Por si aún no lo sabes, todas las empresas están obligadas a archivar y guardar su facturación bajo una serie de reglas exigidas por Hacienda para así evitar futuras sanciones.
Si es tu caso, puede que hayas llegado aquí buscando el modo de agilizar tus procesos a la hora de guardar tus facturas para ganar un tiempo que puedas dedicar a tareas más productivas. En este artículo te explicamos de cuántas formas puedes archivar tus facturas, cuáles son las más eficientes y por qué es tan importante que este proceso se lleve a cabo correctamente. ¡Sigue leyendo!
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué entendemos por archivar facturas?
- Importancia de archivar correctamente las facturas
- ¿Qué formas hay de archivar las facturas?
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¿Qué entendemos por archivar facturas?
Al hablar de archivar facturas nos referimos al proceso de guardar, de forma correcta y legible, tanto las facturas emitidas como las recibidas, durante el tiempo que estipule la ley.
De este modo, llevaremos un control legal y exhaustivo tanto de nuestras ganancias como de nuestros pagos a proveedores, y así podremos presentar nuestros impuestos y declarar nuestra actividad comercial ante Hacienda.
Además, también tienes que tener en cuenta que estas facturas tienen que tener unos datos concretos para cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, a la hora de archivar tus facturas, asegúrate de que incluyan:
- Datos fiscales tanto del emisor como del receptor: Nombre, NIF y dirección.
- Fecha de expedición.
- Número de factura y serie.
- Descripción de los productos o servicios que se han vendido o adquirido.
- Importe neto.
- Impuestos: IVA e IRPF en caso de que haya que añadirlo.
- Total de la factura.
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La importancia de archivar correctamente las facturas
Archivar la facturación es un proceso obligatorio que tienen que realizar tanto los autónomos como todas las empresas, ya sean pymes o grandes compañías, ya que está regulado según la Ley General Tributaria.
¿Y por qué es tan importante? Pues porque necesitarás ese registro para declarar tus impuestos y, además, en cualquier momento Hacienda puede realizar una inspección y entonces tendrás que presentarlo todo.
Ten en cuenta que tendrás que guardar y archivar correctamente tanto las facturas recibidas como las emitidas:
- Facturas que hayas emitido por tus productos o servicios.
- Facturas que hayas recibido de proveedores.
- Albaranes, si en la factura se hace alusión expresa.
- Justificantes de pago y cobro.
Además, estos documentos tienen que conservarse durante un periodo de tiempo determinado, que puede ir desde los 4 hasta los 10 años, dependiendo del criterio que tengamos en cuenta: tributario, mercantil, penal, para prevenir el blanqueo de capitales o según el criterio del Impuesto sobre el valor añadido.
¿Qué formas hay de archivar las facturas?
Si seguimos la ley, tenemos que conservar las facturas en su forma original y ordenadas, por lo que no son válidas las copias. Sin embargo, Hacienda no obliga a archivar las facturas de una forma en concreto, así que los documentos pueden conservarse tanto en papel como en formato digital.
Según el artículo 20 del Reglamento de facturación las facturas deben guardarse de modo que se pueda garantizar «la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad». De acuerdo a esto, y según la ley, la obligación de archivar las facturas puede realizarse también por medios electrónicos con tal de que se cumplan las condiciones mencionadas.
Por último, es importante recordar que este archivo debe ser siempre accesible para la Administración cuando así lo requiera, sin ningún tipo de demora.
En conclusión, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley, se podrán archivar las facturas tanto digitalmente como de forma física. En los siguientes puntos desglosamos como sería el proceso en cada caso.
Archivar las facturas digitalmente
En la actualidad, lo más común es que se utilicen programas de facturación que automatizan los procesos de archivar y guardar las facturas tanto emitidas como recibidas.
Estos programas cuentan con un lector OCR, una herramienta que extrae y almacena de forma automática los datos de las facturas, creando un archivo totalmente legalizado que podemos presentar en caso de que debamos recurrir a utilizar las facturas como medio de prueba en cualquier ámbito legal.
Ten en cuenta que, según el Reglamento de facturación, si realizas un archivo de forma digital este tiene que ser accesible para la Administración en cualquier momento, permitiendo «su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión».
Lo más importante en este caso es que las facturas tengan todos los datos que hemos comentado anteriormente y sean accesibles y legibles durante al menos 4 años.
Una factura electrónica legal puede ser, por ejemplo, una factura en formato PDF que incluya todos los datos necesarios y se haya enviado por correo.
Hay dos tipos de facturas electrónicas: las de formato no estructurado, como las que hemos mencionado en PDF, que han de ser introducidas manualmente en el programa, y las de formato estructurado, que son en XML y se pueden introducir automáticamente en el programa de contabilidad.
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Archivar las facturas físicamente
En caso de que quieras archivar tus facturas físicamente, aquí te dejamos algunos consejos que debes de seguir si quieres tener un archivo ordenado y poder encontrar fácilmente cualquier factura:
- Primero, no debes cambiar el criterio que sigas para guardar tu facturación, al menos, durante un año fiscal. Es decir, ordena siempre las facturas del mismo modo.
- Para las facturas emitidas a clientes lo mejor es ordenarlas alfabéticamente, según el nombre fiscal del cliente, de la A a la Z. Dentro del fichero de cada cliente ordena las facturas de la más reciente a la más antigua. En el caso de las facturas recibidas, ordénalas del mismo modo que las emitidas: por orden alfabético según el nombre del proveedor.
- No olvides incluir junto a esas facturas el albarán en caso de que sea necesario, así como el justificante de pago.
