Libro diario: qué es y cómo hacerlo

El libro diario es una parte integral de la contabilidad de una empresa. Actúa como una especie de diario financiero, al proporcionar una crónica detallada y en tiempo real de las actividades económicas de la empresa.

En este artículo, aprenderás:

• ¿Qué es el libro diario?
• ¿Para qué sirve el libro diario?
• Diferencia entre libro diario y libro mayor
• ¿Quién debe de realizar el libro diario?
• ¿Cuál es la estructura del libro diario?
• ¿Cómo hacer un libro diario?
• ¿Qué formato debe de tener el libro diario?
• ¿Cuánto tiempo debe de conservarse el libro diario?
• Ejemplo de un libro diario

¿Qué es el libro diario?

El libro diario, también conocido como diario contable o diario general, es un registro financiero donde se anotan todas las operaciones comerciales y financieras de una empresa en el orden en que ocurren.

Cada transacción se registra en términos de debe (débito) y haber (crédito), y se proporciona una breve descripción de la transacción, además de los correspondientes importes.

¿Para qué sirve el libro diario?

El propósito principal del libro diario es mantener un registro histórico completo y detallado de todas las transacciones financieras que ocurren en el seno de una empresa. Este registro proporciona una visión clara y precisa de todas las actividades comerciales, facilitando el seguimiento y el control de las operaciones financieras. Además, sirve como base para la preparación de otros informes financieros y documentos contables.

Diferencia entre libro diario y libro mayor

Aunque muchas personas utilizan de manera indistinta ambos conceptos, existen algunas diferencias significativas entre ellos. Así, mientras que el libro diario registra las transacciones en orden cronológico, el libro mayor las organiza por cuentas.

Es decir, en el libro diario se anota cada transacción en el orden cronológico en que ocurren, mientras que en el libro mayor se reúnen todas las transacciones relacionadas con una cuenta específica, como “Caja”, “Bancos” o “Ventas”.

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¿Quién debe de realizar el libro diario?

El libro diario debe ser llevado por cualquier empresa o persona que realice una actividad económica, ya sea un negocio, una asociación, una institución pública o un profesional independiente. De hecho, en la mayoría de países, es un requisito legal.

En la práctica, este libro es realizado por contables o profesionales de la contabilidad que trabajan para la empresa. También pueden realizarlo gestorías que trabajan para una determinada empresa como un servicio externalizado.

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¿Cuál es la estructura del libro diario?

La estructura del libro diario es fundamental para entender cómo funciona y cómo puede proporcionar una imagen clara y precisa de las transacciones financieras de una empresa. Aunque puede variar dependiendo de las normativas de cada país, a continuación, describiremos la estructura básica comúnmente aceptada:

• Fecha de la transacción: cada entrada comienza con la fecha en que se realizó la transacción. Esto permite un seguimiento cronológico de las operaciones de la empresa y facilita la identificación de patrones o anomalías en las actividades financieras.
• Código de la cuenta: el código de la cuenta se refiere al número asignado a cada cuenta en el sistema contable de la empresa. Este código permite identificar fácilmente la cuenta afectada por la transacción.
• Nombre de la cuenta: junto al código, se debe especificar el nombre de la cuenta que está siendo debitada o acreditada. Algunos ejemplos comunes de nombres de cuentas podrían ser “Caja”, “Bancos”, “Inventario”, “Cuentas por Cobrar”, “Cuentas por Pagar”, entre otros.
• Debe: la columna “Debe” o “Débito” se utiliza para anotar los aumentos en las cuentas de activos o gastos, o las disminuciones en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
• Haber: la columna “Haber” o “Crédito” se utiliza para anotar las disminuciones en las cuentas de activos o gastos, o los aumentos en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
• Descripción de la Transacción: cada entrada en el libro diario debe ir acompañada de una breve descripción de la transacción. Esta descripción debería proporcionar suficiente información para entender la naturaleza de la transacción sin tener que referirse a otros documentos.

¿Cómo hacer un libro diario?

Para hacer un libro diario, debes seguir estos pasos:

1. Registra la fecha de la transacción.
2. Escribe una descripción breve y clara de la transacción.
3. Indica las cuentas afectadas por la transacción y si estas son debitadas o acreditadas.
4. Anota las cantidades correspondientes a cada cuenta, tanto en el debe como en el haber.

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¿Qué formato debe tener el libro diario?

Aunque, tradicionalmente, el libro diario se ha presentado en formato físico, impreso y encuadernado, el actual estado de la tecnología en cuanto a soluciones de contabilidad online ha facilitado la evolución al entorno digital.

En la actualidad, el propio Registro Mercantil, en su sección de “Legalización de libros”, facilita su presentación telemática, siendo esta la mejor forma de presentar el libro diario. Para ello, es necesario descargar el programa “Legalia” y “RLegalia” para firmarlo.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el libro diario?

El tiempo de conservación del libro diario puede variar dependiendo de la legislación de cada país. No obstante, en España, y según la Ley General Tributaria, los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años.

No obstante, aunque esa es la regla general, existe otra normativa que extienden este plazo. El Código de Comercio, por ejemplo, extiende la obligación hasta los seis años, y la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de Diciembre, que modificó el Código Penal en materia de lucha contra el fraude fiscal, eleva ese plazo hasta los 10 años.

Es decir, si no quieres tener problemas legales, lo mejor es que conserves tus libros diarios durante un plazo de, al menos, una década.

Ejemplo de un libro diario

Supongamos una empresa que se dedica a la venta de productos por Internet a través de dropshipping. Es decir, actúa como un mero intermediario entre comprador y vendedor, vendiendo la mercancía justo después de recibir el pedido, pero sin mantener stock en ningún almacén, de manera que necesita recibir las zapatillas justo en el momento en el que un usuario hace un pedido.

El día 1 de Agosto, un comprador realiza una compra por valor de 100€ más IVA, que paga al contado, que espera recibir un día después. La empresa, por su parte, compra a sus proveedores a 60 días esas zapatillas, pagando por ellas 85€, más IVA.

En el momento de la compra, se realizan los siguientes asientos en el diario:

Posteriormente, en el mismo día, se contabiliza un ingreso por valor de 100 €.

El día 2 de Agosto, el pedido llega al domicilio del comprador, y la empresa debe abonar al contado los gastos de transporte correspondientes, que ascienden a 3 € más IVA.

Pasados los 60 días, se abona la deuda pendiente con los proveedores y se cancela esa deuda comercial: