La nota de entrega… ese documento mercantil que certifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio por parte de un proveedor. En este artículo descubrirás qué es exactamente, para qué sirve una nota de entrega, cómo se hace, qué datos debe de llevar, un ejemplo y sus diferencias con el albarán.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una nota de entrega?
- ¿Para qué sirve una nota de entrega?
- ¿En qué se diferencia una nota de entrega y un albarán?
- ¿Qué datos debe de llevar una nota de entrega?
- ¿Cómo se hace una nota de entrega?
- Ejemplo de nota de entrega
¿Qué es una nota de entrega?
Como hemos adelantado al comienzo de este artículo, una nota de entrega es un documento de carácter mercantil que funciona como comprobante del momento y método de entrega, ya sea de un bien o de una prestación de un servicio, por parte del proveedor al cliente final.
Dependiendo del sector también se le suele conocer como guía de remisión, guía de despacho o sobre todo albarán. También influye en el país que nos encontremos y las políticas fiscales o monetarias para indicar si tiene efectos tributarios o fiscales como los de la factura.
Una vez que la nota de entrega es recibida por el cliente final, este debe de firmarla confirmando la recepción de los bienes o servicios. Existen diferentes tipos de notas de entrega en función del tipo de transacción que se lleve a cabo:
- Nota de entrega valorada: que cuenta con datos como la fecha de emisión y el lugar del mismo, domicilios de ambas partes, identificación fiscal, detalles y descripción de los conceptos y el importe total ya que hace de factura a la vez.
- Nota de entrega no valorada: es muy similar pero sin especificar cantidades ni costes y no funciona ni lleva adjunta la factura.
El proceso de una nota de entrega es sencillo y comienza cuando el proveedor envía los bienes o ejecuta el servicio a la parte comprador. Luego se hace entrega de la nota, se firma como acuse de recibo y así se justifica y comprueba la entrega.
¿Para qué sirve una nota de entrega?
Si te han hablado de la nota de entrega y te preguntas para qué sirve debes de saber que no es obligatorio hacerla, ni entregarla, ni pedir que la firmen, pero es importante hacerlo para todas las partes implicadas en una transacción.
Otras de los motivos para los que sirven las notas de entrega son:
- Funcionan como un respaldo mercantil en cuanto al despacho de los bienes y un resguardo de la responsabilidad de cada una de las partes implicadas en la transacción.
- La parte compradora controla si el despacho se identifica con el pedido y poder comparar y verificar con la factura final.
- También sirve de acuse de recibo y de conformidad para la parte vendedora.
- En algunos países sirve de documento tributario para identificar si se está al corriente del pago de impuestos.
- Es la forma de los transportistas de justificar su correcta ejecución del trabajo.
¿En qué se diferencia una nota de entrega y un albarán?
Una vez has leído de qué se trata una nota de entrega, puedes pensar que se trata del mismo tipo de documento que un albarán pero no es así. La principal diferencia entre ambos es que el albarán funciona como comprobante de entrega y de que se ha entregado correctamente el bien o servicio mientras que la nota de entrega sirve para la contabilidad y control interno de la empresa proveedora o el profesional.
En resumidas cuentas podemos decir que el albarán funciona más como comprobante del envío y entrega de una mercancía y servicio mientras que la nota de entrega es una herramienta para el control y gestión relacionada con la facturación.
¿Qué datos debe de llevar una nota de entrega?
Cuando vamos a elaborar la nota de entrega tenemos que tener en cuenta los datos que debe de llevar para que sea correcta y tengan cierto valor:
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombres e identificación fiscal de proveedor y cliente final.
- Número correlativo de la nota.
- Detalle y conceptos de cada producto o servicio.
- Cantidad de mercancías o cuantificación del servicio.
- Firmas de la parte compradora y vendedora.
¿Cómo se hace una nota de entrega?
Para hacer este documento es aconsejable contar con una plantilla predeterminada o un programa de facturación que te la facilite para que solo tengas que completar una serie de datos. Pero, ¿cómo se hace una nota de entrega?
- Recoge todos los datos que comentamos en el apartado anterior para poder completar dicha plantilla.
- Accede a la plantilla o programa desde donde vas a realizar la nota.
- Ingresa todos los datos de la parte compradora y vendedora además de la información sobre el bien o servicio.
- Firma y envía la nota de entrega solicitando acuse de recibo por parte de la agencia transportista y el cliente final.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo hacer una nota de entrega paso a paso te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Ejemplo de nota de entrega
Para poder comprobar si estás realizando bien tu nota de entrego o comprender del todo cómo se hace y qué datos debe incluir, te dejamos a continuación con un ejemplo práctico:
