Empresas y autónomos tienen la obligación de expedir facturas que justifiquen los productos vendidos o los servicios prestados, y apliquen impuestos como el IVA o el IRPF cuando corresponda. La factura es un documento contable y debe dejarse constancia de su emisión a través del libro de facturas emitidas.
Es un justificante que tiene una especial relevancia a nivel fiscal, puesto que permite a la Agencia Tributaria comprobar la concordancia entre los datos registrados y las facturas declaradas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el libro de registro de facturas emitidas?
- ¿Para qué sirve el libro de registro de facturas emitidas?
- ¿Quién debe llevar el libro de facturas emitidas?
- ¿Qué contenido debe tener el libro de registro de facturas emitidas?
- ¿En qué formato debe estar este libro?
- Sanción por no llevar el libro de facturas emitidas
¿Qué es el libro de registro de facturas emitidas?
Es un registro en el que se va dejar constancia una a una de todas las facturas (o documentos equivalentes) expedidos a lo largo del año contable, es decir, entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre, por quienes son sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Esto quiere decir que hay que inscribir todas las operaciones sujetas a IVA, incluyendo las exentas y el autoconsumo.
Dentro del libro de facturas emitidas también habrá un apartado específico que recogerá las facturas rectificativas. Porque cuando una factura contiene un error, no se rectifica directamente sobre la misma (la legislación no lo permite), sino que hay que anularla y expedir una nueva que especifique claramente que sustituye a la anterior.
Lo que determina la normativa tributaria es que los asientos deben hacerse uno a uno, factura a factura. Pero es posible sustituirlos por asientos resúmenes que recogerán las facturas expedidas durante un determinado período. Esto es posible si:
- Los documentos expedidos no tienen que indicar de manera preceptiva la identidad del destinatario.
- Las operaciones se han realizado dentro de un mismo mes natural.
- Que a todas ellas les resulte de aplicación el mismo tipo impositivo.
Si una factura incluye operaciones a las que son de aplicación diferentes tipos impositivos, se puede hacer la anotación en el libro a través de varios asientos correlativos.
¿Para qué sirve el libro de registro de facturas emitidas?
Llevar el libro de facturas expedidas es obligatorio, pero además, al cumplimentarlo las empresas y profesionales obtienen información muy útil que puede resultarles de ayuda a diferentes niveles:
- Registro detallado: permite registrar cada factura que se ha expedido, incluyendo la información esencial de la misma. Esto puede facilitar posibles reclamaciones a clientes si el pago no se realiza en tiempo y forma.
- Cumplimiento fiscal: el libro registro de facturas emitidas es uno de los imprescindibles para cumplir con las obligaciones fiscales. En caso de que haya un procedimiento de comprobación o de inspección, Hacienda revisará este archivo para verificar si la información registrada coincide con la efectivamente declarada en las autoliquidaciones de IVA.
- Prevención del fraude: el registro ayuda a detectar posibles discrepancias entre las transacciones que se han declarado y las anotadas. Hacer una supervisión de esta información ayuda a evitar caer en un posible fraude fiscal.
- Control interno: este libro es también una interesante herramienta de control interno, porque permite hacer un seguimiento detallado de las ventas y del flujo de efectivo. Con esta información, se puede hacer una gestión financiera más eficiente.
¿Quién debe llevar el libro registro de facturas emitidas?
Empresas y autónomos son sujetos pasivos del IVA. Lo repercuten en las facturas que emiten a sus clientes y, una vez aplicados los ajustes correspondientes entre el IVA repercutido y el soportado, realizan una autoliquidación trimestral de IVA e ingresan en Hacienda la cantidad que corresponde abonar por este impuesto.
Como hemos visto, el libro de facturas emitidas tiene como función principal que la Agencia Tributaria pueda comprobar que hay una correlación totalmente efectiva entre los datos anotados en este registro y los datos declarados con respecto al IVA.
Por ello, la obligación de llevar estos libros recae sobre todas las empresas, sea cual sea su actividad, y también sobre los autónomos a los que se aplica el régimen simplificado de IVA. En ambos casos, la Agencia Tributaria puede requerir estos libros para realizar comprobaciones e inspecciones.
Además de tener el libro registro de facturas expedidas, también hay que conservar el documento en sí mismo.
En el caso de los autónomos acogidos al sistema de estimación objetiva, no existe obligación de llevar ni este ni otros libros contables. Pero sí deben guardar los recibos y facturas de su actividad a efecto de posibles comprobaciones.
¿Qué contenido debe tener el libro registro de facturas emitidas?
Para facilitar las acciones de comprobación, la normativa tributaria determina cuáles son los datos concretos que se tienen que hacer constar en el libro de facturas emitidas.
- Número y serie del documento: las facturas deben expedirse y anotarse de forma correlativa, sin saltos entre las mismas.
- Fecha de expedición del documento.
- Fecha de realización de las operaciones (si es diferente de la anterior).
- Tipo de factura, si es completa, simplificada o rectificativa.
- Nombre y apellidos, razón social o denominación completa, y NIF del destinatario.
- Base imponible de las operaciones.
- Tipo impositivo aplicable.
- Cuota tributaria.
- Total a pagar.
Cuando se lleva a cabo una anotación resumen diaria, se debe dejar constancia de:
- Fecha de expedición del documento.
- Base imponible global.
- Tipo impositivo.
- Cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha.
- Número inicial y final de los documentos anotados.
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¿En qué formato debe estar este libro?
Hasta hace unos años, era la propia Agencia Tributaria la que vendía estos libros, pero en la actualidad es posible su presentación a través de cualquier modelo que acredite la información que hemos reseñado en el apartado anterior.
A día de hoy, no existe un formato específico obligatorio para los libros de IVA, pero la ley establece que se pueden utilizar medios electrónicos o informáticos. Siempre y cuando estos puedan garantizar la autenticidad e integridad de la información en ellos contenida, así como su legibilidad y el acceso por parte de la Administración Tributaria.
En la práctica, la mayoría de empresas y autónomos hacen el registro de sus facturas expedidas a través de hojas de cálculo y, quienes quieren un eficacia todavía mayor, emplean software específico para llevar su contabilidad y evitarse errores a la hora de cumplir con sus obligaciones fiscales y contables.
Sanción por no llevar el libro de facturas emitidas
Los libros de facturas expedidas deben conservarse durante un plazo de cuatro años a contar desde el día siguiente a aquel en el que finalizó el plazo de presentación de la correspondiente autoliquidación o declaración.
En el caso de ciertas actividades como la de cambio de moneda o la intermediación profesional en la concesión de préstamos y créditos, la obligación de conservación se extiende hasta 10 años. Con esto se pretende mejorar la protección frente al blanqueo de capitales.
La sanción por retraso en la llevanza de libros registro es una multa pecuniaria fija de 150 euros. No obstante, dependiendo de la gravedad de las circunstancias, la multa puede pasar a ser proporcional y llegará hasta el 0,5% del importe de la factura que debía ser objeto de registro y no se anotó.
Llevar el libro de facturas emitidas es una obligación legal para empresas y autónomos. Gracias a la tecnología, tener al día la contabilidad y cumplir con las prescripciones legales es más fácil que nunca, por lo que ya no hay excusa para no hacerlo.
