A fin de asegurar que los contribuyentes cumplimos adecuadamente con nuestras obligaciones, una de las facultades de la Agencia Tributaria es la de llevar a cabo procedimientos de investigación y comprobación. Si eres autónomo o tienes una pyme, necesitas saber cómo comprueba Hacienda las facturas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué métodos utiliza Hacienda para comprobar las facturas?
- ¿Cada cuánto tiempo comprueba Hacienda las facturas?
- Otras preguntas relacionadas con las facturas y Hacienda
¿Qué métodos utiliza Hacienda para comprobar las facturas?
El procedimiento de comprobación que lleva a cabo Hacienda es bastante sencillo. Porque se trata de contrastar los datos aportados por el autónomo o empresario a través de sus autoliquidaciones y declaraciones, con la información que le consta a la propia Agencia Tributaria o que puede obtener de terceros.
Declaraciones fiscales del obligado tributario
En primer lugar, se contrasta la información que le consta a Hacienda con la que el contribuyente ha recogido en sus modelos o formularios fiscales sobre IVA, IRPF (si es un autónomo), Impuesto de Sociedades (si es una entidad mercantil) y sobre operaciones que superan los 3.005,06 euros (modelo 347).
Si la información no termina de cuadrar, la Administración Tributaria puede enviar un requerimiento al interesado para que aporte más documentación o realice algunas aclaraciones.
Declaraciones fiscales de clientes y proveedores
Otra forma que tiene Hacienda para cruzar información es comparar los datos aportados por un obligado tributario con los que han aportado respecto a las mismas operaciones sus clientes y/o proveedores. Si todo es correcto, los datos deberían ser iguales en ambos casos.
Información suministrada por el banco
Aunque rige el principio de secreto bancario, las entidades bancarias están obligadas a colaborar con Hacienda y aportar a esta cierta información sobre transacciones en metálico, ingresos en efectivo, o préstamos y créditos contratados.
Además, los bancos emiten cada año un informe fiscal a fecha 31 de diciembre que recoge el saldo medio del último trimestre de cada cliente y la información relativa a todas sus inversiones.
Por tanto, si te preguntabas cómo comprueba Hacienda las facturas, ahora ya sabes que puede utilizar tanto la información que tú le suministras como la que están obligados a aportar otros sujetos.
En la actualidad, el proceso de comprobación es cada vez más rápido y eficiente, puesto que se están aplicando tecnologías de Big Data.
¿Cada cuánto tiempo comprueba Hacienda las facturas?
La tecnología se ha convertido en la gran aliada de la Agencia Tributaria para desarrollar su labor de comprobación e investigación de los datos fiscales declarados por los contribuyentes.
En España se aplica el Sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) para las grandes empresas, quienes se hayan inscrito en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME) y los grupos de IVA. Esto implica que los obligados a utilizar este sistema tienen que llevar sus libros de registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Lo que supone suministrar información sobre la facturación casi en tiempo real.
En la actualidad, Hacienda tiene capacidad para revisar toda esta información cada cuatro días. Si detecta alguna irregularidad, entonces puede iniciar un proceso de comprobación y comparar la información suministrada con los movimientos de las cuentas bancarias.
En el caso de los autónomos y las pymes no existe la obligación de suministrar las facturas de forma inmediata a Hacienda, por lo menos mientras el sistema de facturación electrónica no esté en marcha. Por lo que la revisión de sus facturas se lleva a cabo en inspecciones o comprobaciones periódicas que puedes ser totalmente aleatorias.
Es decir, que la Agencia Tributaria puede revisar tus facturas, aunque no haya ningún indicio de que algo vaya mal.
Como el plazo de prescripción general en materia tributaria es de cuatro años, este es el tiempo del que dispone Hacienda para revisar años atrás.
Otras preguntas relacionadas con las facturas y Hacienda
A continuación, te damos respuesta a algunas preguntas frecuentes con respecto a cómo comprueba Hacienda las facturas.
¿Qué hacer si Hacienda detecta errores en mis facturas?
Un error se puede cometer por un simple despiste. En el caso de una factura, los fallos más comunes son errores en la numeración, en los datos del emisor o del receptor, o en la aplicación del impuesto que corresponde.
Si detectas el error, lo correcto es que emitas una factura rectificativa y la envíes al cliente, dejando constancia también de ella en tu contabilidad. En caso de que la rectificación la hagas tras presentar la autoliquidación trimestral, puedes subsanar el error presentando una declaración complementaria en Hacienda de forma voluntaria.
Si es Hacienda la primera que se da cuenta del error, entonces te va a hacer una declaración complementaria y te va a requerir para que efectúes el pago en el plazo que te da.
¿Qué hacer si Hacienda me pide facturas que no tengo?
Tienes la obligación de conservar las facturas emitidas y recibidas durante cuatro años, porque este es el plazo de prescripción del derecho de Hacienda a determinar la deuda tributaria y exigir su pago.
Pero el Código Mercantil establece un plazo de seis años, y el Código Penal habla de conservar las facturas durante 10 años. Por eso, lo recomendable es guardar las facturas emitidas y recibidas durante una década. Algo que te resultará mucho más sencillo si las tienes digitalizadas o las emites directamente en formato digital.
Si Hacienda te pide que presentes una factura con una antigüedad inferior a los cuatro años y no la tienes, tendrás que hacer frente a una sanción.
Si lo que ocurre es que no tienes la factura porque nunca la emitiste, esto se considera una infracción grave. Si ni emitiste la factura ni declaraste su importe, la infracción puede calificarse como leve o grave en función de la cuantía de la misma y si se considera que ha existido o no ocultación.
¿Cuáles son las sanciones de Hacienda relacionadas con la facturación?
Las conductas que puede sancionar la Agencia Tributaria son:
1- Facturar un trabajo puntual sin ser autónomo:
Se impone una multa de 400 € por no hacer el alta en el Censo de Empresarios y Profesionales, una multa de 150 € por no llevar la contabilidad, y una multa equivalente al 50% del IVA no declarado.
2- Infracción tributaria por incumplir la obligación de facturación o documentación:
- Si se incumple la obligación de expedición, remisión, rectificación y conservación. Se impone una multa equivalente al 1% del importe de las operaciones en las que se ha producido la infracción.
- Si no se ha expedido o no se ha conservado la factura, justificantes o documentos sustitutivos. La multa será equivalente al 2% del importe de las operaciones en las que se ha producido la infracción. Si no se conoce el importe de las operaciones, entonces la sanción será de 300 euros por cada operación en la que se ha incumplido la obligación de expedir o conservar la factura.
- Si la conducta consiste en expedir facturas con datos falsos o falseados. La multa es equivalente al 75% del importe de las operaciones que han originado la infracción.
¿Qué tipos de facturas son más susceptibles de comprobación?
Aunque Hacienda puede revisar todo tipo de facturas, presta especial atención a los tickets de gastos, ya que son una fuente habitual de infracciones fiscales. La Agencia Tributaria los revisa para saber si las deducciones que se están aplicando en el IRPF, en el Impuesto de Sociedades, y el IVA, son correctas.
Otros documentos que suelen estar bajo la lupa de la Administración Tributaria son las facturas relativas a la importación y exportación de bienes.
Ahora que sabes cómo comprueba Hacienda las facturas, ten en cuenta que es imprescindible elaborar estos documentos sin errores, registrarlos debidamente en la contabilidad, presentar las autoliquidaciones a tiempo, y conservar los documentos. Así no tendrás que preocuparte ante un eventual proceso de comprobación o inspección.
