Los errores en la facturación son muy comunes entre los autónomos. Si has realizado una factura y de repente te das cuenta de que te has equivocado, ¡no te preocupes! Por grande que sea el error, tiene solución: la factura rectificativa.
En este artículo te explicamos todo lo que tienes que saber sobre la factura rectificativa: qué es, cómo hacerla y hasta te mostramos diferentes ejemplos!
Leyendo este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura rectificativa?
- ¿En qué casos se debe utilizar una factura rectificativa?
- ¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?
- Requisitos de las facturas rectificativas
- Tipos de facturas rectificativas
- ¿Cómo hacer una factura rectificativa?
- Ejemplo de factura rectificativa
¿Qué es y cómo hacer una factura rectificativa?
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¿Qué es una factura rectificativa?
Equivocarse en una factura es más común de lo que podamos creer pero más común es que el cliente final te pida que hagas cambios: en la denominación fiscal, los conceptos, cantidades, formas de pago, fechas o cualquier otro dato en relación a la transacción.
Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir errores o modificar una factura previamente emitida. Sirve para reflejar cambios en los datos, cantidad, precio o impuestos aplicables a una transacción. Debe contener la referencia a la factura original y la explicación de las correcciones realizadas.
¿En qué casos se debe utilizar una factura rectificativa?
Las facturas rectificativas se utilizan en ocasiones puntuales cuando hemos cometido un error en una factura o se nos solicita un cambio por la parte compradora.
Tendremos que hacer una factura rectificativa cuando alguna de las facturas emitidas no cumpla con los requisitos de los artículos 6 y 7 del reglamento de facturación. Resumiendo, tendremos que hacer una factura rectificativa cuando:
- Cometamos algún error formal en la emisión de nuestras facturas: errores en los datos fiscales, errores en la numeración de la factura, errores en la fecha de emisión…
- Cometamos algún error material en la emisión de nuestras facturas: errores relacionados con el IVA, errores en la base imponible, errores a la hora de aplicar un descuento.
Estas facturas rectificativas tendrán que efectuarse desde el mismo momento en el que se tenga constancia de estos cambios o circunstancias hasta 4 años después en el que se devengó el impuesto.
¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?
Debes hacerla en el mismo momento en que te des cuenta que has cometido un error en una factura. Eso sí, siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de devengo de la misma, ya que superado este plazo de entrega ya no hará falta presentarla.
Requisitos de las facturas rectificativas
Para que una factura rectificativa sea válida debe de cumplir una serie de condiciones. Es importante que tengamos esto en cuenta para no incurrir en problemas con contabilidad o errores fiscales en nuestra declaración trimestral o anual. Los requisitos de las facturas rectificativas son:
- Debe de constar la condición de factura rectificativa en alguna parte de la factura.
- Descripción de la causa que ha provocado la rectificación. Podemos indicarlo en el concepto.
- Tiene que tener su serie de facturas paralela a la ordinaria, por ejemplo con la letra “R” delante del número de factura.
- Datos que identifiquen a la factura o facturas rectificadas.
- Esta factura tiene que cumplir con los mismos requisitos que debe cumplir una factura genérica.
Aunque estos requisitos se puede aplicar a cualquier empresa o profesional, dependiendo del sector y las condiciones de cada emisor de facturas, estos datos podrían variar por lo que si tienes dudas debido a tu servicio o producto te recomendamos que los consultes con la Agencia Tributaria.
Tipos de facturas rectificativas
Podemos distinguir entre dos tipos de facturas rectificativas. Conocerlas es importante para poder determinar cómo actuar en caso de que detectes un error:
- Facturas rectificativas para corregir errores formales: para los casos en los que se cometa un error formal, se podrá utilizar una factura sustitutiva para así sustituir la factura original por una nueva factura
- Factura rectificativas para corregir errores materiales: en los casos en los que se cometa un error material, se podrá elegir entre emitir una nueva factura sustitutiva que sustituya a la anteriormente emitida o hacer una factura rectificativa por diferencias.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Además de conocer los requisitos que deben de tener este tipo de documentos, vamos a explicar cómo es el procedimiento de hacer una factura rectificativa paso a paso con el software de Quipu.
Paso 1: Crea la factura rectificativa
En Quipu este paso es muy sencillo ya que solamente debes de acceder a tu portal y pinchar sobre la pestaña “Ingresos“. Lo siguiente será buscar la factura que necesites rectificar utilizando los diferentes filtros. Una vez localizada la factura, pulsa sobre los tres puntos de la derecha y selecciona la opción: “Crear factura rectificativa“.
Paso 2: Cambia los datos de la factura rectificativa
Una vez tenemos la factura abierta debemos de proceder a cambiar los datos para crear la nueva factura, que será la realmente válida.
En primer lugar debemos de crear la serie en nuestra contabilidad o seguir la numeración que corresponda. En Quipu se especifica con una “C” delante del número de la factura, aunque este valor también lo podemos modificar si lo deseamos.
Después de indicar la numeración, debemos de indicar o modificar los datos del cliente si ha sido ese el fallo. Tenemos la opción de escoger el cliente que tenemos en la base de datos y modificar solamente algunos datos o cambiarlos todos creando un nuevo contacto.
Si nos hemos equivocado en la fecha de una factura o el cliente nos pide que la emitamos con otra fecha diferente, en el apartado de emisión de la factura podrás indicar la fecha que desees.
Si tenemos que cambiar el concepto, cantidades o impuestos de una factura, más abajo podrás hacer las modificaciones oportunas. En Quipu se muestra un valor negativo de forma automática en la base imponible. Si no se trata de una anulación de factura, si no una simple modificación de datos, podemos suprimir nosotros mismos ese valor.
También podemos hacer otros cambios en las facturas rectificativas como el método de pago o la categorización de las mismas.
Paso 3: Guardar la factura rectificativa
Una vez hemos cambiado o modificado importes, datos de cliente, impuestos o fecha, es el momento de crear nuestra nueva factura. Solo tendrás que pulsar sobre “Crear factura” y se emitirá una nueva factura que ayuda a rectificar la anterior.
Aparecerá listada en tus ingresos y cuando vayas a realizar la declaración del trimestre o la anual, deberás de incluirla para que se tenga en cuenta como la factura válida.
Ejemplo de factura rectificativa
En el siguiente ejemplo, podemos observar una factura rectificativa en la que se ha modificado los datos de del proveedor y el importe de la base imponible.
