Ser autónomo aporta una libertad que difícilmente encuentra el trabajador por cuenta ajena, pero implica, asimismo, una serie de obligaciones que se deben cumplir para ejercer la actividad con total naturalidad. Por un lado, capacidad de elección, ausencia de jefes o flexibilidad en los horarios. Por otro lado, la necesidad de llamar mensualmente a la hora de los clientes para cobrar.
Esta idea se pone en práctica a través de las facturas, un elemento esencial en el desarrollo del autónomo y que resulta imprescindible para cobrar el trabajo realizado. Emitir una factura siendo autónomo puede resultar complicado en las primeras ocasiones. Para ayudarte, hemos preparado este artículo en el que conocerás cómo hacer una factura de autónomos paso a paso.
En este artículo aprenderás:
- Requisitos para hacer una factura de autónomo
- ¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo?
- Pasos para hacer una factura de autónomo
- Ejemplo de una factura de autónomo
- Buenas prácticas a la hora de emitir una factura de autónomo
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
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Requisitos para hacer una factura de autónomo
La persona que está registrada como autónomo tiene la obligación de emitir y entregar facturas por cada una de las operaciones derivadas de su actividad profesional.
Esto no implica que la posibilidad de emitir una factura a un cliente se reserve únicamente a autónomos y empresas. La Agencia Tributaria permite realizar una factura sin estar dado de alta como trabajador por cuenta propia en dos situaciones muy concretas. Estos son todos los casos en los que se puede emitir una factura.
- Quien está dado de alta en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social como trabajador por cuenta propia.
- El trabajador no registrado como autónomo que realiza un trabajo esporádico para un cliente, el cual no sigue ninguna línea de actividad continua.
- El trabajador no registrado como autónomo cuya actividad no supera, al cabo de un año, el Salario Mínimo Interprofesional. Esto significa que su nivel de facturación anual es inferior a los 12.960 euros anuales.
¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo?
Una vez confirmado que debes emitir una factura para declarar legalmente cada una de las operaciones de actividad económica, debes saber cuáles son los elementos que la configuran. Hay puntos que son de obligado cumplimento porque aportan información fiscal y tributaria necesaria. Entre ellos, incluir la palabra ‘Factura’, porque solo así se diferencia de otros documentos.
Estos son los datos que deben llevar una factura de autónomo:
Sobre el emisor de la factura:
- Nombre y apellidos del autónomo, o razón social cuando es una empresa.
- Dirección fiscal: es aquella que se registró en la declaración de alta en la Agencia Tributaria.
- Número de identificación Fiscal: es el NIF y coincide con el número del DNI.
Sobre el receptor de la factura:
- Nombre y apellidos del autónomo, o razón social cuando es una empresa.
- Dirección fiscal donde se ubica la sede de cliente.
- Número de Identificación Fiscal: en el caso de una empresa, es el CIF.
Datos de identificación de la factura:
- Número de la factura: es el siguiente número de una serie que es única y correlativa. Por lo tanto, no puede ser el mismo ni uno anterior a la última factura emitida. Cada factura tiene un número propio e intransferible.
- Fecha de emisión: es la fecha (día, mes y año) de la emisión de la factura. De esta manera, se identifica con un trimestre determinado, un dato esencial para realizar la declaración trimestral del IVA y de otros impuestos.
Información sobre la venta: bien o servicio:
- Concepto: es una breve descripción del motivo de la venta. Es decir, del bien o servicio vendido con esta operación.
- Cantidad: es el número de veces que ha sido vendido cada concepto.
- Precio: indica el coste monetario bruto de cada uno de los conceptos.
Resumen de la facturación:
- Base Imponible: es el importe total de la factura sin contar los impuestos y las retenciones. Corresponde a la suma de los precios de todos los conceptos, una vez se ha multiplicado cada uno de ellos por la cantidad.
- IVA: el Impuesto sobre el Valor Añadido, de obligado añadido en la mayoría de casos. La tabla se sitúa entre el tipo cero y el 21%.
- IRPF: corresponde a la retención realizada a las personas físicas, que en el caso de los autónomos suele estar en el 15%.
- Importe total: es la cantidad total que hay que pagar, correspondiente a la cifra de la base imponible más el IVA y menos la retención.
Pasos para hacer una factura de autónomo
Hemos visto por qué el trabajador por cuenta propia tiene la obligación de emitir una factura y cuáles son los requisitos imprescindibles que deben aparecer en ella. Ahora vamos a conocer, uno a uno, los pasos que se siguen para hacer una factura de autónomo.
Cabe destacar, que a la hora de realizar la factura es de mucha utilidad contar con un programas de facturación orientado a autónomos. Con este tipo de software se simplifica y automatiza mucho el proceso.
Paso 1: Detallar los datos fiscales
En primer lugar, hay que indicar tanto los datos fiscales del emisor de la factura como del receptor de la misma. Esto implica poner, para ambas personas, el nombre completo o la razón social, la dirección y el número de identificación fiscal.
Paso 2:Datos sobre la venta
Ahora introducimos una serie de datos relativos a la identificación de la factura, el concepto del bien o servicio vendido y los datos económicos. Hay que indicar, por un lado, el número de la factura y su fecha de emisión. También se incluye una descripción de la actividad realizada o del producto vendido; así como todos los datos relativos al precio de la operación, los impuestos y las retenciones; y la cantidad total y definitiva que el cliente tiene que pagar.
Paso 3:Envío de la factura
En el último paso, el autónomo tiene que enviar la factura al cliente. Si éste no es un profesional, el momento de la entrega debe ser el mismo de la realización de la venta. Cuando el receptor sí que es un profesional, el plazo se extiende hasta el día 16 del mes posterior.
Ejemplo de una factura de autónomo
La mejor forma de aprender a hacer una factura de autónomo paso a paso es ver un ejemplo y por ello hemos preparado esta puesta en práctica. A continuación, presentamos una factura en la que señalamos de forma detallada cada uno de sus puntos.
- Numeración de la factura: cada autónomo elige el tipo de numeración. En este modelo, se incluye el año y es la factura número 8 del 2022.
- Fecha de emisión: es un punto absolutamente necesario en una factura. El 15 de febrero de 2022 ha sido emitida. Se incluye, además, una fecha de vencimiento, un elemento que no es obligatorio pero que puede resultar muy útil para recordar al cliente un plazo límite para el pago.
- Datos del emisor: corresponde al proveedor y son la razón social, la dirección y el CIF. Otros datos añadidos son el número de teléfono, el correo electrónico y la página web.
- Datos del receptor: es el cliente, quien debe pagar la factura. Es suficiente con poner el nombre (en este ejemplo, es un autónomo), la dirección y el NIF.
- Descripción del producto: indicado como Teclado Logitech.
- Base Imponible: el precio del producto que ha sido elegido por el emisor y aceptado por el comprador: 72 euros.
- IVA: es el Impuesto sobre el Valor Añadido, que es el 21% de 72, cuyo resultado es 15.12 euros.
- Importe total: es la cantidad total que el comprador debe abonar por el producto comprado, correspondiente a la base imponible más el IVA.
Buenas prácticas a la hora de emitir una factura de autónomo
Conocemos con detalle todo lo qué rodea a una factura, aunque las dudas pueden llegar a la hora de poner estos conocimientos en práctica. Para que estés tranquilo cuando llegue el momento de la verdad, te traemos unos trucos eficaces y fáciles de aplicar que resultan de gran utilidad.
- Personalización: la factura forma parte de la imagen mostrada ante un cliente, así que es recomendable tener un documento propio en el que se incorporan el logo y los colores de la empresa, y otra información adicional como los medios de pago y las vías de contacto.
- Archiva las facturas: tanto en papel como de forma online en la red, pues solo así tendrás un fácil acceso a ellas. La organización de las facturas es esencial para realizar una búsqueda en cualquier momento o a la hora de realizar la presentación trimestral.
- Incluir una fecha de vencimiento: en la factura informa al cliente sobre el plazo límite para realizar el pago.
- Calcula bien el coste final de tu producto: ya que hay gastos de producción y otros fijos que pueden olvidarse a la hora de hacer la factura.
- Sé acorde con los tiempos del envío de la factura: el cliente suele valorar positivamente a los proveedores que dejan el margen adecuado.
- La revisión de las facturas: puede subsanar errores que podrían afectar a la confianza entre las dos partes o incluso suponer una pérdida económica para el autónomo.
- La cercanía y amabilidad: deben caracterizar al mensaje realizado cuando se emite una factura. A nadie le gusta pagar, aunque sea una obligación, así que el dinero debe ser reclamado con respeto y educación.
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