¿Cómo contabilizar un suplido?

En el ámbito contable, los suplidos representan un aspecto fundamental dentro de la gestión financiera de una empresa, aunque no siempre son bien entendidos. Estos gastos suponen desembolsos económicos que la entidad realiza en nombre y por cuenta de terceros, siendo reembolsados posteriormente, y la realidad es que son más habituales de lo que parecen.

Por esta razón, es fundamental comprender adecuadamente cómo contabilizar los suplidos para reflejar con precisión la situación financiera de la empresa y garantizar una gestión eficiente de los recursos.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es un suplido?
• Aspectos previos a tener en cuenta
• Cuentas contables relacionadas con los suplidos
• Asientos contables relacionados con un suplido
• Ejemplo de contabilización de un suplido

¿Qué es un gasto suplido?

Un suplido es un concepto contable y fiscal que se refiere a los gastos realizados por una persona o entidad en nombre y por cuenta de otra. En el ámbito empresarial, los suplidos son comunes cuando una empresa paga por servicios o productos en representación de su cliente, con el entendimiento de que este monto será posteriormente reembolsado.

La característica principal de un suplido es que no se trata de un gasto propio del que realiza el pago, sino de un desembolso efectuado por cuenta de un tercero.

Desde el punto de vista puramente legal, los suplidos no deben generar beneficio para quien los adelanta, y su reembolso debe corresponder exactamente a la cantidad original adelantada. Esta práctica asegura transparencia en las transacciones comerciales y facilita la gestión administrativa al permitir que los costes sean asumidos directamente por quien corresponde.

Aspectos previos a tener en cuenta

Desde el punto de vista contable, el suplido no se registra como un gasto ni como un ingreso, sino como un cobro pendiente o una deuda por parte del cliente. De hecho, es fundamental que el importe reembolsado por el suplido sea exactamente el mismo que el pagado inicialmente.

Además, los suplidos deben estar debidamente justificados y documentados, tanto del pago inicial como del reembolso.

Con respecto a su tratamiento fiscal, generalmente, si el gasto adelantado incluye IVA, este debe ser repercutido y recuperado de la misma manera. Sin embargo, la empresa no puede deducirse este IVA como propio, ya que no se trata de un gasto o ingreso para ella. En todo caso, y de acuerdo al En el art. 78. Tres. 3º de la Ley 37/1992, las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente no se incluirán en la base imponible del IVA.

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Cuentas contables relacionadas con los suplidos

Según la Resolución de 19 de diciembre de 1994 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, los suplidos se podrán contabilizar en el subgrupo 55 del Plan General de Contabilidad (Otras cuentas no bancarias):

• 553 – Suplidos: es la cuenta que se utiliza para registrar los gastos que la empresa adelanta en nombre de sus clientes.
• 430 – Clientes: es la cuenta de cuentas a cobrar, registra las cantidades que la empresa tiene derecho a cobrar de sus clientes por concepto de ventas u otros servicios prestados..
• 477 – Hacienda Pública; IVA soportado: se utiliza para registrar el IVA soportado por la empresa en sus transacciones comerciales. Esta cuenta refleja el impuesto que la empresa paga en sus compras de bienes o servicios.
• 572 – Bancos: la cuenta de tesorería de bancos.
• es la cuenta de tesorería de bancos, donde se registra el dinero disponible en cuentas bancarias de la empresa. Es aquí donde se contabilizan los ingresos y los pagos que la empresa realiza a través de sus cuentas bancarias.

Asientos contables de un gasto suplido

Los asientos de un suplido dependen de si la factura es una factura emitida o recibida.

Suplidos en una factura emitida

En el caso de una empresa que paga un suplido y después se le cobra al cliente, deberá contabilizar, por un lado, el pago del suplido y, por otro, la inclusión del suplido en la factura que se emite al cliente.

En este caso, se contabilizará el siguiente asiento, inicialmente con el pago del suplido o adelanto al cliente:

Por la emisión de la factura:

Por el cobro de la factura emitida:

Suplidos en una factura recibida

En el supuesto contrario, es decir, en caso de una factura recibida, la situación es algo diferente. La factura de compra en este caso incluirá el importe del suplido, de manera que se contabilizará el siguiente asiento:

Por el pago al proveedor, se contabiliza el siguiente asiento:

Por la factura de transporte:

Ejemplo de contabilización de un suplido

Imaginemos que tenemos una empresa que factura servicios de asesoría fiscal a sus clientes. En una de estas transacciones, nuestra empresa anticipa al cliente un gasto de registro en el Registro Mercantil, gracias al cual puede facturar uno de sus servicios. Los datos son los siguientes:

• Importe de la factura con IVA: 15.000 €.
• Gasto asumido en el Registro Mercantil por la empresa prestadora del servicio por cuenta de su cliente: 350 €.

El primer apunte sería contabilizar el suplido, anticipando el gasto:

Por la emisión de la factura:

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