La justificación de las ayudas del Kit Digital es uno de los procedimientos que más dudas genera entre las agentes digitalizadores encargados de prestar los servicios del programa y los autónomos y pymes beneficiarios de estas subvenciones.
Uno de los principales deberes que tienen los agentes digitalizadores en el programa Kit Digital es justificar adecuadamente que han implementado las soluciones a las que se habían comprometido. Cumplir con esta obligación es, además, un requisito para cobrar por los servicios que han prestado.
Del mismo modo, los autónomos y pymes beneficiarios también tendrán que colaborar en este proceso y cumplir con algunas obligaciones para beneficiarse de las ayudas del Kit Digital.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la justificación de las ayudas del Kit Digital?
- ¿Quién tiene que justificar las ayudas del Kit Digital?
- Plazos para la justificación del Kit Digital
- Pasos a seguir para justificar las ayudas de Kit Digital
- ¿Cómo subsanar la justificación del Kit Digital?
¿Qué es la justificación de las ayudas del Kit Digital?
La justificación de las ayudas es una obligación a la que están sujetos todos los participantes del programa Kit Digital y especialmente los agentes digitalizadores. Este procedimiento sirve para acreditar que la subvención, en forma de bono digital, se ha utilizado realmente para instalar un servicio en el negocio del beneficiario.
El Programa Kit Digital funciona a través de bonos digitales de 2.000, 6.000 o 12.000 euros que reciben los autónomos o pymes beneficiarios. Este dinero debe ir obligatoriamente destinado a digitalizar los negocios de los beneficiarios a través de cualquiera de las doce soluciones disponibles.
El procedimiento de justificación sirve para que el agente digitalizador y el beneficiario acrediten en cada parte de la prestación del servicio que realmente se ha instalado la solución que se indicaba al principio, en la firma del acuerdo.
Estas soluciones pueden ser una página web, un programa de facturación electrónica o un software de gestión de procesos, como el de Quipu. Se deberá justificar la instalación de cualquiera de estas herramientas una vez al principio y otra al final, tras doce meses de prestación del servicio.
Este proceso, que se hace a través de la plataforma Acelera Pyme, sirve para indicar exactamente cómo se ha desarrollado cada fase de implantación de la solución, a través de una memoria técnica. También habrá que detallar cuál ha sido el coste del servicio que ha asumido el agente digitalizador y que se sufragará con la ayuda.
Además, este formulario deberá ser firmado tanto por la empresa digitalizadora como por el beneficiario, siguiendo los pasos establecidos en la normativa del programa.
¿Quién tiene que justificar las ayudas del Kit Digital?
El procedimiento de justificación es una de las principales obligaciones que tienen tanto los beneficiarios de las ayudas de Kit Digital como, de manera especial, los agentes digitalizadores que prestan sus servicios en el marco del programa y cobran por ello.
Esta obligación está regulada en el artículo 31 de las bases reguladoras del Kit Digital. Según esta norma, el objetivo de la justificación es detallar tanto a nivel técnico como funcional la instalación de las soluciones prestadas por parte de los Agentes Digitalizadores.
Por lo tanto, y aunque los beneficiarios también están obligados a colaborar en el procedimiento, la justificación es principalmente una obligación que recae sobre los agentes digitalizadores. De hecho, estas empresas tecnológicas deben realizar esta justificación en su nombre y en el del beneficiario.
Los agentes digitalizadores tendrán que seguir los pasos de justificación y rellenar el formulario tanto al principio como al final de la instalación de la solución. Esto no sólo es obligatorio sino que también es necesario para cobrar por la prestación del servicio.
El programa pagará un 70% al agente digitalizador tras haber realizado la primera justificación y el restante 30% al realizar la acreditación al final de la prestación del servicio.
Por su lado, los autónomos y pymes beneficiarios estarán obligados también a colaborar en este proceso, firmando y dando su consentimiento tanto a la justificación como a la posible subsanación, si se hubiera cometido algún error.
Plazos para la justificación del Kit Digital
Cuando los autónomos o pymes beneficiarios del Kit Digital reciben el cheque, empiezan a contar los primeros plazos del programa, incluido el de justificación.
En primer lugar, el negocio tendrá que ponerse en contacto con uno de los agentes digitalizadores disponibles en el catálogo. Tras haber seleccionado a la empresa digitalizadora, ambos tendrán que firmar el acuerdo de prestación de servicios.
A partir del momento de la firma del acuerdo, empiezan a correr dos plazos: el tiempo para implantar el servicio y para justificar el proceso. De hecho, la justificación es el único procedimiento cuyo plazo depende de todos los demás: hasta que no se firma el acuerdo, no se puede empezar a implantar la solución y hasta que no se comienza a implantar, no se puede justificar.
A partir de la fecha de firma del acuerdo, el negocio beneficiario y su agente digitalizador tienen tres meses para implantar la solución. En esos tres meses se tiene que haber:
- Implantado la solución (por ejemplo, instalado el programa de facturación electrónica en el negocio o creado la página web).
- Emitido la factura.
Además, para la primera convocatoria -entre 10 y 50 empleados-, en esos tres meses también se tiene que haber abonado la factura. En la segunda y tercera convocatoria, el beneficiario tiene otros tres meses más para abonar la factura. Es decir, un máximo de 6.
Una vez que se ha comenzado a implantar el servicio, empiezan a correr también los plazos de justificación.
El plazo para justificar la implantación del Kit Digital se divide a su vez en dos fases:
- Una primera fase inicial con un plazo máximo de tres meses que empiezan a contar tras el final de la etapa 1. Para la primera convocatoria – diez o más trabajadores- esto serían tres meses tras la validación del acuerdo de prestación de servicios, mientras que para el resto de convocatorias -menos de diez empleados-, serían un total de seis meses después de haberse validado dicho acuerdo.
- Una segunda fase con un plazo máximo de tres meses a contar desde los doce meses de prestación del servicio, que se contabilizan a partir de la fecha de emisión de la factura. Es decir, en este caso será un plazo máximo de 15 meses tras la emisión de la factura.
En el siguiente gráfico de Acelera Pyme se resumen todas las fases y plazos del programa, incluidas la primera y segunda etapa de justificación.
Pasos a seguir para justificar las ayudas de Kit Digital
Para llevar a cabo el proceso de justificación, tanto los agentes digitalizadores como los beneficiarios tienen que entrar en la sede de Acelera Pyme, a través de este enlace. Nada más acceder, la plataforma ya les obligará a acreditarse y tendrán que entrar o bien al espacio específico de los digitalizadores o al de los beneficiarios.
Agentes digitalizadores
El procedimiento de justificación sólo se puede iniciar si lo comienza el agente digitalizador. Al entrar en su espacio y acreditarse con su usuario, la empresa deberá acceder al menú “Tramitación de acuerdos” y pulsar en “Justificaciones”.
El usuario deberá entrar con su certificado digital y le aparecerá una pantalla donde podrá consultar las cincuenta justificaciones más recientes y el estado en el que se encuentran. Si la empresa ya ha validado un acuerdo y ha empezado a prestar el servicio al beneficiario, para iniciar la justificación deberá pulsar en el botón “Iniciar justificación” que se encuentra arriba a la derecha.
En la siguiente pantalla, para iniciar esa nueva justificación aparecerá un espacio donde habrá que poner el número del acuerdo que se pretende justificar. Tras haber indicado este número, habrá que pulsar en la opción de iniciar.
Tras haber iniciado la justificación, aparecerá un formulario de dos páginas específico para la categoría que se vaya a justificar. En la parte superior de ambas se aprecia el número de la cuenta justificativa, el número del acuerdo, la categoría de la solución, así como el NIF de la pyme, el digitalizador y el nombre de la solución.
En la primera página se hace referencia a la memoria técnica. El usuario, en este caso el agente digitalizador, deberá completar toda la información requerida en el formulario. Por ejemplo, el país donde se ubica, el tipo de servicio que se ha dado de alta para el beneficiario o si se ha hecho un análisis de la competencia, entre otras. Una vez completada esta fase, se recomienda guardar y pulsar en “siguiente”.
En la segunda pantalla es donde hay que incluir el desglose de todos los costes que ha soportado el digitalizador al implantar el servicio y las evidencias documentales, como pueden ser las facturas o justificantes.
El usuario deberá introducir, por un lado, la descripción y el importe sin impuestos de los conceptos que aparecen en la tabla de desglose de costes. La suma de todos los costes deberá ser mayor o igual que el importe de la suma asociada al acuerdo, que es la parte del bono digital que se le va a cobrar al beneficiario.
Una vez completados todos los costes, habrá que incluir las evidencias documentales. En este punto hay que adjuntar la factura con firma electrónica que tiene que coincidir con la suma de los costes que se han indicado en el desglose y pulsar en guardar. Habrá que añadir también el justificante de abono, que es un documento requerido en todas las categorías.
También se pedirán documentos específicos para cada categoría, como pueden ser fotografías de la solución implantada en el negocio del beneficiario.
El último apartado es el correspondiente a las conformidades expresas y es una fase sencilla pero clave para que todo el proceso de justificación sea válido. La primera parte va dirigida al agente digitalizador, que deberá pulsar la pestaña “Declaración responsable” y luego el botón “enviar a la pyme”.
Beneficiarios
Las obligaciones de los beneficiarios no comienzan hasta que el agente digitalizador envía toda la justificación al autónomo o pyme para que dé su consentimiento expreso.
Cuando la justificación es enviada a la pyme beneficiaria queda ‘pendiente de conformidad por parte de la pyme’.
Una vez validada la justificación por parte del autónomo o pyme beneficiario, se podrá acceder a ella por ambas partes y ver que su estado ahora es pendiente de presentar.
Accediendo a ella, en la segunda página ya se podrá consultar la memoria técnica, que se genera automáticamente, y habrá que firmarla también por ambas parte para su presentación.
La justificación en este momento pasa a estado “presentada” y se genera el justificante de presentación, que estará disponible en el apartado de documentos generados.
En el siguiente vídeo, Red.es, la entidad gestora del programa Kit Digital, repasa todas las pautas para justificar las ayudas de Kit Digital.
¿Cómo subsanar la justificación del Kit Digital?
Habitualmente, si se siguen todos los pasos y el agente digitalizador rellena los campos del formulario y adjunta la documentación requerida, la justificación debería ser válida. No obstante, a veces puede haber errores.
En caso de que haya un fallo, el agente digitalizador deberá corregirlo. Red.es también explica a través de un vídeo todos los pasos para subsanar la justificación de las ayudas de Kit Digital.
Desde el espacio digitalizador, el agente digitalizador puede conocer las justificaciones que se deben corregir en el buzón de notificaciones o haciendo una búsqueda de las justificaciones que están en estado “pendientes de subsanación”.
Al acceder al formulario están abiertas todas las secciones para que el agente digitalizador corrija los datos o aporte los documentos que se solicitan en el requerimiento de subsanación. La propia página ya avisa al principio de cada sección o bloque de la forma correcta de proceder mediante un aviso marcado en rojo. El usuario deberá corregir los datos indicados en el mensaje o anexar los documentos que faltan.
El agente digitalizador deberá confirmar de nuevo su declaración responsable y a continuación enviar a la pyme para que vuelva a dar su consentimiento y firmar. Una vez revisado todo, sólo hará falta volver a presentar la justificación.
