¿Tienes que hacer un libro de registro de compras y gastos para tu negocio? Se trata de un elemento fundamental de cualquier contabilidad empresarial. Por lo tanto, es importante que sepas bien en qué consiste y cómo puedes llevarlo a cabo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un libro registro de compras y gastos?
- ¿Quién debe presentar el libro de registro de compras y gastos?
- ¿Qué datos obligatorios debe incluir?
- ¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de compras y gastos?
- ¿Cómo hacer un libro de registro de compras y gastos?
- ¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
- Descarga una plantilla Excel del libro registro de compras y gastos
¿Qué es un libro registro de compras y gastos?
Se trata de un libro cuyo objetivo principal es registrar todos los elementos que forman parte de la contabilidad negativa. Es decir, los gastos y las compras realizadas relacionados con la actividad profesional.
El libro de registro de compras y gastos debe estar organizado y mostrar de forma clara las transacciones correspondientes para que Hacienda pueda realizar un seguimiento de forma sencilla en caso de inspección.
¿Quién debe presentar el libro de registro de compras y gastos?
Todas las pymes y los trabajadores autónomos que ejerzan su actividad profesional tributando en el régimen de estimación directa, ya sea normal o simplificada, están obligados a llevar este libro como parte de su contabilidad general.
¿Qué datos obligatorios debe incluir?
Los datos obligatorios que hay que reflejar en este libro de registro de compras y gastos son:
- Las facturas de adquisiciones intracomunitarias.
- El justificante contable de entrega de bienes o prestación de servicios.
- Las cuotas tributarias de operaciones anteriores a las documentadas tendrán que calcularse y consignarse en su anotación relativa.
- Las facturas rectificativas, debidamente separadas.
- Los documentos de facturación se registrarán uno por uno, aunque puede hacerse un asiento resumen global de todos los enviados en una misma fecha por un único proveedor. En este caso, deberán constar el número inicial y final de las facturas, la suma global de la base imponible de cada tipo impositivo y la cuota impositiva global. Todo ello, siempre que el total de las operaciones no sume más de 6.000 euros, y cada operación no exceda los 500 euros. Todo ello, excluyendo el IVA.
¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de compras y gastos?
Es obligatorio que se presente este libro de contabilidad en formato digital. Para ello, se puede elegir hacerlo en los siguientes formatos:
- CSV: documento que separa todos los datos con un punto y coma.
- XLSX: se trata del formato Excel, tan conocido e utilizado en el mundo.
- Suministro Inmediato de Información del IVA: para poder utilizar el SII hay que cumplir una serie de requisitos que no suelen cumplirse para la mayoría de negocios.
¿Cómo hacer un libro de registro de compras y gastos?
EL libro de registro de compras y gastos puede hacerse manualmente en Excel, anotando cada día todos los movimientos relacionados, detallando el número de anotación, los datos del expedidor, el concepto, el importe (separando el IVA) y la fecha en la que se ha producido.
Cualquier error en la introducción de datos puede invalidar la totalidad del documento, por esta razón, la mejor forma para llevar el registro de compras y gastos es utilizar un software que lo elabore automáticamente y tener toda tu documentación en regla cumpliendo con la normativa legal.
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3️⃣ Descarga el libro de registro de compras y gastos que se genera automáticamente listo para presentar a la Agencia Tributaria.
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¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?
Según el artículo 30 del Código de Comercio, los diversos libros de contabilidad y sus documentos justificantes deben guardarse durante un mínimo de 6 años desde la fecha de realización de su último asiento. Esta recomendación hace referencia tanto a los archivos físicos como a los digitales.
De todos modos, los expertos recomiendan que estos libros oficiales se mantengan de manera indefinida para asegurar su presentación en cualquier momento que lo solicite Hacienda.
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Descarga una plantilla Excel del libro registro de compras y gastos
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