Los 6 mejores softwares de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos es una herramienta digital diseñada para ayudar a equipos y organizaciones a planificar, ejecutar y monitorizar proyectos fácilmente. Desde gestionar tareas y recursos hasta comunicarse, compartir información y definir plazos, permite gestionar todo tipo de proyectos desde un solo lugar.

En un mundo cada vez más digital, donde el trabajo remoto y los equipos descentralizados abundan y la adopción de metodologías ágiles es cada vez mayor, este tipo de herramientas se han vuelto imprescindibles. Sin embargo, hay tantas opciones en el mercado que en ocasiones resulta difícil seleccionar la plataforma más adecuada.

Si no sabes qué software de gestión de proyectos te puede ayudar a mejorar la productividad y eficiencia de tu equipo, a continuación, te presentamos un análisis detallado de las 6 mejores herramientas disponibles en el mercado actual.

Tabla comparativa de los mejores softwares de gestión de proyectos

Principales funcionalidades de un software de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos se caracteriza por ofrecer funcionalidades centradas en la organización, comunicación, planificación y seguimiento de tareas. Debe ser una plataforma que se convierta en el centro neurálgico de los miembros de cualquier equipo, los cuales deben poder trabajar de forma coordinada, fluida y eficiente.

La clave está en ofrecer todas las funcionalidades necesarias dentro de una interfaz simple e intuitiva para que cualquier persona pueda utilizarlas sin necesidad de ser un experto. Para que esto sea así, debe ofrecer funcionalidades como:

• Planificación de proyectos: debe ser sencillo crear espacios de trabajo por proyecto, equipo o departamento, permitiendo organizar y estructurar todas las tareas y subtareas necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.
• Gestión de tareas: capacidad para crear, asignar y hacer seguimiento de tareas individuales y grupales, estableciendo prioridades, fechas límite y dependencias entre ellas.
• Visibilidad del estado de los proyectos: debe incluir herramientas de visibilidad como etiquetas, calendarios, listas o diagramas de Gantt. El objetivo es conocer el estado de un proyecto de un simple vistazo.
• Plantillas personalizables: plantillas predefinidas que simplifiquen la administración de cualquier tipo de proyecto y sector. Deben ser totalmente personalizables.
• Colaboración en tiempo real: herramientas que faciliten la comunicación interna entre miembros del equipo, como comentarios, mensajes, menciones, chat y espacio para compartir archivos y documentos.
• Compartir conocimiento: facilitar la creación y gestión de una base de conocimiento centralizada donde documentar procesos y compartir documentos y recursos necesarios, asegurando que todo el equipo tenga acceso a la información relevante en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Seguimiento y reportes: capacidad de generar informes y visualizar métricas clave sobre el progreso de los proyectos, la productividad del equipo y el cumplimiento de objetivos.
• Personalización: posibilidad de adaptar la herramienta a las necesidades específicas del equipo mediante plantillas y flujos de trabajo automatizados.
• Alertas y notificaciones: sistema de avisos y recordatorios que mantiene a todos los miembros del equipo informados sobre actualizaciones importantes, fechas límite próximas y cambios en las tareas asignadas.
• Automatización de tareas: capacidad para crear flujos de trabajo automatizados que reduzcan las tareas repetitivas y ayude a los equipos a ahorrar tiempo muy valioso que se puede utilizar en tareas más estratégicas.
• Integración: capacidad para conectarse a otras herramientas utilizadas por el equipo. Calendarios, almacenamiento en la nube, correo electrónico, otras aplicaciones de productividad… para diseñar un ecosistema digital completo.
• Seguridad y permisos: control granular de accesos y permisos que permita definir diferentes niveles de autorización, protegiendo la información sensible y asegurando que cada miembro pueda acceder solo a los recursos que necesita.
• Aplicación móvil: el software de gestión debe ser accesible desde cualquier lugar, por lo que es importante que cuente con una aplicación móvil intuitiva y funcional que permita gestionar tareas, recibir notificaciones y mantener la comunicación con el equipo desde smartphones y tablets.

¿Cuáles son los mejores softwares de gestión de proyectos?

Vistas las principales funcionalidades que deben tener estas plataformas, llegó el momento de ver cuáles son los mejores softwares de gestión de proyectos. En nuestro largo recorrido profesional hemos probado y utilizado varias herramientas, así que esta lista está realizada tanto desde nuestra experiencia como desde la valoración de los miles de usuarios que las utilizan diariamente.

1. Notion

Muchas empresas, equipos de trabajo y profesionales coinciden: Notion es una de las plataformas más versátiles para gestionar proyectos de todo tipo. Al principio puede parecer que es una herramienta compleja debido a su gran cantidad de opciones, pero una vez que te familiarizas con su interfaz, descubres su verdadero potencial.

La flexibilidad de Notion permite crear espacios de trabajo totalmente personalizados, combinando bases de datos, documentación, wikis y gestión de tareas en un único lugar.

• Hoja en blanco: Notion parte de un espacio digital vacío en el que cada usuario puede construir su propia herramienta de gestión y productividad. Es posible añadir todo tipo de elementos, desde calendarios, lista de tareas y tablas personalizadas hasta bases de datos y wikis interconectadas. La libertad es total, lo que permite adaptar Notion a cualquier flujo de trabajo y metodología.
• Plantillas: Notion también ofrece una amplia biblioteca de plantillas prediseñadas y personalizables para diferentes casos de uso, desde gestión de proyectos y seguimiento de tareas hasta documentación de procesos y planificación estratégica.
• Editor Drag & Drop: su interfaz intuitiva permite arrastrar y soltar elementos para reorganizar el contenido de forma rápida y sencilla. Permite gestionar espacios de trabajo y la organización visual de la información.
• Comunicación interna en tiempo real: facilita la colaboración entre equipos mediante comentarios, menciones y espacios de discusión integrados. Los usuarios pueden comunicarse directamente dentro del contexto de cada proyecto, tarea o documento.
• Wikis de conocimiento: permite crear bases de conocimiento centralizadas y estructuradas donde documentar procesos, procedimientos y mejores prácticas. Los equipos pueden organizar y compartir información importante de forma eficiente, con un potente motor de búsqueda que facilita encontrar cualquier contenido rápidamente.
• Inteligencia artificial: incorpora capacidades de IA que ayudan a redactar contenido, resumir documentos, traducir texto y generar ideas creativas. Esta funcionalidad permite ahorrar tiempo en tareas rutinarias y potencia la productividad del equipo mediante sugerencias inteligentes y automatización de procesos.
• Integración con otras herramientas: se integra perfectamente con una amplia gama de servicios externos como Google Drive, Slack, GitHub y Microsoft Office, permitiendo centralizar el flujo de trabajo y mantener toda la información sincronizada.

2. Asana

Con millones de usuarios alrededor de todo el mundo, Asana es sin duda uno de los mejores softwares de gestión de proyectos del mercado. Se trata de una solución completa para el trabajo en equipos de tamaño medio y grande que ofrece todo lo necesario para gestionar tareas, proyectos y comunicación de manera eficiente.

• Interfaz intuitiva y flexible: destaca por su diseño limpio y fácil de usar, con múltiples vistas (lista, tableros, calendario, cronogramas…) que permiten visualizar y gestionar proyectos según las preferencias de cada equipo.
• Automatizaciones potentes: permite crear reglas y flujos de trabajo automatizados para reducir tareas repetitivas, como asignaciones automáticas, actualizaciones de estado y notificaciones personalizadas.
• Seguimiento en tiempo real: ofrece una visión clara del progreso de los proyectos con líneas de tiempo, hitos y dependencias, facilitando la identificación de cuellos de botella y la gestión de recursos.
• Tareas: permite crear y asignar tareas con gran detalle, incluyendo descripciones, fechas límite, archivos adjuntos y subtareas con dependencias. El sistema de seguimiento facilita ver el estado de cada tarea y su progreso en tiempo real.
• Campos personalizados: posibilidad de añadir campos personalizados a las tareas para adaptar el seguimiento a las necesidades de cada equipo, como prioridad, estado, presupuesto o cualquier otro dato relevante para el proyecto.
• Herramientas de colaboración: incluye funciones para facilitar el trabajo en equipo como comentarios en tareas, menciones a compañeros, compartir archivos y crear espacios de discusión para mantener todas las conversaciones organizadas y contextualizadas.
• Milestone: permite establecer y hacer seguimiento de hitos importantes dentro del proyecto, facilitando la visualización del progreso general y ayudando a mantener al equipo enfocado en los objetivos principales.
• KPI: incluye paneles de control y herramientas de informes para medir y analizar el rendimiento del equipo, la productividad y el progreso de los proyectos. Los informes personalizables permiten visualizar métricas clave y generar insights valiosos para la toma de decisiones.

3. Trello

Trello es otra de las herramientas de gestión de proyectos y productividad más utilizadas en los últimos años, sobre todo por equipos pequeños y startups. Su secreto reside en una interfaz muy visual y sencilla basada en tableros Kanban, funcionalidades básicas pero efectivas y una curva de aprendizaje prácticamente inexistente.

Cualquier persona puede empezar a utilizar Trello de forma productiva en cuestión de minutos, lo que lo convierte en una opción ideal para equipos que buscan una solución simple pero potente para gestionar sus proyectos.

• Tableros Kanban: la interfaz principal se basa en tableros visuales donde las tareas se representan como tarjetas que pueden moverse entre diferentes columnas (como “Por hacer”, “En progreso” y “Completado”), siguiendo el método Kanban para gestionar el flujo de trabajo.
• Tarjetas interactivas: cada tarea se representa en una tarjeta que puede contener descripciones, checklists, archivos adjuntos, etiquetas de colores, fechas de vencimiento y comentarios, permitiendo un seguimiento detallado y colaborativo.
• Checklists: permiten desglosar tareas complejas en subtareas más manejables, facilitando el seguimiento del progreso y asegurando que no se olvide ningún detalle importante. Cada checklist puede ser copiado y reutilizado en otras tarjetas.
• Power-Ups: funcionalidades adicionales que permiten expandir las capacidades básicas de Trello, como calendarios, automatizaciones, integraciones con otras herramientas y métricas de tiempo.
• Colaboración en tiempo real: permite que varios miembros del equipo trabajen simultáneamente en el mismo tablero, con actualizaciones instantáneas y notificaciones que mantienen a todos informados de los cambios.
• Vistas personalizadas: además de la vista Kanban tradicional, Trello ofrece diferentes formas de visualizar la información, como vista calendario, línea de tiempo o tabla, adaptándose a las preferencias de cada usuario o equipo.
• Plantillas predefinidas: incluye una amplia biblioteca de plantillas para diferentes tipos de proyectos y flujos de trabajo, lo que facilita comenzar rápidamente sin necesidad de configurar todo desde cero.
• Gestión de permisos y miembros: cada tablero o tarea puede tener diferentes niveles de acceso y permisos, permitiendo controlar quién puede ver, editar o administrar el contenido. Esto facilita la organización y la protección de información sensible.

4. Monday

Si buscas un software de gestión de proyectos flexible y altamente personalizable, Monday.com es otra excelente opción. Esta plataforma destaca por su capacidad para adaptarse a diferentes tipos de proyectos y metodologías de trabajo, ofreciendo una interfaz visual e intuitiva que combina la potencia de una herramienta empresarial con la facilidad de uso de una aplicación moderna.

• Vistas personalizables: ofrece múltiples formas de visualizar y organizar la información, desde tableros Kanban y diagramas de Gantt hasta calendarios y líneas de tiempo interactivas, permitiendo a cada equipo trabajar de la manera que mejor se adapte a sus necesidades.
• Automatización de flujos de trabajo: permite crear automatizaciones personalizadas para tareas repetitivas, como actualizar estados, enviar notificaciones o mover elementos entre tableros, aumentando la eficiencia del equipo y reduciendo errores manuales.
• Formularios personalizados: facilita la recopilación de información mediante formularios que se pueden integrar directamente en los tableros, ideal para gestionar solicitudes, feedback o cualquier tipo de entrada de datos estructurada.
• Comunicación: integra herramientas de comunicación en tiempo real que incluyen menciones, comentarios y actualizaciones de estado, permitiendo mantener conversaciones contextualizadas dentro de cada tarea o proyecto. Los equipos pueden compartir archivos, etiquetar compañeros y realizar seguimiento de discusiones importantes sin salir de la plataforma.
• Análisis y reportes: ofrece herramientas avanzadas de análisis y visualización de datos que permiten generar informes detallados sobre el progreso de los proyectos, la productividad del equipo y otros KPIs importantes.
• Integraciones y extensiones: dispone de una amplia gama de integraciones con herramientas populares como Slack, Zoom, Google Drive y más, permitiendo centralizar el trabajo y mantener todos los sistemas conectados. T
• Plantillas y recursos: incluye una extensa biblioteca de plantillas prediseñadas y personalizables para diferentes industrias y casos de uso, desde gestión de proyectos de marketing hasta seguimiento de ventas y desarrollo de software.

5. Jira

Jira es una de las herramientas de organización de proyectos más populares para equipos de desarrollo de software, especialmente para aquellos que utilizan metodologías ágiles como Scrum o Kanban. Desarrollada por Atlassian, esta plataforma permite gestionar el ciclo de vida completo de una aplicación, desde la planificación hasta su lanzamiento. Su enfoque en la agilidad y la capacidad de escalar la convierten en la opción preferida por equipos técnicos.

• Proyectos ágiles: ofrece soporte nativo para metodologías ágiles como Scrum y Kanban, con tableros personalizables, sprints, historias de usuario y estimaciones. Los equipos pueden planificar iteraciones, realizar seguimiento del progreso y gestionar el backlog de manera eficiente.
• Seguimiento de issues: permite crear, asignar y realizar seguimiento detallado de problemas, bugs y tareas de desarrollo, con campos personalizados, prioridades y estados que se adaptan al flujo de trabajo del equipo.
• Roadmaps: permite visualizar y planificar el desarrollo del producto a largo plazo, estableciendo hitos, dependencias y fechas clave. Los equipos pueden crear roadmaps interactivos que muestran la evolución del proyecto y compartirlos con stakeholders.
• Flujos de trabajo configurables: facilita la creación de flujos de trabajo personalizados que reflejan los procesos específicos de cada equipo, con reglas de transición, automatizaciones y validaciones.
• Integración con DevOps: se integra perfectamente con herramientas de desarrollo como GitHub, Bitbucket y Jenkins, permitiendo una sincronización continua entre el código y las tareas de proyecto. Los equipos pueden vincular commits, pull requests y despliegues directamente con issues de Jira.
• Informes y métricas: proporciona dashboards e informes muy completos sobre velocidad del equipo, burndown charts, tiempo de ciclo y otros KPIs relevantes para el desarrollo ágil. Estas métricas ayudan a identificar cuellos de botella y optimizar el proceso de desarrollo.
• Escalabilidad empresarial: diseñado para escalar desde pequeños equipos hasta grandes organizaciones, con características avanzadas de seguridad, control de acceso y administración de usuarios que permiten gestionar múltiples proyectos y equipos de manera eficiente.

6. Smartsheet

Aún hoy en día muchas personas siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar sus proyectos. Aprovechando esta familiaridad, Smartsheet ha llevado un paso más allá este concepto, ofreciendo una interfaz similar a las hojas de cálculo, pero con funcionalidades avanzadas de gestión de proyectos, colaboración y automatización. Esta plataforma combina la simplicidad de las hojas de cálculo con funcionalidades de colaboración y administración de proyectos.

• Hojas de tareas: interfaz familiar basada en hojas de cálculo que permite organizar y gestionar tareas, recursos y plazos de manera intuitiva, con la capacidad de aplicar fórmulas, filtros y vistas personalizadas para un análisis más profundo.
• Vistas dinámicas: permite alternar entre diferentes vistas como Gantt, calendario, tarjetas y cuadrícula, manteniendo toda la información sincronizada y actualizada en tiempo real para una mejor visualización del progreso del proyecto.
• Automatización de procesos: incluye herramientas para automatizar flujos de trabajo repetitivos, alertas y actualizaciones, permitiendo a los equipos centrarse en tareas de mayor valor mientras el sistema gestiona las operaciones rutinarias.
• Colaboración: facilita el trabajo en equipo mediante funciones de edición colaborativa en tiempo real, comentarios, menciones y espacios de trabajo compartidos. Los equipos pueden compartir documentos, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y mantener a todos los miembros actualizados.
• Informes y resúmenes: permite generar informes y paneles de control que permiten visualizar el progreso del proyecto, el rendimiento del equipo y otros KPIs interesantes.
• Plantillas: ofrece una gran variedad de plantillas especializadas por sector y departamentos, desde más simples hasta más complejas. Se puede personalizar y ajustar a las necesidades de cada proyecto.
• Control de versiones: mantiene un historial detallado de cambios y versiones de documentos, permitiendo realizar un seguimiento de las modificaciones y restaurar versiones anteriores si es necesario.
• Integraciones: se integra con herramientas populares como Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zapier y otras aplicaciones, facilitando la centralización de datos y procesos.