Llevar la contabilidad de una empresa puede parecer una tarea abrumadora, pero es el pilar que sostiene el éxito financiero de cualquier negocio. Sin un control adecuado de tus ingresos y gastos, estarás tomando decisiones a ciegas y poniendo en riesgo la estabilidad de tu empresa.
¿Sabías que una mala gestión contable es una de las principales causas del fracaso de muchas empresas?
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la contabilidad y por qué es importante para tu empresa?
- Elementos clave para llevar la contabilidad de una empresa
- ¿Qué operaciones se deben contabilizar?
- ¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?
- ¿Cómo es el proceso de la contabilidad en el día a día?
- ¿Qué libros de contabilidad son obligatorios?
- 5 consejos para mejorar el proceso contable en el día a día
¿Qué es la contabilidad y por qué es importante para tu empresa?
La contabilidad es el sistema mediante el cual una organización registra y organiza toda su información financiera. Incluye ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio neto. Es clave para entender cómo está funcionando tu negocio desde un punto de vista económico.
¿Por qué es importante? Porque te permite tener claridad sobre el estado financiero de la empresa, asegurando que estás cumpliendo con las leyes fiscales y, sobre todo, tomar decisiones informadas para su crecimiento.
Elementos clave para llevar la contabilidad de una empresa
Para llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva, es esencial comprender y gestionar correctamente ciertos elementos clave que forman la base de cualquier sistema contable. Estos son los pilares que te permitirán organizar tus finanzas y tener un control completo sobre la salud financiera de tu negocio. A continuación, detallamos los componentes más importantes.
Activos pasivos y patrimonio neto
Son los elementos patrimoniales más importantes, y son los que están reflejados en el balance general:
- Activo: en esta categoría se encuentran todos los bienes y recursos que tu empresa posee y que generan valor económico. Los activos pueden ser tangibles, como los edificios, maquinaria y dinero en efectivo, o intangibles, como patentes, derechos de propiedad intelectual o la reputación de la marca. Se dividen en dos categorías:
- Activos corrientes: Son aquellos que se espera convertir en efectivo en el corto plazo, generalmente en menos de un año, como las cuentas por cobrar, inventarios o dinero en caja.
- Activos no corrientes: Son aquellos que se mantendrán por más de un año, como los inmuebles, equipos o inversiones a largo plazo.
- Pasivo: representan las deudas y obligaciones que tiene la empresa con terceros. Estos también se dividen en dos categorías:
- Pasivos corrientes: Deudas que deben pagarse en un plazo menor a un año, como proveedores, impuestos o salarios pendientes.
- Pasivos no corrientes: Deudas a largo plazo que vencerán en más de un año, como préstamos bancarios o hipotecas.
- Patrimonio neto: es la diferencia entre los activos y los pasivos de tu empresa. Este concepto también se conoce como fondos propios. El patrimonio neto refleja lo que realmente pertenece a los propietarios del negocio después de haber cubierto todas las deudas. Si los activos superan los pasivos, el patrimonio neto es positivo, lo que indica que la empresa tiene valor neto.
Ingresos y gastos
Representan todas aquellas partidas que componen el conocido como estado de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias. Está compuestos de:
- Ingresos: los ingresos son todas las entradas de dinero que genera la empresa a través de sus actividades. Pueden venir de distintas fuentes, como la venta de productos, la prestación de servicios, alquileres o inversiones. Es fundamental registrar cada ingreso de manera precisa, clasificándolos según su origen, lo que permitirá conocer de dónde provienen los mayores flujos de efectivo y cómo se están generando los beneficios.
- Gastos: son todas las salidas de dinero que la empresa realiza para operar. Estos pueden ser fijos (alquiler, salarios, seguros) o variables (materias primas, comisiones). Al igual que los ingresos, es importante que cada gasto esté bien documentado y clasificado para poder identificar posibles áreas de mejora o reducción de costos.
¿Qué operaciones se deben contabilizar?
Cualquier empresa, sea cual sea su actividad y su tamaño, debe contabilizar todas las operaciones económicas que realice en su día a día. Por ejemplo:
- Ventas de productos o servicios.
- Compras de bienes y servicios.
- Pagos de nómina y prestaciones.
- Adquisición de activos fijos.
- Inversiones financieras.
- Préstamos bancarios.
- Amortización de deudas.
- Pago de intereses.
- Provisión para impuestos.
- Liquidación y pago de impuestos.
- Ingresos por dividendos o intereses.
- Ajustes por depreciación o amortización.
- Provisión para contingencias.
- Aumentos de capital.
- …
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?
Para llevar la contabilidad de tu empresa, necesitas, en esencia, tres cosas: un software de contabilidad, los justificantes, facturas o recibos de las transacciones que realice tu empresa y una persona, generalmente un contable, que lo registre.
Software de contabilidad
Aunque hasta hace relativamente poco tiempo, la contabilidad se llevaba de forma manual, utilizando libros físicos y registros a mano, hoy en día es impensable gestionar las finanzas de una empresa sin un software de contabilidad adecuado.
Estos programas han revolucionado la manera en que las empresas llevan sus cuentas, ya que son más eficientes, precisos y rápidos.
Un buen software de contabilidad ofrece varias ventajas, entre ellas:
- Automatización de tareas repetitivas: procesos que antes se realizaban manualmente, como la introducción de asientos contables o la conciliación bancaria, ahora se ejecutan de forma automática o semiautomática, lo que reduce el margen de error y permite ahorrar tiempo.
- Generación de informes financieros en tiempo real: permite tener acceso inmediato a información clave sobre el estado económico de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Desde balances generales hasta estados de resultados, todo está a solo un clic de distancia.
- Cumplimiento de normativas fiscales: los programas están diseñados para adaptarse a las normativas tributarias y contables vigentes, ayudando a las empresas a calcular impuestos y presentar declaraciones fiscales de manera correcta y oportuna.
- Seguridad y almacenamiento: el software no solo almacena la información contable de manera organizada, sino que también garantiza su seguridad. Además, permite tener acceso a la información histórica para auditorías o análisis financieros.
Justificantes, facturas y recibos
Estos documentos sirven como prueba de las transacciones realizadas, tanto de los ingresos como de los gastos, y deben almacenarse de forma organizada para su posterior revisión o auditoría. Algunos de los principales documentos que se deben conservar son:
- Facturas: cada vez que se realice una venta o se compre un bien o servicio, es obligatorio emitir y conservar la factura. Este documento contiene la información detallada de la transacción, como el monto, la descripción del producto o servicio, los impuestos aplicables y los datos de las partes involucradas.
- Recibos: para aquellas transacciones que no requieran factura, como pagos en efectivo o pequeños gastos, se debe emitir un recibo que sirva como comprobante. Este tipo de documentos también deben incluir detalles básicos como el monto y la fecha de la operación.
- Justificantes bancarios: los extractos y justificantes bancarios son necesarios para conciliar las cuentas de la empresa con los registros bancarios (en las cuentas). Estos documentos permiten verificar que los pagos y cobros realizados se han registrado correctamente en los libros contables.
Contable o asesor contable
A pesar de la automatización que ofrecen los softwares de contabilidad, la figura del contable o del asesor es, aun a día de hoy, fundamental. El contable tiene el conocimiento técnico necesario para registrar las transacciones de acuerdo con las normativas vigentes y puede interpretar la información financiera de manera que sea útil para la toma de decisiones estratégicas.
¿Cómo es el proceso de la contabilidad en el día a día?
Para contabilizar las transacciones, existen varios pasos que se deben seguir en el día a día de cualquier sociedad:
- Recolección de documentos y justificantes: el primer paso en la contabilidad diaria es recolectar todos los documentos que respalden las transacciones realizadas por la empresa. Es decir, las facturas de ventas y compras, recibos, comprobantes de pago, extractos bancarios, entre otros.
- Registro de las transacciones: una vez que se han recolectado los justificantes, las transacciones deben registrarse en el software de contabilidad. Se debe clasificar cada operación de acuerdo con el plan de cuentas de la empresa (ingresos, gastos, activos, pasivos, etc.). Para cada transacción, se debe realizar un asiento contable que indique la fecha de la operación, su descripción, las cuentas contables afectadas y las cantidades.
- Verificación de debe y haber: la partida doble, que es la regla contable fundamental, exige que la cantidad del debe siempre tiene que ser igual a la cantidad registrada en el haber. Y cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una que recibe (debe) y otra que entrega o cede valor (haber). Si no hay igualdad entre el debe y el haber, significa que hay un error en el registro que debe corregirse de inmediato.
- Conciliación contable, que es el proceso mediante el cual se compara y verifica que los saldos y movimientos registrados en los libros contables de una empresa coincidan con los que figuran en los extractos bancarios u otros informes financieros de terceros (como proveedores o clientes). Su utilidad es asegurar que no hay discrepancias y que todas las transacciones financieras se hayan contabilizado correctamente.
- Almacenamiento de documentos: finalmente, todos los documentos y justificantes que respaldan las transacciones deben almacenarse de manera organizada y segura, ya sea en formato físico o digital. Un buen sistema de archivo facilita el acceso rápido a los documentos en caso de auditorías o revisiones fiscales.
¿Qué libros de contabilidad son obligatorios?
Todos los ejercicios, las empresas deben presentar una serie de libros y documentos ante el Registro Mercantil. Estos registros permiten reflejar con precisión todas las operaciones financieras de la empresa y asegurar que estás cumpliendo con tus obligaciones ante las autoridades fiscales.
A continuación, vamos a explicar cuáles son las obligaciones empresariales en todo lo referente a su contabilidad.
Libro diario
El libro diario es uno de los registros más importantes en la contabilidad. En este libro se anotan de manera cronológica todas las transacciones financieras que realiza la empresa, ya sean ingresos, gastos, pagos o cobros. Cada operación se registra como un asiento contable, especificando la fecha, el importe, la cuenta que se afecta y una breve descripción de la transacción.
Libro de inventario y cuentas anuales
El libro de inventario y cuentas anuales es un registro que detalla y valora los bienes, derechos y obligaciones que posee la empresa al finalizar el ejercicio económico, incluyendo también los estados financieros.
Las cuentas anuales, reguladas en el artículo 34 del C. de Comercio, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:
- Balance de situación: que muestra una fotografía del estado financiero de la empresa en un momento específico, generalmente al cierre del ejercicio fiscal. En este documento se detallan los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Este balance te permitirá ver si tu empresa tiene una posición financiera sólida o si está sobreendeudada.
- Estado de flujo de efectivo: este documento muestra cómo el dinero en efectivo se ha movido dentro y fuera de la empresa durante el periodo fiscal. Permite entender la liquidez de la empresa y cómo gestiona su efectivo.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: este informe contable resume todos los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo determinado (normalmente un año fiscal), y muestra si la empresa ha obtenido beneficios o pérdidas. También se le conoce como cuenta de resultados.
- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: que estará compuesto de dos partes: la primera, donde se reflejarán los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio. La segunda parte contendrá todos los movimientos registrados en el patrimonio neto.
- Memoria: que complementará, ampliará y comentará la información contenida en el resto de los documentos que integran las cuentas anuales.
Además, la empresa debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios. Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.
5 consejos para mejorar el proceso contable en el día a día
Una contabilidad bien gestionada y optimizada te permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, lo que puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento del negocio.
A continuación, te explicamos algunos consejos para mejorar el proceso contable en tu día a día.
- Automatiza las tareas rutinarias: la tecnología actual ofrece una amplia gama de herramientas que pueden automatizar muchas de las tareas contables repetitivas, como la emisión de facturas, la conciliación bancaria, y la elaboración de informes financieros. Al automatizar estos procesos, puedes liberar a tu equipo de las tareas manuales que consumen tiempo y reducir la probabilidad de errores. Además, los sistemas automatizados pueden generar alertas ante irregularidades, lo que mejora la precisión y la eficiencia en la gestión diaria de la contabilidad.
- Mantén la documentación organizada: un sistema ordenado no solo agiliza la contabilidad diaria, sino que también es crucial en auditorías y revisiones fiscales, donde la capacidad de presentar documentación precisa y oportuna puede evitar problemas importantes. Utilizar un sistema digital, como un software de gestión documental o una plataforma cloud facilita la clasificación, el acceso y la búsqueda de los documentos cuando sea necesario.
- Conciliaciones bancarias regulares: conciliar los extractos bancarios con los registros contables debe ser una práctica regular, idealmente semanal o mensual. Detectar errores en los pagos, depósitos o cargos fraudulentos de forma temprana es vital para mantener la salud financiera y evitar un descuadre significativo en los libros.
- Forma a tu equipo contable: el mundo de la contabilidad y las finanzas está en constante cambio debido a la evolución de las normativas fiscales, las regulaciones gubernamentales y las actualizaciones en el software de gestión contable. Por tanto, tu equipo contable debe mantenerse al tanto de estos cambios asegura que los procesos se lleven a cabo de manera correcta y que la empresa cumpla con la normativa vigente. Además, un equipo bien formado puede ofrecer mayor valor estratégico al negocio, ya que tendrán el conocimiento y las habilidades para optimizar procesos e identificar oportunidades de mejora.
- Implementa controles internos: los controles internos son procedimientos y políticas diseñadas para garantizar la integridad de los informes financieros y prevenir fraudes. Entre ellos, se pueden llevar a cabo algunas tareas como las auditorías internas, autorizaciones de gastos, y revisiones periódicas de cuentas clave. Esto minimiza el riesgo de errores o actividades fraudulentas que puedan comprometer la estabilidad financiera de la empresa.
