Las facturas son inevitables para todos aquellos empresarios que quieran ejercer como trabajadores por cuenta propia. Se trata de los documentos que justifican que ha existido la venta de un producto o la prestación de un servicio y que, por tanto, ha existido un intercambio de dinero entre dos o más partes.
Sin embargo, una cosa es saber qué es una factura y otra muy distinta tener conciencia de lo importante que es saber llevar el control de las facturas. Este trámite puede significar la diferencia entre una empresa exitosa y una que tiene que poner fin a su actividad antes de lo deseado. Por eso vamos a contarte todo lo que debes saber sobre ello para no tener que preocuparte nunca más por el control de tus facturas.
En el artículo de hoy aprenderás:
- ¿Qué es el control de facturas?
- Ventajas de llevar el control de las facturas
- ¿Cómo llevar el control de facturas?
¿Qué es el control de facturas?
Emitir y almacenar facturas no es lo único que hay que hacer con ellas. Clasificarlas, saber exactamente a qué corresponde cada movimiento, tener controlado cuándo se cobrarán o cuánto dinero debemos es primordial a la hora no solo de mantener una empresa saludable, sino de tomar decisiones importantes sin pillarnos los dedos.
¿El problema? Que esto solo es posible con un buen control de facturas, o lo que es lo mismo, adquiriendo unas rutinas de orden y eficiencia que nos permitan estar siempre al tanto, en tiempo real, de cuál es la situación de nuestra organización.
Solo así es posible prever si tendremos un descubierto, si contaremos con un excedente que poder reinvertir o si toca ajustarse el cinturón una temporadita para cuadrar números.
Ventajas de llevar el control de las facturas
Un buen sistema de control de facturación ahorra tiempo y dinero.
- Tiempo, porque el hecho de tener toda la información clasificada para obtener el dato que buscas de un simple vistazo hará que no tengas que volver a hacer búsquedas interminables entre montones y montones de papeles.
- Dinero, para empezar, porque el tiempo es oro. El que no pierdes en trámites burocráticos lo inviertes en otras actividades mucho más lucrativas, lo que al cabo de todo un año, te lo aseguramos, se nota, ¡y mucho!
Eso sí, el hecho de llevar un control de facturas concienzudo te ayudará también en otros aspectos muy importantes:
- Tendrás total certeza de la fecha de caducidad de cobros y pagos.
- Podrás tomar decisiones económicas a sabiendas de cómo afectarán estas tanto al momento actual como al futuro de tu compañía.
- No perderás nada por el camino, siempre sabrás quién te debe y a quién le debes.
- Ganarás en calidad de vida, ya que podrás realizar tu trabajo con muchísimas menos preocupaciones.
Tips para un control de facturas 100% efectivo
Además de elegir entre los dos sistemas que os comentaremos en el siguiente apartado, es importante que tengáis en cuenta ciertos consejos de cara a llevar un control de facturas totalmente eficiente. Por ejemplo, es una buena idea poner un límite temporal a los cobros, así como dedicar unos días fijos en el calendario a la revisión de las facturas y la emisión de las mismas.
Debes asegurarte de que cada factura que emites está perfectamente bien planteada y, sobre todo, de que incluye todo lo que debe. Por supuesto, cada movimiento en este sentido debe quedar perfectamente registrado, así como los que no se hayan dado, pero sepas que deben darse.
Las variables son muchas, desde luego. Por eso, aunque vamos a proponerte dos formas de llevarlo todo al día, la mejor opción es encontrar una forma de descargarte al máximo de este tipo de tareas.
¿Cómo llevar el control de las facturas en tu empresa?
Por mucho que tengas claro qué es un plan de tesorería o que dispongas de una previsión de tesorería en Excel, deberás dedicar algo de tiempo a desarrollar un control de facturas óptimo. A continuación te mostramos dos maneras de hacerlo:
- La forma tradicional: digamos que es más “artesanal”
- La digital: utilizando un programa de facturación
¡Decide a qué nivel quieres trabajar y quédate con la que mejor se ajuste a tus posibilidades!
El control de facturas tradicional: Excel
El control de facturas, cobros y pagos gratis en Excel es uno de los recursos más utilizados por aquellos que prefieren no tener que pagar ni un solo euro. Eso sí, utilizarlo conlleva la necesidad de tener una disciplina estricta en esta tarea, ya que un simple olvido puede descuadrar todo el control de facturas de un año entero.
Control de facturas online: Quipu
La otra opción, mucho más eficaz y llevadera, es contar con un programa de facturación informático especialmente diseñado para ayudarte, como Quipu.
Nuestro software, además de ofrecerte un control de facturas absolutamente automatizado, de reunir toda tu documentación en un mismo sitio y de mostrarte analíticas en tiempo real, te permite ir varios pasos más allá.
Por ejemplo, conectándose con otras aplicaciones que utilices para poder ofrecerte un servicio 360º, o avisándote de cuándo cumplen ciertos plazos para que no pagues más de la cuenta por algo que únicamente necesita algo de organización.
También este software permite emitir facturas rectificativas o de abono de forma automática; además tus datos se actualizarán en tiempo real, por lo que conocerás el estado actual de tu negocio en todo momento.
