Hace ya casi diez años que se reguló por primera vez el uso de las facturas electrónicas para algunos negocios que trabajan con la Administración. Además, en 2022, la Ley Crea y Crece añadió también la futura obligación de facturar electrónicamente para autónomos y pymes que trabajen con otras empresas.
En ambos casos, los negocios que estén obligados a usar facturas electrónicas deberán cumplir con la normativa a la hora de facturar e incluir todos los datos y elementos que marca la ley.
Si todavía no sabes qué autónomos están obligados a emitir factura electrónica y cómo deberán hacer estas facturas en cada caso, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la ley sobre cómo hacer una factura electrónica ?
- ¿Qué autónomos y pymes están obligados a usar factura electrónica?
- ¿Cómo elaborar una factura electrónica para la Administración?
- ¿Cómo elaborar una factura electrónica B2B?
- ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
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¿Qué dice la ley sobre cómo hacer una factura electrónica ?
Al hacer una factura, por norma general, los negocios deben ceñirse al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Esta ley establece los requisitos para que las facturas sean válidas legal y comercialmente, así como otras obligaciones tributarias para los contribuyentes.
Ahora bien, en los últimos años, ha habido distintas normativas que han regulado específicamente la elaboración y uso de la factura electrónica para los negocios, que no es otra cosa que una factura normal en formato digital solo que con algunos elementos específicos como la firma electrónica.
La primera vez que se reguló la obligación de usar factura electrónica fue con la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta norma estableció a finales de 2013 un periodo transitorio para que los negocios empezaran a emitir facturas electrónicas en sus operaciones con las entidades públicas -ayuntamientos, Administración General del Estado o incluso las universidades-.
Como se verá a continuación, la norma no sólo establece el deber de usar factura electrónica al trabajar con ayuntamientos y otras administraciones. También precisa cuáles son los negocios que tienen que usar estas facturas o cómo deben elaborarlas.
Por otro lado, en 2022, se reguló por primera vez el uso de la factura electrónica para los autónomos y empresas que trabajan con otros negocios. Es decir, para las operaciones del sector privado B2B.
Esta normativa (la Ley Crea y Crece) prevé el desarrollo de un nuevo reglamento que podría introducir algunos cambios en los elementos que compondrán las facturas electrónicas obligatorias entre empresas.
Está previsto que esta obligación entre en vigor a finales de 2025 o principios de 2026 para algunas empresas -si facturan más de ocho millones de euros-, aunque los autónomos tendrán, como mínimo, hasta 2027 para adaptarse completamente a la factura electrónica.
El reglamento que regulará esta obligación está aún pendiente de aprobar. Sin embargo, en base a el también se pueden avanzar algunos elementos que podrían acabar añadiéndose a la futura factura electrónica en el sector privado.
¿Qué autónomos y pymes están obligados a usar factura electrónica?
Cada una de las dos normativas que regulan el uso de la factura electrónica (en el sector privado o público), señalan también cuáles son los distintos sujetos obligados.
Por un lado, la ley 25/2013 indica qué negocios de los que trabajan con la Administración deben utilizar la factura electrónica desde 2015 en sus operaciones. Por otro lado, la Ley Crea y Crece señala qué autónomos y pymes deberán facturar por medios electrónicos en un futuro cuando operen con otros negocios.
Obligación de usar factura electrónica con la Administración
Según la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, sólo las empresas que facturan con la Administración -ayuntamientos, administración general o autonómica, universidades…-están obligadas a emitir factura electrónica.
En su artículo 4, esta ley recoge que estarán obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación los siguientes proveedores de ayuntamientos u otras administraciones:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Personas jurídicas en general y entidades que carezcan de nacionalidad española
Por lo tanto, los autónomos persona física todavía no están sujetos a la obligación de emitir factura electrónica ni con la Administración ni -de momento- en operaciones B2B.
Obligación de usar factura electrónica en operaciones B2B
En las facturas “de profesional a profesional”, es decir, facturas de empresas y autónomos dirigidas a otras empresas o autónomos, la factura electrónica obligatoria se irá implantando poco a poco, con unos plazos determinados en función de cada tipo de empresa.
En este caso el plazo será de un año desde la aplicación del reglamento de facturación para que las pymes que facturen más de 8 millones de euros implanten la factura electrónica. El plazo será de dos años para el resto de negocios.
Este reglamento de facturación no está aprobado pero se espera que pronto se apruebe, por lo que todos los autónomos y empresas podrían estar obligadas a emitir factura electrónica cuando tengan una operación con otro profesional a partir de 2026.
¿Cómo elaborar una factura electrónica para la Administración?
Para facturar electrónicamente a una Administración, el autónomo necesitará en primer lugar un programa privado que permita emitir este tipo de facturas cumpliendo con los requisitos que establece la normativa. También cabe la posibilidad de usar la plataforma pública del Gobierno factura-e.
Es importante que si se contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas, el autónomo se asegure de que está actualizado y cumple los requisitos que exige la normativa para este tipo de facturas.
Elementos de la factura electrónica para ayuntamientos
Para elaborar una factura electrónica, el autónomo necesitará en primer lugar un programa privado que permita emitir este tipo de facturas cumpliendo con los requisitos que establece la normativa. También cabe la posibilidad de usar la plataforma pública del Gobierno factura-e.
Es importante que si se contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas, el autónomo se asegure de que está actualizado y cumple los requisitos que exige la normativa para este tipo de facturas, como es el caso de Quipu.
En cuanto a estos requisitos y elementos que se deben incluir, una factura electrónica es como cualquier otra factura y deberá incorporar algunos datos mínimos como pueden ser:
- Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
- Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento.
- Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura.
- Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando.
- Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos.
- Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente.
- Importe total, para dejar las cuentas claras.
Además, al ser una factura emitida por medios electrónicos deberá contar con otros elementos particulares como puede ser la firma electrónica.
En este sentido, la Ley dice que las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas “deberán entregarse en formato electrónico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML”.
Concretamente y según esta norma, las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 o 3.2.1)
- Estar firmadas electrónicamente. Esta firma electrónica deberá estar basada en un certificado reconocido. También se admitirá un sello electrónico siempre y cuando identifique a la sociedad que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal
- Indicar el destinatario de la factura electrónica
¿Cómo elaborar una factura electrónica B2B?
El nuevo reglamento de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas especifica claramente que la facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas de facturación electrónica, mediante la solución pública de facturación electrónica o mediante la combinación de ambas vías.
Por lo tanto, los autónomos y empresas tienen la opción y el derecho de utilizar cualquier programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales, como el software de Quipu, que se actualizará al futuro reglamento de facturación cuando supere la fase de consulta pública y se apruebe en Consejo de Ministros.
Por otro lado, si lo desean, todos los autónomos podrán utilizar de manera opcional la solución pública de Hacienda para emitir sus facturas electrónicas o incluso complementar su uso con un software de facturación privado. En ambos casos, deberán incluir todos elementos y datos obligatorios en su factura electrónica.
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Elementos de la factura electrónica entre empresas
A expensas de la aprobación del reglamento, en primer lugar, lo que es seguro es que se deberán incluir, al menos, los datos y elementos obligatorios para cualquier factura.
Por ejemplo el número o, en su caso, serie; la fecha de expedición; los datos del emisor y del receptor de la factura -NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal etc.); la descripción de las operaciones B2B; la base imponible; el tipo impositivo; o el importe total.
Además de todo esto, se espera que el reglamento también apruebe algunos nuevos datos y elementos obligatorios específicos para las facturas electrónicas B2B.
Algunos de ellos serían:
- El estado de cobro/pago de las facturas: Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos: para que las facturas electrónicas sean legales deberán de incluir este tipo de códigos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento solamente para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Aunque en los últimos años se ha hablado de la Ley Crea y Crece, que regula la obligación de emitir factura electrónica en operaciones B2B, esta norma todavía está a expensas de un reglamento y, por lo tanto, no afecta aún a ningún negocio.
La norma que sí afecta a miles de sociedades desde 2015 es la de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público. Desde esa fecha, casi todas las empresas que facturen a ayuntamientos u otras entidades públicas por valor de más de 5.000 euros deberán usar factura electrónica.
En cuanto a la facturación electrónica en el sector privado, si bien es cierto que la Ley Crea y Crece entró en vigor en septiembre de 2022 y casi todas las medidas que introdujo ya están en marcha, la obligación de usar factura electrónica en operaciones entre negocios todavía no se ha establecido. Ésta última depende de la aprobación del reglamento de facturación que aún no se ha producido.
El Gobierno sacó este reglamento a consulta pública el pasado 7 de Marzo de 2023 y su aprobación se espera que se produzca este 2024. Si así fuera, las fechas estimadas de entrada en vigor de esta obligación son:
- Finales de 2025 o principios de 2026: para las empresas y autónomos con una facturación anual mayor a los 8 millones de euros
- 2026 o principios de 2027: por su parte, el resto de empresas y autónomos que tengan una facturación anual menor a los 8 millones de euros
- Finales de 2026 o principios de 2027: se dará un año más (un total de tres años desde la aprobación del reglamento) a los autónomos persona física para que tengan que cumplir también con la obligación de comunicar en tiempo real el estado de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.
