¿Cómo cambiar de asesoría de forma sencilla?

Un buen servicio de asesoría es una de las claves más importantes para el éxito de cualquier negocio. Desgraciadamente, no todas las gestorías son iguales y muchos autónomos terminan perdiendo grandes oportunidades de ahorro o, lo que es peor, cometiendo errores y exponiéndose a sanciones por estar mal asesorados.

Por suerte, los autónomos pueden cambiar de asesoría siempre que lo deseen. Aunque pueda parecer un trámite difícil en un primer momento, este cambio puede reportar grandes beneficios al negocio y es posible hacerlo de manera rápida y sencilla siguiendo algunos pasos.

En este artículo aprenderás:

• ¿Por qué cambiar de asesoría?
• ¿Cuál es el mejor momento para cambiar de asesoría?
• ¿Qué documentación le tengo que pedir a la antigua asesoría?
• ¿Qué debe tener la nueva gestoría?
• Pasos para cambiar de asesoría

¿Por qué cambiar de asesoría?

Detrás de cualquier negocio de éxito suele haber un buen asesor fiscal. Desgraciadamente, no todas las asesorías son iguales, ni todos los profesionales tienen la experiencia y herramientas suficientes para orientar a los autónomos en su trayecto empresarial.

Una asesoría fiscal es algo más que una gestoría. En muchas ocasiones, la relación entre el autónomo y el gestor se limita al alta en el régimen correspondiente, al envío de facturas y a la presentación de impuestos como IVA o IRPF.

Si bien es cierto que estos trámites son básicos y necesarios para todos los autónomos, en la mayoría de los casos no son suficientes. Los negocios necesitan un asesor profesional que conozca todos sus datos fiscales y los de su negocio, y les ayude a sacar el máximo rendimiento a sus declaraciones de impuestos.

Con ello, el autónomo acabará pagando menos impuestos a largo plazo y, además, podrá tener la tranquilidad de llevar todas sus obligaciones al día y no tener problemas con Seguridad Social y Hacienda.

De hecho, uno de los principales motivos que empujan a muchos autónomos y pymes a cambiar de asesoría son los errores al elaborar impuestos -casi siempre por no conocer bien al cliente y su actividad o por falta de experiencia- que a veces incluso terminan con un requerimiento o sanción de Hacienda.

Aunque cambiar de asesoría debe ser una decisión personal y premeditada por el autónomo, hay tres claves que pueden servir como indicador para plantearse un cambio de asesoría:

• Falta de comunicación y de conocimiento por parte del asesor sobre la situación del negocio
• Errores al declarar impuestos
• Falta de asesoramiento sobre las ayudas, bonificaciones o deducciones aplicables para maximizar el ahorro

¿Cuál es el mejor momento para cambiar de asesoría?

Una vez que el autónomo haya detectado alguno de los anteriores problemas en su gestoría y tenga claro que quiere buscar una nueva asesoría para mejorar sus servicios, el siguiente paso es decidir cuándo hacer el cambio.

En realidad, cualquier momento del año puede ser bueno para cambiar de asesoría. Más aún si la actual gestoría del autónomo está cometiendo errores que pueden exponerle a requerimientos, sanciones u otros problemas con la Administración.

De hecho, algunas asesorías premium como la de Quipu ayudan al autónomo a tramitar el cambio, transferir todos los documentos y realizar las demás gestiones en cualquier momento del año.

Aún con todo, para evitar posibles contratiempos, extravíos de información o errores al transferir documentos, es recomendable que el cambio de asesoría no se haga en los momentos de presentación de los principales impuestos como IVA, IRPF o Sociedades.

En el caso de los autónomos, lo preferible es realizar el cambio en meses como febrero, agosto o noviembre, puesto que es cuando ya se han cerrado las trimestrales y se ha declarado la RENTA del año anterior.

En el caso de las pymes, también es recomendable evitar estas fechas de presentación de trimestrales -enero, abril, julio, octubre- y, a poder ser, también los momentos de cierre de las cuentas anuales, como por ejemplo diciembre.

¿Qué documentación le tengo que pedir a la antigua asesoría?

La documentación es uno de los trámites más importantes al cambiar de gestoría, y también el que más incertidumbre genera entre los autónomos.

Todas las gestorías tienen la obligación de enviar a su cliente -o al nuevo asesor- la documentación básica de su negocio y las antiguas declaraciones. A día de hoy prácticamente todo esto está informatizado y, en cualquier caso, se encuentra alojado y accesible en las distintas bases de datos de la Seguridad Social y Hacienda.

Para agilizar el trámite y que la nueva asesoría pueda disponer cuanto antes de toda la documentación necesaria, se recomienda solicitar a la antigua gestoría al menos los siguientes documentos:

• Declaraciones censales (normalmente el modelo 036 para pymes y el 037 para autónomos)
• Declaraciones de IVA trimestrales -o mensuales, si se presentan de esta manera-, así como resúmenes anuales presentados. Se recomienda que estas declaraciones sean de los cuatro últimos años, que es el tiempo en el que Hacienda puede requerir esta información.
• Declaraciones de la RENTA de los últimos cuatro años, así como las demás declaraciones de IRPF (pagos fraccionados, retenciones a trabajadores o profesionales o retenciones del alquiler).
• Si el autónomo ha hecho operaciones de más de 3.006 euros también se requerirá el modelo 347 de declaración anual de operaciones con terceros.
• En caso de tener empleados también se requieren contratos, nóminas o pagos de los seguros sociales de los trabajadores.
• En caso de ser una pyme, serán necesarios los distintos libros contables y balances, así como las cuentas anuales presentadas en el Registro Mercantil.
• También para las pymes se requerirán los distintos pagos y modelos del Impuesto de Sociedades.

¿Qué debe tener la nueva gestoría?

A día de hoy existen muchas empresas que ofrecen servicios de asesoramiento, pero no todas garantizan a los autónomos llevar de manera correcta y al día sus obligaciones fiscales y contables. 

A continuación resumimos algunos aspectos que debería tener la nueva gestoría para asegurar un buen servicio de asesoramiento al autónomo o pyme.

Experiencia al elaborar impuestos para evitar errores y sanciones

La presentación de impuestos es la base a la hora de escoger un servicio de asesoría. En este caso no sólo es importante que el asesor elabore las declaraciones, sino también que tenga amplios conocimientos de normativa fiscal para conocer todas las reducciones, deducciones y límites de cada tributo en particular.

Es importante elegir una asesoría de calidad, puesto que presentar adecuadamente los impuestos puede ahorrar requerimientos de Hacienda y cientos o incluso miles de euros en sanciones. Esto puede suceder al haber practicado mal una deducción, algo habitual si el asesor no conoce bien la actividad que desarrolla el autónomo y no le asesora sobre los gastos que puede deducir y los que no.

Una asesoría que también presente las declaraciones de impuestos

A la hora de escoger una asesoría tan importante es la experiencia del asesor como el tipo de servicio a la hora de realizar las declaraciones de impuestos. No basta con elaborar estos modelos, sino que la gestoría debería también presentarlos.

Esto es especialmente importante en términos de responsabilidad ante Hacienda ya que, de haber un error, será el gestor el que se haga responsable y no el autónomo.

Además, si el emprendedor está constituido como empresa también sería recomendable que la asesoría se encargue de generar las cuentas anuales correctamente.

Es importante que el mismo asesor que se haya encargado de llevar la contabilidad y los aspectos fiscales del negocio, y que está familiarizado con él, sea también quien realice todas las obligaciones contables anuales de la pyme.

Orientación sobre ayudas y novedades

A la hora de escoger la asesoría adecuada es importante tener en cuenta que ofrezca un asesoramiento real, y que el servicio no se limite a la gestión de algunas obligaciones laborales o fiscales como ocurre en cientos de gestorías.

En Quipu, por ejemplo, el asesor que se le haya asignado a cada negocio se encargará de mantenerle al día sobre novedades legislativas y le explicará como aplicarlas para reducir sus costes o evitar sanciones.

Personalización en el trato

Una de las claves más importantes al seleccionar una asesoría es la personalización en el trato para cada cliente.

En muchas asesorías ningún cliente tiene por lo general un asesor asignado. Por lo tanto, nadie conoce la situación particular de ese negocio. Esto suele generar una gran pérdida de oportunidades -menos deducciones de impuestos y acceso a subvenciones-, que acaba provocando requerimientos de Hacienda, ya que el profesional no conoce las circunstancias particulares del negocio.

También es recomendable que el servicio de asesoría que elija el autónomo arranque con un primer acercamiento para conocer bien la situación del negocio. Esto se puede hacer a través una evaluación inicial, que incluya un repaso del estado contable y fiscal del negocio.

Comunicación fluida con el asesor y variedad de canales

Una de las trabas más habituales en algunas asesorías es el límite de consultas que puede realizar un negocio. Muchas veces, los clientes sólo pueden resolver unas pocas dudas al mes con un profesional acerca de su situación fiscal o contable.

Se recomienda escoger una asesoría donde se puedan realizar tantas consultas como sean necesarias con el asesor asignado para resolver todas las dudas necesarias.

Además, otra de las grandes claves de un buen servicio de asesoría es la variedad de canales de comunicación entre el negocio y el asesor que tiene asignado.

Una buena asesoría debería poner siempre a disposición del cliente todos los canales de comunicación posibles: email, whatsapp, teléfono y el chat interno de la plataforma.

Asesoría especializada en distintas áreas

También es recomendable escoger siempre una asesoría que aborde la gestión contable, fiscal y laboral. Esto garantiza que los profesionales tengan una visión completa del negocio y se reduzca el número de posibles errores, al tener controladas todas las áreas de la actividad

Integración de herramientas de facturación y conciliación bancaria

Las herramientas de facturación son un servicio casi imprescindible a día de hoy para que los autónomos puedan validar sus ingresos y gastos con el asesor. Esto permite reducir posibles errores en la presentación de impuestos, y saber en cada momento a cuánto va a ascender su factura fiscal.

En el caso de Quipu, al tener también integrado en sus servicios de asesoría una plataforma de facturación, el autónomo podrá subir todas sus facturas de ingresos y gastos y habrá un asesor certificado que validará constantemente su facturación.

Además, su servicio de asesoría también ofrece otras herramientas digitales como la conciliación bancaria para que los movimientos de las cuentas y las facturas (emitidas y recibidas) coincidan.

Pasos para cambiar de asesoría

Una vez que el autónomo ya haya decidido cambiar de gestoría, tenga en cuenta todos los documentos importantes y las claves para escoger la nueva asesoría, podrá hacer el cambio siguiendo unos sencillos pasos que se resumen a continuación.

• Planificar el momento del año adecuado para el cambio. Como se ha dicho a lo largo del artículo, cualquier momento es bueno para cambiar de asesoría. Sin embargo, se recomienda planificar el cambio con algo de tiempo y llevarlo a cabo a poder ser en fechas en las que no haya presentación de los principales impuestos, como febrero, agosto o noviembre.
• Avisar con tiempo a la antigua asesoría. Se recomienda avisar con al menos un mes de antelación a la antigua gestoría de que se va a realizar el cambio para que pueda preparar los papeles necesarios. También es importante comprobar que no haya posibles clausulas y condiciones de permanencia en el contrato.
• Elegir una nueva asesoría. Antes de llevar a cabo el cambio y rescindir el contrato con la antigua gestoría, lógicamente, sería recomendable haber elegido antes la nueva asesoría que más se adapte a las necesidades del negocio.
• Solicitar todos los documentos necesarios a la antigua asesoría. La gestoría deberá facilitar algunos documentos como las declaraciones de impuestos y principales modelos -desde IVA a IRPF o Sociedades- de los últimos cuatro años, así como las declaraciones censales o contratos y nóminas, en caso de tener empleados.
• Hacer el traspaso de documentación a la nueva asesoría: Una vez se tengan todos los documentos, habrá que enviarlos a la nueva asesoría para que cuente con ellos y pueda llevar al día todas las futuras obligaciones fiscales y con la Seguridad Social del autónomo.