Las mejores herramientas de trabajo para autónomos y empresas

Como sabrás, actualmente existen una gran cantidad de herramientas de trabajo que facilitan la vida de empresas y autónomos. Programas informáticos repletos de funcionalidades prácticas que nos ayudan a aumentar nuestra productividad, reducir errores, ahorrar tiempo e incrementar la competitividad. Sin ellas, todo sería mucho más complejo.

Dentro de la gran variedad de opciones disponibles, existen algunos tipos de software que son imprescindibles, ya que permiten cubrir las principales áreas de trabajo de cualquier empresa. A continuación podrás descubrir cuáles son las herramientas de trabajo que toda organización moderna necesita.

Tabla comparativa de las mejores herramientas de trabajo

A continuación detallamos las mejores herramientas de trabajo para autónomos y empresas:

¿Qué áreas de negocio necesitan una herramienta de trabajo?

Tras analizar los principales ejes de gestión de cualquier compañía y sector, hemos observado un patrón común y casi universal: la aplicación de herramientas de trabajo tecnológicas reduce la complejidad de las tareas cotidianas y el tiempo que hay que invertir en ellas.

Y aunque las necesidades de cada empresa pueden variar, existen ciertas áreas de gestión empresarial en la que un software puede incrementar la productividad notablemente. Algunas de las más destacadas son:

• Facturación y tesorería: los SaaS de facturación agilizan la facturación y administración financiera. Permiten la automatización de tareas rutinarias, minimizan errores y ofrecen capacidades avanzadas de análisis de datos, así como integración con otras plataformas, digitalización de registros financieros y conexión con sistemas bancarios.
• Recursos humanos: para atraer y retener talento, las empresas deben contar con un software de RR. HH. Estas deben abarcar todas las funciones relevantes, incluyendo selección y evaluación de aspirantes, gestión del rendimiento, control de horarios, administración de vacaciones, procesos de contratación, incorporación de nuevos empleados, entre otros.
• Gestión de Clientes o CRM: también son necesarias las herramientas de trabajo que permite mejorar la interacción con clientes, abarcando desde la administración de contactos y oportunidades de negocio hasta el seguimiento de interacciones y la automatización de los procesos de ventas. Es importante la personalización y habilidades analíticas avanzadas.
• Email marketing: existen plataformas que facilitan la creación de campañas de email marketing automatizadas y personalizadas, con el objetivo de atraer nuevos clientes. Estas herramientas permiten gestionar eficientemente los contactos, desarrollar estrategias de lead nurturing, análisis meticuloso de métricas e integración con otras aplicaciones.
• Gestión de proyectos: la transformación digital en la gestión de proyectos es crucial, incluyendo la planificación de recursos, seguimiento de tareas, colaboración en equipo y gestión de entregables. Se debe optar por plataformas que integren inteligencia artificial y se adapten a distintas metodologías de trabajo.
• Firma digital: las aplicaciones de firma digital simplifican este proceso, garantizando un entorno legalmente válido y seguro y acorde con la RGPD. Aspectos como la facilidad de uso, integración con otras plataformas y cumplimiento de normativas legales locales e internacionales son puntos esenciales.

¿Cuáles son las mejores herramientas de trabajo en 2024?

Una vez vistas las principales áreas donde las herramientas de trabajo para autónomos y pymes pueden marcar la diferencia, es hora de entrar en detalle. A continuación, analizaremos diferentes softwares que destacan sobre otras opciones de mercado, y que, por supuesto, están orientadas a elevar la productividad de las empresas.

1. Herramienta para la gestión de la facturación: Quipu

Quipu es un programa de facturación en la nube con más de 10 años de experiencia. Dirigido a autónomos y pymes, este software en la nube incluye funcionalidades para gestionar fácilmente la facturación, la tesorería, los impuestos y la conciliación bancaria.

El propósito principal de Quipu es no solo hacer más sencilla la gestión diaria de las empresas, sino también ahorrar tiempo en tareas repetitivas que actualmente pueden automatizarse, eliminando así procesos obsoletos.

¿Qué se puede hacer con Quipu?

• Facturación: Quipu es un SaaS para llevar la facturación muy fácil de usar. A partir de plantillas predefinidas y personalizables es posible crear facturas, presupuestos o albaranes con tan solo unos pocos clics, así como realizar un seguimiento de su estado.

• Tesorería: también permite realizar un seguimiento en tiempo real del flujo de caja, así como predecir posibles estados para tomar decisiones que eviten los problemas de liquidez.

• Impuestos: a partir de los datos introducidos, las empresas pueden calcular el pago del IVA e IRPF trimestral, así como rellenar los modelos exigidos por hacienda de manera automática.
• Lectura de facturas y tickets: haciendo uso de su tecnología OCR, Quipu también ofrece la posibilidad de digitalizar tickets de gasto y facturas. Todo ello sin esfuerzo y con una tasa de éxito del 99 %.

• Conciliación bancaria: la herramienta permite conectarnos con nuestras cuentas bancarias y sincronizar la facturación con nuestros movimientos bancarios.
• Clientes y proveedores: las facturas se asocian con la base de datos de nuestros clientes y proveedores, facilitando así el seguimiento de pagos, datos fiscales, impagos o vencimientos.
• Integración con otras plataformas: es posible integrar otras plataformas con Quipu, desde PayPal, Stripe o Shopify hasta PrestaShop, WooCommerce, Sage o A3, entre muchas otras.
• Gestoría: además de todas las funcionalidades mencionadas, Quipu también nos ofrece la posibilidad de contratar un servicio de gestoría personalizado. Con más de 500 socios asociados, es fácil encontrar la asesoría más adecuada para tu negocio.

2. Herramienta para la gestión de los RRHH: Factorial

La automatización y optimización de tareas diarias relacionadas con recursos humanos es otra de las claves para cualquier empresa. Factorial es una herramienta de trabajo de RR. HH. que tiene como objetivo cubrir las principales necesidades de este importante departamento.

Tanto si tienes una pequeña empresa como una mediana, Factorial ofrece distintas funcionalidades troncales en un solo lugar. También facilita la comunicación interna entre equipos, responsables y empleados. Estos últimos disponen de un portal del empleado para facilitar las gestiones más habituales.

¿Qué se puede hacer con Factorial?

• Gestión de vacaciones y ausencias: este sistema permite una gestión personalizada de las vacaciones y ausencias de la plantilla, proporcionando acceso a los calendarios de todos los equipos, fácil implementación de políticas de vacaciones y seguimiento del absentismo laboral.
• Control horario y administración de turnos: permite registrar fácilmente las horas de trabajo, ya sea en la oficina o en teletrabajo. Ofrece aplicación para el registro de entrada de empleados, tecnologías de reconocimiento facial, geolocalización y la generación de informes.
• Informes y métricas de RRHH: la plataforma permite la creación de informes a partir de datos recopilados, paneles de reportes personalizados y la generación automática de organigramas empresariales.
• Gestión documental: centraliza todos los documentos relacionados con recursos humanos en un solo lugar, incluyendo nóminas, contratos y documentos del personal.
• Reclutamiento y selección de personal (ATS): facilita la gestión de los procesos de selección a través de un portal de empleo personalizable, abarcando la publicación de ofertas, revisión de candidaturas y comunicación con los candidatos.
• Portal del empleado: ofrece un espacio único para que los empleados gestionen su información personal, documentos, vacaciones, ausencias y otros puntos importantes
• Organigrama empresarial: permite la asignación de gerentes y la generación automática de organigramas empresariales detallados y personalizables que cuenta con acceso a perfiles individuales.
• Workflows y automatización de tareas: permite la automatización de tareas manuales mediante la personalización de flujos de trabajo, utilizando los datos ya existentes en la plataforma.

3. Herramienta para la gestión de proyectos: Notion

Notion es una herramienta de trabajo multifuncional, flexible y adaptable, ideal para la gestión y organización de proyectos. Proporciona espacios de trabajo colaborativos donde es posible compartir anotaciones, asignaciones, documentos, calendarios y datos con el resto del equipo. Se caracteriza por su facilidad de uso, permitiendo a los usuarios establecer y personalizar sus propios espacios de trabajo según sus preferencias.

¿Qué se puede hacer con Notion?

• Notion IA: Notion se ha aliado con ChatGPT, incorporando capacidades avanzadas de inteligencia artificial. Ofrece asistente IA que facilita la redacción de textos, resolución de dudas, traducciones, reescrituras, resúmenes o la generación de informes a partir de datos.
• Libertad en forma de página en blanco: la base de Notion parte de una página en blanco que podemos transformar en casi cualquier cosa. Esto incluye desde calendarios de trabajo o listas de tareas hasta tableros Kanban y documentos de todo tipo.
• Plantillas personalizables: proporciona una amplia gama de plantillas para la organización y gestión de proyectos, así como la posibilidad de compartir tus propias plantillas con otros usuarios y viceversa.
• Gestión de tareas: administración sencilla e intuitiva de tareas de un proyecto, con la capacidad de incluir múltiples propiedades, gestionar su estado y compartirlas con otros.
• Bases de datos: facilita la creación de tablas, listas, galerías y tableros Kanban para una gestión y organización eficaz de la información.
• Colaboración en tiempo real: habilita la colaboración simultánea de equipos en un mismo documento o proyecto, incluyendo la capacidad de añadir comentarios y asignar tareas.
• Personalización y organización: brinda la opción de crear etiquetas y asignar propietarios a tareas y proyectos, manteniendo todo organizado y claro para todos los integrantes del equipo.

4. Herramienta de CRM: HubSpot

Ventas, atención al cliente y marketing son otras de las áreas que cualquier empresa debe cuidar si quiere alcanzar el éxito. HubSpot se presenta como un software CRM que ofrece la posibilidad de crear una estrategia unificada, automatizar procesos y sincronizar los datos con los que trabajan los equipos de estos departamentos.

¿Qué se puede hacer con HubSpot?

• Administración de prospectos y actividades de venta: ofrece la capacidad de manejar efectivamente bases de datos de clientes potenciales, facilitando su clasificación a lo largo de todo el proceso de venta y enfocándose en las actividades comerciales con mayores posibilidades de éxito.
• Registro y análisis de llamadas: esta herramienta te permite hacer llamadas directamente y grabarlas para acumular más información sobre tus clientes. Cada llamada se transcribe automáticamente para su posterior análisis.
• Monitorización de correos electrónicos: proporciona una funcionalidad de seguimiento de correos que registra detalladamente la apertura de emails y clics en enlaces en tiempo real, integrándose perfectamente con Gmail y Outlook.
• Automatización en ventas: optimiza el proceso de ventas con la automatización de secuencias de correo, pudiendo incluir hasta 50 prospectos a la vez. Administra distintos flujos de trabajo para distribuir oportunidades de venta y personalizar tus comunicaciones.
• Agendamiento de reuniones y citas: permite que los clientes potenciales agenden citas fácilmente con los vendedores, seleccionando fechas basadas en su disponibilidad y sincronizando estas citas con su calendario laboral.
• Control del proceso de ventas: facilita una gestión detallada del proceso de ventas, monitoreando en tiempo real todas las actividades clave y manteniendo un seguimiento completo del ciclo de venta.

5. Herramienta para la gestión de email marketing: Brevo

Brevo es una herramienta de trabajo diseñada para mejorar la relación con el cliente a través de diferentes canales, aunque se centra especialmente en el correo electrónico. Las empresas pueden utilizarla para diseñar campañas de email marketing de todo tipo, escalando el volumen de una forma flexible y adaptable.

¿Qué se puede hacer con Brevo?

• Editor Drag & Drop: cuenta con un editor intuitivo de arrastrar y soltar, que facilita la creación de correos electrónicos visualmente atractivos sin requerir de habilidades técnicas avanzadas.
• Plantillas adaptables: la plataforma ofrece una extensa biblioteca de plantillas que las empresas pueden personalizar para alinearlas con su identidad corporativa.
• Segmentación detallada: Brevo posibilita la creación de campañas segmentadas y altamente eficaces, utilizando numerosos filtros y opciones para elegir los contactos más relevantes para cada campaña.
• Optimización en la entrega de emails: la plataforma se esfuerza continuamente en optimizar sus servidores para garantizar una entrega eficiente de los correos electrónicos.
• Automatización de secuencias: se pueden diseñar secuencias automatizadas para enviar correos electrónicos en respuesta a eventos específicos, como carritos abandonados, compras de productos, mensajes de bienvenida, entre otros.
• Formularios de suscripción: ofrece la posibilidad de diseñar formularios de suscripción que se pueden integrar en sitios web, fomentando el registro en newsletter y cumpliendo con la normativa RGPD.
• Análisis de email marketing: proporciona acceso a estadísticas en tiempo real de las campañas de marketing por correo electrónico, seguimiento de KPIs y generación de informes detallados.

6. Herramienta para la firma digital: Signaturit

En pleno siglo XXI, otra herramienta de trabajo clave para autónomos y empresas es la de firma digital. Signaturit es una solución ideal para simplificar la firma de contratos y documentos a distancia. En el escenario actual, disponer de una aplicación como esta es crucial para agilizar y facilitar los acuerdos comerciales.

¿Qué se puede hacer con Signaturit?

• Firma digital de documentos: se especializa en la firma digital de una gran variedad de documentos, ya sea mediante su panel de control o integrándose con tu sistema ERP o CRM.
• Firmas electrónicas: la plataforma proporciona opciones para firmar con diferentes tipos de firmas electrónicas. La firma simple se realiza mediante un click o un PIN enviado por SMS.
• Compartir documentos para su firma: facilita el envío de documentos a las personas requeridas para su firma. Esto se realiza de manera rápida y fácil, sin necesidad de descargas por parte del destinatario y accesible en cualquier dispositivo
• Almacenamiento seguro en la nube: también brinda un espacio seguro en la nube para guardar y organizar tus documentos.
• Conformidad legal: las firmas electrónicas de Signaturit son legalmente válidas, cumpliendo con el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, y en Estados Unidos bajo el E-Sign Act y UETA Act.
• Seguimiento en tiempo real: la herramienta te permite monitorizar en tiempo real el estado de los documentos enviados a firmar, incluyendo la apertura de los mismos, los pendientes de firmar y detalles sobre cuándo o dónde se han firmado.
• Integración a través de API: aunque se integra por defecto con las principales herramientas de trabajo, Signaturit también ofrece una API para facilitar la integración con cualquier otro software empresarial.