La compra de activos tecnológicos, como puede ser un ordenador, es una transacción común en el entorno empresarial moderno. Estos equipos son fundamentales para la operación eficiente de una empresa, ya que facilita, y cada vez más, procesos informáticos y empresariales esenciales.
Sin embargo, la contabilización de estas compras debe realizarse de manera precisa y conforme a las normas establecidas en el Plan General Contable (PGC) español.
En este artículo, aprenderás:
- Aspectos previos a tener en cuenta
- Cuentas contables relacionadas con la compra de un ordenador
- Asientos contables relacionados con la compra de un ordenador
- Ejemplo de contabilización de la compra de un ordenador
Aspectos previos a tener en cuenta
Los ordenadores y, en general, cualquier otro equipo informático, se encuadran dentro del inmovilizado material de una empresa. En este sentido, y de acuerdo a las normas de registro y valoración del Plan General Contable, los bienes comprendidos dentro de esta rúbrica se valorarán por su coste, ya sea éste el precio de adquisición o el coste de producción.
En la compra de un ordenador, se utilizará, por tanto, el precio de adquisición. Este incluye, además del importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento o rebaja en el precio, todos los gastos adicionales y directamente relacionados que se produzcan hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, incluida la ubicación en el lugar y cualquier otra condición necesaria para que pueda operar de la forma prevista. Entre otros se encuentran gastos de explanación y derribo, transporte, derechos arancelarios, seguros, instalación, montaje y otros similares.
Cuentas contables relacionadas con la compra de un ordenador
Las principales cuentas contables relacionadas con la compra de un ordenador son las siguientes:
- 217 – Equipos para procesos informáticos: esta cuenta registra el valor de los equipos de hardware y otros dispositivos electrónicos utilizados en los procesos de tratamiento y gestión de información. Incluye ordenadores, servidores, unidades de almacenamiento, redes de comunicación y cualquier otro equipo necesario para la ejecución de procesos informáticos dentro de la empresa. Conforme al Plan General Contable español, este tipo de activos se contabilizan conforme al precio de adquisición, que incluye otros gastos adicionales necesarios para ponerlos en funcionamiento, como transporte e instalación.
- 523 – Proveedores de inmovilizado a corto plazo: esta cuenta agrupa las deudas a corto plazo que la empresa tiene con proveedores por la adquisición de inmovilizado, es decir, bienes que formarán parte del activo no corriente de la empresa, como maquinaria, equipos o edificios, entre otros. Estas deudas se deben liquidar en un plazo inferior a un año. Se incluyen en esta cuenta tanto las obligaciones derivadas de compras nacionales como internacionales.
- 681 – Amortización del inmovilizado material: en esta cuenta se contabilizan las dotaciones anuales de amortización correspondientes al inmovilizado material. La amortización refleja la pérdida de valor de los activos materiales debido al uso, el paso del tiempo o la obsolescencia. Este gasto se registra en la cuenta de resultados y se corresponde con la distribución sistemática del valor amortizable de un activo a lo largo de su vida útil.
- 281 – Amortización acumulada del inmovilizado material: esta cuenta recoge el total de las amortizaciones practicadas sobre el inmovilizado material desde su puesta en funcionamiento hasta la fecha del balance. Representa la depreciación acumulada de estos activos y se presenta en el balance como una corrección del valor en libros del inmovilizado material. Esta cuenta permite conocer el valor neto contable de los activos materiales de la empresa.
Asientos contables relacionados con la compra de un ordenador
En el momento de la compra del ordenador, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 217. Equipos para procesos informáticos | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado. | YYY | |
| 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo | XXX + YYY |
En el momento del abono del equipo informático:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo | XXX + YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
Por los gastos de transporte e instalación, que se imputan directamente al valor del inmovilizado, aunque normalmente se abonan en efectivo:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 217. Equipos para procesos informáticos | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado. | YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
Por la amortización del inmovilizado, a cierre del ejercicio:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 681. Amortización del inmovilizado material | XXX | |
| 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | YYY |
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Ejemplo de contabilización de la compra de un ordenador
A continuación, ilustraremos el proceso de contabilización de la compra de un ordenador por parte de una empresa siguiendo las normas del Plan General Contable español.
La empresa adquiere un ordenador el 1 de marzo, y lo financia a 180 días. El ordenador tiene un precio de adquisición de 1.200 € y está sujeto a un IVA del 21%. La compra se realiza a crédito, generando una deuda con un proveedor de inmovilizado a corto plazo. Además, se presentará la contabilización de la amortización anual del ordenador, asumiendo una vida útil de cinco años.
El 1 de marzo, contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 217. Equipos para procesos informáticos | 1.200 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 252 € | |
| 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo | | 1.452 € |
El 1 de septiembre, abona la totalidad de la factura a su proveedor:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 1.452 € | |
| 572. Bancos | 1.452 € |
Suponiendo que el ordenador tiene una vida útil de 5 años, y que utiliza el método de amortización lineal, de manera que amortiza 290,4 € anualmente. Al cierre de ejercicio, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta Contable | Debe | Haber |
| 681. Amortización del inmovilizado material | 290,40 € | |
| 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | | 290,40 € |
