Los 6 mejores softwares administrativos en 2024

Podríamos considerar programas o softwares administrativos a todos aquellos que, mediante la digitalización y automatización de procesos, ayudan a las empresas y organizaciones a realizar de manera más eficiente sus tareas diarias. Estos abarcan las principales áreas de cualquier empresa, desde la gestión de recursos humanos o las ventas hasta la contabilidad o gestión de proyectos.

Su objetivo principal es optimizar el flujo de trabajo, reducir errores y aumentar la productividad. Y en un momento donde la tecnología y la IA lo está revolucionando todo, contar con los mejores softwares administrativos es imperativo para cualquier empresa que quiera mantenerse competitiva.

A continuación, te dejamos un listado de los 6 mejores softwares administrativos, los cuales están transformando la gestión empresarial y ayudando día a día a miles de empresas en todo el mundo.

Listado comparativo de los mejores softwares administrativos

Principales funciones a cubrir por un software administrativo

Las funciones que deberían cubrir los softwares administrativos coinciden con las principales áreas de gestión en una empresa.

Y aunque existen grandes suites de software que pueden abarcan todas estas funciones, lo más habitual es que las empresas utilicen diferentes softwares especializados para cada área. Haciendo un repaso de las áreas más habituales, estas serían:

• Contabilidad, facturación e impuestos: un área donde la tecnología permite agilizar gran parte del grueso del trabajo, ya que se tratan de tareas muy repetitivas que son fáciles de automatizar. Se debe buscar un programa completo y fácil de usar que cubra todo el proceso de facturación, tesorería y presentación de impuestos.
• Gestión de recursos humanos: esta área incluye tareas como la gestión de nóminas, el control de horarios, la gestión de vacaciones y permisos, así como el seguimiento del desempeño de los empleados o los procesos de selección.
• Ventas y CRM: los softwares de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son fundamentales para mantener un seguimiento efectivo de las interacciones con clientes, aprovechar oportunidades de venta y analizar el rendimiento de las campañas de marketing.
• Gestión de proyectos: este tipo de softwares administrativos son necesarios para planificar, asignar tareas, hacer seguimiento del progreso y colaborar en proyectos de manera eficiente. Son especialmente útiles para empresas que manejan múltiples proyectos simultáneamente o equipos multidisciplinares.
• Email marketing: la adquisición de clientes mediante email es otra área que deberías tener bien cubierta. Al utilizar una herramienta especializada podrás automatizar gran parte de tu estrategia, analizar el rendimiento de tus campañas, mejorar la efectividad de tus comunicaciones y aumentar la tasa de conversión.
• Firma digital: la implementación de sistemas de firma digital es básico en la actualidad. Estos softwares permiten firmar y verificar documentos electrónicos de manera segura y legal. Además, facilitan la realización de trámites o firma de contratos y documentos a distancia, agilizando los procesos y reduciendo el uso de papel.

¿Cuáles son los mejores programas administrativos?

Hoy en día existen cientos de programas, muchos de ellos muy buenos y competentes. Y aunque no existen un ranking oficial, creemos que, a partir de nuestra experiencia y conocimiento, los 6 softwares administrativos que te proponemos a continuación son los mejores.

Estos destacan tanto por sus funcionalidades como por su facilidad de uso y capacidad para adaptarse a diferentes tipos de empresas. Los usan miles de organizaciones alrededor del mundo, por lo que han demostrado ser eficaces a la hora de optimizar procesos y mejorar de la productividad en diversos sectores.

A continuación, presentamos un análisis detallado de cada uno de ellos, comentando sus principales características y ventajas.

1. Quipu

Quipu es un software administrativo para pequeñas y medianas empresas que ofrece una solución integral para la gestión financiera y contable.

Este programa se caracteriza por su interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que lo hace ideal para emprendedores y pequeños empresarios sin conocimientos contables avanzados. Todas las tareas básicas de esta área se pueden realizar a base de clics.

Con casi 10 años de experiencia en el sector, Quipu se ha posicionado como uno de los softwares de contabilidad más populares entre las pymes españolas. Los motivos de su popularidad son variados:

• Gestión de la facturación: permite crear, enviar y hacer un seguimiento de facturas, presupuestos y albaranes profesionales y personalizables de forma rápida y sencilla.
• Tesorería: Quipu ofrece una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa. Permite realizar un seguimiento de los flujos de caja, conciliar cuentas bancarias y generar informes detallados sobre la salud financiera del negocio.
• Presentación de impuestos: simplifica la preparación y presentación de impuestos como el IVA y el IRPF. Genera automáticamente los modelos fiscales necesarios y permite su presentación telemática directamente desde la plataforma.
• Gastos: Quipu facilita el registro y seguimiento de gastos empresariales. Permite escanear tickets y facturas con el móvil, categorizarlos automáticamente y vincularlos a proyectos o clientes específicos.
• Clientes y proveedores: permite gestionar la información de clientes y proveedores, incluyendo datos de contacto, historial de transacciones y condiciones de pago.
• Integración con otros softwares: ofrece integración con otras plataformas y programas, con el objetivo de facilitar la sincronización de datos y optimizar los flujos de trabajo.

2. HubSpot

HubSpot es probablemente uno de los mejores softwares administrativos del mercado en lo que respecta a la gestión de relaciones con los clientes (CRM), ventas y marketing.

Esta plataforma todo en uno ofrece herramientas para ayudar a las empresas a atraer, interactuar y retener a sus clientes. HubSpot, con enfoque en el inbound marketing, tiene una gran capacidad para unificar las operaciones de ventas, marketing y servicio al cliente en un solo lugar, facilitando así las estrategias compartidas.

Dividido en varios módulos como el Marketing Hub o Service Hub para atención al cliente. En este caso estamos interesados en el Sales Hub para ventas, el cual permite automatizar y optimizar infinidad de tareas:

• Leads: facilita la gestión y el seguimiento de leads, así como la elaboración de una base de datos de potenciales clientes. Permita clasificar los leads a partir de criterios personalizables y relacionarlos con tareas de venta.
• Gestión de pipeline: proporciona una vista clara y personalizable del embudo de ventas, permitiendo a los equipos de ventas visualizar y gestionar fácilmente las oportunidades en cada etapa del proceso de venta.
• Automatización de tareas: permite configurar flujos de trabajo automatizados para tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la asignación de leads, programación de reuniones o la actualización de registros.
• Grabación de llamadas: HubSpot ofrece la posibilidad de grabar, almacenar y transcribir las llamadas de ventas, lo que permite a los equipos revisar y analizar las conversaciones para mejorar sus técnicas de venta y proporcionar una mejor formación.
• Email tracking: permite realizar un seguimiento de los correos electrónicos enviados, proporcionando información sobre cuándo se abren, qué enlaces se clican o cuántas veces se visualiza el contenido.
• Informes y análisis: proporciona informes y paneles personalizables que permiten a los equipos de ventas y gerentes visualizar el rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.

3. Notion

Últimamente, Notion se ha posicionado como uno de los softwares más versátiles del mercado. Es literalmente una página en blanco sobre la cual puedes construir prácticamente cualquier tipo de herramienta de productividad o gestión del conocimiento. Desde gestión de proyectos, calendarios y tareas, hasta bases de conocimiento, wikis, y sistemas de seguimiento.

Todo ello de una manera muy sencilla e intuitiva, algo que se agradece muchísimo. Sin necesidad de tener muchos conocimientos puedes utilizarlo para casi cualquier cosa que se te ocurra, gracias a funcionalidades como:

• Documento en blanco: Notion te permite comenzar con una página en blanco y construir desde cero, ofreciendo flexibilidad total para organizar la información como desees. Puedes agregar texto, listas, tablas, bases de datos y más, todo en un solo lugar.
• Plantillas personalizables: ofrece además una amplia variedad de plantillas prediseñadas para diferentes propósitos, que puedes adaptar fácilmente a tus necesidades. Por ejemplo, desde un calendario editorial hasta una base de conocimientos.
• Colaboración en tiempo real: permite que múltiples usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento, facilitando la colaboración y el intercambio de ideas en equipos.
• Bases de datos relacionales: ofrece la capacidad de crear bases de datos personalizadas con diferentes tipos de vistas (tablas, tableros Kanban, calendarios, etc.), lo que permite gestionar y visualizar la información de múltiples maneras.
• Integración con otras herramientas: permite conectar y trabajar con archivos y servicios externos como Google Drive, Slack, Trello y muchos más, centralizando la información y mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.
• IA: Notion ha incorporado recientemente inteligencia artificial que permiten a los usuarios generar contenido, resumir información y obtener respuestas a preguntas directamente dentro de la plataforma. Esta función potencia aún más la productividad y la eficiencia en la gestión de la información.

4. Factorial

Cuando se trata de gestionar y sacar el máximo partido al capital humano de una empresa, Factorial es uno de los mejores softwares administrativos del mercado.

Se trata de una plataforma integral de RR. HH. que está diseñada para simplificar y automatizar los procesos relacionados con la gestión del personal. Con una su interfaz intuitiva y completa, tanto Pymes como pequeñas empresas pueden centralizar todas sus tareas de recursos humanos en una sola plataforma.

• Control horario y turnos: incluye funcionalidades que permiten generar calendarios de trabajo simples o a turnos de manera automatizada. También permite el registro de entrada y salida de los empleados, facilitando el seguimiento y el cumplimiento de las normativas laborales.
• Gestión de vacaciones y ausencias: la plataforma simplifica el proceso de solicitud y aprobación de vacaciones, así como el registro de otras ausencias como bajas por enfermedad o permisos especiales.
• Gestión documental: proporciona un sistema centralizado para almacenar y organizar todos los documentos relacionados con los empleados, como contratos, nóminas, bajas, cartas, etc. Permite compartirlos fácilmente y de forma segura con las personas interesadas.
• Procesos de selección: incluye herramientas para gestionar todo el ciclo de reclutamiento, desde la publicación de ofertas de empleo hasta la evaluación de candidatos y la programación de entrevistas.
• Evaluación del desempeño: ofrece funcionalidades para realizar evaluaciones periódicas del rendimiento de los empleados, establecer objetivos y hacer un seguimiento del progreso.
• Portal del empleado: ofrece un espacio personal para cada trabajador donde pueden acceder a su información laboral, solicitar vacaciones, consultar nóminas y realizar otras gestiones de manera autónoma.

5. Signaturit

Signaturit es una plataforma de firma electrónica que permite a las organizaciones firmar documentos de manera legal, segura y simple desde cualquier dispositivo, eliminando las firmas en papel y acelerando la firma de documentación.

Con Signaturit, las empresas pueden gestionar todo el ciclo de vida de los documentos que requieren firma. Cuenta con total validez legal y fuertes medidas de seguridad, la confidencialidad e integridad están aseguradas. Algunas de sus características principales son:

• Digitalización de firma: permite firmar documentos electrónicamente de forma rápida y segura, eliminando la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos físicos.
• Tipos de firmas: ofrece diferentes niveles de firma electrónica. Incluye desde firmas simple para documentos de bajo riesgo hasta avanzadas para mayor seguridad o cualificadas que ofrecen el más alto nivel de garantía legal.
• Flujos: permite crear flujos de firma personalizados para documentos que requieren múltiples firmas, estableciendo el orden y los roles de los firmantes.
• Almacenamiento seguro: todos los documentos firmados se almacenan de forma segura en la nube, con encriptación de extremo a extremo.
• Compartir: facilita el envío seguro de documentos para firma a través de correo electrónico o enlaces compartidos. Los remitentes pueden establecer recordatorios automáticos y hacer seguimiento del estado de las firmas en tiempo real.
• Integración con otras plataformas: Signaturit se integra fácilmente con aplicaciones de CRM, gestión documental y herramientas de productividad. Esto permite incorporar la firma electrónica de manera fluida en los flujos de trabajo existentes.
• Cumplimiento normativo: el software cumple tanto con las leyes europeas de firma digital – (reglamento eIDAS) y protección de datos (RGPD) como de EE.UU. (UETA Act y E-Sing Act). Su validez jurídica es total.

6. Brevo

El último software administrativo que nos gustaría recomendarte es Brevo, una plataforma integral de marketing digital que ofrece herramientas para email marketing, SMS, chat y CRM.

Esta solución permite a las empresas gestionar sus campañas de marketing y comunicación con clientes de manera personalizada. Al igual que las demás herramientas, Brevo se caracteriza por su facilidad de uso y su capacidad para automatizar procesos, por lo que cualquier compañía puedo utilizarlo sin tener grandes conocimientos o experiencia.

El objetivo de Brevo es ayudar a las empresas a crear y gestionar campañas de marketing, automatizar procesos relacionados y mejorar la relación con los clientes. Entre sus principales características encontramos:

• Email marketing avanzado: permite crear, enviar y analizar campañas de correo electrónico personalizadas.
• SMS y chat en vivo: ofrece la posibilidad de comunicarse con los clientes a través de mensajes de texto y chat en tiempo real, mejorando la interacción y el servicio al cliente.
• Editor de correos electrónicos intuitivo: cuenta con un editor drag-and-drop que facilita la creación de correos electrónicos atractivos sin necesidad de conocimientos de diseño o programación. Incluye plantillas personalizables y la opción de crear diseños desde cero.
• Formularios: también permite incluir formularios de suscripción personalizados, como por ejemplo para descargas de ebook o Newsletter. Facilita el cumplimiento del RGPD.
• Segmentación y personalización: permite segmentar las listas de contactos y personalizar el contenido de los mensajes según diversos criterios, como comportamiento, datos demográficos o historial de compras.
• Automatización de marketing: ofrece herramientas para crear flujos de trabajo automatizados basados en el comportamiento del usuario, lo que permite enviar mensajes relevantes en las distintas fases del funnel de venta (Bienvenida, carrito abandonado, compra…).
• Seguimiento: proporciona herramientas analíticas detalladas para monitorizar el rendimiento de las campañas, con KPI’s habituales como tasas de apertura, clics y conversiones.