El cierre contable de una empresa es un proceso fundamental al final de cada ejercicio fiscal, que consiste en revisar, ajustar y registrar todas las operaciones financieras realizadas a lo largo del año.
Realizar correctamente el cierre contable es necesario para cumplir con las normativas contables y fiscales, así como para asegurar la transparencia y precisión de la información financiera de la compañía.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el cierre contable?
- ¿Para qué sirve el cierre contable?
- ¿Cuándo se cierra el año contable en una empresa?
- ¿Cómo hacer el cierre contable?
- Asiento de cierre contable
- Ejemplo de asiento de cierre contable
¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable es el proceso mediante el cual una empresa finaliza la contabilidad de un período, generalmente un mes o un año natural.
Este procedimiento implica la revisión y ajuste de todas las cuentas contables para asegurarse de que los ingresos y gastos estén correctamente registrados. Es una tarea fundamental para cualquier empresa, ya que permite cerrar formalmente el período fiscal y preparar el terreno para el siguiente ciclo.
¿Para qué sirve el cierre contable?
Las principales funciones del cierre contable son, entre otras:
- Proporcionar una visión clara de la situación financiera: el cierre contable permite a la empresa obtener una fotografía clara y precisa de sus estados financieros, como el balance de situación y la cuenta de resultados. Estos informes permiten conocer el rendimiento financiero real de la empresa, incluyendo su nivel de ingresos, gastos, activos y pasivos. Esto es fundamental para que los directivos y stakeholders (accionistas, inversores, etc.) puedan evaluar el éxito o las áreas de mejora de la compañía.
- Cumplir con las obligaciones fiscales: las autoridades fiscales exigen que las empresas presenten informes financieros anuales para calcular el IRPF, el IVA y otros tributos aplicables. Un cierre contable bien ejecutado garantiza que toda la información fiscal esté actualizada, reduciendo el riesgo de sanciones por errores o incumplimientos.
- Garantizar la exactitud de los registros contables: a lo largo del ejercicio, las empresas, especialmente las más grandes, realizan cientos o miles de transacciones que pueden contener errores, omisiones o duplicados. El cierre contable es el momento ideal para realizar revisiones y corregir posibles discrepancias en las cuentas. Este proceso ayuda a asegurar que los registros reflejen fielmente la realidad financiera de la empresa.
- Facilitar la toma de decisiones estratégicas: los datos contables generados al final del cierre contable son una herramienta clave para la toma de decisiones estratégicas. Los directivos pueden utilizar la información del cierre para planificar el crecimiento futuro, ajustar presupuestos o identificar áreas que necesiten mejorar. Por ejemplo, un análisis detallado de los gastos durante el año puede revelar oportunidades de ahorro o inversiones no rentables que deben corregirse en el siguiente ejercicio.
- Preparar el próximo ejercicio contable: una vez finalizado el cierre contable, todas las cuentas quedan limpias y listas para empezar el nuevo año fiscal. El cierre de las cuentas de ingresos y gastos garantiza que el nuevo período comience sin saldos pendientes, lo que facilita la contabilidad continua y asegura que el desempeño del nuevo ejercicio se mida con precisión desde el principio.
- Permitir auditorías contables y financieras: otra función esencial del cierre contable es facilitar las auditorías externas o internas. Una auditoría es un examen detallado de los registros financieros de una empresa para garantizar que cumpla con los principios contables establecidos en el Plan General Contable. El cierre contable proporciona la base necesaria para que los auditores puedan revisar y verificar la exactitud de los informes financieros.
¿Cuándo se cierra el año contable en una empresa?
El año contable en una empresa suele cerrarse al final del ejercicio fiscal, que normalmente coincide con el 31 de diciembre. Sin embargo, algunas empresas pueden optar por fechas distintas dependiendo de su ciclo operativo o de requisitos específicos de su industria.
En cuanto a las fechas para realizarlo, existen tres fechas clave, dependiendo de las obligaciones:
- 20 de enero: Es fundamental cuadrar las partidas de gastos relacionadas con retribuciones al personal, seguridad social, servicios profesionales, arrendamientos e intereses/dividendos. Estas deben coincidir con las cifras de los resúmenes anuales (modelos 190, 180 y 193), que deben presentarse antes del 31 de enero.
- 30 de enero: con la presentación de las declaraciones de IVA (modelos 303, 349 y 390), el volumen de operaciones del ejercicio ya está establecido. Es fundamental realizar una segunda conciliación con el modelo 347 (operaciones con terceras personas) antes de finalizar febrero.
- 31 de marzo: Según la Ley de Sociedades de Capital, los administradores deben formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado en un plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio.
- 30 de abril: La Ley de apoyo a emprendedores exige la legalización telemática de los libros contables, incluyendo el libro de inventarios, socios y actas, dentro de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio.
- 25 de julio: La presentación del Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) y el depósito de las cuentas anuales cierran definitivamente el ejercicio anterior.
¿Cómo hacer el cierre contable?
El cierre contable implica varios pasos, que detallamos a continuación.
1. Revisión de contabilidad
El primer paso del cierre contable es revisar que toda la información contable esté correctamente registrada. Esto implica repasar los libros contables obligatorios, como el Libro de Inventarios, el de Cuentas Anuales y el Libro Diario. Según el artículo 28 del Código de Comercio, estos libros deben estar actualizados y reflejar de manera precisa las operaciones de la empresa. Si hay datos erróneos o incompletos, es necesario hacer las correcciones pertinentes antes de continuar con el proceso.
2. Balance de comprobación de sumas y saldos
Una vez revisada la contabilidad, el siguiente paso es realizar el balance de comprobación de sumas y saldos. Este proceso consiste en verificar que las sumas del debe y el haber de las distintas cuentas coinciden.
Si los saldos están correctos, significa que la conciliación con el libro mayor está hecha y que el patrimonio de la empresa está correctamente reflejado en los libros. En caso de discrepancias, se deben identificar y corregir los errores en los registros contables.
3. Revisión del Plan General Contable
El Plan General Contable es la guía oficial para la contabilidad en España, y en este paso se debe revisar que todos los elementos contables se hayan registrado correctamente. Esto incluye la financiación básica, activos no corrientes, existencias, acreedores y deudores, cuentas financieras, compras y gastos, ventas e ingresos, y las cuentas del patrimonio neto.
4. Recuento de existencias
Aquí se debe calcular cuántas unidades compradas no han sido consumidas. Las existencias no consumidas deben restarse de las compradas a lo largo del año. El resultado debe coincidir con el número total de existencias disponibles.
También se deben tener en cuenta las mercancías y materias primas utilizadas pero no consumidas. Este paso es crucial para conocer si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto relacionado con las existencias.
5. Reclasificación de deudas y créditos
Las deudas y créditos que se pagarán o cobrarán en el próximo año contable reclasificarse como deudas a corto plazo. Esto permite tener una visión clara de las obligaciones pendientes de pago y los créditos que la empresa espera recibir.
Se debe prestar especial atención a las cuentas de deudas con entidades financieras, utilizando las tablas de amortización de préstamos para calcular la parte correspondiente a la amortización y los intereses.
6. Ajustes contables por periodificación
Antes de cerrar el ejercicio, es importante hacer los ajustes contables por periodificación, siguiendo el principio de devengo. Esto significa que los ingresos y gastos deben registrarse en el ejercicio al que realmente corresponden.
Los pagos anticipados de clientes o los gastos que se anticipen para el siguiente año no deben incluirse en el ejercicio actual. Este ajuste garantiza que los estados financieros reflejen de manera precisa la realidad económica de la empresa.
7. Asiento de pérdidas y ganancias
Aquí se registra la diferencia entre los ingresos y los gastos acumulados durante el ejercicio, dando como resultado una cantidad en el debe o en el haber, lo que permitirá saber si la empresa ha generado beneficios o pérdidas.
También es fundamental para calcular correctamente los impuestos que la empresa deberá pagar a Hacienda. Revisar las cuentas de compras, gastos, ventas e ingresos permite obtener una imagen clara de la situación financiera de la empresa.
8. Asiento de amortizaciones e inmovilizado
Para cerrar correctamente el ejercicio contable, es necesario revisar las amortizaciones y el inmovilizado material de la empresa. Cada bien de la empresa debe contar con su ficha correspondiente, que incluya el precio de adquisición, el coeficiente de amortización, el valor residual y las cuotas de amortización.
Este proceso asegura que el valor de los activos fijos de la empresa esté correctamente reflejado en la contabilidad y cumpla con los requisitos del Plan General Contable.
9. Cierre de libros contables
El siguiente paso es el cierre de los libros contables. Todas las operaciones y ajustes realizados deben quedar reflejados en el libro de inventarios y cuentas anuales, así como en el libro diario si fue necesario corregir algún dato.
Este cierre oficializa el final del ejercicio contable y prepara a la empresa para comenzar el nuevo año fiscal con las cuentas bien organizadas.
10. Asiento de regularización
El asiento de regularización calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el ejercicio, indicando si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas. También es en este momento cuando se aplica la cuota del impuesto de sociedades, ajustándola según los pagos a cuenta y las retenciones durante el año.
Si la empresa ha obtenido beneficios, se debe decidir cómo distribuirlos, ya sea reinvirtiéndolos o destinándolos a reservas.
11. Asiento de cierre contable
El asiento de cierre de contabilidad es el último paso para finalizar el ejercicio. En este punto, se cancelan los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año, abonando las de saldo deudor y cargando las de saldo acreedor.
Aunque el cierre contable esté completo, aún quedan tareas administrativas, como la presentación de documentación e información a Hacienda.
12. Asiento de apertura
Finalmente, se realiza el asiento de apertura para el nuevo año contable. Este asiento transfiere los saldos del ejercicio anterior al nuevo, invirtiendo las columnas de “Debe” y “Haber”.
Las empresas que coinciden su año natural con el contable suelen hacer este asiento el 1 de enero, iniciando formalmente el nuevo ejercicio.
Asiento de cierre contable, ¿cómo se hace?
El asiento de cierre contable es el registro final que se realiza para cerrar todas las cuentas temporales (ingresos y gastos) y trasladar su saldo a las cuentas de resultados o patrimonio neto, de manera que el nuevo ejercicio comience sin saldos en estas cuentas.
El proceso es el siguiente:
- Cerrar las cuentas de ingresos: todos los ingresos deben trasladarse a la cuenta de “Pérdidas y ganancias”, lo que significa que se abonan los ingresos y se cargan en la cuenta de resultados.
- Cerrar las cuentas de gastos: todos los gastos deben también trasladarse a la cuenta de “Pérdidas y ganancias”, pero en este caso, se cargan los gastos y se abonan en la cuenta de resultados.
- Resultado del ejercicio: la diferencia entre los ingresos y gastos, que da lugar al beneficio o pérdida, se traspasa finalmente a la cuenta de capital o patrimonio.
Ejemplo de asiento de cierre contable
Imaginemos que al final del ejercicio tenemos los siguientes saldos:
- Ingresos por ventas: 100.000 €
- Gastos por sueldos: 30.000 €
- Gastos por alquiler: 10.000 €
- Gastos varios: 5.000 €
El asiento de cierre contable quedaría así:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 700. Ventas de mercaderías | 100.000 € | |
| 640. Sueldos y salarios | 30.000 € | |
| 621. Arrendamientos y cánones | 10.000 € | |
| 629. Otros servicios | 5.000 € | |
| 129. Resultado del ejercicio | 55.000 € |
Por el traspaso del resultado del ejercicio a la cuenta de capital:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 129. Resultado del ejercicio | 55.000 € | |
| 120. Resultado pendiente de aplicación | | 55.000 € |
