En plena era de transformación digital, donde un gran volumen de pequeñas y medianas empresas están dejando atrás el papel y la calculadora, algunas siguen preguntándose qué es un programa de facturación.
Incluso aquellas que apuestan por seguir empleando Excel para hacer sus cuentas se cuestionan si un software de facturación es realmente necesario. En este artículo te ofrecemos la respuesta a estas y otras preguntas relacionadas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un programa de facturación?
- ¿Por qué es tan importante contar con un software de facturación?
- Programa de facturación vs Excel
- Principales funcionalidades de un software de facturación
- ¿Qué precio tiene un software de facturación?
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En el siguiente vídeo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los datos de facturación que debes de introducir en tu facturas:
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¿Qué es un programa de facturación?
Un software o programa de facturación es una herramienta digital que permite a las empresas crear, enviar y gestionar sus facturas de manera eficiente. Este tipo de programa automatiza el proceso de facturación gracias al uso de plantillas y bases de datos de clientes, pedidos y artículos, reduciendo así los errores y ahorrando tiempo en la gestión de esta tarea tan importante de cualquier organización.
Además, suele contar con funcionalidades adicionales que facilitan la gestión del negocio, como la posibilidad de crear presupuestos, generar albaranes, registrar tickets de gasto, manejar el flujo de caja, generar informes financieros o llevar un seguimiento de los pagos. De esta forma, las empresas pueden tener un control más preciso de sus finanzas y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
¿Por qué es tan importante hoy en día contar con un software de facturación?
Hoy en día, contar con un software de facturación, que ofrezca funcionalidades específicas y permita automatizar gran parte del trabajo, es sin duda lo más inteligente. Y lo es por muchos motivos, entre los que destacan:
- Mejora la eficiencia y reduce los errores en los procesos de facturación gracias a la automatización.
- Facilita la planificación financiera al proporcionar una visión clara y precisa de los ingresos y gastos.
- Ahorra tiempo y recursos al simplificar y agilizar los procesos de facturación y cobro.
- Permite tener un control preciso de las finanzas y mejorar la toma de decisiones basada en datos gracias a la generación de informes.
- Facilita la gestión de clientes y productos mediante bases de datos integradas.
- Cualquier usuario puede utilizar este tipo de programas, ya que ofrecen interfaces modernas, intuitivas y fáciles de manejar.
- El programa ofrece escalabilidad y flexibilidad total, adaptándose a las necesidades de cada empresa fácilmente.
- Mejora la imagen profesional de la empresa al generar facturas personalizadas y uniformes.
- Los datos se almacenan de forma segura y de acuerdo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
- Los programas de facturación en la nube permiten acceder a tus datos desde cualquier lugar y dispositivo.
- Los programas de facturación modernos se actualizan automáticamente, asegurando que siempre cumplan con las últimas regulaciones fiscales.
- Permite la integración con otros sistemas y herramientas de gestión, creando un ecosistema digital eficiente y automatizado.
Programa de facturación vs Excel
Muchas empresas siguen empleando hojas de cálculo como Excel para llevar su facturación, y aunque se trata de un software potente y que ofrece un sin fin de funcionalidades, no está realmente pensado para este propósito.
Puede ser útil cuando estás empezando o empresas muy pequeñas, pero cuando las operaciones empiezan a escalar, gestionar la hoja de cálculo se vuelve insostenible, sin mencionar los errores o la pérdida de tiempo que puede producirse por el camino.
Cuando comparamos Excel con un programa de facturación, muy pronto podemos ver cómo este último se posiciona como la opción que puede optimizar esta importante tarea para las empresas. Y no es que Excel sea un mal programa, es un excelente software con grandes posibilidades, pero al ser tan generalista, no ofrece todo lo que una empresa necesita para optimizar la gestión de sus facturas.
A continuación, te dejamos una tabla comparativa que te ayudará a entender las diferencias entre ambas opciones:
| Características | Excel | Programa de facturación |
|---|---|---|
| Automatización de facturación | Aunque Excel ofrece opciones de automatización, requiere de conocimientos medios y avanzados, tanto en fórmulas como macros, algo que está fuera del alcance de la mayoría de los usuarios. | Por su parte, un programa de facturación permite la automatización de una manera sencilla y accesible para todos los usuarios, gracias al uso de plantillas, series numéricas autogeneradas, facturas periódicas, recordatorios de pago, etc. |
| Integración con bancos | No tiene capacidad de integrarse directamente con cuentas bancarias, lo que requiere una gestión manual de los estados de cuenta y conciliaciones. | Permite la sincronización con cuentas bancarias para una conciliación automática, facilitando el seguimiento de pagos y la gestión de flujo de caja. |
| Seguimiento de pagos | El seguimiento de pagos es manual, requiriendo que el usuario actualice constantemente el estado de las facturas, lo que puede llevar a errores y malentendidos. | Proporciona seguimiento automático de pagos, con notificaciones en tiempo real sobre pagos recibidos o alertas para pagos atrasados. |
| Gestión de inventario | Capacidad básica y manual para gestionar el inventario, que puede ser tediosa y propensa a errores. Además, los cambios no se propagan al resto de las hojas o sistemas. | Ofrece una gestión de inventario avanzada, sincronizando automáticamente todos los cambios en todo el software, lo que evita errores y ahorra tiempo. |
| Informes financieros | Aunque Excel ofrece opciones para generar gráficas detalladas, es un proceso manual que puede llevar mucho tiempo, y que, además, precisa de conocimientos de matemáticas, finanzas y contabilidad. | Genera automáticamente informes financieros detallados, como balances, estados de resultados o análisis de flujo de caja en un solo clic y sin necesidad de conocimientos. |
| Legalidad y fiscalidad | La legalidad y fiscalidad queda totalmente en mano del usuario. Este debe estar informado en todo momento de las actualizaciones que se producen, así como de que sus facturas y datos cumplan con ellas. Todo de forma manual. | Incluye funcionalidades para asegurar el cumplimiento fiscal, actualizándose regularmente para reflejar los cambios en las leyes tributarias. |
| Integración con otros sistemas de gestión | A pesar de que Excel ofrece complementos y opciones para exportar e importar datos en diferentes formatos, su integración con otros sistemas es limitada, manual y poco eficiente | Ofrecen robustas capacidades de integración con una gran variedad de sistemas, incluyendo CRM (gestión de relaciones con clientes), ERP (planificación de recursos empresariales), sistemas de gestión de inventarios, plataformas de comercio electrónico y más. |
| Actualizaciones y mejoras | Aunque el programa de Microsoft se actualiza constantemente, estas no están específicamente enfocadas en mejorar la funcionalidad de facturación. | Recibe actualizaciones constantes enfocadas en mejorar y expandir las capacidades de facturación, adaptándose a las nuevas demandas del mercado y los cambios en la normativa fiscal. |
| Accesibilidad y movilidad | El acceso a toda nuestra facturación está limitado al dispositivo donde se almacena el archivo, lo que además de poco práctico, conlleva un alto riesgo a perder todos nuestros datos | Permite el acceso y la gestión de la facturación desde cualquier lugar y dispositivo, favoreciendo la movilidad y flexibilidad. Además, suelen ofrecer aplicaciones móviles adaptadas. |
| Seguridad de los datos | La seguridad de los datos queda en mano de la empresa y su gestión, la cual debe asegurarse de que sus datos se almacenan de forma segura, profesional y acorde a la ley. | Los datos se almacenan de forma segura y encriptada en la nube. Además, disponemos de copias de seguridad automáticas y protocolos de recuperación de datos. |
| Soporte técnico | Podemos contar con el soporte de Microsoft para el uso del programa, pero en ningún caso contaremos con ayuda especializada en facturación. | Soporte técnico especializado en facturación, ofreciendo asistencia rápida y específica para problemas relacionados con el software. |
Principales funcionalidades de un software de facturación
Debido a que cada vez más empresas han decidido utilizar programas de facturación a la hora de llevar a cabo la gestión de sus operaciones financieras, la oferta y variedad de programas disponibles también ha crecido. Esto hace que, a la hora de seleccionar un software de facturación, las empresas tengan una amplia gama de opciones para elegir, y aunque, por un lado, esto es una fantástica noticia, por otro, dificulta la elección.
Para que un programa de facturación sea completo y cubra todas las necesidades de las empresas, debería incluir como mínimo las siguientes funcionalidades:
- Posibilidad de crear cualquier tipo de documento de forma ilimitada, desde presupuestos o facturas hasta albaranes o facturas proforma.
- Gran variedad de plantillas para facturas y presupuestos fácilmente personalizables. Debe ofrecer todo lo necesario para que el aspecto de nuestras facturas se adapte a la imagen corporativa de la empresa.
- Gestión de tickets de gastos que incluya lector OCR que permita digitalizar tickets y facturas de una manera sencilla, rápida y fiable, ya sea a partir de un archivo o a través de la cámara de nuestro smartphone.
- A partir de los datos introducidos, el programa de facturación debería tener la capacidad de rellenar los modelos tributarios, con el objetivo de presentar los impuestos trimestrales y anuales de una manera sencilla.
- Asimismo, un buen software de facturación debería incluir conciliación bancaria automática o manual con el objetivo de que la empresa pueda sincronizar sus cuentas bancarias con el software, facilitando el seguimiento de pagos y la gestión del flujo de caja.
- Aunque son pocos los programas que ofrecen acceso para analizar la tesorería del negocio y conocer el flujo de caja en tiempo real, creemos que es una funcionalidad muy necesaria.
- Otro punto importante que debe ofrecer es la gestión de las remesas bancarias, facilitando así las órdenes de pago por transferencia o cobro de recibos con cargos múltiples.
- Además, debe incluir una base de datos de clientes y proveedores que nos permita saber el estado de facturación de cada uno de ellos en todo momento.
- Debe ofrecer gestión de permisos de usuarios para que aquellas empresas o autónomos que trabajen con una asesoría externa puedan acceder a toda la información fácilmente.
- La generación de informes y el análisis de los datos es otro punto crucial, ya que nos ayudará a tomar decisiones y crear estrategias que nos permitan hacer crecer nuestro negocio.
- También debe ofrecer la capacidad de integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, tanto de forma nativa como a través de su API.
- Por supuesto, también debe ofrecer una interfaz web sencilla e intuitiva y que cualquier pueda aprender a utilizar sin demasiado esfuerzo. Además, también debe ofrecer aplicación para móviles Android y iOS con las mismas características.
- Por último, es importante que el software de facturación cuente con un sólido soporte técnico y servicio al cliente para resolver rápidamente cualquier problema o duda que pueda surgir durante el uso del software.
¿Qué precio tiene un software de facturación?
Ahora que ya sabemos qué es un programa de facturación y para qué sirve o qué funcionalidades ofrece, llegó el momento de hablar de su precio. Actualmente, en el mercado podemos encontrar una gran variedad de software por multitud de precios, e incluso algunos programas gratuitos. Normalmente, la mayoría de estos programas ofrecen diferentes planes que se adaptan a las necesidades y al tamaño de cada empresa.
Los planes suelen basarse en el número de usuarios, la cantidad de facturas que se pueden emitir o las funcionalidades disponibles, y su pago se realiza de forma mensual o anual (esta opción suele ofrecer algún descuento). Es importante tener en cuenta que, aunque los programas gratuitos pueden ser una opción viable para empresas muy pequeñas o autónomos, suelen tener funcionalidades limitadas y pueden no ser suficientes a medida que tu negocio crece.
Decir un precio único resulta imposible, pues existen planes muy variados donde los precios pueden ir desde los 13€ hasta los 80 € mensuales. Para hacerte una idea de lo que puedes encontrar en el mercado, podemos echarle un vistazo a los precios que ofrecemos en Quipu, uno de los softwares de facturación más completos y utilizados del mercado.
- Plan Starter: tiene un coste de 14 €/mes y está pensado para autónomos con poco volumen de facturación. Incluye las funcionalidades básicas para realizar una gestión óptima.
- Plan Solution: tiene un coste de 25 €/mes y está dirigido a pequeñas empresas. Es muy similar al anterior, pero ofrece más lecturas de gastos mensuales, conciliación bancaria y otros extras.
- Plan Premium: tiene un coste de 49 €/mes y está pensado para empresas pequeñas/medianas. Se caracteriza por ofrecer acceso multiusuario, gestión por proyectos o conciliación automática con remesas bancarias, además de la gestión de la tesorería.
Como ves, los planes de precios pueden ser muy variados, por lo que analizar tus necesidades es crucial antes de contratar cualquier herramienta. Recuerda que siempre es una buena idea aprovechar los períodos de prueba gratuitos (Quipu ofrece 15 días gratis en todos sus planes) que muchos de estos programas ofrecen para determinar cuál se adapta mejor a tus necesidades antes de hacer una inversión.
