La factura electrónica es un justificante de pago con la misma validez legal que cualquier otra factura, sólo que emitida a través de medios electrónicos. Pronto, todos los autónomos y empresas tendrán que emitir sus facturas a través de un programa de facturación cuando cobren sus productos o servicios a otros negocios.
Si eres autónomo y te estás planteando empezar a utilizar facturas electrónicas en tu actividad pero desconoces todavía cuáles son las ventajas de este método de facturación, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante empezar a utilizarla?
- Diez ventajas de empezar a utilizar facturas electrónicas en el negocio
- ¿Cómo conseguir de manera gratuita un programa de facturación?
¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante empezar a utilizarla?
La factura electrónica es un documento electrónico que sirve como justificante de una operación comercial y que, a efectos legales, tiene la misma validez que una factura en papel.
Estas facturas se emiten a través de programas de facturación como el de Quipu y permiten tener un justificante digital de que se ha producido una compraventa para poder pagar o cobrar por ella, o de que se ha realizado un gasto, para tener derecho a deducirlo en IVA o IRPF.
Los software de facturación permiten incluir casi todos los datos obligatorios de una factura de manera automática y en cuestión de segundos. Por ejemplo, la numeración, fecha de emisión, datos de identificación del emisor y del receptor, o base imponible e impuestos a aplicar. Además, también incluye otros elementos propios de la factura electrónica, como puede ser la autenticación a través de una firma electrónica.
A estas condiciones se podrían añadir pronto otras nuevas cuando se apruebe el reglamento de facturación que desarrollará una normativa específica para este tipo de facturas y que quedó pendiente con la aprobación de la Ley Crea y Crece.
Según la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de las empresas, cuando se aprueben estas nuevas reglas para la factura electrónica empezará la cuenta atrás para la entrada en vigor de la nueva obligación de emitir facturas electrónicas entre profesionales.
Los autónomos y pymes tendrán desde ese momento uno o dos años para adaptarse a la nueva obligación y empezar a emitir facturas en todas las operaciones que hagan con otros profesionales. Si son autónomos persona física tendrán un total de tres años para comunicar también el estado de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria, aunque las demás empresas deberán empezar a hacerlo antes. En cualquier caso, es importante adelantarse a esta futura normativa.
10 ventajas de empezar a utilizar facturas electrónicas en tu negocio
La clásica factura en papel tiene los días contados. En 2025 todos los negocios tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas. Sin embargo, además de ser obligatorias en poco tiempo, estas facturas también son beneficiosas en muchos aspectos para los negocios.
A continuación, resumimos las diez ventajas más importantes de empezar a utilizar facturas electrónicas:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo
Los programas de facturación integran en una única plataforma todos los datos identificativos del autónomo y de sus clientes. De esta manera, se pueden emitir facturas de manera automática y en cuestión de segundos, ya que la mayor parte de la información que consta en estos documentos se autocompleta en pocos pasos.
La mayoría de autónomos y pequeñas empresas no facturan sólo a uno o dos clientes, sino a varios, en algunos casos cientos de empresas y particulares. Para muchos negocios, contar con un programa de facturación y empezar a emitir facturas por medios electrónicos puede suponer un ahorro de muchas horas a lo largo del mes.
Este tiempo que no se invierte en elaborar las facturas se traduce en varias horas que los autónomos o sus empleados pueden dedicar a otras tareas productivas para el negocio.
Eso, sin contar el dinero que supone cada hora en la que un empleado o el propio empresario está elaborando facturas en vez de estar enfocado en otros ámbitos de la empresa que sí generan ingresos.
2. Evita errores humanos
Los errores humanos pueden suceder en cualquier área del negocio pero especialmente en la facturación. Al hacer decenas o cientos de facturas sin programas automatizados se multiplican las probabilidades de cometer errores, en algunos casos muy graves.
Algunos fallos pueden ser sólo a la hora de introducir mal los datos, y podría bastar con ponerse en contacto con el cliente y corregir el error. Sin embargo, otros como, por ejemplo, calcular mal las retenciones o los impuestos sobre la base imponible, podrían ser más graves.
Si se declaran mal los ingresos y el negocio recibiera una comprobación de Hacienda, la Agencia Tributaria podría llegar a sancionar al autónomo o empresa.
3. Más facilidades para presentar impuestos y registrar la contabilidad
Otra de las ventajas, muy relacionada con la anterior, tiene que ver con la automatización no sólo de la propia factura, sino de los ingresos y gastos a declarar en impuestos como IVA o IRPF.
Uno de los beneficios más importantes de contar con un software de facturación como es que el autónomo -o su gestor- puede exportar fácilmente los importes a incluir como gastos e ingresos en las principales declaraciones de impuestos.
Esto supone un ahorro de tiempo importante en algunas declaraciones como la RENTA, ya que no es necesario reunir todas las facturas del año anterior porque están localizadas y organizadas en una misma plataforma.
Además, al tener reunidos en un mismo programa los ingresos y gastos, también se simplifica mucho la elaboración de los principales libros contables obligatorios para los empresarios.
4. Visualiza tus impuestos en tiempo real
Algunos programas de facturación como Quipu no solo permiten completar los impuestos de manera casi automática sino también visualizar en tiempo real el importe que se va a tener que liquidar.
Por ejemplo, el autónomo puede saber antes incluso de presentar su declaración de IVA cuál va a ser el resultado de su declaración del trimestre en curso. Este beneficio puede ser incluso mayor para de cara a la RENTA, ya que el trabajador por cuenta propia podrá saber con todo lujo de detalles cuánto va a tener que pagar en IRPF o si va a tener derecho a una devolución por parte de Hacienda.
5. Reducción de los tiempos de envío y cobro
El ahorro de tiempo que supone un programa de facturación no sólo influye en la productividad del negocio, sino que también agiliza los pagos y los cobros de las facturas.
Al tener automatizados los envíos -en muchos casos se pueden incluso programar, si son compras o ventas recurrentes-, el autónomo reducirá los tiempos de elaboración y envío de la factura y, por lo tanto, podrá cobrar antes por su trabajo.
6. Más comodidad y seguridad en el almacenamiento
El paso a un programa de facturación también supone un ahorro de espacio para el almacenamiento. Aunque cada vez son menos las empresas que guardan sus facturas en papel, todavía sigue habiendo muchos autónomos y pequeños negocios que lo hacen.
Con un software, las facturas quedarán almacenadas y organizadas de manera automática, y se podrán localizar a golpe de ‘click’.
Además, entre las ventajas de la factura electrónica también está el incremento de la seguridad a la hora de enviar tus facturas. Normalmente, los programas de facturación usan redes privadas y tienen protocolos específicos como AS2, FTPS, Web Services o Value Added Network.
También habrá menos posibilidades de que hackeen o dupliquen tus facturas para una posible estafa o fraude. Para evitarlo está la firma digital, que garantiza la autenticidad, veracidad, el origen e integridad de las facturas.
7. Se elimina el riesgo de perder facturas… y deducciones
Otra de las ventajas de emitir facturas electrónicas es que, gracias al almacenamiento en la nube, se elimina el riesgo de extraviar estos documentos. Cada año, casi todos los autónomos que facturan en papel pierden de una u otra manera alguna factura de gastos que les hubieran permitido aumentar sus deducciones y, por lo tanto, pagar menos impuestos.
Esto no sucede con un programa de facturación, ya que todas las facturas de cada ejercicio están almacenadas y organizadas, y se pueden reunir y presentar los gastos en cada impuesto de manera casi automática.
8. Evitar extravíos… y posibles sanciones de Hacienda
Otro de los inconvenientes de facturar en papel, incluso peor que el anterior, sería acordarse de incluir el gasto como deducción pero, finalmente, perder el justificante.
Al extraviar la factura de un gasto que ya se ha deducido, el autónomo se expone a que Hacienda le haga una comprobación en algún momento de los siguientes cuatro años y le solicite una factura que se ha acabado extraviando y no se contabilizó.
Esto puede suponer una sanción para el negocio por incluir un gasto como deducible que, a ojos de Hacienda, no ha existido porque no hay manera de justificarlo.
9. Facilidad para realizar análisis del negocio
Los programas de facturación no sólo sirven para emitir facturas sino también para tener una visión completa de los ingresos y los gastos de cada mes, trimestre o año. Esta información puede ser muy útil para los autónomos.
Por un lado, al visualizar de manera completa su facturación, pueden hacerse a la idea de la evolución que está teniendo su negocio, si han crecido los ingresos o si han aumentado los gastos más de lo debido.
Pero, además, con estos datos se puede analizar el impacto de algunas acciones que se lleven a cabo en la empresa a medio y largo plazo. Por ejemplo, se podría comprobar cómo ha repercutido en la facturación del negocio el cambio de un producto, o la puesta en marcha de nuevas campañas de Marketing.
10. Adaptarse cuanto antes a la futura normativa
Por último, y más allá de las ventajas de facturar a través de un software, no hay que olvidar que emitir facturas electrónicas dejará de ser opcional en poco tiempo. Dentro de uno o dos años, los autónomos van a tener que adaptarse a la Ley Crea y Crece que prohibirá emitir facturas en papel en operaciones realizadas entre negocios.
Como con cualquier normativa, es recomendable adaptarse cuanto antes para que las futuras modificaciones no vengan por sorpresa y el negocio ya cuente con las herramientas y el conocimiento necesario para cumplir con la ley.
¿Cómo conseguir de manera gratuita un programa de facturación?
Los autónomos y empresas que todavía no utilicen la factura electrónica tienen durante este año la oportunidad de adelantarse a la futura obligación e incorporar un programa de facturación en su negocio de manera gratuita.
El Gobierno puso en marcha hace más de un año el Kit Digital, un programa que todavía sigue en vigor y que permite a los autónomos y pymes recibir un bono de 2.000, 6.000 o 10.000 euros, según el tamaño de su negocio, para invertir en herramientas digitales.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las ayudas de Kit Digital para la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Una de las soluciones que están subvencionadas en el programa son los sistemas de facturación electrónica. Tras solicitar la ayuda y recibir el bono, el autónomo podrá utilizar el dinero para contratar a una empresa como Quipu inscrita como agente digitalizador que le instalará su programa para que pueda empezar a emitir facturas electrónicas y beneficiarse de todas las ventajas de este método de facturación.
