¿Cómo contabilizar una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas se han convertido en uno de los documentos más importantes de cualquier negocio, especialmente debido al elevado volumen de transacciones realizado directamente y a la posibilidad de errores humanos y a la cantidad de devoluciones que se producen en el día a día.

A continuación, explicaremos en qué consisten las facturas rectificativas, cómo funcionan y cómo se contabilizan en cualquier negocio.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué son las facturas rectificativas?
• Aspectos previos a tener en cuenta
• Cuentas contables relacionadas con las facturas rectificativas
• Asientos contables relacionadas con las facturas rectificativas
• Ejemplo de contabilización de facturas rectificativas

¿Qué son las facturas rectificativas?

Una factura rectificativa es un tipo de documento que se emite para corregir errores o modificar los términos de una factura original. Este tipo de factura es fundamental y cada vez más utilizada dentro del ámbito contable y fiscal, ya que permite ajustar montos que han sido facturados de manera incorrecta, ya sea por errores en la cantidad, precio, descripción del producto o servicio, o datos fiscales del emisor o del receptor.

Las facturas rectificativas deben cumplir con las mismas exigencias legales que cualquier factura, incluyendo la identificación clara del documento como rectificativo y la referencia precisa a la factura que está siendo modificada.

El proceso de emitir una factura rectificativa está regulado por la legislación fiscal de cada país, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad en las operaciones comerciales y contables. Al emitir una factura rectificativa, es esencial que se especifiquen los motivos de la corrección, detallando las diferencias con respecto a la factura original.

Esta práctica no solo ayuda a mantener la claridad en las relaciones comerciales entre empresas y con los consumidores, sino que también asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera adecuada, evitando posibles sanciones o discrepancias en auditorías fiscales.

Aspectos previos a tener en cuenta

Las facturas rectificativas están reguladas en el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En esta normativa se regulan las condiciones que obligan a emitir una factura de este tipo para corregir una original.

Es importante identificar de manera clara el motivo por la cual se emite la factura rectificativa. Los motivos comunes incluyen errores en la factura original, devoluciones de mercancía, descuentos posteriores o condiciones de venta modificadas, entre muchos otros.

Además, hay que tener en cuenta el impacto que tienen las facturas rectificativas en el IVA, ya sea soportado en caso de facturas de compras, o repercutido, cuando hablamos de facturas de ventas. Esto afectará los pagos de IVA a la Agencia Tributaria, por lo que es necesario asegurar que los cambios estén bien documentados y sean exactos.

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Cuentas contables relacionadas con las facturas rectificativas

En realidad, no existen cuentas separadas para registrar las facturas rectificativas. En realidad, lo que ocurre es que, en cierto modo, se revierte o modifica la factura original. En este sentido, y aunque este proceso varía, las principales cuentas implicadas en este proceso son las siguientes.

• 708 – Devoluciones de ventas y operaciones similares: se utiliza para registrar las devoluciones de ventas de bienes y servicios que la empresa había facturado previamente. En el contexto de las facturas rectificativas, cuando se emite una factura rectificativa debido a una devolución, el importe correspondiente a esa devolución se registra en esta cuenta. Esto disminuye los ingresos inicialmente registrados en la cuenta de ventas.
• 608 – Devoluciones de compras y operaciones similares: es similar a la cuenta 708, pero se aplica a las compras. Esta cuenta se utiliza para registrar las devoluciones de compras de bienes o servicios que la empresa había adquirido. En caso de una factura rectificativa emitida por el proveedor (o emitida por el cliente a su proveedor), reflejando una devolución o corrección, el valor de la devolución se registra aquí, reduciendo así los costos inicialmente registrados en las cuentas de compras.
• 477 – Hacienda Pública, IVA repercutido: se utiliza para registrar el IVA que la empresa cobra a sus clientes y que debe ser entregado al fisco. En las facturas rectificativas relacionadas con devoluciones, descuentos, errores u omisiones, el IVA repercutido que inicialmente se había incluido en la factura original se ajusta mediante esta cuenta, reduciendo la cantidad de IVA que la empresa debe pagar a la Hacienda Pública.
• 472 – Hacienda Pública. IVA Soportado: se utiliza para registrar el IVA que la empresa paga en sus compras y que puede ser deducible de sus pagos de IVA repercutido. Cuando se reciben facturas rectificativas de proveedores que disminuyen el valor de las compras por devoluciones o errores, el IVA soportado registrado inicialmente también se ajusta, reduciendo la cantidad que la empresa puede deducir de su IVA repercutido.

Asientos contables relacionadas con las facturas rectificativas

La contabilización de la factura rectificativa dependerá de la naturaleza de la operación y del motivo que originó su emisión. En caso de expedir una factura rectificativa con motivo de una devolución a un cliente, ya sea total o parcial, el asiento sería el siguiente:

En el caso de que sea nuestra empresa quienes reciba la factura rectificativa, procederíamos de la siguiente forma:

Estos asientos se aplican tanto a devoluciones, errores en el cálculo de la base imponible y, en consecuencia, también del IVA, por ejemplo.

En el caso de que se emita una factura rectificativa por un crédito de difícil cobro, se contabilizará la siguiente factura:

Ejemplo de contabilización de facturas rectificativas

Imagina una empresa llamada Tecnosoluciones S.L., que se dedica a la venta de equipos tecnológicos a otras empresas. En enero de 2X24, esta empresa vende a su cliente equipos tecnológicos por un valor de 20.000 € con un aplazamiento en el cobro de 60 días. El asiento inicial es el siguiente:

Posteriormente, se registra la pérdida por deterioro:

En marzo, se sobresee el concurso del cliente. Tecnosoluciones emite una nueva factura rectificativa anulando la provisión y volviendo a contabilizar el IVA repercutido, pero considera el crédito como de difícil cobro.

Finalmente, se consigue cobrar el 70% de la deuda con este cliente, contabilizándose un cobro de 16.940 € y una consecuente pérdida de 7.260 €. Desde el punto de vista contable:

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