El programa kit digital ya ha repartido casi 300.000 bonos digitales entre los autónomos y pymes en apenas un año y medio. Nada más recibir este cheque, los beneficiarios tendrán que empezar a hacer algunas gestiones para poder invertir la subvención y digitalizar su negocio a través de alguno de los doce servicios disponibles.
Para que un agente digitalizador como Quipu les instale una de estas herramientas, primero deberán seguir algunos pasos para gestionar su bono digital, como elegir la solución que más les interesa, contactar al digitalizador o firmar con él un acuerdo de prestación de servicios.
Si eres beneficiario del Kit Digital pero todavía no sabes cómo gestionar tu bono o cuáles son los plazos, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el bono del Kit Digital?
- ¿Quién tiene que gestionar el bono digital?
- Pasos para gestionar el bono del Kit Digital
- Plazos para gestionar el bono de Kit Digital
¿Qué es el bono del Kit Digital?
El bono digital es la fórmula que está utilizando el Gobierno para repartir las ayudas de Kit Digital entre los autónomos y pymes españoles para que digitalicen su actividad. El Programa concede a los negocios estos cheques virtuales por valor de 2.000, 6.000 o 12.000 euros, dependiendo de cuántos trabajadores tengan a su cargo.
Aunque este bono es digital y los autónomos no cobran directamente el dinero, sí deben utilizar esta subvención para pagar a los agentes digitalizadores como Quipu para que les instalen alguno de los servicios disponibles en el programa Kit Digital.
Por lo tanto, el bono digital es en realidad una ayuda finalista que sirve para invertir en herramientas digitales como puede ser un programa de facturación o un software de gestión de procesos.
Para poder instalar estos servicios en su negocio, el beneficiario tendrá que cumplir algunas obligaciones y gestionar su bono desde el momento en que se le comunique la concesión de la ayuda hasta el final del proceso, cuando el agente digitalizador ya le haya instalado el servicio.
¿Quién tiene que gestionar el bono digital?
Las ayudas de Kit Digital suponen, en general, una obligación compartida entre los beneficiarios -autónomos y pymes que cobran las ayudas- y los agentes digitalizadores -empresas que instalan los servicios del Programa a los beneficiarios-.
Ahora bien, al principio, hasta la firma del acuerdo de prestación de servicios, la gestión del bono digital será responsabilidad del beneficiario o en su defecto de algún representante de los que prevén las bases reguladoras del Programa Kit Digital.
Según esta norma, podrán gestionar el bono:
- El propio beneficiario
- Su representante legal (Por ejemplo, el abogado de una empresa o cualquier persona apoderada)
- Su representante voluntario (Cualquier consultoría, gestoría, empresa o incluso persona física a la que el beneficiario autorice a través del formulario recogido en las bases reguladoras).
Pasos para gestionar el bono del Kit Digital
Desde el momento de la solicitud hasta la implantación del servicio en su negocio, el beneficiario tendrá que llevar a cabo distintos trámites.
La gestión del bono digital se podría resumir en, al menos, siete pasos que deberá asumir el beneficiario. Algunos de ellos, como la justificación de la implantación del servicio sólo requerirán de la firma del autónomo, mientras que otros, como la solicitud, los tendrá que realizar íntegramente el beneficiario o su representante voluntario.
1- Solicitud del bono digital
La solicitud de las ayudas de Kit Digital es el primer trámite que deberán realizar los autónomos para recibir el Kit Digital.
Este proceso se divide en distintos pasos, pero los principales serían:
- Crear un usuario y darse de Alta en Acelera Pyme
- Completar el Test de Autodiagnóstico Digital
- Rellenar el formulario de la convocatoria o segmento específico.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo solicitar las ayudas del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
2- Recepción del Bono digital
Una vez realizado el proceso de solicitud, el autónomo o pyme tendrá que esperar a que le concedan su bono digital. La confirmación le llegará al correo electrónico que usó para registrarse y solicitar las ayudas del Kit Digital.
Es importante estar atento a esta notificación ya que los plazos para consumir el cheque, que se verán más adelante, empiezan a correr desde el momento en el que se comunica que la ayuda ha sido concedida.
Red.es será la entidad encargada de comunicar a los beneficiarios la concesión de su bono digital. Por lo general, la entidad no suele tardar más de tres o cuatro semanas en resolver las ayudas de Kit Digital. Por lo tanto, si el trámite se ha hecho correctamente y el autónomo o pyme tenía derecho a las ayudas, en un máximo de un mes debería haber recibido su cheque de 2.000, 6.000 o 12.000 euros.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo verificar el estado de solicitud del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
3- Elección de las categorías digitales
Una vez concedida la ayuda, empezará a correr el contador y el autónomo ya tendrá que empezar a gestionar directamente el bono digital.
Uno de los pasos más importantes tras haber recibido el bono digital es elegir la categoría o servicio en la que se va a invertir el dinero. Las ayudas de Kit Digital son finalistas, por lo que es obligatorio dedicar la subvención a instalar alguno de los doce servicios disponibles en el programa.
El autónomo deberá decidir en qué soluciones prefiere invertir el dinero, como puede ser la creación de una página web, un programa de facturación, un software de gestión de procesos y hasta una herramienta de Analítica y Business Intelligence.
A la hora de elegir el servicio, es muy importante que el beneficiario considere dos factores: de cuánto dispone en su bono -2.000, 6.000 o 12.000 euros- y cuál es el importe máximo que el programa permite invertir en la solución que ha escogido. En función de estas dos variables podrá seleccionar una o varias soluciones.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las categorías del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
4- Contacto con los agentes digitalizadores
Los agentes digitalizadores son la pieza clave de las ayudas de Kit Digital. Tras haber seleccionado el servicio que quiere implantar en su negocio, el autónomo o pyme beneficiario tendrá que elegir a una empresa que le preste esta solución y que cobrará por ello el dinero de su cheque.
Estas empresas digitalizadoras, como puede ser Quipu, están inscritas en el catálogo de Kit Digital y son las únicas que pueden prestar los servicios digitales a los beneficiarios.
Para elegir al agente digitalizador que le va a prestar el servicio seleccionado, el autónomo sólo tendrá que entrar al catálogo y completar algunos campos como su nombre, provincia o categoría.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué es y para qué sirve un agente digitalizador te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
5- Firma del Acuerdo de Prestación de Servicios
Una vez seleccionado el servicio digital que le interesa y el agente digitalizador que se lo va a prestar, el beneficiario tendrá que contactar con el agente a través de su página web, informarse de sus tarifas y comenzar a trabajar con él.
Para empezar a invertir el bono en los servicios del agente digitalizador, el primer paso es firmar el Acuerdo de Prestación de Servicios.
Este acuerdo es un contrato digital que deben firmar conjuntamente los beneficiarios y el agente digitalizador para canjear el bono digital por las soluciones que haya seleccionado el autónomo .Este documento se tramita íntegramente a través de la plataforma de Red.es.
Además de ser un paso obligatorio para empezar con los servicios, el acuerdo es también un punto clave en las ayudas. A partir del momento de la firma, la responsabilidad de la gestión del bono digital y de la subvención empieza a recaer, mayoritariamente, en el agente digitalizador.
6- Implantación del servicio y pago de la factura
Cuando el beneficiario y el agente digitalizador han firmado el Acuerdo de Prestación de Servicios, la empresa digitalizadora tiene que empezar a implantar el servicio en el negocio, cumpliendo unos determinados plazos.
Desde el momento del acuerdo, el agente digitalizador se compromete en el plazo de tres meses a implantar el servicio digital que le haya requerido el autónomo y a emitir la factura.
Sin embargo, las obligaciones no son sólo para el digitalizador. En ese mismo plazo de tres meses, los autónomos y pymes beneficiarios d la primera convocatoria -entre 10 y 50 empleados-, también tendrán que haber abonado la factura.
Los autónomos y pymes beneficiarios de la segunda o tercera convocatoria -menos de diez empleados- tendrán que haber pagado la factura en el plazo de seis meses desde que se firmó el Acuerdo de Prestación de servicios.
El importe que pagarán los beneficiarios corresponderá, normalmente, al IVA de los servicios que les haya prestado el digitalizador, ya que este impuesto no está incluido en la subvención.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre el IVA del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
7- Justificación del servicio
La última fase de gestión del bono digital será la justificación del servicio, que es un proceso que tiene que llevar a cabo fundamentalmente el agente digitalizador. Sin embargo, el beneficiario también interviene para la firma y aceptación de todos los documentos aportados en el expedientes.
El proceso de justificación cuenta con dos fases: una entre tres y seis meses después de haberse firmado el acuerdo y otra doce meses después de la emisión de la factura.
Este proceso, que se hace a través de la plataforma Acelera Pyme, sirve para indicar exactamente cómo se ha desarrollado cada fase de implantación de la solución, a través de una memoria técnica y otros documentos acreditativos.
Cada uno de los formularios deberán ser firmados y aprobados tanto por la empresa digitalizadora como por el beneficiario.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo justificar las ayudas del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Plazos para gestionar el bono de Kit Digital
A lo largo del Programa, los autónomos y pymes se van a encontrar con distintos plazos para gestionar las ayudas del Kit Digital. Sin embargo, los dos más importantes para los beneficiarios son el plazo de solicitud y el del consumo del bono digital.
En cuanto a la fecha límite de solicitud, de momento, todos los autónomos están en plazo ya que las ayudas estarán en vigor hasta diciembre de 2024.
Cuando ya hayan solicitado la subvención y Red.es notifique al autónomo o a la empresa que se le ha concedido el bono, empezará la cuenta atrás y tendrán seis meses para:
- Decidir el servicio o los servicios que quieren implantar en su negocio
- Acudir al catálogo de agentes digitalizadores y seleccionar a la empresa que desean que les instale esta solución. Por ejemplo, Quipu les podría prestar el servicio de facturación electrónica.
- Firmar el Acuerdo de Prestación de Servicios con su agente digitalizador.
Es importante cumplir con estos plazos ya que una vez transcurridos esos seis meses, todo el dinero del bono que no se haya consumido se perderá” y ya no se podrá invertir.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los plazos del Kit Digital te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
