La nómina es un documento básico si tenemos trabajadores contratados. Aunque el término es ampliamente conocido, normalmente las empresas tienen un departamento que se encarga de calcularlas. Si acabas de emprender y tienes dudas sobre cómo elaborar las nóminas de tus empleados, podrás aprender cómo hacerlas, los puntos claves, y qué debes tener en cuenta.
Leyendo este artículo aprenderás:
- Qué es una nómina: definición
- Información esencial de una nómina
- Partes de la nómina
- Cómo calcular la nómina
- Cómo entregar la nómina
- Cómo registrar la nómina
- Cómo hacer una nómina con Quipu
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Qué es una nómina: Definición
Una nómina es el documento que indica el salario que percibe un empleado mensualmente por el trabajo realizado. La nómina de un empleado incluye información relevante que debes contemplar para elaborarla correctamente, como las aportaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
Por otro lado, tanto si tienes una empresa, como si eres un autónomo con trabajadores a cargo, es esencial llevar un correcto registro de las nóminas de tus trabajadores, ya que son documentos que forman parte de la contabilidad de la empresa.
Puedes empezar a hacer las nóminas de tus empleados de una forma fácil con un Programa para hacer nóminas online. Te explicamos cómo a continuación.
DATO CLAVE: Si tu empresa tiene un gran volumen de trabajadores, te recomendamos Factorial, un software de Recursos Humanos. Con este programa podrás subir todas las nóminas en PDF, el software lee los datos, y asigna cada una de ellas al empleado correcto y la envía a su cuenta donde las tendrá todas almacenadas y disponibles para imprimirlas cuando quiera.
Cómo hacer una nómina: Información esencial
Existe una serie de campos que obligatoriamente deben aparecer en la nómina de un trabajador. Vamos a ver un desglose para que puedas ver qué datos debe incluir así como conocer cómo calcular una nómina.
Qué debemos tener en cuenta
Antes de los datos y de todas las partes de la nómina, hay ciertos puntos del tipo de relación empresa-trabajador que debemos tener claras:
- Registro de la actividad: En función de la relación económica establecida con el empleado, tenemos que tener en cuenta tanto su sueldo, como sus posibles beneficios por logros o objetivos. Es decir, saber su salario base, sus posibles bonificaciones, sus pagas extras, y toda la información relativa a su actividad.
- Tipo de contrato: Tenemos que tener en cuenta si trabaja a jornada completa o media jornada, si es de obra y servicio o indefinido, o muchas más opciones. Muchas de las retenciones van ligadas al tipo de contrato, como lo cotizado en la Seguridad Social, así que es un punto clave.
- Información personal de los trabajadores: Las posibles bajas de los empleados y su situación personal también influyen en la nómina, así qué debemos tener en cuenta desde sí el empleado está casado, a si tiene hijos o personas a su cargo. Todo ello puede afectar a los complementos salariales que pueda percibir.
- Categoría profesional y grupo de cotización: Estos elementos son también un punto clave a la hora de realizar la nómina del empleado, para calcular las bases de cotización de la Seguridad Social.
Partes de la nómina
Para empezar, en la parte superior tenemos toda la información de la empresa así como los datos completos del trabajador. Entre los datos de la empresa, debe aparecer obligatoriamente el nombre de la misma, el domicilio fiscal, el CIF y el Código Cuenta de Cotización.
Y en los datos del trabajador, deberá constar un mayor número de datos, destacados a continuación:
- Nombre, DNI y Número afiliación a la Seguridad Social
- Categoría o grupo profesional
- Grupo de cotización
- Fecha de antigüedad (también llamada fecha de ingreso)
- Código de contrato
Toda nómina corresponde a un periodo de tiempo, por lo que además tendremos que añadir las fechas del mes que se va a abonar, y el total de días trabajados.
A continuación, encontramos los devengos de la nómina, es decir, todos los conceptos salariales que el trabajador genera durante el mes trabajado. Por hablar en palabras llanas, sería el salario bruto del trabajador, ya que no se han aplicado las deducciones.
Aquí incluiremos las percepciones salariales que incluye las prestaciones económicas por los servicios del empleado y las percepciones no salariales o extrasalariales:
- Salario base.
- Todos los complementos salariales individualizados
- Horas extra.
- Horas complementarias, en caso de contrato a tiempo parcial.
- Pagas extraordinarias.
- Salario en especie.
En el apartado de percepciones salariales, también añadimos las que no forman parte directamente del salario:
- Indemnizaciones.
- Prestaciones de la Seguridad Social.
Al finalizar los devengos, añadimos las deducciones de la nómina. Esta parte la restamos de los devengos, e incluye los pagos a la Seguridad Social e IRPF. Esto sucede así porque como empresa realizamos la función de ‘agente recaudador’. Estos son los conceptos:
- Aportaciones a la Seguridad Social desglosadas.
- IRPF.
- El valor de esa parte de salario en especie.
- Posibles anticipos.
- Otras deducciones.
A continuación detallamos los conceptos clave para poder elaborar tu documento con la máxima información posible. Por si todavía no lo sabes, puedes realizar tus nóminas directamente con un software como Quipu, con lo que ahorrarás tiempo y esfuerzos. Si no te atreves a dar el paso y digitalizarte, puedes usar esta plantilla para hacer nóminas.
Cómo calcular una nómina
Calcular una nómina no es una tarea sencilla, así que vamos a ver una a una el conjunto de retribuciones salariales así como de retenciones que se aplican en las nóminas de los trabajadores, para que puedas calcular las nóminas a tus trabajadores.
Retribuciones salariales: Cálculo de salario base
Entre los conceptos que debemos entender a la hora de hacer una nómina, encontramos el salario base, seguido de un conjunto de complementos que debemos tener en cuenta. El Estatuto de los Trabajadores lo define como la “retribución fijada por unidad de tiempo o de obra” y para calcularlo tendremos en cuenta la negociación colectiva o, en su defecto, el contrato individual.
La determinación del salario base se suele fijar como retribución por unidad de tiempo dentro de la jornada de trabajo o bien, por la realización de una obra o servicio determinado. Por lo que, en la nómina, se tendrá que ver reflejada la cantidad de dinero que el empleado va a cobrar por el tiempo trabajado.
Al salario base se le tienen que sumar una serie de complementos que harán aumentar el sueldo del trabajador. Estas cantidades son aportaciones a los trabajadores y se establecen en función de una serie de circunstancias relacionadas con el trabajo, ya sea por la antigüedad del trabajador, su formación, la productividad, etc. Es lo que se denomina complementos salariales y vienen establecidos y asignados por el convenio colectivo aplicado a la empresa, en función del sector al que pertenezca la misma.
Los tipos de complementos más habituales que podemos encontrar en una nómina son:
- Complementos personales: antigüedad, el cargo, la formación, etc
- Complementos de puesto de trabajo: horario, peligrosidad, responsabilidad, etc.
- Complementos según los resultados de la empresa: se refiere a los incentivos que puede percibir un trabajador por su productividad o las horas extra que haga. Son los complementos más habituales en este apartado.
- Complementos por desplazamiento del trabajador: Todos aquellos desplazamientos in itinere, es decir, que sean por motivos laborales.
- Retribuciones en especie: Entre las que se incluirían los cheques gourmet, el seguro, el cheque guardería, etc.
- Pagas extras: esto es, las pagas extraordinarias, las de beneficio, etc.
DATO CLAVE: Una vez sabemos que es el salario bruto, podremos hacer un cálculo aproximado de cuánto cobrará finalmente tu trabajador a final de mes, ya que, como has visto, los complementos salariales harán variar el cálculo.
Cálculo de las Retenciones
Para realizar el cálculo, debemos saber que existen dos tipos de retenciones que se aplican sobre el salario base. Por un lado, el IRPF y por otro lado las aportaciones a la Seguridad Social. Aquí entran en juego las pagas extras. A pesar que el empleado recibe dos pagas extra, la Seguridad Social pide las aportaciones mensualmente, por lo que la retención que se aplica al salario base de esta institución se realiza cada mes.
En cambio, a pesar que el trabajador reciba dos pagas extra, se aplicará el IRPF sobre el salario base en estos dos casos. En este caso, y a diferencia de la Seguridad Social, Hacienda no pide que se haga la retención de forma mensual, sino que se rige por trimestres.
Cálculo Seguridad Social nómina
El porcentaje que se aplica de la Seguridad Social sobre el salario base, varía en función del tipo de contrato. Para un contrato temporal, se aplica un 6,4% sobre el salario base como aportaciones a la Seguridad Social. En cambio, para el resto de contratos (indefinidos, formativos y de interinidad), se aplica un 6,35%.
Calcular retención IRPF nómina
A diferencia del porcentaje de aportaciones de la Seguridad Social, la retención de IRPF en una nómina depende de la situación personal del trabajador. Es decir, la retención aplicada dependerá de condiciones como su estado civil, la existencia de personas a su cargo o de menores… Por ello, se deberá calcular el irpf de la nómina de forma individual, sin poder generalizar.
Por ello, la Agencia Tributaria pone a disposición una calculadora, para que puedas calcular el IRPF de la nómina para cada uno de tus trabajadores, siempre y cuando los trabajadores te hayan informado de su situación.
Percepciones no salariales
En cuanto a las percepciones no salariales, se trata de las retribuciones derivadas de todos aquellos gastos que se han tenido por trabajar, como puede ser las dietas del trabajador. Generalmente, las retribuciones extrasalariales normalmente quedan definidas por el convenio colectivo entre la empresa y el trabajador, y se establecen en función del acuerdo al que se llega entre el trabajador y la empresa por la realización de dichos gastos.
En el apartado de las deducciones, se considera todo aquello que entregamos a Hacienda o la Seguridad Social y que, por lo tanto, es la parte que no recibimos de nuestro salario. Se distinguen en dos:
- En primer lugar se encuentra la parte de la nómina destinada a cubrir el conjunto de prestaciones a los que tienen derecho todos los trabajadores, como el seguro por desempleo o la formación profesional.
- La retención por IRPF: El porcentaje de IRPF que se aplica en función del salario y las características personales del trabajador, por lo que puede variar entre dos nóminas para trabajadores que ocupen el mismo puesto de trabajo. Para calcular la retención de una nómina, puedes hacer el cálculo del IRPF de una nómina a partir de la calculadora de Hacienda.
Cálculo del sueldo neto nómina
Seguidamente, se encuentra el líquido a percibir. Se trata de la diferencia entre las deducciones y el total devengado, que derivan en la cantidad monetaria que recibirá el trabajador por parte de la empresa, es decir, el salario neto.
La retención de IRPF en una nómina depende de la situación de cada trabajador varía en función de su situación personal y de su ocupación, entre otros factores. No obstante, vamos a poner un ejemplo para calcular el salario neto de un trabajador con conceptos que podemos encontrar en una nómina.
Si tenemos un trabajador nacido 1987 que tiene un salario base de 25.000 euros anuales, y 12 pagas. Su contrato es indefinido y su categoría profesional es Ingenieros y Licenciados, sin hijos a cargo ni grado de discapacidad. Quedaría así el cálculo de tu sueldo neto en una nómina:
| Sueldo bruto anual | 25.000,00€ |
| Retenciones por IRPF | 1.587,00€ |
| Cuotas a la Seguridad Social | 3.532,50€ |
| Saldo neto anual | 19.880,50€ |
| Tipo de retención sobre la nómina | 14,13€ |
| Sueldo neto mensual (12 pagas) | 1.656,00€ |
| Pagas extras (x2) | 560,00€ |
Seguidamente, se encuentra la firma del trabajador, el número de cuenta al cual se ha hecho el ingreso y la fecha en que se especifica cuándo ha sucedido. Cabe decir que, desde hace un tiempo, si se hace entrega del duplicado del recibo bancario al trabajador, no hace falta la firma del mismo.
Bases de cotización a la seguridad social
Las aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social se establecen en función de las bases de cotización a la Seguridad Social, que se aplican al total devengado (al salario bruto).
Pagas extraordinarias
Las pagas extraordinarias son dos pagos que se ofrecen al trabajador anualmente, el importe de las cuales varían en función del salario mínimo establecido por el convenio colectivo.
Estas pagas extraordinarias se dividen en 12 o 14 pagas. Se divide la paga extra en 14 pagas cuando no se aplican (de forma fraccionada) en las 12 nóminas que se entregan al trabajador. Cabe decir que, como las pagas extraordinarias también se consideran salario, se aplica IRPF sobre ellas.
Generalmente, al hacer una nómina, el importe del salario bruto suele coincidir con la base de cotización. Si no coincide, las pagas extras no estarán contenidas en la nómina.
Coste de empresa contratar a un trabajador
A pesar de no ser obligatorio al final de la nómina, las empresas pueden indicar el coste de la empresa. Es decir, todo aquello que la empresa aporta por el trabajador. Se trata de una parte de la nómina meramente informativa para el trabajador.
Cómo entregar la nómina a mis trabajadores
Desde la sentencia del Tribunal Supremo en una Sentencia del 22 de junio de 2011, se permite entregar la nómina de forma electrónica, siempre y cuando el trabajador pueda imprimirla, es decir, tener acceso a ella en formato papel.
En cuanto a la firma de la nómina, así como anteriormente un trabajador tenía que firmar su nómina, desde hace un tiempo se permite omitir la firma en la nómina siempre y cuando se haga entrega del duplicado del recibo bancario al trabajador. De este modo, puedes entregar la nómina a tus trabajadores en mano, dentro de un sobre cerrado, uno a uno.
DATO CLAVE: Aunque si quieres mejorar la gestión de tus recursos humanos, te recomendamos que pruebes Factorial, no tiene coste y es muy completo. Con este software podrás enviar las nóminas a tus trabajadores cuando quieras, quedarán almacenadas para que no se pierdan y estén accesibles en todo momento.
Cómo registrar las nóminas en mi cuenta
Una nómina es un gasto, por lo que es importante llevar el registro de las nóminas que entregas a tus trabajadores para poder tener el control de las cuentas de tu empresa.
Para registrar una nómina de forma sencilla con Quipu, únicamente tendrás que poner la información de tu empleado y especificar que se trata de una nómina. ¿Fácil, verdad? De este modo, tendrás todos tus ingresos y gastos centralizados y actualizados, para poder tomar el control de tu facturación.
Cómo crear una nómina en Quipu
Vamos a ver cómo generar una nómina de una forma sencilla con Quipu, donde únicamente debes completar los campos que se especifican y automáticamente se tendrá en cuenta en la facturación de tu empresa.
Quipu es capaz de leer cualquier hoja de cálculo y guardar el template para tu próxima importación. Una vez importadas tus nóminas se crearán registros independientes por trabajador. Así evitarás crear una a una las nóminas de tus trabajadores y ahorrarás tiempo valioso. Además, ahora, en Quipu, también puedes importar tus nóminas de forma masiva con plantillas de excel propias o bien las que descargues de tu programa de contabilidad o recursos humanos.
Con Quipu puedes crear las nóminas de tus trabajadores de una manera fácil y rápida. Simplemente, dirígete a la pestaña de gastos de tu cuenta de Quipu y haz clic en “Nómina” para poder hacer una nómina.
Rellena los campos con los datos de tu trabajador y… ¡listo! Nómina generada. Al estar realizando la nómina en un programa de facturación, se asignará automáticamente a la categoría de gasto “Saldos y nóminas”, aunque siempre puedes añadir una subcategoría de gasto, tags o etiquetas para ordenar la información en tu cuenta, y tener el registro de ingresos y gastos mucho más claro.
Además, al tratarse de un pago recurrente, siempre puedes marcar la opción “convertir a periódica” para que la nómina creada se repita mensualmente.
💡 QUIPU TIP: Ten en cuenta que, una vez hayas generado las nóminas de tus trabajadores, estas se tendrán en cuenta en la facturación de tu empresa y se verán reflejadas en tu panel de vista general.
Generar remesas de nóminas en Quipu
Para poder pagar más rápidamente, puedes generar remesas con todas las nóminas de tus trabajadores listas para subir directamente a tu banco. Para ello, debes acceder al apartado de remesas y crear una nueva remesa de pago, en la que puedes incluir las nóminas de tus trabajadores, filtrando por el buscador. Quipu te generará un archivo para que puedas subirlo directamente a tu entidad bancaria.
