de programas privados, se almacenarán en esta plataforma y podrán ser consultadas por los emisores y receptores y por Hacienda.
Por lo tanto, se prevé que Hacienda lance junto a la solución pública una orden parecida a la que ya existe con la plataforma de facturas con la Administración pero en este caso para operaciones B2B. Esta normativa precisará exactamente los requisitos técnicos para que las facturas sean válidas y dará acceso a un enlace para validarlas al igual que ocurre con Face.
Verifactu: validación de facturas electrónicas con Hacienda
Además de la verificación de las facturas que existirá con la plataforma pública de Hacienda -que será obligatoria ya que todos los emisores deberán depositar las facturas en este repositorio- también existirá una opción de verificación voluntaria.
La verificación voluntaria de las facturas electrónicas entre empresarios se hará a través de Verifactu. Los sistemas de emisión de facturas verificables son una medida que quiere poner en marcha Hacienda para que los programas de facturación que utilizan los autónomos puedan intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.
Las facturas que sean emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incorporarán la frase “VERI*FACTU”, que quiere decir que toda la información contenida en esa factura se ha remitido a la Agencia Tributaria de manera automática y ha sido supervisada por la Administración.
Este sistema de facturas verificables permitirá a los autónomos y empresarios enviar instantáneamente todas sus facturas a Hacienda, de manera que sus declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente autocompletados cuando llegue el momento de presentarlos.
También les permitirá dotar a su negocio de una mayor transparencia de cara a la Administración y a sus clientes, entre otras ventajas que se resumen más adelante.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre el sistema Verifactu te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
