Los 6 mejores programas de firma digital

Los softwares de firma digital han revolucionado la forma en que las empresas afrontan sus procesos administrativos, contractuales y legales. La firma electrónica se ha convertido en el estándar en un mundo cada vez más digitalizado, por lo que disponer de un programa para certificar su validez legal y seguridad, es ya indispensable en la mayoría de las industrias.

Más allá de lo legal, también es necesario que el programa seleccionado se integre en los flujos de trabajo existentes, que sea intuitivo para los usuarios y que ofrezca funcionalidades que agilicen y automaticen el proceso de firma.

Con todo esto en mente, a continuación, te ofrecemos un análisis de los mejores softwares de firma digital del mercado, con el objetivo de ayudarte a elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.

Tabla comparativa de los mejores programas de firma digital

Principales funcionalidades de un programa de firma digital

Seleccionar un programa de firma digital no resulta sencillo. No solo es que existan muchas opciones en el mercado, cada cual, con sus ventajas y desventajas, sino que también son muchas las características que hay que tener en cuenta a la hora de elegir. Desde la validez legal y el nivel de seguridad, hasta la facilidad de uso y la capacidad de integración con otros sistemas, cada característica tiene su propio peso en la decisión final.

Así, antes de tomar cualquier decisión y empezar a analizar las diferentes opciones, primero deberías conocer las principales funcionalidades que debe ofrecer un buen software de firma electrónica:

• Validez legal: la validez legal de las firmas generadas es uno de los puntos más importantes. El programa seleccionado debe cumplir con las principales normativas, como el Reglamento eIDAS en Europa, la ESIGN Act en Estados Unidos o la Ley 59/2003 de firma electrónica en España. Además, debe proporcionar certificados digitales que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos firmados.
• Tipos de firmas: también debe ofrecer varios tipos de firma digital que cubran diferentes situaciones y nivel de necesidades de cada caso: desde firma simple manuscrita hasta firma electrónica avanzada (FEA) o firma electrónica cualificada (FEQ), que es el tipo más avanzado y seguro de firma digital reconocido por la legislación europea.
• Integridad: debe garantizar que el documento firmado no ha sido alterado desde el momento de la firma. Para ello, el software utiliza técnicas criptográficas avanzadas que detectan cualquier modificación posterior y certifican la integridad del documento original. Esta característica es fundamental para mantener la validez legal y la confianza en el proceso de firma digital.
• Seguridad: debe ofrecer la máxima protección de los datos y documentos mediante el uso de cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor y otros mecanismos de seguridad avanzados. Los servidores donde se almacenan los documentos deben estar protegidos y cumplir con estándares como ISO 27001.
• Gestión de documentos: el software debe permitir organizar y gestionar eficientemente los documentos digitales, incluyendo funciones como el almacenamiento seguro, la clasificación por categorías, el control de versiones y la capacidad de establecer flujos de trabajo automatizados para el proceso de firma. También debe facilitar la búsqueda y recuperación rápida de documentos firmados.
• Comunicación: el programa debe facilitar la comunicación entre las partes involucradas en el proceso de firma, incluyendo notificaciones automáticas por email, recordatorios de firma pendiente y la capacidad de añadir comentarios o mensajes personalizados. Esto asegura un flujo de trabajo fluido y reduce los tiempos de espera en el proceso de firma.
• Seguimiento: debe permitir realizar un seguimiento detallado de todo el proceso de firma, proporcionando información sobre el estado de cada documento, quién lo ha firmado y cuándo, así como generar registros de auditoría completos que documenten cada acción realizada. Esta trazabilidad es esencial para mantener el control y la transparencia en todo el proceso de firma digital.
• Integración: además, el software debe integrarse fácilmente con otras herramientas y sistemas empresariales comúnmente utilizados, como sistemas de gestión documental, CRM, ERP o plataformas de productividad en la nube. También debe ofrecer API que permitan desarrollar integraciones personalizadas según las necesidades de cada organización.

En cuanto al precio, existen varias formas de comercialización de estos programas: desde licencias perpetuas hasta suscripciones mensuales o anuales basadas en el número de usuarios o volumen de firmas. También es común encontrar planes gratuitos con funcionalidades limitadas, ideales para pequeñas empresas o autónomos que necesitan realizar pocas firmas al mes.

¿Cuáles son los mejores softwares de firma digital?

Además de todas las funcionalidades anteriores, debemos exigirle lo mismo que cualquier otro programa que utilicemos: que sea fácil de usar, que tenga una interfaz intuitiva y que ofrezca un buen soporte técnico en caso de necesitarlo. También es importante considerar el precio del servicio y que se adapte al presupuesto y volumen de firmas que necesita nuestra organización.

Teniendo todo esto en cuenta, hemos analizado las diferentes soluciones de firma digital disponibles en el mercado. Y tras probar varios de ellos o leer las opiniones de usuarios y expertos, hemos seleccionado los 6 mejores programas de firma digital que destacan por su combinación de funcionalidades, facilidad de uso y relación calidad-precio.

1. Signaturit

Con más de 250.000 clientes y 78 millones de firmas electrónicas gestionadas cada año, Signaturit es sin duda alguna uno de los softwares de firma digital más populares y completos del mercado. Se trata de una solución robusta y fácil de utilizar, dirigida a todo tipo de empresas y sectores que necesiten gestionar documentos y firmas electrónicas de forma segura y eficiente.

• Tipos de firmas: ofrece diferentes modalidades de firma electrónica, desde la firma simple hasta la firma electrónica cualificada (FEQ), adaptándose así a diferentes niveles de seguridad y requisitos legales.
• Validez legal: todas las firmas cumplen con la normativa eIDAS y están respaldadas por certificados digitales que garantizan su validez legal.
• Gestión documental: permite gestionar y organizar documentos de forma eficiente, con funciones como el almacenamiento seguro en la nube, control de versiones y flujos de trabajo automatizados.
• Plantillas: también incluye plantillas predefinidas para agilizar la creación de documentos y la posibilidad de personalizar el branding en las comunicaciones.
• Seguridad: utiliza cifrado de extremo a extremo y autenticación de doble factor para proteger los documentos y el proceso de firma. Sus servidores están certificados bajo ISO 27001 y cumplen con el RGPD europeo.
• Facilidad de uso: destaca por su interfaz intuitiva y fácil de usar, que permite firmar documentos en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. El proceso de firma se puede completar en pocos clics, sin necesidad de descargar software adicional.
• Monitorización en tiempo real: permite realizar un seguimiento detallado de todo el proceso de firma, incluyendo el estado de los documentos, quién los ha firmado y cuándo. También genera informes y registros de auditoría completos para mantener la trazabilidad.
• Integración: se integra fácilmente con las principales herramientas empresariales como Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce y Dropbox. Además, ofrece una API completa para desarrollar integraciones personalizadas y automatizar procesos de firma.

Ofrece distintos planes de precios que van desde los 33 €/mes hasta los 55 €/mes, además de planes personalizados para grandes empresas.

2. DocuSign

DocuSign es uno de los líderes mundiales en software de firma digital, con más de 1 millón de clientes y presencia en más de 180 países. Esta plataforma destaca por su robustez, fiabilidad y amplia gama de funcionalidades, siendo especialmente popular entre grandes empresas y organizaciones que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos y firmas digitales.

• Firmas: cumple con los principales estándares y regulaciones internacionales, incluyendo eIDAS en Europa y ESIGN Act en Estados Unidos. Ofrece diferentes tipos de firma electrónica, desde la básica hasta la cualificada, adaptándose a las necesidades específicas de cada transacción y requisito legal.
• Gestión de documentos: la firma, envío y seguimiento de documentos es muy intuitivo gracias a su interfaz fácil de usar. Permite organizar documentos en carpetas, establecer recordatorios automáticos y crear flujos de trabajo personalizados para agilizar el proceso de firma.
• Seguridad: utiliza tecnología de cifrado de nivel bancario y autenticación multifactor para proteger los documentos y las transacciones. Sus centros de datos están certificados con ISO 27001 y SOC 2 Type 2, garantizando los más altos estándares de seguridad y protección de datos. También ofrece identificación mejorada del firmante y funciones de detección de amenazas.
• Integraciones: Salesforce, Google, Zoom, Microsoft… El listado de integraciones aumenta hasta más de 900 aplicaciones y servicios empresariales, lo que lo convierte en uno de los softwares más versátiles del mercado. Además, cuenta con una API que permite desarrollar integraciones personalizadas y automatizar procesos de firma a medida.
• Personalización: permite personalizar la experiencia de firma con el branding de la empresa, incluyendo logos, colores corporativos y mensajes personalizados. También ofrece opciones de firma móvil y capacidades de firma en lote para mayor eficiencia.
• Monitorización avanzada: ofrece un panel de control completo con análisis detallados sobre el uso, tiempos de firma y eficiencia del proceso. Genera informes automatizados y proporciona métricas clave para optimizar los flujos de trabajo de firma.

En cuanto a precios, DocuSign ofrece diferentes planes que se adaptan a distintos tamaños de empresa y necesidades, desde el plan personal a 9 €/mes hasta planes empresariales personalizados.

3. SignNow

SignNow es una solución de firma electrónica que destaca por su equilibrio entre funcionalidad y simplicidad. Con una interfaz limpia y moderna, esta plataforma se ha posicionado como una opción muy atractiva para pequeñas y medianas empresas que buscan digitalizar sus procesos de firma de documentos de manera eficiente y económica.

• Firma electrónica: permite generar firmas electrónicas simples que se pueden realizar desde cualquier documento y dispositivo, incluyendo smartphones y tablets, con la misma validez legal que una firma manuscrita. El proceso es intuitivo y requiere pocos pasos, lo que facilita la adopción por parte de todos los usuarios.
• Plantillas: ofrece una biblioteca de plantillas prediseñadas para diferentes tipos de documentos, como contratos, acuerdos de confidencialidad o formularios de consentimiento. Además, permite crear y guardar plantillas personalizadas para documentos de uso frecuente, lo que ahorra tiempo y garantiza la consistencia en todos los documentos.
• Varios firmantes: permite gestionar documentos que requieren múltiples firmantes, estableciendo el orden secuencial de firma y enviando notificaciones automáticas a cada participante cuando es su turno. También facilita el seguimiento en tiempo real del estado de cada firma y permite establecer recordatorios para los firmantes pendientes.
• Equipos de trabajo: facilita la colaboración entre miembros del equipo, permitiendo asignar roles y permisos específicos, compartir documentos y plantillas, y mantener un registro centralizado de todas las actividades. Los administradores pueden gestionar fácilmente los accesos y monitorizar el uso del sistema por parte de cada usuario
• Campos rellenables: permite agregar campos rellenables personalizados en los documentos, como casillas de verificación, campos de texto, fechas o firmas. Estos campos se pueden configurar como obligatorios u opcionales, y se pueden preconfigurar con valores predeterminados para agilizar el proceso de cumplimentación.
• App móvil con modo quiosco: incluye una aplicación móvil nativa para iOS y Android que permite firmar documentos en cualquier lugar. El modo quiosco es especialmente útil para recopilar firmas en persona, como en eventos o puntos de venta, permitiendo convertir tablets en estaciones de firma seguras y personalizadas.
• Autenticación avanzada: ofrece múltiples opciones de autenticación para verificar la identidad de los firmantes, incluyendo llamada telefónica, autenticación de doble factor, contraseñas o protocolo de seguridad KPI, empleado principalmente en entornos corporativos para garantizar la máxima seguridad en el proceso de firma.
• Integración: se integra con las principales aplicaciones empresariales como Microsoft Office, Google Workspace, Slack y Zapier. También ofrece una API REST completa y SDK para desarrolladores que permite crear integraciones personalizadas y automatizar los flujos de trabajo de firma según las necesidades específicas de cada organización.

Los planes de precios de SignNow comienzan desde los 8 € al mes por usuario en el plan Business hasta los 30 € por usuario en el plan Enterprise.

4. Yousign

Yousign es otro de los softwares de firma digital más populares de Europa, pues cuenta con más de 20.000 clientes en todo el continente. Esta plataforma, nacida en Francia, se ha consolidado como una solución fiable y accesible para empresas de todos los tamaños, destacando especialmente por su enfoque centrado en el mercado europeo y su cumplimiento con la normativa eIDAS.

• Tipos de firmas: ofrece tres tipos principales de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada (FEQ), todas ellas conforme con la regulación eIDAS. La firma simple es ideal para documentos internos, mientras que la avanzada y cualificada proporcionan niveles adicionales de seguridad y validación de identidad para documentos legalmente vinculantes.
• Legal: Yousign es una solución con plena validez legal en toda la Unión Europea, cumpliendo con todas las normativas y regulaciones pertinentes, incluyendo el Reglamento eIDAS, RGPD y las leyes nacionales de firma electrónica. Cada firma genera automáticamente un certificado de prueba que incluye todos los detalles de la transacción, garantizando así su validez legal.
• Gestión documental: permite organizar y gestionar documentos de forma eficiente, con funciones como el almacenamiento seguro, control de versiones y la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados para diferentes tipos de documentos. También incluye un sistema de archivo digital que mantiene los documentos firmados, accesibles y seguros durante el tiempo requerido por la ley.
• Plantillas: incluye una amplia biblioteca de plantillas prediseñadas para diferentes tipos de documentos como contratos, NDAs y formularios. Los usuarios pueden crear y guardar sus propias plantillas personalizadas, añadiendo campos y reglas de validación. Además, las plantillas se pueden compartir entre equipos y reutilizar fácilmente.
• Agilidad: destaca por su interfaz intuitiva que permite completar procesos de firma en menos de 3 minutos. El flujo de trabajo está optimizado para minimizar los clics necesarios y cuenta con una función de autocompletado que reduce el tiempo de preparación de documentos. Además, incluye recordatorios automáticos para asegurar que los documentos se firmen dentro de los plazos establecidos.
• Recordatorios automáticos: el sistema envía notificaciones programadas a los firmantes pendientes, con opciones personalizables de frecuencia y contenido. Los recordatorios se pueden configurar según la urgencia del documento y se detienen automáticamente una vez completada la firma. También incluye la opción de escalar las notificaciones a supervisores si no se recibe respuesta después de un número determinado de recordatorios.
• Roles y permisos: permite establecer diferentes niveles de acceso y permisos para los usuarios del sistema, desde administradores con control total hasta usuarios básicos con capacidades limitadas. Los administradores pueden gestionar equipos, asignar permisos específicos para ver, editar o firmar documentos, y controlar el acceso a funciones sensibles como la eliminación de documentos o la modificación de plantillas.
• Integración: uno de los grandes contras de YouSign es que tan solo ofrece integración por defecto con Zapier y Salesforce. Para compensar, dispone de una API REST completa y documentación detallada que permite a los desarrolladores crear integraciones personalizadas con cualquier sistema o aplicación. Eso sí, los precios son elevados, empezando por 100 €/mes.

Los planes de precios de YouSign son bastante atractivos, ofreciendo incluso un plan gratuito para autofirmas. A partir de ahí ofrece un plan básico por 9 €/mes para autónomos y 10 firmas al mes, otro para equipos y pymes con firmas ilimitadas por 25 €/mes y el más avanzado con todas las funciones por 40 €/mes.

5. Docuten

Docuten es una plataforma española de firma digital que destaca por su enfoque integral en la digitalización de procesos documentales. Con sede en A Coruña, esta solución ha ganado popularidad especialmente en el mercado español y latinoamericano, ofreciendo un conjunto completo de herramientas que van más allá de la simple firma electrónica, incluyendo facturación electrónica y automatización de procesos.

• Firma digital: Docuten ofrece un buen puñado de tipos de firmas digitales, principalmente todas las recogidas por el Reglamento eIDAS. Ofrece firma electrónica simple, con Código ITO, autenticación biométrica, firma digital avanzada y firma cualificada (FEQ). La plataforma también destaca por su capacidad de validar certificados digitales emitidos por autoridades de certificación reconocidas.
• Facturación electrónica: integra completamente la gestión de facturas electrónicas, permitiendo la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato electrónico conforme a las normativas vigentes. El sistema automatiza todo el proceso de facturación, desde la generación hasta el archivo, y es compatible con los principales formatos como Facturae y UBL. Además, facilita la conexión con FACe para la facturación a administraciones públicas.
• Validez legal: Docuten es lo que se conoce como PSPC, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, lo que significa que está autorizado para emitir certificados cualificados de firma electrónica según el reglamento eIDAS. Esto garantiza la máxima validez legal de los documentos firmados a través de la plataforma, siendo especialmente relevante para transacciones que requieren el más alto nivel de seguridad jurídica.
• Envío masivo: envío simultáneo de documentos para firma a múltiples destinatarios, ideal para procesos que requieren la firma de un gran número de personas. El sistema optimiza el proceso permitiendo configurar diferentes flujos de firma y gestiona automáticamente las notificaciones y el seguimiento. También incluye la opción de personalizar los mensajes de envío y establecer diferentes plazos para cada grupo de firmantes.
• Recordatorios, programación y fecha de expiración: permite configurar recordatorios automáticos para los firmantes pendientes, con opciones flexibles de programación que se pueden ajustar según la urgencia del documento. El sistema también permite establecer fechas de expiración para los documentos, después de las cuales ya no se podrán firmar.
• Plantillas editables: plantillas que permiten recoger toda la información necesaria en un documento antes de su firma. Esta función cuenta con una potente configuración de campos y validaciones. Por ejemplo, puedes utilizarlo en la entrega de EPIs: rellenas los datos del trabajador, marcas el material entregado y firmas el documento, todo en cuestión de minutos.
• Usuarios y roles: permite establecer distintos roles y permisos para los usuarios dentro de la plataforma, administrando los permisos de manera granular.
• Trazabilidad: proporciona un registro detallado de todas las acciones realizadas sobre los documentos, incluyendo quién los ha visualizado, firmado o modificado, y cuándo se realizaron estas acciones. Esta información se almacena de forma segura y puede ser utilizada como evidencia legal en caso necesario.
• Integración: Docuten se integra con varios ERP del mercado, principalmente con Microsoft Dynamics 365, SAP, Sage y Libra ERP. También ofrece una API REST completa y documentación técnica para desarrollar integraciones personalizadas con otros sistemas y aplicaciones empresariales.

Los precios de Docuten se establecen según el volumen de uso y las funcionalidades requeridas, siendo necesario contactar con su equipo comercial para obtener un presupuesto personalizado.

6. Viafirma

Viafirma se autodenomina como una multiplataforma de autenticación y firma digital de documentos. Su objetivo es facilitar la gestión documental y los procesos de firma en entornos empresariales, ofreciendo una suite completa de herramientas que cumplen con los más altos estándares de seguridad y normativas legales.

• Firma electrónica: Viafirma también ofrece todos los tipos de firma electrónica contemplados en el reglamento eIDAS, desde la firma simple hasta la avanzada y la cualificada (FEQ). Destaca especialmente por su tecnología de firma biométrica avanzada, que captura datos únicos como la velocidad, presión y aceleración del trazo, añadiendo una capa adicional de seguridad y autenticidad a las firmas manuscritas digitalizadas.
• Firma desatendida: permite la automatización de procesos de firma con certificado electrónico y sin intervención manual, ideal para entornos donde se requieren firmas masivas o recurrentes. Esta funcionalidad es especialmente útil para la firma automática de documentos generados por sistemas como nóminas, facturas o certificados, permitiendo configurar reglas y condiciones específicas para cada tipo de documento.
• Código OTP: implementa un sistema de verificación adicional mediante códigos de un solo uso (One-Time Password) que se envían al firmante por SMS o email. Esta capa extra de seguridad es especialmente útil para verificar la identidad del firmante en transacciones importantes o cuando se requiere un nivel adicional de autenticación.
• Gestión de certificados: incluye una gestión avanzada de certificados digitales, permitiendo almacenar y administrar certificados de forma segura en la nube. Los usuarios pueden utilizar sus certificados existentes para firmar desde cualquier dispositivo y controlar qué se puede realizar y que no con cada uno de ellos.
• Sellos de tiempo: incorpora sellos de tiempo cualificados que certifican la fecha y hora exacta de cada firma y acción realizada sobre los documentos. Estos sellos son emitidos por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) cualificada, proporcionando evidencia legal irrefutable del momento
• Validación de firma: ofrece herramientas avanzadas para verificar la autenticidad y validez de las firmas electrónicas, permitiendo comprobar la integridad del documento, la identidad del firmante y la vigencia de los certificados utilizados. El sistema realiza validaciones en tiempo real y genera informes detallados sobre el estado y validez de cada firma.
• Integración: Viafirma se integra por defecto con varias plataformas, como por ejemplo Gmail, Zapier, Oracle, Salesforce o SAP. Además, ofrece una API de firma electrónica potente, segura y flexible que se puede adaptar a cualquier sistema o aplicación existente.

En cuanto a precios, Viafirma ofrece planes personalizados según las necesidades específicas de cada empresa, siendo necesario contactar con su equipo comercial para obtener un presupuesto detallado.