Las facturas impagadas son uno de los peores suplicios a los que puedes tener que enfrentarte como autónomo. Si has empleado un tiempo en conseguir una venta, necesitas que te abonen el importe de tu trabajo para seguir adelante, pero no siempre sabes cómo reclamarlo si el deudor no cumple con su parte.
Por eso hoy vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre cómo reclamar una factura impagada y cómo hacerlo de forma completamente legal y efectiva.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura impagada?
- ¿Cuándo se considera que es una factura impagada?
- ¿Cuándo se puede reclamar una factura impagada?
- ¿Cuándo prescribe una factura impagada?
- ¿Cómo evitar el impago de una factura?
- ¿Cómo reclamar a un cliente que no paga?
- ¿Qué opciones tengo para reclamar una factura?
- ¿Debo declarar las facturas aunque no las haya cobrado?
¿Cómo reclamar una factura impagada?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle cuáles son los pasos a seguir para reclamar una factura impagada.
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¿Qué es una factura impagada?
Hablamos de factura impagada cuando la parte que debía haber hecho frente al importe que aparece en ella dentro de un plazo de tiempo previamente establecido no ha cumplido con su obligación de pago. Esto es, el deudor no ha cumplido lo acordado con el acreedor, por lo que este último se ve obligado a reclamar la factura impagada.
El problema es que los acreedores no siempre conocen las vías que existen a la hora de reclamar una factura, o cuál es el plazo siquiera para reclamar facturas… y ya ha llegado la hora de cambiar esto.
Sí, el cobro de facturas impagadas es posible, se puede hacer, ¡y en ocasiones saberlo es la diferencia entre poder seguir adelante o no!
¿Cuándo se considera que es una factura impagada?
Una factura impagada es aquella que no se ha abonado dentro del plazo que se determinó en el momento de la facturación. Cuando entregamos una factura y hemos determinado junto al deudor que su pago no será inmediato, sino que se efectuará transcurrido un tiempo determinado, lo mejor es tomar una precaución muy sencilla.
Basta con incluir una fecha, un periodo de tiempo acordado, para que el deudor sea consciente del plazo que tiene y, sobre todo, que no puede superar, para abonar el importe del producto o servicio que se le ha proporcionado.
Así, si se ha acordado el cobro a 30 días, incluir siempre dicha fecha tope hará que un día después de la misma ya podamos considerar que una factura está impagada.
¿Cuándo se puede reclamar una factura impagada?
Una factura impagada puede reclamarse desde el día siguiente al vencimiento de la fecha de cobro acordada hasta un periodo de tiempo que depende del tipo de cliente que la adeude.
En caso de no haber tenido la precaución de añadir una fecha límite de cobro, lo habitual es que una factura pueda reclamarse a partir de los 30 días de la venta o la prestación del servicio. Este periodo, si ambas partes así lo acuerdan de buena fe, puede extenderse, pero nunca más allá de los 60 días.
¿Cuándo prescribe una factura impagada?
El periodo de prescripción de las facturas depende del tipo de deudor que no haya abonado su importe. Así, en función de su naturaleza, tendremos más o menos tiempo para exigir el cobro de una factura impagada:
- Deudas entre empresas: plazo de prescripción en España de 5 años (en Cataluña son 3 años).
- Deudas hipotecarias: 20 años.
- Deudas derivadas de un préstamo: 5 años.
- Deudas con la Administración Pública: la prescripción de estas deudas será de 4 años.
- Deudas derivadas de pagos o del reparto de dividendos: el plazo de prescripción es de 5 años.
- Deudas de abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores: 3 años.
- Deudas de alquiler: 5 años.
- Deudas de suministros: este sería el caso de las deudas con compañías telefónicas, eléctricas, de gas o de agua, etc. y tienen un plazo de prescripción de 5 años.
- Deudas de hospedajes: 3 años.
Conviene tener clara una cosa y es que el hecho de que una factura impagada prescriba no quiere decir que el deudor no deba tener que hacer frente al pago, sino que el acreedor, de no hacerlo en los plazos establecidos, habrá perdido el derecho a reclamarla.
¿Cómo evitar el impago de una factura?
Que un cliente no abone sus facturas puede ocasionarle un auténtico roto a tu plan de control de ingresos y gastos, a tu previsión de tesorería y, por tanto, a los planes que tenías previstos para tu compañía a corto, medio y largo plazo.
Ir dos pasos por delante y asegurarte el cobro de tus facturas en el momento de emitirlas te dará muchísima tranquilidad y te garantizará más horas de sueño, y lo cierto es que no resulta complicado de conseguir. Tan solo hay que tener en cuenta algunos tips como los que te contamos a continuación:
- Lo primero que deberías plantearte es buscar las mejores soluciones en cuanto a la forma de pago. Las transferencias bancarias, por ejemplo, tienen una altísima tasa de cumplimiento, mientras que los recibos bancarios tienden a suponer una mayor tasa de impago.
- Una pequeña investigación previa del cliente podría darnos una idea general de si suele dar algún tipo de problema a la hora de abonar sus facturas.
- Llevar un buen control de vencimiento de las facturas es un método muy efectivo a la hora de cobrar. Un simple mensaje de cortesía al día siguiente de que la factura haya cumplido suele ser una forma elegante de conseguir nuestro objetivo y evitar bastante tiempo de litigios.
- Utilizar el recibo bancario B2B, firmado por las dos partes en una sucursal bancaria, también es una muy buena forma de erradicar los impagos, aunque resulta bastante menos ágil.
- Utiliza un programa de facturación que te ayude a mantener el control de cobros de tus facturas. Así sabrás en todo momento si tienes cobros pendientes, de qué cliente, y podrás estar alerta para reclamar en su debido momento.
¿Cómo reclamar a un cliente que no paga?
Hasta ahora todo bien, ya hemos visto la teoría, pero… ¿qué pasos hay que seguir para reclamar una factura a un cliente que no paga? La verdad es que no tendríamos por qué reclamar un dinero que es nuestro y que ya nos hemos ganado de sobra, pero en ocasiones a un empresario no le queda otra que enfrentarse a este tipo de carrera de fondo para reclamar lo que es suyo.
- El primer paso debe ser enviar un recordatorio cordial de que hemos tenido que reclamar una factura impagada. Puede hacerse por escrito, vía mail, entre 24 y 48 horas después de la fecha de vencimiento inicial.
- De no haber señales, cumplida una semana desde el vencimiento tocará enviar un mail algo más formal en el que hacer hincapié en el recordatorio, en esta ocasión añadiendo también una pregunta sobre el motivo del retraso. Sugerir que ha podido haber algún tipo de problema con la factura es una buena idea.
- Tras esto, tocará pasar a la carga por vía telefónica. Lo mejor es llamar directamente a la empresa, contactar con el responsable de contabilidad y preguntar abiertamente por el motivo del impago.
- Si tras varias llamadas durante las siguientes semanas no conseguimos una respuesta satisfactoria, habrá llegado el momento de que entren en juego nuestros representantes judiciales. Una carta de nuestro abogado puede ser la pieza que desbloquee la partida.
- Si aún así no conseguimos cobrar la factura impagada transcurridos un par de meses tras la fecha de vencimiento, tocará recurrir a otras opciones para conseguir el dinero.
Eso sí, si esto ocurre con más de un cliente, deberemos plantearnos cambiar nuestros métodos de pago e intentar por todos los medios cobrar nuestros trabajos por adelantado.
¿Qué opciones tengo para reclamar una factura?
Existen varias herramientas a las que puedes recurrir a la hora de reclamar el impago de una deuda a un cliente.
- La más extendida, que suele dar buenos resultados, es la mediación. Dicen que “hablando se entiende la gente”, y aunque pagar a un mediador cueste algo de dinero, siempre será más económico que tener que abonar los costes de un proceso judicial.
- La demanda y la acción judicial serían el siguiente paso lógico si la mediación no funciona. Resultan menos económicas, pero también son más formales y, por lo tanto, también más efectivas. Para la primera necesitarás algo de asesoría legal a la hora de redactarla, mientras que para que la segunda llegue a buen término deberás demostrar que la comunicación con el moroso ha sido fluida en todo momento, ¡no borres ni un solo email!
- Por último, siempre puedes recurrir a una agencia de recobro. Lo normal es que pierdas a tu cliente y que tan solo recuperes una pequeña parte de lo que te adeudaba, pero llegados a cierto punto… algo es algo. Eso sí, confía únicamente en agencias de confianza que solo te cobren en caso de recuperar el total del importe adeudado.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la carta para reclamar una factura impagada te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
¿Debo declarar las facturas aunque no las haya cobrado?
Tienes que tener en cuenta que a Hacienda le da igual el estado de pago de la factura, únicamente le interesa las facturas que has emitido. Es por ello que Hacienda te obliga a declarar todas las facturas que emitas, independientemente que tu cliente te haya pagado o no.
Es por ello que, al realizar el modelo 303 o el modelo 390, tienes que incorporar todas las facturas en el trimestre que toque.
Un caso aparte se produce cuando tienes que declarar una factura que sabes que tu cliente no te va a pagar, ya sea porque así te lo ha comunicado, porque la empresa se haya disuelto o porque haya entrado en concurso de acreedores. Si quieres saber más sobre ello te recomendamos que leas nuestro artículo sobre cómo recuperar el IVA de una factura impagada.
