Uno de los principales elementos a nivel financiero de un negocio son sus gastos, hasta el punto de explicar el éxito o el fracaso de las organizaciones empresariales modernas. Su importancia es tal que, si no se mantienen a raya, pueden abocar a una empresa a la quiebra debido a pérdidas reitaradas.
A continuación, explicaremos cuáles son los principales gastos en los que una empresa incurre dentro de su actividad, y nos pararemos a analizar cómo identificarlos y controlarlos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son los gastos de una empresa?
- Tipos de gastos de un negocio
- Cuentas contables de gastos en España
- Herramientas para el control de gastos
¿Qué son los gastos de una empresa?
En el mundo empresarial, los gastos representan el dinero que una empresa debe emplear para funcionar y crecer. Estos no deben confundirse con las inversiones, ya que los gastos se refieren a desembolsos necesarios para mantener las operaciones diarias y asegurar la rentabilidad a largo plazo. Entender qué son y cómo gestionarlos eficientemente es crucial para cualquier negocio que busque la estabilidad y el éxito financiero.
Tampoco debe confundirse con los pagos (o las salidas de efectivo), puesto que, por el principio de devengo contable, los gastos se contabilizan y se imputan en el momento en el que surge la obligación, y no cuando se abona o liquida la operación. Es decir si, por ejemplo, una empresa necesita materias primas para operar, el gasto se incurre en el momento en el que se realiza y factura la operación y las mercancías llegan al almacén, y no cuando se pagan, que normalmente sucede varios meses después de la transacción.
Tipos de gastos de un negocio
No existe una única, sino varias categorías de gastos de un empresa. A continuación, hablaremos de las más habituales.
Gastos fijos y gastos variables
Los gastos fijos son aquellos que no varían con el volumen de producción o ventas. Son predecibles y consistentes, lo que facilita la planificación financiera. Entre los ejemplos más comunes se encuentran los siguientes:
- Alquiler la compra de las instalaciones: asociado con el espacio físico necesario para las operaciones de una empresa.
- Salarios fijos de los empleados: incluye la remuneración regular y periódica pagada a los empleados por su trabajo.
- Seguros: este gasto se refiere a las primas pagadas por pólizas de seguro que protegen a la empresa de riesgos específicos. Puede incluir seguros de responsabilidad civil, seguro de propiedad, seguro de vehículos, seguro de salud para empleados y cualquier otro tipo de cobertura que la empresa decida adquirir para mitigar riesgos financieros.
- Pagos de préstamos a plazo fijo: son los pagos regulares que se hacen para amortizar préstamos que la empresa ha adquirido
Por su parte, los gastos variables sí cambian en función de la actividad. Normalmente, aumentan con el aumento de la producción o las ventas y disminuyen cuando estas caen. Entre ellos se encuentran:
- Compra de materias primas y suministros de producción: se refiere a la adquisición de los insumos básicos necesarios para fabricar un producto. Incluye todas las materias primas y los suministros que se utilizan directamente en el proceso de producción.
- Comisiones de ventas: suelen ser un porcentaje de las ventas realizadas y son un incentivo para que el personal de ventas aumente su rendimiento y volumen de ventas.
- Costes de envío y transporte: estos costes se relacionan con el traslado de mercancías desde el punto de producción hasta el cliente final o puntos de venta.
- Gastos de publicidad y marketing basados en campañas: se refieren a la inversión en actividades de publicidad y promoción para incrementar el reconocimiento de marca y las ventas
Gastos directos y gastos indirectos
Los gastos directos son aquellos directamente atribuibles a la producción de bienes o a la prestación de servicios, y son la base de la contabilidad analítica. Son fáciles de identificar y asignar a un producto específico, como:
- Coste de materias primas: el coste de adquisición de los materiales que se utilizan directamente en la fabricación de un producto.
- Mano de obra directa: los salarios de los empleados que están directamente involucrados en la fabricación de productos o la prestación de servicios.
- Gastos directos de fabricación: Otros costes relacionados directamente con la producción, como el mantenimiento de maquinaria y equipos utilizados en el proceso de fabricación.
Los gastos indirectos, por su parte, no están directamente vinculados a la producción de bienes o servicios y son más difíciles de asignar a un producto o servicio específico. Estos gastos son necesarios para el funcionamiento general de la empresa y suelen incluir:
- Salarios administrativos: Los salarios del personal que no está directamente involucrado en la producción, como empleados de finanzas, recursos humanos y administración.
- Alquiler: El coste de alquilar o mantener un espacio de oficina, incluidos los servicios públicos como agua, electricidad y gas.
- Materiales y suministros de oficina: Artículos utilizados en la actividad empresarial.
Gastos deducibles y gastos no deducibles
Los gastos deducibles son aquellos que una empresa puede restar de sus ingresos brutos para determinar su ingreso imponible. Son esenciales en la planificación fiscal, ya que reducen la carga impositiva de la empresa. Para ser considerados deducibles, deben estar relacionados directamente con la actividad económica que realiza la empresa o profesional.
Por su parte, los gastos no deducibles son aquellos que, aunque puedan estar relacionados con la actividad de la empresa o profesional, no son aceptados por la ley fiscal para reducir el ingreso gravable. Es decir, no se pueden restar del ingreso bruto a la hora de calcular los impuestos.
La deducibilidad de un gasto depende de la legislación fiscal del país donde la empresa tenga su actividad. En este artículo podrás conocer cuáles son los principales gastos deducibles en España.
Gastos operativos y gastos no operativos
Los gastos operativos son aquellos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa, como los gastos de personal, alquiler y suministros de oficina.
Los gastos no operativos no están relacionados con las operaciones principales de la empresa, como los intereses pagados sobre préstamos, la amortización del inmovilizado o pérdidas por la venta de activos fijos.
Gastos financieros y gastos no financieros
Los gastos financieros son todos aquellos gastos relacionados con la gestión financiera de la empresa, como los intereses de los préstamos, las comisiones bancarias, las diferencias de tipo de cambio o los costes relacionados con la reestructuración de la deuda.
En cuanto a los gastos no financieros, se encuadran en esta categoría el resto de gastos no incluidos en la categoría de gastos financieros.
Cuentas contables de gastos en España
En España, de acuerdo al Plan General Contable, los gastos se contabilizan dentro del grupo 6: compras y gastos. En ellas se deben contabilizar los diferentes gastos en los que una empresa incurre, que son las siguientes:
- COMPRAS
- Compras de mercaderías
- Compras de materias primas
- Compras de otros aprovisionamientos
- Descuentos sobre compras por pronto pago
- Descuentos sobre compras por pronto pago de mercaderías
- Descuentos sobre compras por pronto pago de materias primas
- Descuentos sobre compras por pronto pago de otros aprovisionamientos
- Trabajos realizados por otras empresas
- Devoluciones de compras y operaciones similares
- Devoluciones de compras de mercaderías
- Devoluciones de compras de materias primas
- Devoluciones de compras de otros aprovisionamientos
- «Rappels» por compras
- «Rappels» por compras de mercaderías
- «Rappels» por compras de materias primas
- «Rappels» por compras de otros aprovisionamientos
- VARIACIÓN DE EXISTENCIAS
- Variación de existencias de mercaderías
- Variación de existencias de materias primas
- Variación de existencias de otros aprovisionamientos
- SERVICIOS EXTERIORES
- Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio
- Arrendamientos y cánones
- Reparaciones y conservación
- Servicios de profesionales independientes
- Transportes
- Primas de seguros
- Servicios bancarios y similares
- Publicidad, propaganda y relaciones públicas
- Suministros
- Otros servicios
- TRIBUTOS
- Impuesto sobre beneficios
- Impuesto corriente
- Impuesto diferido
- Otros tributos
- Ajustes negativos en la imposición sobre beneficios
- Ajustes negativos en la imposición indirecta
- Ajustes negativos en IVA de activo corriente
- Ajustes negativos en IVA de inversiones
- Devolución de impuestos
- Ajustes positivos en la imposición sobre beneficios
- Ajustes positivos en la imposición indirecta
- Ajustes positivos en IVA de activo corriente
- Ajustes positivos en IVA de inversiones
- Impuesto sobre beneficios
- GASTOS DE PERSONAL
- Sueldos y salarios
- Indemnizaciones
- Seguridad Social a cargo de la empresa
- Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
- Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
- Contribuciones anuales
- Otros costes
- Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio
- Retribuciones al personal liquidados con instrumentos de patrimonio
- Retribuciones al personal liquidados en efectivo basado en instrumentos de patrimonio
- Otros gastos sociales
- OTROS GASTOS DE GESTIÓN
- Pérdidas de créditos comerciales incobrables
- Resultados de operaciones en común
- Beneficio transferido (gestor)
- Pérdida soportada (partícipe o asociado no gestor)
- Otras pérdidas en gestión corriente
- GASTOS FINANCIEROS
- Gastos financieros por actualización de provisiones
- Intereses de obligaciones y bonos
- Intereses de obligaciones y bonos a largo plazo, empresas del grupo
- Intereses de obligaciones y bonos a largo plazo, empresas asociadas
- Intereses de obligaciones y bonos a largo plazo, otras partes vinculadas
- Intereses de obligaciones y bonos a largo plazo, otras empresas
- Intereses de obligaciones y bonos a corto plazo, empresas del grupo
- Intereses de obligaciones y bonos a corto plazo, empresas asociadas
- Intereses de obligaciones y bonos a corto plazo, otras partes vinculadas
- Intereses de obligaciones y bonos a corto plazo, otras empresas
- Intereses de deudas
- Intereses de deudas, empresas del grupo
- Intereses de deudas, empresas asociadas
- Intereses de deudas, otras partes vinculadas
- Intereses de deudas con entidades de crédito
- Intereses de deudas, otras empresas
- Pérdidas por valoración de instrumentos financieros por su valor razonable
- Pérdidas de cartera de negociación
- Pérdidas de designados por la empresa
- Pérdidas de activos financieros a valor razonable con cambios en el patrimonio neto
- Pérdidas de instrumentos de cobertura
- Pérdidas de otros instrumentos financieros
- Gastos por dividendos de acciones o participaciones consideradas como pasivos financieros
- Dividendos de pasivos, empresas del grupo
- Dividendos de pasivos, empresas asociadas
- Dividendos de pasivos, otras partes vinculadas
- Dividendos de pasivos, otras empresas
- Intereses por descuento de efectos y operaciones de «factoring»
- Intereses por descuento de efectos en entidades de crédito del grupo
- Intereses por descuento de efectos en entidades de crédito asociadas
- Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito vinculadas
- Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito
- Intereses por operaciones de «factoring» con entidades de crédito del grupo
- Intereses por operaciones de «factoring» con otras entidades de crédito
- Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda
- Pérdidas en valores representativos de deuda a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas en valores representativos de deuda a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas en valores representativos de deuda a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda a largo plazo, otras empresas
- Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda a corto plazo, empresas del grupo
- Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda a corto plazo, empresas asociadas
- Pérdidas en valores representativos de deuda a corto plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas en valores representativos de deuda a corto plazo, otras empresas
- Pérdidas de créditos no comerciales
- Pérdidas de créditos a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas de créditos a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas de créditos a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas de créditos a largo plazo, otras empresas
- Pérdidas de créditos a corto plazo, empresas del grupo
- Pérdidas de créditos a corto plazo, empresas asociadas
- Pérdidas de créditos a corto plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas de créditos a corto plazo, otras empresas
- Diferencias negativas de cambio
- Otros gastos financieros
- PÉRDIDAS PROCEDENTES DE ACTIVOS NO CORRIENTES Y GASTOS EXCEPCIONALES
- Pérdidas procedentes del inmovilizado intangible
- Pérdidas procedentes del inmovilizado material
- Pérdidas procedentes de las inversiones inmobiliarias
- Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo en partes vinculadas
- Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas procedentes de participaciones a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por operaciones con obligaciones propias
- Gastos excepcionales
- DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES
- Amortización del inmovilizado intangible
- Amortización del inmovilizado material
- Amortización de las inversiones inmobiliarias
- PÉRDIDAS POR DETERIOROY OTRAS DOTACIONES
- Pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible
- Pérdidas por deterioro del inmovilizado material
- Pérdidas por deterioro de las inversiones inmobiliarias
- Pérdidas por deterioro de existencias
- Pérdidas por deterioro de productos terminados y en curso de fabricación
- Pérdidas por deterioro de mercaderías
- Pérdidas por deterioro de materias primas
- Pérdidas por deterioro de otros aprovisionamientos
- Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales
- Dotación a la provisión por operaciones comerciales
- Dotación a la provisión por contratos onerosos
- Dotación a la provisión para otras operaciones comerciales
- Pérdidas por deterioro de participaciones y valores representativos de deuda a largo plazo
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a largo plazo, otras empresas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a largo plazo, de otras empresas
- Pérdidas por deterioro de créditos a largo plazo
- Pérdidas por deterioro de créditos a largo plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro de créditos a largo plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro de créditos a largo plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por deterioro de créditos a largo plazo, otras empresas
- Pérdidas por deterioro de participaciones y valores representativos de deuda a corto plazo
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a corto plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro de participaciones en instrumentos de patrimonio neto a corto plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a corto plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a corto plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a corto plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por deterioro en valores representativos de deuda a corto plazo, de otras empresas
- Pérdidas por deterioro de créditos a corto plazo
- Pérdidas por deterioro de créditos a corto plazo, empresas del grupo
- Pérdidas por deterioro de créditos a corto plazo, empresas asociadas
- Pérdidas por deterioro de créditos a corto plazo, otras partes vinculadas
- Pérdidas por deterioro de créditos a corto plazo, otras empresas
Herramientas para el control gastos
Tal y como ocurre con las finanzas de cualquier particular, las empresas tienen diferentes aplicaciones para llevar sus gastos. Entre ellas, destacan dos: las hojas Excel y el software de gestión de tesorería. Vamos a repasar en detalle sus ventajas e inconvenientes.
Hojas de Excel
Las hojas de Excel son herramientas de hojas de cálculo ampliamente utilizadas para el seguimiento y la gestión de gastos. Permiten la entrada manual de datos y la configuración de fórmulas para cálculos automáticos.
A pesar de que son muy populares para llevar gastos, en realidad adolecen de una serie de problemas a la hora de llevar un control de gastos empresarial:
- Exige más tiempo para la entrada y actualización manual de datos, lo que a su vez también puede conducir a más errores humanos.
- Falta de integración con otras herramientas y aplicaciones empresariales, lo que exige más tiempo de dedicación.
- Limitaciones en la capacidad de análisis y reporte en comparación con soluciones más avanzadas.
- Falta de características de automatización y seguridad.
Software de tesorería
Los softwares de tesorería son soluciones especializadas diseñadas para la gestión integral de las finanzas de una empresa.
Incluyen funcionalidades avanzadas para el seguimiento de gastos, proyecciones financieras, análisis de flujo de caja y más.
- Automatización de procesos: reducen el tiempo y el esfuerzo en la entrada de datos y minimizan errores humanos.
- Integración con otros sistemas empresariales: pueden conectarse con sistemas contables, bancarios y de facturación para una gestión financiera integrada.
- Nivel de seguridad reforzado: este tipo de software ofrece mayores niveles de seguridad y control en el acceso a la información financiera.
- Capacidades de análisis y reporte: proporcionan herramientas avanzadas para el
análisis financiero, permitiendo una mejor toma de decisiones basada en datos. - Gestión de flujo de caja y proyecciones financieras: facilitan la visualización del flujo de caja y ayudan a realizar proyecciones financieras precisas.
- Personalización y escalabilidad: este tipo de aplicaciones se adaptan a las necesidades específicas de la empresa y pueden escalar a medida que la empresa crece.
