¿Sabías que hay programas que te permiten organizar en un click todas las facturas o tickets de la empresa, sincronizarlos con los apuntes de tu banco y previsualizar todos tus ingresos, gastos e impuestos como autónomo?
Los software de gestión de procesos permiten a los autónomos y a las pymes tener controlados todos sus documentos y sus finanzas e incluso conciliar su facturación con el banco para automatizar pagos y cobros.
A día de hoy existe una fórmula para que cualquier autónomo o pyme adquiera uno de estos programas de forma completamente gratuita. El programa de ayudas Kit Digital ofrece a los negocios un bono de hasta 12.000 euros que podrán invertir en contratar hasta doce soluciones, entre las que se incluyen las herramientas de gestión de procesos.
Si todavía no sabes cómo funciona el Kit Digital y cómo acceder a esta ayuda para instalar un programa de gestión de procesos en tu negocio, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el Kit Digital para gestión de procesos?
- ¿Quién puede beneficiarse de las ayudas para gestión de procesos?
- Requisitos para poder acceder a ayudas para gestión de procesos
- ¿A qué servicios se refiere la gestión de procesos?
- ¿Cuál es la cuantía del Kit Digital para gestión de procesos?
- ¿Qué ahorro supone contratar la gestión de procesos a través de Kit Digital?
- ¿Cómo solicitar el Kit Digital para la gestión de procesos?
¿Qué es el Kit Digital para gestión de procesos?
El Kit Digital es un programa de ayudas financiado con los fondos europeos Next Generation EU y que se enmarca en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que está llevando a cabo el Gobierno de España.
Estas subvenciones van destinadas a digitalizar a los autónomos y pequeños negocios a través de distintas herramientas. El programa funciona mediante bonos digitales que se reparten entre los beneficiarios. Al recibir este cheque de 2.000, 6.000 o 12.000 euros, el negocio podrá invertir ese dinero en contratar a un agente digitalizador como Quipu que le instale alguno de los servicios disponibles en el catálogo.
Uno de los servicios del Kit Digital más recomendables para automatizar las gestiones del negocio y reducir el tiempo que se invierte en tareas repetitivas es el programa de gestión de procesos. Los negocios pueden usar una parte del bono para contratar a una empresa tecnológica que les instale este software de manera completamente gratuita.
Al contratar la solución de gestión de procesos, el agente digitalizador firmará un acuerdo de prestación de servicios con el autónomo o pyme beneficiario y le instalará una plataforma con la que podrá automatizar todos los documentos de su negocio -desde facturas a albaranes o contratos-.
Al digitalizar toda su documentación, la empresa podrá tener subidas todas sus facturas a la nube y conciliarlas con su banco para que los pagos y cobros se efectúen de manera automática y en masa y todas sus finanzas queden apuntadas y organizadas. También podrá prever cuántos impuestos va a pagar en la próxima declaración de IVA o IRPF e incluso subir sus tickets o facturas sólo con una foto para no perder ninguna deducción.
Un punto a tener en cuenta es que muchos programas de gestión de procesos suelen integrar un software de facturación. Por lo tanto, el beneficiario podrá adelantarse de paso a la futura obligación que van a tener pronto todos los autónomos y pymes de emitir sus facturas a través de medios electrónicos.
¿Quién puede beneficiarse de las ayudas para gestión de procesos?
Los programas de gestión de procesos son una de las doce soluciones disponibles de ayudas del Kit Digital. Cualquier autónomo que cumpla los requisitos para acceder a estas subvenciones podrá invertir una parte del bono digital en un software de gestión de procesos.
Este programa está dividido ahora mismo en cuatro convocatorias a las que pueden acceder todos los autónomos y pymes que tengan menos de cincuenta empleados en plantilla y que además cumplan con los requisitos generales que se verán más adelante.
Dependiendo de los trabajadores que tengan a su cargo, los beneficiarios de cualquiera de las cuatro convocatorias podrán acceder a un bono de entre 2.000 y 12.000 euros para invertir en una de las soluciones disponibles, como puede ser el programa de gestión de procesos.
En un principio, las tres primeras convocatorias se destinaban sólo a autónomos persona física o pymes que tuvieran menos de 50 empleados. En la cuarta se ampliaron las ayudas también a sociedades civiles, comunidades de bienes o explotaciones agrarias de titularidad compartida.
Por lo tanto, ahora mismo, podrán acceder a las ayudas de Kit Digital e invertir su bono en un programa de gestión de procesos los siguientes negocios:
- Autónomos persona física
- Sociedades (Limitadas, Anónimas, Unipersonales…)
- Sociedades civiles profesionales
- Sociedades civiles con objeto mercantil
- Comunidades de bienes
- Explotaciones agrarias de titularidad compartida
Por el contrario, quedarían excluidos de las ayudas otros negocios como pueden ser las empresas que sean agentes digitalizadores; los autónomos societarios o colaboradores o los Colegios profesionales, entre otros.
Requisitos para poder acceder a las ayudas para gestión de procesos
Los autónomos o pymes que quieran recibir un bono digital para adquirir un programa de gestión de procesos de manera gratuita deberán primero acceder al Programa Kit Digital cumpliendo todos los requisitos generales y específicos de su convocatoria.
Las cuatro convocatorias que hay ahora mismo activas de Kit Digital y que permitirán a los autónomos hacerse con un software de gestión de procesos tienen unas condiciones de acceso muy similares.
Los principales requisitos generales que deberán cumplir los negocios para ser beneficiarios de estas ayudas son:
- Tener menos de 50 empleados a cargo.
- Estar dado de alta en Seguridad Social y Hacienda con una antigüedad mínima de seis meses.
- No tener la consideración de empresa en crisis.
- Estar al corriente de las obligaciones con Hacienda y Seguridad Social.
- No superar el límite de ayudas de mínimo.
- Disponer de la evaluación del Nivel de Madurez Digital que se realiza a través del test de autodiagnóstico.
Además de estas condiciones, los autónomos o pymes deberán estar dados de alta como persona física, sociedad o alguna de las fórmulas de negocio que ha admitido el Programa en la nueva convocatoria.
¿A qué servicios se refiere la gestión de procesos?
Los programas de gestión de procesos son software informáticos que incluyen distintas aplicaciones para simplificar al máximo las tareas administrativas de los negocios. Dependiendo de la empresa proveedora, el software puede incluir más o menos funcionalidades.
Por lo general, estos programas incluyen aplicaciones para digitalizar todos los documentos del negocio, habitualmente las facturas, los albaranes, los tickets o los contratos. Esto sirve, en primer lugar, para digitalizar la emisión y recepción de la facturación y para organizar todas las finanzas.
De hecho, algunos programas como el de Quipu ofrecen un resumen de la situación financiera del negocio en cada momento y le permiten saber exactamente cuántos impuestos va a pagar en las próximas declaraciones, para poder hacer sus previsiones de tesorería.
Además, otro de los servicios que más pueden reducir los tiempos que invierten los negocios en tareas administrativas es la automatización de los pagos y cobros y la conciliación bancaria.
Al vincular estos documento con la cuenta bancaria de la empresa, se pueden programar pagos y cobros en masa y sincronizarlos con los apuntes de la cuenta. Así se actualizan constantemente los estados de las facturas al momento y el autónomo puede hacer sus previsiones.
En resumen y de manera general, los servicios que suelen ofrecer los programas de gestión de procesos son:
- Gestión y orden de las facturas: los programas de gestión de procesos permiten digitalizar la emisión y recepción de todas las facturas, que quedan depositadas en la plataforma. El software las referencia entre si para que el empresario tenga todos sus albaranes, tickets y facturas en orden y sepa en todo momento en qué fase de la cadena se encuentran y cuál es su estado.
- Resumen y organización de las finanzas: los servicios de gestión de procesos permiten conocer el estado real de las cuentas para que el negocio tome mejores decisiones e incluso para que anticipe el IVA e IRPF que va a tener que pagar en las próximas declaraciones.
- Conciliación bancaria: algunos programas como el de Quipu incluyen sistemas inteligentes que concilian automáticamente los movimientos de la cuenta con los documentos del negocio. Esto permite organizar automáticamente las finanzas, saber en qué fase o estado está cada factura, si se ha cobrado o si se han realizado todos los pagos a proveedores.
- Gestión de cobros y pagos: los programas de facturación también pueden servir para automatizar y programar los pagos y cobros. En el caso de Quipu, se permite incluso hacer operaciones en masa, subiendo al banco el archivo.xml que genera la plataforma.
- Subir facturas y tickets con el móvil: algunos programas de gestión de procesos también permiten subir y digitalizar los tickets y facturas físicos con una simple fotografía con el móvil. Esto puede ayudar a los negocios a ahorrar cientos de euros anuales en algunos gastos que se extravían y finalmente no se deducen en las declaraciones correspondientes.
¿Cuál es la cuantía del Kit Digital para gestión de procesos?
Las ayudas de Kit Digital funcionan a través de bonos que el negocio puede utilizar para digitalizar su negocio. El importe de estos cheques que se reparten a los beneficiarios se ha establecido desde el principio en función del tamaño que tiene el negocio que accede a las subvenciones.
Así, cada convocatoria conforma un grupo de beneficiarios y a cada grupo de beneficiarios le puede corresponder una determinada cuantía para invertir en soluciones como un programa de gestión de procesos.
La primera convocatoria está dirigida a negocios con menos de 50 y más de diez empleados, mientras que la segunda línea va destinada a pymes con menos de diez pero más de tres trabajadores. A la tercera de las convocatorias podrán acceder o bien los autónomos sin empleados o bien los que no tengan ningún trabajador a cargo.
De este modo, las cuantías del bono digital serían las siguientes:
- Empresas con entre diez y menos de 50 empleados (primera convocatoria): 12.000 euros
- Pymes con entre tres y menos de 10 trabajadores (segunda convocatoria): 6.000 euros
- Autónomos sin empleados o con menos de tres trabajadores (tercera convocatoria): 2.000 euros
Además, a estas tres convocatorias se une una cuarta a la que pueden acceder otros tipos de negocio como las comunidades de bienes, sociedades civiles o explotaciones agrarias de titularidad compartida, siempre que tengan menos de 50 empleados.
Al igual que el resto, si tienen entre 10 y menos de 50 trabajadores cobrarán un bono de 12.000 euros, si tienen más de tres pero menos de diez, percibirán 6.000 euros y si no tienen empleados o tienen menos de tres cobrarán 2.000 euros.
¿Qué ahorro supone contratar la gestión de procesos a través de Kit Digital?
Independientemente de la cuantía de la ayuda que reciba el beneficiario, hay que tener en cuenta que el máximo que puede invertir una empresa, sea cuál sea su tamaño, en un programa de gestión de procesos serían 2500 euros, por lo que todos los beneficiarios podrían acceder en condiciones muy similares a estos servicios.
Además, lo habitual es que esta solución no cueste más de 500 euros al año, por lo que el cheque de cualquier beneficiario sería más que suficiente para adquirir uno de estos programas durante doce meses.
Por ejemplo, si el beneficiario fuera un autónomo sin empleados o que tuviera menos de tres trabajadores, le correspondería la cuantía mínima de la ayuda, es decir, un bono de 2.000 euros.
Una vez recibido este bono, podría invertirlo en una o varias de las doce soluciones de digitalización disponibles. Lo recomendable si todavía no tiene digitalizadas sus facturas ni automatizados sus pagos y cobros es que lo invirtiera primero en un software de facturación o en un programa de gestión de procesos.
Para ello bastaría con ponerse en contacto con el agente digitalizador que escoja para firmar un Acuerdo de Prestación de servicios y que le instalará el programa de gestión de procesos en su negocio.
Por ejemplo, en el caso de Quipu, escogiendo el plan anual, la empresa ofrece servicios de gestión de procesos que van desde los 276 euros al año -el plan “Solution”- hasta los 588 euros anuales -el plan avanzado o “Premium”. Se pueden consultar las tarifas aquí.
En ambos casos, el autónomo conseguiría su primer año con un programa que automatiza los procesos del negocio y que también incluye los servicios básicos de un programa de facturación. En el plan Premium se suman además otras funcionalidades más avanzadas como la conciliación bancaria o la categorización analítica de ingresos y gastos.
Si, por ejemplo, le correspondiera un bono de 2.000 euros y eligiera el plan más básico de gestión de procesos, le sobrarían todavía 1.724 euros para invertir en otras soluciones como una página web , o servicios de gestión de redes sociales. Si invirtiera en el plan más avanzado, le sobrarían aún con todo 1.568 euros.
¿Cómo solicitar el Kit Digital para la gestión de procesos?
Los autónomos interesados en acceder al Kit Digital para obtener servicios como el de gestión de procesos de forma gratuita deberán seguir unos sencillos pasos para solicitar el Kit Digital:
- Darse de alta en Acelera Pyme con su NIF o el de su empresa.
- Una vez esté dada de alta la cuenta y reciba la confirmación, el usuario deberá completar el test de autodiagnóstico digital que es obligatorio y consta de sólo 13 preguntas básicas, con una duración estimada de unos 10 minutos.
- Solicitar la ayuda en la sede electrónica de Red.es. Si es un autónomo o pyme deberá escoger una de las tres primeras convocatorias dependiendo de cuántos empleados tenga a su cargo. Si es sociedad civil, comunidad de bienes o explotación agraria de titularidad compartida deberá acceder a la cuarta convocatoria.
- Una vez dentro de su convocatoria correspondiente, los negocios sólo tendrán que pinchar en “acceder al trámite” y completar la solicitud.
Pasado un tiempo, Red.es les informará de que ya se les ha concedido el cheque. A partir de ahí, el autónomo o empresa podrá elegir donde invertir su dinero accediendo al catálogo de agentes digitalizadores, que son los que se encargarán de implementar la solución seleccionada en su negocio.
Al acceder al catálogo, el autónomo podrá seleccionar a un agente digitalizador filtrando por nombre, código postal o tipo de servicio ofertado. Por ejemplo, si el autónomo está interesado en implementar un programa de gestión de procesos en su negocio podría poner ‘”Quipu” directamente en el campo del ‘nombre’. La página le redirigirá al apartado donde la empresa en cuestión.
Si selecciona gestión de procesos, entrará directamente en la página del digitalizador donde obtendrá información sobre la solución y podrá empezar el proceso para invertir la ayuda.
A partir de ahí, el agente digitalizador se pondrá en contacto con el beneficiario de la ayuda para firmar el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. Tras formalizarlo, comenzará la primera fase donde el agente digitalizador empezará a implementar el programa de gestión de procesos.
Tras haber emitido la factura, el Agente Digitalizador prestará la segunda fase de implantación del servicio que tendrá que estar finalizada una vez transcurrido un año desde que comenzó la implementación.
