¿Cómo contabilizar la fianza de un alquiler?

La fianza es un concepto habitual en cualquier alquiler o arrendamiento, ya sea entre particulares o con empresas. De hecho, es una forma de garantía frente a potenciales impagos, por ejemplo, cuando se alquila una vivienda o un local comercial. En el ámbito empresarial, las fianzas representan un concepto esencial que, además, debe tener su reflejo en contabilidad.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es la fianza de un alquiler?
• Cuentas contables relacionadas con la fianza de un alquiler
• Asientos contables de una fianza de alquiler
• Ejemplo de contabilización de fianza de alquiler

¿Qué es la fianza de un alquiler?

La fianza de un alquiler es un depósito de seguridad que el inquilino entrega al propietario antes de ocupar la vivienda o el local. Este depósito sirve como una garantía para el arrendador contra posibles daños a la propiedad o el incumplimiento del contrato de arrendamiento por parte del inquilino. La cantidad de la fianza varía según la legislación local y el acuerdo entre las partes, pero comúnmente es equivalente a uno o dos meses de alquiler.

Cuentas contables relacionadas con la fianza de un alquiler

De acuerdo al Plan General de Contabilidad, las cuentas contables relacionadas con la fianza de un alquiler son las siguientes.

• 260 – Fianzas constituidas a largo plazo: representa los depósitos o garantías entregadas por la empresa al propietario, y que se recuperarán o cancelarán en un plazo superior a un año. Puede incluir fianzas entregadas para alquileres, suministros, contratos de servicios, etc. Está clasificada dentro del activo no corriente.
  565 – Finanzas constituidas a corto plazo: es la cuenta equivalente a la utilizada para las fianzas constituidas a largo plazo, pero para un plazo inferior al año de duración. Está clasificada dentro del activo corriente.
  180 – Fianzas recibidas a corto plazo: representa las fianzas y depósitos recibidos por la empresa que se devolverán o cancelarán en un plazo superior a un año. Incluye garantías recibidas por alquileres, servicios, o contratos que la empresa ha acordado y que están aseguradas mediante una fianza a favor de la empresa. Está clasificada dentro del pasivo no corriente.
• 560 – Fianzas recibidas a corto plazo: se utiliza para registrar las fianzas y depósitos recibidos que la empresa tiene la obligación de devolver en el corto plazo, generalmente dentro de un año. Puede incluir fianzas recibidas por alquileres de equipos, inmuebles, o servicios donde la empresa actúa como depositaria de la fianza. Se clasifica dentro del pasivo corriente.

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Asientos contables de una fianza de alquiler

Los asientos contables relacionados con la fianza del alquiler dependen de dos supuestos: por un lado, de si somos inquilinos del local o propietarios del mismo y, por otro, de si esta es a largo plazo (superior al año) o a corto plazo (inferior al año).

Cuando somos inquilinos del local

El asiento contable depende de

Si la fianza es a corto plazo, el asiento sería el siguiente:

Cuando finalice el contrato de alquiler y se vuelva a recibir la fianza, los asiento contables serán, según el plazo, los que se muestra a continuación.

Si es a largo plazo, primero tendremos que reclasificarla como fianza a corto plazo:

Y una vez que la fianza está reclasificada a corto plazo, o si esta ya estaba constituida a corto plazo, el asiento de devolución del dinero será:

Cuando somos propietarios del local

En caso de que seamos propietarios del local y, en consecuencia, seamos nosotros los que recibimos la fianza, el asiento a contabilizar será el contrario que en el caso anterior, y se tendrán que utilizar las cuentas contables correspondientes a la recepción de esa fianza.

Si es a largo plazo:

En caso de que sea a corto plazo:

Por la devolución de la fianza, en caso de que sea a largo plazo, primero se reclasifica la fianza a corto plazo:

Posteriormente, cuando se va a devolver la fianza, se compensa con el saldo de la cuenta a corto plazo:

Ejemplo de contabilización de fianza de alquiler

Imaginemos que la empresa “Delicias del Pan, S.L.” decide alquilarle un local comercial el 1 de marzo de 2X24 a “Comercial Centro Ciudad, S.A.” para abrir una nueva panadería en el centro de la ciudad. El contrato de alquiler establece que la duración del arrendamiento es de 5 años, con un alquiler mensual de 2.000 €.

Además, el contrato establece que “Delicias del Pan, S.L.” debe depositar una fianza de 4.000 € (equivalente a dos meses de alquiler) como garantía de cumplimiento de todas sus obligaciones contractuales, incluyendo el cuidado adecuado del local. La fianza se devolverá al término del contrato, siempre que el local se encuentre en buenas condiciones y no haya pagos pendientes.

El 1 de marzo de 2X24, se contabiliza el siguiente asiento contable:

Este asiento refleja la salida de efectivo de la cuenta bancaria de “Delicias del Pan, S.L.” para la constitución de la fianza, registrándola como un activo no corriente, dado que el arrendamiento supera el año de duración.

Por su parte, “Comercial Centro Ciudad, S.A.”, que actúa como arrendador, deberá contabilizar el siguiente asiento:

El 1 de marzo de 2X29, finaliza el contrato y se devuelve la fianza. En este caso, el arrendatario deberá contabilizar los siguientes asientos. El primero, por la reclasificación de la fianza de largo a corto plazo:

Por su parte, la contraparte de este contrato (es decir, el arrendador), contabilizará los siguientes asientos. Por la reclasificación de la fianza a corto plazo:

Por la recepción de los fondos:

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