¿Cómo hacer un albarán paso a paso?

Hay varios elementos indispensables en el día a día de una empresa o de un autónomo. Además de los clientes, por supuesto, no pueden faltar ni las facturas, ni los albaranes. Estos últimos son unos documentos clave para garantizar el correcto envío y recepción de mercancías, como también la correcta prestación de un servicio.

Sobre el papel suena muy bien, pero, al trasladarlo a la práctica, la primera pregunta que seguramente te venga a la cabeza sea: “¿Y cómo se hace un albarán?”. Es algo que debes dominar al dedillo si no quieres tener problemas con tu trabajo.

Pero no te preocupes, porque te vamos a explicar todo lo que necesitas saber para hacerlo, desde los datos que debe llevar hasta los tipos de albaranes o qué herramientas hay para elaborarlos.

En este artículo aprenderás:

• Datos obligatorios que debe de llevar un albarán
• Datos opcionales que debe de llevar un albarán
• 4 pasos para crear un albarán
• Herramientas para la creación de albaranes
• Ejemplo de albarán

Datos obligatorios que debe de llevar un albarán

Es cierto que la información que debe haber en un albarán cambia en función del país en el que se elabore el documento. Ahora bien, estos suelen ser los datos obligatorios que suelen hacer falta en los albaranes:

• Número de albarán, con serie propia.
• Cantidad y descripción de los productos o servicios.
• Nombre, NIF y dirección del vendedor.
• Nombre, NIF y dirección del comprador.
• Fecha y lugar de emisión del albarán.
• Fecha y lugar de entrega.
• Firma del comprador o receptor.

Datos opcionales que debe de llevar un albarán

Los albaranes pueden ser valorados o no valorados. Debido a esto, existen varios datos que resultan opcionales y que no siempre deben figurar en un albarán. ¿Y cuáles son? Lo cierto es que es sencillo:

• Precio individual de cada servicio y/o producto.
• Posibles descuentos en el precio.
• Impuestos aplicables (IRPF e IVA).
• Cuantía total del pedido.

Generalmente, los albaranes van acompañados de unas facturas que se encargan de recopilar esta información. Si se elabora un albarán valorado, entonces son datos obligatorios.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cuál es la diferencia entre un albarán y una factura te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Cómo crear un albarán paso a paso?

Crear un albarán es tan sencillo que se puede hacer en tan solo 4 pasos. A continuación, vamos a ver cómo se hace un albarán:

1. Introducir datos de la empresa o profesional

Empieza por introducir todos los datos que te corresponden como profesional o empresa (nombre, NIF y dirección). Asimismo, hay que dejar un apartado en el que indicar el número de albarán.

2. Introducir datos del comprador o receptor

¿A quién van dirigidos el albarán y las mercancías? Estos datos también deben aparecer en otro apartado del documento. Asegúrate de que se vean con claridad.

3. Añadir las fechas y lugares

Es indispensable que se indiquen tanto la fecha como el lugar de emisión. Generalmente, el lugar de recepción es el del comprador. Sin embargo, se debe dejar el espacio para que sea este quien se encargue de introducirlos al confirmar la recepción junto con su firma.

4. Listado y descripción de los productos o servicios

Cada producto o servicio debe aparecer listado con sus correspondientes cantidades de forma clara. En caso de que se trate de un albarán valorado, habrá que indicar también el precio de cada producto, la base imponible, los descuentos, los impuestos aplicables y el valor total.

Herramientas para la creación de albaranes

Visto el proceso, toca ahondar en las principales herramientas con las que se hacen los albaranes. No hay muchas opciones, de hecho, solo hay dos: usar un software de facturación o plantillas de Excel.

Software de facturación

Los programas de facturación cuentan con todo lo que necesitas para hacer albaranes, aunque también van mucho más allá. Son la mejor opción, desde luego, aunque vamos a ver cuáles son sus principales ventajas y desventajas:

Ventajas:

• Automatización en la elaboración de albaranes.
• Albaranes hechos en cuestión de segundos.
• Los errores humanos se anulan casi por completo.
• Control de recepción del albarán en tiempo real.
• Seguimiento del envío y del estado de la mercancía.
• Ahorro económico por la agilidad que brinda y por la reducción de errores.

Desventajas:

• Parte del proceso sigue siendo manual, lo que implica la posibilidad de cometer errores.
• Es importante elegir el programa adecuado para amoldarse al volumen de tu negocio.
• Algunos software pueden resultar muy caros.
• La conexión a internet es imprescindible para aprovecharlo al 100%.

Plantillas de Excel

Si prefieres algo más artesanal a la hora de hacer un albarán, siempre puedes recurrir a las plantillas u hojas de Excel. Por supuesto, tienen sus puntos positivos y sus puntos negativos:

Ventajas:

• Las plantillas son gratuitas, de hecho, puedes hacerlas tú mismo.
• Tienes la posibilidad de trasladar los datos de los albaranes a gráficos para una mejor visualización.
• Excel es una herramienta sumamente accesible, cualquiera puede controlarla.
• Puedes hacer albaranes a tu completa medida, tanto en formato como en estilo.
• Bien configurada, puede ser muy ágil y facilitar mucho la creación de albaranes.
• Ahorro económico por la agilidad que brinda y por la reducción de errores.

Desventajas:

• Requiere tiempo preparar una buena plantilla acorde a tu negocio y clientes.
• Es menos flexible que cualquier programa de facturación especializado.
• Necesita mucha más labor manual, lo que aumenta la probabilidad de que haya errores.
• No te puede facilitar el seguimiento en tiempo real de tu albarán.

🔗 Ampliar información: Si quieres probar a generar tus albaranes con una plantilla te recomendamos que te descargues nuestra plantilla de albarán y empieces a probar.

Ejemplo de albarán

¿Lo has entendido todo? Ya has visto toda la información que debe llevar un albarán, cómo se crea y qué herramientas hay para elaborarlo. Ahora, para poner la guinda al pastel, vamos a facilitarte el ejemplo de un albarán.

Echa un vistazo a continuación para ver cómo debe ser el resultado final y, sobre todo, ¡presta atención a los datos que figuran en él!