Una nota de entrega, también comúnmente llamada albarán, es un documento que se utiliza para llevar un registro de la entrega de productos. Este debe ser firmado por el destinatario cuando se entrega la mercancía y se devuelve una copia a la empresa o persona que vende ese producto.
En este artículo vamos a explicar cómo hacer una nota de entrega y no confundirla con una factura. Hay que tener en cuenta que no es un documento obligatorio, pero sí que es muy recomendable para justificar en caso de que haya algún tipo de reclamación por parte del cliente a la empresa.
En este artículo aprenderás:
- Datos obligatorios que debe de llevar una nota de entrega
- Datos opcionales que debe de llevar una nota de entrega
- 5 pasos para crear una nota de entrega
- Herramientas para la creación de notas de entrega
- Ejemplo de nota de entrega
Datos obligatorios que debe de llevar una nota de entrega
Como se ha comentado, una nota de entrega se realiza con el objetivo de asegurar que un paquete, producto o mercancía ha sido entregado a su destinatario. Para ello, la nota tiene que incluir una serie de datos que son obligatorios y hacen que tenga validez:
- Lugar y fecha de emisión de la nota.
- Número de documento o código que lo identifique.
- Información del vendedor, ya sea autónomo o empresa y datos de contacto, como número de teléfono.
- Información del comprador y contacto.
- Lugar y fecha de entrega de la nota.
- Descripción del producto entregado y cantidad.
- Firma del comprador o receptor de la mercancía.
Ten en cuenta que tiene que ser un documento muy explícito y claro, para que se pueda entender de la mejor forma posible.
Datos opcionales que debe de llevar una nota de entrega
Además de la información que se han detallado anteriormente, una nota de entrega también puede llevar datos adicionales que hagan el documento mucho más claro tanto para el vendedor como para el comprador:
- Hay notas de entrega que tienen un apartado para comentarios del cliente.
- Si la nota de entrega no va acompañada de la factura puede incluir el precio del artículo, así como el total del pedido y los impuestos.
- Hay otras notas de entrega que incluyen un apartado para adjuntar imágenes del producto entregado.
Un albarán o nota de entrega no tiene validez legal por sí solo y tendrá que ir acompañado de la factura para ello. Por eso, siempre dependerá de la empresa los datos adicionales que desee añadir al documento.
5 pasos para crear una nota de entrega
Una vez que ya sabes qué datos hay que incluir y cuáles son opcionales, te explicamos los pasos para crear una nota de entrega. De este modo, no te olvidarás de nada y siempre estarás respaldado en caso de que haya alguna incidencia entre la empresa de transportes y el cliente.
Si tienes todos los datos obligatorios a mano, hacer tu nota de entrega será un proceso sencillo. Recuerda que tiene que ser un documento fácil de entender para que el cliente sepa qué está firmando.
1 – Lugar, fecha de emisión y número de documento
Hay que indicar dónde se ha emitido ese albarán y en qué fecha, para que concuerden con los datos de la empresa que lo genera y tenga coherencia con el momento de la compra y el momento de entrega del producto.
Además, al igual que las facturas, las notas de entrega tienen que ir numeradas para poder hacer un registro de las mismas.
2 – Datos del emisor y del receptor
Toda nota de entrega tiene que llevar los datos de la empresa o autónomo que envía la mercancía, así como los datos de la persona que la ha comprado. No olvides incluir también la información de contacto.
- Nombre de la empresa o autónomo, NIF o DNI y domicilio fiscal.
- Nombre del comprador, DNI y domicilio.
- Número de teléfono de ambas partes.
3 – Lugar y fecha de entrega
Al igual que hay que indicar cuando se emite, este documento tiene que incluir dónde se entrega la mercancía y en qué fecha.
Así, si surge algún tipo de problema, una vez que el cliente haya firmado, tanto el transportista como la empresa pueden probar que ese producto ha sido entregado en el lugar indicado y dentro de la fecha establecida.
4 – Descripción del producto y cantidad
Esto es algo que también interesa al cliente ya que debe comprobar que la mercancía que se le está entregando es lo que ha pedido y en la cantidad que lo solicitó. Asegúrate de que tu nota de entrega concuerda con el pedido y así evitarás problemas posteriores.
5 – Firma del comprador
Es muy importante que para que este documento tenga validez sea firmado por el receptor o comprador o, en su defecto, estampe su sello. Esto confirmará que la mercancía ha sido recibida en su destino y que todo está en orden.
Una vez que hayas cumplido con todos estos pasos, el resto de datos e información es opcional, dependiendo de los protocolos de cada empresa.
Herramientas para la creación de notas de entrega
Al igual que para el resto de documentos administrativos, existen herramientas para la creación de notas de entrega que pueden ahorrar al autónomo o empresa mucho tiempo a la hora de generar los albaranes.
Además, estas te permitirán no solo crear las notas de entrega, sino también realizar un control de las mismas y guardarlas. Aquí, te damos la posibilidad de usar dos tipos de herramientas igual de útiles, un software de facturación o una plantilla de Excel. Aquí te dejamos las ventajas de ambos.
Software de facturación
Este tipo de programas son muy sencillos y como se ha indicado, la simplicidad tiene que ser una de las características de las notas de entrega. En unos pocos de pasos podrás tener listo tu albarán y así dedicar tiempo a otras tareas mucho más importantes.
Además, muchos de ellos te permiten hacer un seguimiento y registro automático de las notas de entrega firmadas, para que no se traspapele nada. Gracias a estos programas de facturación podrás:
- Ahorrar tiempo.
- Eliminar el papel y guardar tus albaranes digitalmente.
- Podrás guardar información extra como comentarios de clientes o imágenes.
- Firmar digitalmente.
- Actualizar en tiempo real el estado de tu albarán.
Plantillas de Excel
Las plantillas de Excel tienen otras ventajas algo diferentes a los programas online o software de facturación. Tienes que tener en cuenta qué tipo de herramienta es la que más se adecua a tu empresa ya que una plantilla de Excel requiere un trabajo mucho más manual. Sin embargo:
- Puedes tener plantillas pre diseñadas, muy fáciles de rellenar y gratuitas.
- No necesitas conexión a Internet.
- Puedes realizar cálculos de forma muy rápida.
Ejemplo de nota de entrega
Si quieres ver un ejemplo real de una nota de entrega aquí dejamos un ejemplo del documento donde podrás comprobar que los datos necesarios están incluidos y cómo estas ordenados para dejarlo todo claro al comprador.
