Las rotaciones de personal están a la orden del día en cualquier empresa moderna. Ya sea por despidos o por bajas voluntarias, todas las compañías tienen que asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales, especialmente en lo que al pago del finiquito y de otras indemnizaciones se refiere.
A continuación, explicaremos cómo contabilizar el finiquito en una empresa y aprenderemos qué cuentas contables intervienen en este proceso.
En este artículo, aprenderás:
- ¿Qué es el finiquito?
- Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar el finiquito
- Cuentas contables relacionadas con el finiquito
- Asientos contables relacionados con el finiquito
- Ejemplo de contabilización de finiquito
¿Qué es el finiquito?
El finiquito es un documento legal que se utiliza en el ámbito laboral para formalizar la terminación de una relación laboral entre un empleado y un empleador. Este documento recoge el saldo y liquidación de todas las cantidades económicas pendientes de pago entre ambas partes, incluyendo salarios, pagas extras, vacaciones no disfrutadas, indemnizaciones y cualquier otro concepto económico que corresponda al trabajador hasta el momento de la finalización de su contrato.
Los componentes de un finiquito son los siguientes:
- Salarios pendientes: cualquier cantidad de salario que el trabajador haya devengado y que aún no haya sido pagada.
- Pagas extras proporcionales: la parte proporcional de las pagas extraordinarias que el trabajador haya generado.
- Vacaciones no disfrutadas: la compensación económica por los días de vacaciones que el trabajador no haya podido disfrutar.
- Horas extraordinarias: cualquier cantidad correspondiente a horas extras trabajadas y no remuneradas.
- Indemnización por despido: en caso de que aplique, según el tipo de despido y la legislación vigente.
- Otras compensaciones: cualquier otro concepto que se deba liquidar, como bonus o comisiones pendientes.
Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar el finiquito
Uno de los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de contabilizar el finiquito y una posible indemnización por despido es su tratamiento fiscal. En España, el finiquito tributa como renta del trabajo a efectos del IRPF y, además, cotiza a la Seguridad Social. Por su parte, la indemnización por despido tiene un tratamiento fiscal específico y más favorable, ya que está exenta en el pago del IRPF, bajo las siguientes condiciones:
- Para despidos improcedentes, este límite es de 33 días por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.
- Para despidos procedentes, la indemnización legalmente establecida es de 20 días por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.
Además, hay que tener en cuenta que la indemnización por despido aplica en diversos supuestos dependiendo de la naturaleza del despido y las circunstancias laborales. En este sentido, existen el despido improcedente, el despido procedente, el despido colectivo (ERE), el despido por causas objetivas y el despido por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, que tienen diferentes condiciones e indemnizaciones. En caso de baja voluntaria, aplicará el finiquito, pero no la indemnización por despido.
Cuentas contables relacionadas con el finiquito
De acuerdo con el Plan General Contable español, las principales cuentas contables relacionadas con el finiquito son las siguientes:
- 640 – Sueldos y salarios: esta cuenta se utiliza para registrar el total de sueldos y salarios devengados por los empleados de la empresa. Incluye todos los pagos efectuados a los trabajadores por el desempeño de sus funciones, así como las bonificaciones y otros incentivos relacionados con el salario, entre las que se incluye el finiquito cuando termina la relación laboral entre empresa y empleado. No incluye pagos por indemnizaciones u otras prestaciones no salariales.
- 641 – Indemnizaciones: en esta cuenta se registran las cantidades pagadas a los empleados como indemnización por despido. Esto incluye tanto las indemnizaciones legales como las pactadas en contratos laborales o convenios colectivos, destinadas a compensar al empleado por la terminación de su contrato de trabajo. También se incluyen las indemnizaciones por renuncias voluntarias incentivadas y cualquier otra compensación similar.
- 1402 – Provisión por prestaciones a largo plazo al personal: se utiliza para registrar las provisiones realizadas por la empresa para cubrir futuras obligaciones por prestaciones a largo plazo al personal. Incluye compromisos como jubilaciones, pensiones, indemnizaciones por antigüedad, y otros beneficios que se otorgarán al personal en el futuro y que requieren una provisión contable en el presente para reflejar correctamente la obligación futura.
- 795X. Exceso de provisión por indemnizaciones por despido: aquí se registran los excesos de provisiones por indemnizaciones por despido que se hayan reconocido previamente y que, al cierre del ejercicio, resulten innecesarios o superiores a las obligaciones reales. Esto ocurre cuando la provisión inicial para indemnizaciones por despido resulta ser mayor que los pagos efectivamente realizados o que las obligaciones reales de la empresa en este concepto. El ajuste se registra como un ingreso extraordinario para reflejar el exceso de provisión revertido.
Asientos contables relacionados con el finiquito
En el momento del pago del finiquito, se registrará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 640. Sueldos y salarios | XXX + YYY + ZZZ | |
| 476. Organismos de la Seguridad Social. Acreedores | XXX | |
| 4751. HP acreedora por retenciones practicadas | YYY | |
| 572. Bancos | ZZZ |
En caso de que haya que contabilizar la indemnización por despido, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 641. Indemnizaciones | XXX | |
| 1402. Provisión por prestaciones a largo plazo al personal | | XXX |
En el momento en el que se abona el finiquito, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 1402. Provisión por indemnizaciones | XXX | |
| 572. Bancos | | XXX |
En el caso de que exista indemnización, se podría dar el caso de que la provisión inicial fuese inferior o superior a la indemnización final. En caso de que exista exceso de provisión, se contabilizará lo siguiente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 1402. Provisión por indemnizaciones | XXX | |
| 572. Bancos | | YYY |
| 795X. Exceso de provisión por indemnizaciones por despido | XXX – YYY |
En caso de que la provisión sea inferior a la necesaria, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 1402. Provisión por indemnizaciones | XXX | |
| 572. Bancos | | YYY |
| 641. Indemnizaciones | XXX – YYY |
Ejemplo de contabilización de finiquito
Imagina un empleado que es despedido por su empresa. Las condiciones contractuales de este empleado en el momento del despido son las siguientes:
- Sueldo mensual: 2.000 €
- Vacaciones no disfrutadas: 5 días (con un salario diario de 66.67 €)
- Parte prorrateada de las pagas extras: 1.000 €
- Indemnización por despido: 5.000 €
Asimismo, la empresa ha provisionado una indemnización por despido de 4.500 €.
Para el cálculo del finiquito, se realizan los siguientes cálculos:
- Salario por vacaciones no disfrutadas: 66,67 x 5 días = 333,35 €
- Parte prorrateada de las pagas extras: 1.000 €.
- Parte de la nómina del mes del despido: 1.200 €.
- Total de sueldos y salarios a pagar (finiquito) = 2.533,35 €.
En ese momento, se contabiliza el siguiente asiento contable, aplicándose un 10% del sueldo a la Hacienda Pública y un 10% a la Seguridad Social:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 640. Sueldos y salarios | 2533,35 € | |
| 476. Organismos de la Seguridad Social. Acreedores | | 253,34 € |
| 4751. HP acreedora por retenciones practicadas | | 253,34 € |
| 572. Bancos | | 2.026,67 € |
Adicionalmente, la empresa debe contabilizar la indemnización por despido que, recordemos, está exento del pago del IRPF. El primer paso es provisionar esta indemnización:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 641. Indemnizaciones | 4.500 € | |
| 1402. Provisión por prestaciones a largo plazo al personal | | 4.500 € |
En el pago de la indemnización, al ser la provisión inferior a la cuantía a indemnizar, se contabiliza un gasto:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 1402. Provisión por indemnizaciones | 4.500 € | |
| 572. Bancos | | 5.000 € |
| 641. Indemnizaciones | 500 € | |
