Aspectos a tener en cuenta antes de comprar un software de facturación

Comprar un software de facturación puede ser un buen paso hacia adelante para cualquier empresa, especialmente si hablamos de productividad y eficiencia en la gestión financiera. Sin embargo, no todos los programas pueden ofrecer los efectos deseados.

Si elegimos bien, maximizaremos los beneficios deseados para seguir creciendo a lo largo del tiempo. Si elegimos mal, podríamos enfrentarnos a más problemas que beneficios, con toda la pérdida de tiempo y dinero que ello conllevaría. Tomar la decisión correcta es clave al elegir un software de facturación.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un software de facturación?
• Importancia de comprar un software de facturación
• ¿Cuándo es el mejor momento para comprar un software de facturación?
• Principales funciones que debe de tener un software de facturación
• Principales preguntas y respuestas a la hora de comprar un software de facturación

¿Qué es un software de facturación?

Un software de facturación es un programa informático que permite gestionar las diferentes tareas relativas a la facturación y contabilidad de una empresa. Estas herramientas facilitan la creación, emisión y seguimiento de facturas, así como la gestión de pagos y cobros.

Este tipo de programas incluyen todo tipo de funcionalidades que permiten automatizar procesos relacionados con la facturación, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Algunas de las funciones más comunes incluyen la generación y digitalización de documentos financieros, el control de la tesorería, la gestión y presentación de impuestos, elaboración de balances e informes financieros, conciliación bancaria, base de datos de clientes e integración con otros sistemas.

Importancia de comprar un software de facturación

La gestión de facturas y la contabilidad es una tarea de vital importancia para cualquier negocio. De ella no solo depende el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales, sino también la salud financiera de la empresa, el bienestar de los empleados o la relación con los clientes. De hecho, el 44 % de los autónomos y pequeñas empresas cierran su negocio debido a una mala gestión financiera.

Y es que la buena gestión de las facturas, así como los pagos y cobros o la gestión de impuestos, son elementos que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar sus recursos. Comprar un software de facturación puede aligerar notablemente la carga de tareas relacionadas, aportando un sin fin de beneficios:

• Automatización: al contrario de otros métodos de gestión, un software de facturación permite automatizar la generación de documentos contables, acelerando y facilitando el proceso.
• Pagos: un flujo de trabajo más eficiente permite reducir el riesgo de impago y acelerar los cobros.
• Precisión: al reducir la intervención manual, se minimizan los errores humanos en la contabilidad y la facturación, lo que resulta en una mayor precisión en los registros financieros.
• Ahorro de tiempo: la automatización de tareas repetitivas libera tiempo valioso que puede dedicarse a otras áreas críticas del negocio, como la estrategia y el crecimiento.
• Seguimiento: un software de facturación permite realizar un seguimiento detallado de las transacciones financieras, proporcionando una visión clara del estado financiero de la empresa en tiempo real.
• Flujo de caja: mejora el control del flujo de caja, facilitando decisiones financieras informadas. Ayuda a anticipar problemas de liquidez y planificar inversiones.
• Cumplimiento normativo: al estar actualizados con las últimas normativas fiscales, las empresas pueden cumplir con las regulaciones vigentes y evitar posibles sanciones.
• Personalización: ofrecen la posibilidad de crear plantillas de facturas personalizadas, configurar flujos de trabajo y definir campos personalizados para capturar información relevante para la empresa.
• Accesibilidad: basados en la nube, estos programas permiten acceder a la información financiera desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet, facilitando el trabajo remoto y la colaboración.
• Integración: pueden integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o plataformas de comercio electrónico. Esto permite una sincronización de datos entre diferentes áreas del negocio.

¿Cuándo es el mejor momento para comprar un software de facturación?

Aunque comprar un software de facturación ofrece muchas ventajas, es importante saber cuándo es el momento adecuado para implementarlo. Al principio, un negocio puede marchar sin necesidad de tener un programa como este, ya que pueden realizar una gestión más o menos correcta utilizando una hoja de cálculo como Excel.

Sin embargo, a medida que se va creciendo, este proceso se puede volver cada vez más y más complejo. Cuando empieza a haber demasiadas dificultades, aparecen constantemente diferentes señales de alerta que te pueden estar indicando de que es el momento de implementar un software de facturación.

• Tiempo: cuando el volumen de facturación crece, la elaboración de documentos empieza a ocupar tanto tiempo que no nos permite dedicarnos a otras tareas importantes del negocio. Esto puede ser una señal clara de que es necesario automatizar el proceso de facturación para mejorar la eficiencia.
• Errores frecuentes: si empiezas a notar un aumento en los errores de facturación, como cálculos incorrectos, información de clientes inconsistente o datos que se cruzan entre compañeros, es momento de considerar un software que minimice estos problemas.
• Dificultad para hacer seguimiento: cuando se vuelve complicado rastrear pagos pendientes, facturas vencidas o el estado general de las cuentas por cobrar, un software de facturación puede proporcionar una visión más clara y organizada.
• Impuestos: si te resulta difícil calcular y presentar los impuestos correctamente y a tiempo, debido al gran volumen de operaciones que acumulas trimestralmente, esta es una alerta inequívoca de que necesitas invertir en una herramienta.
• Problemas de flujo de caja: cuando empiezas a experimentar dificultades para predecir y gestionar tu flujo de caja debido a la falta de visibilidad en tiempo real de tus ingresos y gastos, un software de facturación puede proporcionar las herramientas necesarias para un mejor control financiero.
• Toma de decisiones: si elaborar balances financieros te resulta muy complejo e inviertes demasiado tiempo en ello, es posible que necesites un software que te proporcione informes financieros detallados y actualizados de forma automática. Esto te permitirá tomar decisiones empresariales más informadas y rápidas.
• Crecimiento del negocio: si tu empresa está experimentando un crecimiento significativo en términos de clientes, transacciones o complejidad de operaciones, es un buen momento para invertir en un software de facturación que te permita seguir escalando con tu negocio.

Tu negocio controlado y ordenado

Con Quipu, la gestión de tu facturación es más fácil y simple que nunca.

Ver más

Principales funciones que debe de tener un software de facturación

En la actualidad existen decenas de software de facturación que puedes adquirir e implementar en tu negocio. Y aunque cada uno tienes sus particularidades, ventajas y desventajas, hay algunas funciones básicas que todo buen software de facturación debería incluir. Sin estas, será complicado hacer una gestión eficiente y precisa de las finanzas de tu empresa. ¿Cuáles son?

• Elaboración de documentos: facturas, albaranes, presupuestos… Un software de facturación debe no solo generar cualquier tipo de documento contable, sino que debe hacerlo de forma rápida, sencilla y personalizada. Además, debe permitir la creación de plantillas para agilizar aún más el proceso y garantizar la coherencia en todos los documentos generados.
• Clientes: debe permitir almacenar todos los datos de nuestros clientes, de tal forma que podamos acceder a ellos fácilmente cuando los necesitemos. Esta función debe incluir la capacidad de categorizar y segmentar clientes, así como mantener un historial de transacciones y comunicaciones.
• Tesorería: debe incluir herramientas para el control de caja y gestión de la tesorería. Esto implica la capacidad de registrar y hacer seguimiento de todos los movimientos de efectivo, tanto entradas como salidas.
• Impuestos: de la misma forma debe incluir todas las funcionalidades necesarias para la gestión efectiva de impuestos. Desde IVA, IGIC o IRPF hasta retenciones e incluso la presentación de declaraciones. Debe ser capaz de calcular automáticamente los impuestos aplicables a cada transacción, generar informes fiscales y facilitar la preparación de declaraciones de impuestos.
• Gastos y tickets: también debe ofrecer una función para registrar y categorizar gastos, así como para digitalizar tickets de gastos y facturas de proveedores.
• Factura electrónica: hay que asegurarse de que el software esté preparado para generar y emitir facturas electrónicas de acuerdo con las normativas vigentes. Esto incluye la capacidad de crear facturas en formatos electrónicos estándar, firmarlas digitalmente y enviarlas de manera segura a los clientes.
• Conciliación bancaria: debe permitir la conexión con entidades bancaria para comparar automáticamente los registros contables de la empresa con los extractos bancarios, identificando discrepancias y facilitando la reconciliación de cuentas.
• Integración con otros sistemas: es una característica esencial en un software de facturación moderno. Debe ser capaz de conectarse y sincronizarse con otras herramientas de gestión empresarial, como CRM, sistemas de gestión de inventario o plataformas de comercio electrónico.
• Accesibilidad y movilidad: un software de facturación moderno debe ofrecer acceso desde múltiples dispositivos y plataformas, permitiendo a los usuarios gestionar sus finanzas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Seguridad y cumplimiento normativo: debe contar con robustas medidas de seguridad para proteger los datos financieros sensibles, incluyendo encriptación, copias de seguridad automáticas y controles de acceso basados en roles.

Principales preguntas y respuestas a la hora de comprar un software de facturación

La elección y compra de un software de facturación es sin duda un momento importante para cualquier negocio. El temor a no acertar, a encontrarse con demasiados problemas durante la transición o a no poder adaptarse al nuevo sistema son preocupaciones comunes. Debido a todo ello, es normal que surjan un sin fin de dudas y preguntas.

A continuación tratamos de resolver las más habituales.

¿Mejor un software en la nube o versión desktop?

Aunque no existe una cifra exacta, un gran porcentaje de empresas eligen un software de facturación en la nube. Los principales motivos son accesibilidad desde cualquier lugar, fácil implementación, flexibilidad, escalabilidad, soporte y actualizaciones automáticas.

Las versiones de escritorio suelen ser más adecuadas solo en grandes corporaciones con necesidades muy específicas, requisitos de seguridad muy altos o un control total sobre la infraestructura IT.

¿Qué precio suele tener un software de facturación?

En la actualidad, la forma más fácil de comprar un software de facturación es mediante pago por suscripción. Este modelo permite a las empresas acceder a software de alta calidad sin grandes inversiones iniciales.

Los precios oscilan entre 10€ y 80€ al mes por usuario, aunque pueden variar ampliamente según las características del programa, el plan elegido o el tamaño de la empresa. Algunos proveedores ofrecen planes gratuitos con funcionalidades básicas para pequeñas empresas o autónomos.

¿Se puede solicitar una demo para ver el software antes de comprarlo?

No solo puedes solicitar una demo para ver cualquier software, sino que debes hacerlo. Antes de pagar, debes “palpar” por ti mismo que el software se adapta a tus necesidades y que es fácil de usar.

La mayoría de los proveedores ofrecen demostraciones gratuitas o períodos de prueba. Puedes aprovecharlos para explorar todas sus funcionalidades. Además, puedes pedir a la empresa que te haga una sesión de demostración de producto donde podrás conocer el software en profundidad y resolver tus dudas.

¿Es posible importar todo el histórico de facturas al software de facturación?

Al comprar un software de facturación, debes asegurarte de que este permita importar tus datos históricos. La mayoría de los softwares modernos ofrecen esta funcionalidad, permitiendo importar facturas y otros documentos contables desde sistemas anteriores o archivos Excel.

Este proceso suele ser sencillo, aunque puede requerir cierta preparación de los datos para asegurar una importación correcta. Es importante verificar con el proveedor del software los formatos de importación admitidos y si ofrecen asistencia durante este proceso.

¿Qué sucede si tengo dudas a la hora de utilizar el software de facturación?

Es normal, que, al comprar un software de facturación, se te presenten dudas sobre cómo utilizarlo o sacarle el máximo partido. Por ello, antes de tomar tu decisión, debes comprobar que la empresa detrás de este te ofrezca todo el apoyo que necesitas.

Desde manuales de uso, tutoriales o videos explicativos hasta formación personalizada y un soporte técnico rápido y efectivo. Tu proveedor tiene la obligación y el deber de resolver con agilidad y eficacia cualquier problema que pueda surgirte en cualquier momento.

¿El software es compatible con mis sistemas actuales (ERP, CRM…)?

También debes asegurarte de que el software que vas a adquirir es compatible y puede integrarse con tus sistemas actuales. Si usas programas populares, es bastante probable que el software de facturación ofrezca integraciones nativas. Sin embargo, si utilizas sistemas menos comunes o personalizados, es importante verificar la compatibilidad antes de realizar la compra.

Muchos proveedores de software ofrecen APIs o herramientas de integración que permiten conectar con una amplia gama de aplicaciones de terceros.

¿Se puede acceder desde el móvil?

En plena era digital, donde nuestro smartphone es una prolongación de nosotros mismos, no puedes permitirte un software de facturación que no sea accesible desde el móvil o la tablet.

Ya sea a través de una app o una versión web adaptada para móviles, es imprescindible que puedas acceder a tu software de facturación, así como a cualquier de sus funcionalidades, desde cualquier dispositivo y lugar. De lo contrario, esto podría ser un motivo de peso para descartar ese software.

¿Cumple con las normativas fiscales?

Tu próximo software de facturación debe estar al día con las normativas fiscales vigentes en tu país o región. Este es un punto innegociable, ya que el cumplimiento de las regulaciones fiscales es fundamental para evitar problemas legales y sanciones.

Asegúrate de que el software se actualiza regularmente para reflejar los cambios en la legislación fiscal. Además, verifica si el proveedor ofrece soporte específico para cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo.