Los 5 mejores softwares para factura electrónica

La digitalización de todos los sectores, así como el reciente cambio de la legislación sobre la facturación electrónica, los software de facturación se han tenido que actualizar con el objetivo de cumplir con la nueva Ley Crea y Crece. Esta nueva ley obligará a todas las empresas a emitir factura electrónica ante cualquier tipo de operación, tanto en el sector público (donde ya era obligatorio) como en el privado.

¿Quieres estar preparado para todos los cambios que vienen? En este artículo te explicamos brevemente cómo adaptarte y cuáles son los mejores softwares para facturación electrónica del mercado.

Situación actual de la factura electrónica en España

La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas ha vuelto a la palestra tras la aprobación de la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial del 28 de septiembre de 2022. Más conocida como Ley Crea y Crece, esta establece en su artículo 12 que todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.

Esto quiere decir que, una vez se haya definido el reglamento definitivo, todas las empresas (incluyendo también autónomos) deberán disponer obligatoriamente de un software para emitir facturas electrónicas acorde a la ley. Hasta ahora y desde el año 2015, solo era obligatorio para las empresas que trabajaban con la Administración Pública, pero con la nueva ley, esta obligatoriedad se extiende a todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño o sector.

La entrada en completo vigor de la Ley Crea y Crece es algo incierta, pero se espera que lo haga para finales de 2024. Una vez se complete este paso, las empresas tendrán un periodo de tiempo de adaptación para cumplir con dicha ley. Se diferencian tres casos:

• Las empresas que facturen más de 8 millones de euros anualmente tendrán 1 año para adaptarse, es decir, hasta finales de 2025.
• Las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán 2 años para hacerlo, es decir, hasta finales de 2026.
• En el caso de los autónomos, tendrán un total de 3 años para adaptarse a la ley, es decir, hasta finales de 2027.

¿Qué debe de tener un programa de facturación electrónica?

Softwares de factura electrónica que puedan emitir facturas electrónicas hay muchos, pero que realmente valgan la pena y no compliquen más la situación en lugar de facilitárnosla, pocos. ¿Cómo podemos diferenciar entre un buen software de facturación electrónica y uno que no es tan efectivo? Pues hay ciertas características que nos dan muchas pistas:

• En la nube: tener un software de facturación electrónica en la nube nos permitirá acceder y emitir facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso desde nuestro smartphone.
• Creación rápida de documentos: facturas, albaranes, presupuestos… debe permitir la creación de diferentes documentos de forma sencilla, rápida e intuitiva.
• Tipos de facturas electrónicas: debe ofrecer la posibilidad de crear todo tipo de facturas electrónicas, cumpliendo con el formato establecido por la ley, tanto para las facturas para la administración pública como para las empresas privadas o autónomos.
• Vista rápida de vencimientos: debe tener una interfaz que nos permita tener a la vista todos los vencimientos de las facturas, tanto las emitidas como las recibidas, para tener un control efectivo de los pagos y cobros.
• Control de tesorería: también debe ofrecer una vista completa del estado financiero de la empresa, mostrando el flujo de caja en tiempo real y permitiendo hacer previsiones de tesorería.
• Gestión de impuestos: debe contemplar las diferentes modalidades de impuestos y su correcta aplicación en las facturas, teniendo en cuenta las particularidades de cada empresa y autónomo. Además, debe facilitar y automatizar la presentación de modelos tributarios trimestrales y anuales.
• Digitalización de documentos: para facilitar y agilizar el trabajo de contabilidad es necesario contar con un software con la capacidad de digitalizar facturas y tickets, ya sea a través de una fotografía o de la subida de documentos.
• Conexión de cuentas bancarias: el software de facturación electrónica debe poder conectarse a nuestras cuentas para realizar conciliaciones bancarias de manera automática, actualizando el estado de las facturas y la tesorería en tiempo real.
• Base de datos de clientes y proveedores: para facilitar la emisión de facturas, el software debe contar con una base de datos de clientes y proveedores que permita clasificar, buscar y añadir información de manera rápida y eficiente.
• Seguridad: los datos, en su mayoría muy sensibles, deben estar protegidos bajo altas medidas de seguridad para garantizar su confidencialidad, cumpliendo con la legislación vigente en materia de protección de datos.
• Actualización constante: además, debemos elegir un programa que se actualice constantemente, tanto a nivel de nuevas funcionalidades, como la adaptación a la legalidad corriente o actualizaciones de seguridad y corrección de errores.

¿Cuáles son los mejores software de facturación electrónica?

Ahora que ya sabemos cómo debería ser un buen software de facturación electrónica, vamos a echar un vistazo al mercado en busca de los mejores. Para ello, hemos entrado en nuestro particular laboratorio, seleccionando y probado los programas más populares del momento. Como cualquier otra cosa en esta vida, no hay ninguno perfecto, así que vamos a mostrarte de la forma más parcial posible lo bueno y malo de cada uno de ellos.

Antes de iniciar, aclarar que ninguno de ellos cuenta todavía con la posibilidad de emitir facturas electrónicas para el sector privado. Esto se debe a que, tal y como hemos comentado, el reglamento final, y, por tanto, el formato de la factura todavía no ha sido aprobado por el gobierno. No obstante, creemos que todos ellos se actualizarán rápidamente en cuanto el reglamento sea aprobado.

1. Quipu

Quipu es un conocido software de facturación electrónica que ofrece una amplia gama de características para facilitar la emisión y gestión de facturas. Más allá de esta característica, se trata de un completo programa alojado en la nube que destaca por su interfaz intuitiva y su compatibilidad con diferentes tipos de facturas electrónicas.

Especialmente diseñado para PYMES y autónomos, Quipu ofrece un alto nivel de seguridad y actualizaciones constantes para mantenerse al día con las últimas tendencias y requisitos legales.

Aspectos a destacar de Quipu

• Facturación electrónica: Quipu, al igual que el resto de software, todavía no puede ofrecer la creación de facturas electrónicas en el entorno B2B ya que todavía no se ha aprobado el reglamento que dictamina los requisitos técnicos que deberán de llevar las facturas. Actualmente tampoco es posible realizar facturas electrónicas con formato Facturae.
• Tesorería: también permite ver el flujo de ingresos y gastos en tiempo real, lo que ayuda en la toma de decisiones y en la previsión de la tesorería presente y futuras. Además, presenta gráficos de fácil interpretación para tener una visión global de las finanzas de la empresa.

• Documentos: se pueden crear todo tipo de documentos contables de una manera sencilla, rápida e intuitiva. Desde facturas y albaranes, hasta presupuestos y tickets, lo que facilita enormemente la gestión y el control de la facturación de la empresa.
• Impuestos: Quipu permite calcular y aplicar impuestos automáticamente en las facturas y ayuda en la presentación de impuestos trimestrales y anuales, facilitando enormemente el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Lector OCR: Quipu dispone de un lector OCR que permite digitalizar facturas y tickets a través de una fotografía, simplificando y acelerando el proceso de contabilidad. También es capaz de leer y extraer información de documentos digitalizados. Además de tecnología avanzada también cuenta con verificación humana.

• Conciliación bancaria: permite conectar cuentas para realizar conciliaciones bancarias de manera automática o manual. Puedes visualizar todos los movimientos de tus cuentas, conciliar tus documentos y verificar si hemos recibido el pago de nuestras facturas automáticamente.
• Base de datos de cliente y proveedores: ofrece una visión completa de tu relación con tus clientes. En todo momento sabrás si te han pagado tus facturas o tiene alguna pendiente, e incluso podrás programar un recordatorio de pago con reglas personalizadas. Los datos se almacenan en la nube de forma segura y se pueden utilizar durante la emisión de facturas electrónicas.
• Integraciones: Quipu ofrece compatibilidad con más 200 de software externos, desde Shopify o PayPal hasta Stripe, Zapier o Prestashop. Podemos intercambiar información de facturas y tickets entre varios sistemas sin complicaciones.
• Aplicación móvil: Quipu proporciona una aplicación móvil que permite acceder a todas las funcionalidades del software desde cualquier lugar. Puedes emitir facturas, gestionar clientes, registrar gastos y realizar conciliaciones bancarias directamente desde tu smartphone Android o iOS.

Qué podría mejorar

• Datáfono: algunas empresas, sobre todo aquellas que tienen punto de venta físico, pueden echar de menos la integración de datafono de forma nativa. No obstante, podemos emplear el Lector OCR para digitalizar y registrar los recibos de las ventas realizadas con datáfono.
• Inventario: tampoco cuenta con funcionalidades de gestión de inventarios, lo cual puede ser un inconveniente para empresas que necesiten controlar stock de productos. Sin embargo, puede integrarse con otros software de inventario a través de su API o mediante su compatibilidad con más de 200 software externos.
• Compatibilidad con TicketBAI: aunque Quipu se actualiza constantemente, por el momento no es compatible con el nuevo sistema de facturación electrónica TicketBAI, implementado en el País Vasco. Sin embargo, estamos seguros de que la empresa se pondrá al día en cuanto sea necesario.
• Multidivisa: no permite emitir facturas en diferentes divisas, lo que puede ser un inconveniente para empresas que operan a nivel internacional. Sin embargo, es posible registrar gastos en diferentes divisas, aunque la conversión se debe hacer manualmente.

2. Billin

Otro de los mejores software de factura electrónica es Billin, una solución de facturación en la nube muy popular. Su interfaz web es muy intuitiva, y su aplicación móvil permite llevar a cabo todas las gestiones desde cualquier lugar. Además, cuenta con una amplia gama de características, incluyendo la emisión de facturas electrónicas, seguimiento de pagos, y gestión de impuestos.

Aspectos a destacar de Billin

• Factura electrónica: Billin, al igual que los otros softwares, no dispone de la creación de facturas electrónicas en el entrono B2B. Sin embargo, sí que permite la creación y gestión de facturas electrónicas para la administración pública de acuerdo con los requisitos FacturaE.
• Documentos: permite la creación de varios de documentos contables de manera eficiente, incluyendo facturas, facturas proformas, recibos, o presupuestos. Todo funciona de forma muy intuitiva y ágil, por lo que la generación de facturas es muy sencilla.
• Acceso para asesorías: este es un buen software para asesorías, ya que tiene un sistema de roles y accesos específicamente para esto. Al otorgarle permisos a tu gestor, este podrá acceder a todos tus datos y realizar todas las gestiones pertinentes.
• Integración TicketBAI: es compatible con TicketBAI, el sistema de facturación electrónica implementado en el País Vasco. Esto significa que las empresas que operan en esta región pueden cumplir con sus obligaciones fiscales utilizando este software.
• Multidivisa: permite la emisión de facturas en diferentes divisas, lo que es una gran ventaja para las empresas que realizan operaciones comerciales internacionales.

En qué podría mejorar

• OCR sin validación humana: aunque el lector OCR funciona adecuadamente, en ocasiones realiza lecturas incompletas o incorrectas. Al no disponer de validación humana, el usuario deberá modificar a mano estos errores, lo que puede hacer perder mucho tiempo y cometer errores de contabilidad.
• Impuestos limitados: aunque tienes las opciones básicas para incluir impuestos en las facturas, no dispone de un módulo para el cálculo y la presentación de modelos fiscales. Deberás hacerlo manualmente o a través de tu gestor.
• Gestión de stock: no ofrece la capacidad de gestionar inventario o registrar productos, lo que puede ser un inconveniente para las empresas que venden bienes físicos. Está más enfocado para empresas que venden servicios.
• Marca en facturas: a pesar de que ofrece opciones de personalización de facturas, tanto las opciones como las plantillas son algo limitadas. Si reflejar tu personalidad de marca en las facturas es importante para ti, Billin podría no ser la mejor opción.
• Tesorería: a diferencia de otros programas, Billin no ofrece una visión completa de la tesorería de la empresa. No proporciona un resumen financiero en tiempo real o proyecciones de flujo de caja, por lo que tendrás que utilizar otro software o hacerlo manualmente.

3. Cuentica

Cuentica es otra opción muy popular en el mercado de software de facturación electrónica. Es una herramienta en la nube que ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo facturación electrónica, gestión de gastos, seguimiento de ingresos, y mucho más. Su interfaz es sencilla e intuitiva, lo que facilita el manejo del programa incluso para aquellos que no tienen experiencia previa.

Aspectos a destacar de Cuentica

• Factura electrónica: al igual que el resto de softwares, Cuentica, todavía no ofrece la creación de facturas electrónicas en el entorno B2B, pero sí que ofrece la posibilidad de emitir facturas electrónicas a la administración pública siguiendo los formatos FacturaE.
• Remesas: simplifica la generación de remesas bancarias, optimizando así los procesos de pagos en grupos. Si tienes un gran volumen de transacciones puedes ahorrar mucho tiempo y esfuerzo gracias a esta funcionalidad.
• API pública: ofrece una API abierta que permite integrar el software con otras aplicaciones o sistemas que estés utilizando en tu negocio. Esta integración puede ser muy útil para optimizar y automatizar procesos.
• Módulo de gastos: este software también dispone de un módulo de gestión de gastos que permite registrar y categorizar gastos de manera eficiente. También permite el reenvío de tickets y facturas de gasto por email.
• Sincronización con cuenta bancaria: permite la sincronización con tu cuenta bancaria, lo que facilita la conciliación de las transacciones y el seguimiento del flujo de caja en tiempo real.
• Informes: ofrece un dashboard muy completo donde se pueden visualizar de forma resumida y clara los ingresos, gastos e impuestos. Además, permite la creación de informes personalizados.

Qué podría mejorar

• Lector OCR: no dispone de un lector OCR para digitalizar facturas y tickets, lo que puede suponer un inconveniente para empresas que manejan un alto volumen de facturas en papel. Deberás subirlas manualmente al sistema.
• Fiscal: aunque dispone de un calendario fiscal, resumen de impuestos y avisos de pago, no cuenta con un módulo para la presentación automática de impuestos. Los usuarios deberán calcular y presentar sus impuestos manualmente o a través del servicio de asesoría que ofrecen.
• Actualizaciones limitadas: no se actualiza con tanta frecuencia como otros softwares, por lo que podría no estar al día con las últimas tendencias o requerimientos legales.
• Interfaz: aunque la interfaz es sencilla e intuitiva, su diseño es algo anticuado y podría mejorar en términos de experiencia de usuario.
• Sin aplicación móvil: a diferencia de otros programas, Cuentica no ofrece una aplicación móvil. Esto puede ser un inconveniente para los usuarios que necesitan acceder al software en cualquier momento y lugar. Es una clara desventaja.
• Limitaciones en registros de gasto: en las factura de gasto solo se puede detallar la base imponible total, y no el detalle del precio de cada unidad, por ejemplo.
• Control de inventario: no dispone de herramientas para el control de inventario, lo cual puede ser una desventaja para empresas que necesitan un seguimiento de sus productos. Sin embargo, es posible integrarlo con otros software de inventario a través de su API.

4. Contasimple

Con el paso de los años, Contasimple, se ha convertido en un software de facturación en el que la sencillez es su premisa principal. Aunque se trata de un software bastante simple, cuenta con todas las funcionalidades necesarias para la emisión y gestión de facturas, y además, ofrece características adicionales como control de gastos, seguimiento de ingresos y gestión de impuestos.

Aspectos a destacar

• Factura electrónica: permite crear facturas electrónicas para la administración pública en el formato FacturaE y XML, y se espera que se adapte rápidamente a los requisitos de facturación electrónica B2B una vez estén definidos por el gobierno.
• Gestión de impuestos: cuenta con un módulo de cálculo automático de impuestos. Este módulo permite calcular y aplicar automáticamente los impuestos correspondientes en las facturas y facilita la presentación de modelos fiscales trimestrales y anuales.
• Documentos: permite la creación de varios tipos de documentos de manera rápida y sencilla. Con este software, puedes crear facturas, presupuestos, albaranes y recibos en pocos clics.
• Registro de gastos: permite registrar y seguir tus gastos de manera eficiente. Además, incluye lector OCR para digitalizar tickets y automatizar la contabilidad de gastos.
• Conciliación bancaria: puedes conectar tus cuentas bancarias con el software y revisar todas las transacciones en tiempo real, facilitando el seguimiento del flujo de caja.
• Gestión de productos y stock: a diferencia de otros programas, Contasimple ofrece control de inventario y stock. Cada vez que creemos una factura o presupuesto podemos seleccionar los productos introducidos y añadirlos automáticamente.
• App móvil: dispone de aplicación móvil que permite acceder a casi todas las funcionalidades. Está disponible tanto para iOS como para Android.

Qué podría mejorar

• Lector OCR: aunque dispone de lector para digitalizar tickets, este podría mejorarse. En ocasiones es demasiado lento y tarda varios dias en procesar los gastos. Además, el número de lecturas mensuales que ofrece es muy limitado y no dispone de validación humana.
• Conciliación automática de pago: la opción de conciliación bancaria automática es de pago. Es decir, ninguno de sus planes, ni siquiera el más premium, lo incluye. Si lo necesitas deberás pagarlo adicionalmente a tu cuota mensual o anual.
• Remesas: aunque permite la creación de remesas, la funcionalidad es algo limitada y puede resultar confusa para algunos usuarios. Sería beneficioso si el proceso de creación de remesas fuera más sencillo e intuitivo
• Multidivisa: no ofrece la posibilidad de emitir facturas en diferentes divisas, lo que puede ser un inconveniente para las empresas que operan a nivel internacional.
• Personalización de facturas: aunque ofrece plantillas para la creación de facturas, las opciones de personalización son algo limitadas.
• Tesorería: no proporciona un resumen financiero en tiempo real ni proyecciones de flujo de caja.
• Gestión de stock manual: por otro lado, a pesar de que ofrece control de inventario, este proceso es completamente manual. No se actualiza automáticamente con las ventas o compras, lo que puede resultar tedioso y propenso a errores para empresas con un gran volumen de productos.

5. Factura Directa

Por último, otro de los mejores software de facturación electrónica es Factura Directa. Aunque no es tan conocido como las demás opciones, sus usuarios están bastante satisfechos. Sin grandes florituras y con una imagen sencilla, Factura Directa ofrece todo lo necesario para llevar la facturación de autónomos y PYMES.

Aspectos a destacar

• FacturaE: este software en la nube permite la emisión de facturas electrónicas para la administración pública en formato FacturaE y XML. Una vez emitida la factura digital, tan solo tenemos que pulsar sobre la opción “Generar FacturaE” para generarla.
• Albaranes: ofrece la posibilidad de generar albaranes de manera sencilla y rápida. Además, se pueden convertir en facturas con solo un clic, lo cual es muy útil para agilizar el proceso de facturación.
• Personalización: ofrece un gran apartado de personalización de facturas, con diversas plantillas y la opción de incluir tu logo y colores corporativos. Esto puede ser muy útil para reforzar la imagen de marca de tu empresa.
• Gestión de stock: permite la gestión de stock de tus productos, permitiendo llevar un control de las existencias en tiempo real. Además, puedes crear listados de productos para facilitar la creación de facturas y presupuestos.
• Multiidioma: permite emitir facturas en varios idiomas, lo que puede ser muy útil para empresas que operan a nivel internacional.
• Multidivisa: lo mismo ocurre con las divisas. Factura Directa permite la emisión de facturas en diferentes divisas.
• Impuestos: permite calcular y aplicar impuestos automáticamente en las facturas, simplificando enormemente este proceso. Además, ofrece la posibilidad de gestionar y presentar los principales modelos de impuestos trimestrales y anuales.
• Conciliación bancaria: proporciona una función de conciliación bancaria que permite conectar el software con tus cuentas bancarias. Esta función facilita el seguimiento de todas las transacciones en tiempo real. También incluye cobros y pagos con remesas SEPA.

Qué podría mejorar

• Lector OCR: una de las funcionalidades básicas de cualquier software de facturación y sin embargo, no lo ofrece. Se echa en falta es la posibilidad de digitalizar tickets y facturas a través de un lector OCR.
• Interfaz de usuario: aunque es bastante intuitivo, su interfaz de usuario podría mejorar en términos de modernidad y atractivo visual.
• Integraciones: a diferencia de otros software, Factura Directa no ofrece muchas integraciones con otras herramientas o aplicaciones, lo que puede limitar su funcionalidad para algunas empresas.
• Modelos tributarios: aunque los modelos tributarios son correctos, emplean un formato diferente al oficial. Esto puede resultar algo confuso para aquellos que no están acostumbrados a trabajar con ellos.
• Soporte al cliente: la atención al cliente puede mejorar, ya que no ofrece soporte telefónico ni chat en vivo. El único medio de contacto es a través de correo electrónico, y en ocasiones, tardan demasiado en responder.