¿Cómo contabilizar facturas?

Contabilizar las facturas supone registrar en la contabilidad de la empresa todas las operaciones que una empresa realiza por su actividad, tanto de compras como de ventas. Es el documento que acredita el acuerdo comercial e, incluso, tiene vinculación legal.

A la hora de su registro contable, es importante tener en cuenta que las facturas de venta se contabilizan por separado de las facturas de compras. A continuación, exploraremos en detalle cómo hacer esta contabilización y qué debemos considerar.

En este artículo, aprenderás:

• Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar una factura
• Cuentas contables relacionadas con las facturas
• Asientos contables relacionados con las facturas
• Ejemplo de contabilización de una factura de venta y una factura de compra

Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar una factura

Todas las facturas, tanto de compra como de venta, deben estar registradas de manera correcta en la contabilidad de la empresa. En cada uno de los asientos deben constar los siguientes elementos:

• Base imponible de la factura: que se contabilizará en una cuenta de gastos, si es una factura de compras, o en una cuenta de ingresos, para las facturas de ventas.
• IVA total: repercutido en caso de ventas y soportado en caso de compras.
• Total de la factura, que irá a cuenta de bancos en pagos al contado o a cuentas a pagar o a cobrar en caso de pagos aplazados.

La fecha del asiento será la misma que la fecha de la emisión de la factura.

Además, en la nueva revisión del Plan General de Contabilidad, se deberá incorporar el descuento por pronto pago, estén o no incluidos en factura, como un componente más (con signo negativo) del importe neto de la cifra de negocios quedando, en consecuencia, excluidos del margen financiero de la empresa. Además, los descuentos por pronto pago concedidos por los proveedores, estén o no incluidos en factura, se contabilizan minorando la partida de aprovisionamientos.

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Cuentas contables relacionadas con las facturas

Las cuentas contables relacionadas con las facturas difieren en función de si hablamos de una factura de venta o una factura de compra.

Facturas de compras

Las cuentas contables relacionadas con las facturas de compras son las siguientes:

• 472 – Hacienda Pública. IVA Soportado: esta cuenta registra el IVA que la empresa ha pagado o soportado en la adquisición de bienes y servicios necesarios para la realización de sus actividades económicas. El saldo de esta cuenta representa el IVA que la empresa puede deducir en la liquidación periódica del impuesto frente a la Hacienda Pública.
• 400 – Proveedores: esta cuenta recoge las deudas a corto plazo de la empresa con sus proveedores por la compra de mercancías, materias primas u otros bienes y servicios necesarios para su actividad empresarial. Refleja las obligaciones de pago que la empresa tiene con terceros debido a operaciones comerciales. A la hora de contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas contables dentro del subgrupo 40 (Acreedores y proveedores) para reflejar diferentes tipos de proveedores y acreedores según la naturaleza de las operaciones.
• 600 – Compras: esta cuenta se utiliza para registrar el valor de las adquisiciones de mercancías, materias primas y otros bienes destinados a la venta o a ser transformados en el proceso productivo de la empresa. El saldo de esta cuenta refleja el total de las compras realizadas durante el ejercicio. Al contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas dentro del subgrupo 60 (Compras) para especificar el tipo de bienes adquiridos, como 601 (Compras de materias primas) o 602 (Compras de otros aprovisionamientos).
• 606 – Descuentos sobre compras por pronto pago: en esta cuenta se contabilizarán aquellos descuentos que el proveedor ofrezca a sus clientes por pronto pago, y que quedará formalizado en las condiciones comerciales del contrato. Aunque es una cuenta perteneciente al subgrupo de gastos, se registrará en el haber, con importe contrario.

Facturas de ventas

Con respecto a las facturas de ventas, las cuentas son las siguientes:

• 477 – Hacienda Pública. IVA Repercutido: esta cuenta registra el IVA que la empresa ha cobrado o repercutido a sus clientes en las ventas de bienes o prestación de servicios. El saldo de esta cuenta representa el IVA que la empresa debe ingresar a la Hacienda Pública en la liquidación periódica del impuesto.
• 430 – Clientes: esta cuenta recoge los créditos a corto plazo que la empresa tiene a su favor por las ventas de bienes o prestación de servicios a sus clientes. Refleja los derechos de cobro que la empresa tiene debido a operaciones comerciales. A la hora de contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas contables dentro del subgrupo 43 (Clientes) para reflejar diferentes tipos de clientes y situaciones específicas, como 431 (Clientes, efectos comerciales a cobrar) o 436 (Clientes de dudoso cobro).
• 700 – Ventas: esta cuenta se utiliza para registrar el valor de las ventas de bienes o prestación de servicios realizadas por la empresa. El saldo de esta cuenta refleja el total de los ingresos por ventas durante el ejercicio. Al contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas dentro del subgrupo 70 (Ventas) para especificar el tipo de ingresos generados, como 701 (Ventas de productos terminados) o 702 (Ventas de servicios).
• 706 – Descuentos sobre ventas por pronto pago: es la cuenta equivalente a la 606, pero para facturas de ventas. En esta cuenta se contabilizan todos aquellos descuentos que nosotros, como empresa, ofrecemos a nuestros clientes por pronto pago. Aunque es una cuenta del subgrupo de ingresos, se contabilizará en el debe para que aparezca con signo contrario.

Asientos contables relacionados con las facturas

Al igual que ocurre con las cuentas contables, los asientos contables relacionados con las facturas difieren en función de si hablamos de una factura de compras o una de ventas.

Facturas de compras

Para las facturas de compras, existe diferencia en los asientos a contabilizar en función de si se paga al contado o a plazo. Si se aplaza el pago, se contabiliza el siguiente asiento:

En el caso de facturas con pago al contado:

Si el proveedor ofrece un descuento por pronto pago que no conste en la factura, se contabilizará el siguiente asiento:

Facturas de ventas

En cobros al contado:

En caso de que se haya acordado un descuento por pronto pago que no estuviese contemplado en la factura, se contabilizará el siguiente asiento:

Ejemplo de contabilización de una factura de venta y una factura de compra

Supongamos una empresa que se dedica a la venta de electrodomésticos. Su negocio se basa en su distribución de estos, para lo cual realiza los pedidos bajo demanda, una vez que el cliente compra el electrodoméstico en su establecimiento, contando con un margen de un 20%.

El 1 de febrero, vende una lavadora cuyo coste es de 504,17 € (IVA incluido), por lo que su precio de venta a cliente es de 605 € (IVA incluido), una vez aplicado el margen correspondiente. Además, el proveedor le ofrece un descuento por pronto pago con posterioridad a la fecha de emisión de la factura del 10%, si la abona antes de 10 días. En esta transacción, deberá contabilizar dos facturas, la primera de venta a su cliente y la segunda de compra a su proveedor.

En primer lugar, emite la factura a su cliente por la venta, de la siguiente manera:

Al hacer el pedido al proveedor, contabiliza la factura de compra, y el proveedor se la financia a 60 días:

Decidimos pagar la factura en los 5 días posteriores a su recepción, por lo que aplica el descuento del 10%, contabilizándose el siguiente asiento:

Y finalmente, por su abono final:

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