La gestión y control de los cobros y pagos de tus facturas puede llegar a ser una tarea complicada cuando el volumen de facturación es elevado. Estar siempre pendiente de qué clientes han pagado y cuáles todavía no, puede suponer un gran quebradero de cabeza.
Las remesas bancarias solucionan la problemática relacionada con el control de los cobros y pagos, ya que permiten proceder al cobro o pago automático de todas las facturas que decidas. De este modo, puedes asegurarte de no tener facturas impagadas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una remesa bancaria?
- ¿Qué normativa rigen las remesas bancarias?
- Diferencia entre domiciliación y remesas bancarias
- Principales ventajas de usar remesas bancarias
- Tipos de remesas
- ¿Cómo funcionan las remesas?
- ¿Cómo hacer una remesa bancaria?
- Cómo subir una remesa bancaria a tu banco
- Ejemplo de remesa bancaria de cobro
¿Qué es una remesa bancaria?
Una remesa bancaria es un archivo que consta con varias facturas o recibos y que puedes entregar al banco para que proceda al cobro o pago automático de todos los documentos que incluye, lo que supone un gran ahorro de tiempo y gestiones.
Las remesas de cobro son muy útiles para aquellos negocios que tienen clientes habituales, pero que no compran siempre con la misma frecuencia ni pagan el mismo importe. Por ejemplo, imagina que tienes un cliente que te compra 5 unidades del producto que tú vendes el primer mes, pero el segundo mes solo necesita 2 unidades. Tras esta compra, pasan 3 meses hasta que vuelve a necesitar tu producto y se compra solo una unidad. Para estos casos, sin duda, las remesas bancarias son la mejor opción, puesto que cada vez que le emitas una factura a ese cliente, podrás proceder a su cobro de manera automática.
Asimismo, las remesas de pago también resultan de gran interés, especialmente para aquellas empresas que cuentan con trabajadores en plantilla, ya que se trata de un sistema que permite realizar los pagos de las nóminas de todos los empleados a la vez y de manera automática.
En una remesa bancaria puedes incluir todas las facturas que quieras independientemente de si son todas de distintos clientes/proveedores o no. Por ejemplo, podrías crear una remesa en la que hubiera 11 facturas de clientes diferentes y dos del mismo.
💡 Genera remesas bancarias en 3 simples pasos
Con el programa de facturación Quipu podrás despreocuparte y generar remesas bancarias de cobro y de pago en tres simples pasos:
1️⃣ Regístrate (menos de tres minutos).
2️⃣ Importa en Excel o digitaliza de forma automática los ingresos y gastos de tu negocio.
3️⃣ Selecciona las facturas que quieras cobrar o pagar de forma automática y descarga el archivo listo para subir a tu banca online.
▶️ Interactúa en las siguientes pantallas para aprender a generarlas
¿Qué normativa rigen las remesas bancarias?
Las remesas bancarias deben cumplir con la normativa SEPA, aprobada en febrero de 2014, a la que se han acogido 36 países, la mayoría de ellos miembros de la UE. La SEPA, como sus siglas indican (Single Euro Payment Area) es la Zona Única de Pagos Euro donde se deben cumplir una serie de normas estándar para poder operar con más libertad, en los siguientes tres tipos de operaciones: los pagos con tarjeta, las transferencias y las domiciliaciones bancarias.
Por lo tanto, todas las remesas deben incluir los datos obligatorios que establece la normativa SEPA. Con Quipu, podrás realizar remesas de forma muy rápida y sencilla cumpliendo siempre con la normativa legal vigente.
Debes tener en cuenta que, para que se puedan llevar a cabo los cobros automáticos de facturas con las remesas, es muy importante que el deudor (es decir, la persona que debe el pago), dé previamente su consentimiento a través de un mandato SEPA, mediante el cual autoriza al banco a retirar dinero de su cuenta.
Diferencia entre domiciliación y remesas bancarias
¿No tienes clara la diferencia entre domiciliación y remesa? Bueno, esto es algo que puede ocurrir, puesto que tanto la domiciliación como las remesas son un servicio mediante el cual el banco procede al cobro automático de ciertas facturas.
No obstante, se trata de operaciones diferentes. Por un lado, la domiciliación bancaria se utiliza en los casos en los que:
- La cantidad que debe abonar el cliente es fija y, además, se mantiene estable en el tiempo. Un ejemplo de esto podría ser la cuota de un gimnasio. En este caso, el cliente paga el mismo importe todos los meses, por lo que el pago es fijo y recurrente.
En cambio, las remesas bancarias son adecuadas para las situaciones en las que:
- Los clientes no compran de manera regular. Es decir, el importe que tus clientes le deben a tu negocio no es siempre el mismo y, además, tampoco realizan siempre las compras con la misma frecuencia (como sí ocurría con la cuota del gimnasio).
Para que comprendas mejor este tipo de situaciones, imagina el siguiente ejemplo: tu negocio se dedica principalmente a proveer material de limpieza. Es cierto que tienes clientes habituales, sin embargo, estos no siempre compran exactamente la misma cantidad de productos ni acuden a tu negocio siempre el mismo día de cada mes. Esto es algo lógico, pues únicamente compran los productos que necesitan cuando se les han acabado las existencias.
Principales ventajas de usar remesas
Utilizar el sistema de pago o cobro a través de remesas es muy útil, puesto que permite ejecutar varios recibos o facturas de una sola vez. Las principales ventajas de usar este método son las siguientes:
- Gran ahorro de tiempo, gestiones y trámites: el hecho de proceder al cobro o pago automático de un conjunto de facturas en una sola orden, permite que puedas invertir tu tiempo en otras gestiones, además de reducir el papeleo y número de transacciones.
- Forma de pago o cobro muy segura y efectiva: al existir una autorización de domiciliación bancaria SEPA firmada por el deudor, se entiende que hay un acuerdo previo entre el beneficiario del pago y el cliente para realizar los pagos o cobros de esta manera.
- Solucionan problemas de liquidez o de roturas de efectivo: puedes pedirle a tu entidad bancaria que te adelante los pagos futuros de las facturas pendientes de clientes que puedes cobrar por remesas.
- Es decir, imagina que tienes que hacer frente a un pago importante el día 15, pero no dispones de suficiente caja. Ahora bien, está previsto que el día 20 cobres por remesa bancaria a distintos clientes. En este caso, puedes generar la remesa y subirla al banco para que te avance el importe correspondiente a cobrar. Como es lógico, el banco te cobrará intereses, pero esta opción te asegura resolver los problemas de liquidez de tu negocio. Si no crearas una remesa, sería muy difícil (por no decir prácticamente imposible) que tu entidad bancaria te adelantara el dinero.
- Te asegura cobrar las facturas de clientes que no suelen pagar en el plazo establecido: cuando procedes a darle la orden de cobro al banco, esta operación se realiza automáticamente. Así, si utilizas las remesas bancarias, podrás dejar de preocuparte de si tus clientes pagan a tiempo o no. ¡Seguro que te ahorrarás muchos emails y llamadas de seguimiento!
❗️DATO CLAVE: si en el mandato SEPA no aparece la firma del deudor, el banco considerará este documento como inválido, lo que le dará derecho al cliente a devolver los recibos alegando que se trata de una operación no autorizada.
Tipos de remesas
Las remesas SEPA se pueden clasificar en varios grupos:
- Si tenemos en cuenta la fecha de pago:
- Pagaderas a la vista: en este caso, el banco abonará el importe correspondiente a la remesa en el momento en el que se presenta la remesa.
- Pagaderas a plazo: a diferencia del punto anterior, el importe se hará efectivo en una fecha predeterminada, previamente notificada al deudor.
- Si se trata de operaciones internacionales, las remesas se clasifican dependiendo de la información que las compone:
- Simples: en esta categoría se incluyen las remesas que únicamente llevan documentos financieros: cheques, recibos o pagarés.
- Documentárias: aquí nos estamos refiriendo a aquellas remesas que llevan documentos comerciales. Estos pueden ir acompañados (o no) de un documento financiero: factura comercial, documento de transporte, un certificado o una póliza de seguro.
¿Cómo funcionan las remesas?
Como ya te hemos adelantado al principio de este artículo, las remesas pueden ser de cobros o de pagos.
En el caso de las primeras, también conocidas como remesas de ingresos, se genera una orden a la entidad bancaria para que proceda a retirar el importe que se indica en las remesas de la cuenta de tus clientes. Así, cuando la operación se haga efectiva, recibirás la cantidad que estaba pendiente de pago.
Por el contrario, cuando hablamos de las remesas de pagos (o de gastos), la operación se realiza a la inversa, es decir, se da la orden de pago a tu banco, por lo que se retirará de tu cuenta bancaria los saldos correspondientes.
¿Cómo hacer una remesa bancaria?
Para hacer una remesa bancaria necesitas un software de facturación como Quipu, puesto que así podrás generarla de manera automática. Lo único que tendrás que hacer será seleccionar las facturas que deseas incluir, descargar el archivo de la remesa y subirlo a tu banco. Más adelante te mostramos paso a paso cómo hacer una remesa con Quipu y cómo puedes subir el archivo generado a tu banco. ¡Sigue leyendo!
Cuando hacemos una remesa, debemos incluir los siguientes campos por cada una de las facturas a las que hace referencia:
- Número de la factura
- Contacto de nuestro cliente o proveedor, dependiendo de si es un ingreso o gasto
- Concepto de la factura
- Fecha de emisión
- Importe
Además, las remesas también contienen la siguiente información:
- Nombre de la remesa
- Ordenante (tú)
- Fecha de vencimiento (hasta que día se puede realizar el pago)
- IBAN (dónde hacer la transferencia)
- Referencia de la orden de domiciliación
- NIF
- ID de acreedor
📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo puedes ver una demostración de cómo hacer remesas bancarias en Quipu:
Cómo subir una remesa bancaria a tu banco
Como cada entidad bancaria es diferente, vamos a ver los pasos que debes hacer para cada una de ellas.
Subir remesas bancarias en La Caixa
Para poder subir una remesa bancaria en La Caixa, debes acceder a la aplicación Línea Abierta de la Caixa. Una vez has introducido tus credenciales, puedes empezar a tramitar los ficheros de remesas.
En el menú de la izquierda, aparece el apartado “Gestión de Remesas”, donde podrás añadir los ficheros de remesas que quieras entregar a la entidad bancaria para que procesen todos los recibos domiciliados.
Para poder entregar las remesas de cobro, se deberá hacer mediante el “Cuaderno 19AEB”, mediante el cual podrás adjuntar el archivo con todos los recibos de cobro domiciliados y enviarlo para que la entidad de banca online la pueda cobrar automáticamente.
Subir remesas bancarias en el Banc Sabadell
Para subir una remesa a Banc Sabadell (BS), puedes utilizar la aplicación de BS online. En cuanto hayas introducido tus credenciales, dirígete al menú de la izquierda, al apartado de “Ficheros”.
Desde aquí, puedes subir todo tipo de ficheros, incluidas las remesas bancarias que sigan la normativa SEPA. Recuerda que si tu gestor de Quipu ha hecho la remesa, puedes estar tranquilo, ya cumplirá con dicho mandato y podrás subir la remesa directamente.
En la página del BS online encontrarás más información sobre la gestión de cobros y la gestión de pagos.
Subir remesas bancarias en el Banco Santander
Si tu banco es el banco Santander, puedes subir una remesa de cobro o de pago, de una forma sencilla. En primer lugar, dirígete a la web del Banco Santander Instituciones e inicia sesión introduciendo las credenciales.
En el menú de la izquierda, haz clic en “Gestión de remesas”, donde encontrarás dos pestañas: Órdenes de pago (para todas aquellas remesas de pago) u otros formatos de remesas. En el caso de haber emitido un conjunto de facturas a tus proveedores y, por tanto, haber generado una remesa de pago, debes hacer clic en la primera opción (órdenes de pago).
En la nueva ventana que se abre, deberás seleccionar el tipo de orden y subir el fichero con la remesa bancaria que habrás generado.
Ejemplo de remesa bancaria de cobro
Para que entiendas mejor cómo funcionan las remesas de cobro (que son las más frecuentes, aunque, como hemos visto, las de pago también son muy útiles) vamos a ponerte un ejemplo.
Imagina que tu negocio tiene 10 facturas que vencen en un par de días (recuerda, todas ellas deben ser de clientes de los que tengas un mandato SEPA firmado para evitar que puedan devolverlas). En este caso, tendrás que crear la remesa y descargarte el documento que incluya todas las facturas. Si lo haces con Quipu, verás que el proceso es muy rápido y sencillo. Una vez descargado el documento, deberás subir el archivo a tu banco y se procederá al cobro de manera automática.
