Para que un presupuesto cuente con una validez oportuna y sea una de nuestras principales herramientas de venta, debe de contar con ciertos requisitos que te contamos en este artículo. Además, descubrirás qué es un presupuesto, cómo desarrollarlo y qué datos no pueden faltar.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un presupuesto?
- ¿Qué datos debe de incluir un presupuesto?
- ¿Qué datos son opcionales en un presupuesto?
- ¿Cuál es la validez legal de un presupuesto?
¿Qué es y cómo hacer un presupuesto?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle para qué sirve y cómo hacer un presupuesto, los datos obligatorios que debe llevar y su validez legal:
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¿Qué es un presupuesto?
Antes de desarrollar todos los requisitos que no pueden faltar en tu presupuesto, debemos de conocer exactamente qué es un presupuesto. Se trata de un documento donde se expresan en términos monetarios las condiciones y servicios o productos que se van a intercambiar y los resultados esperados tras la consecución de un proyecto en un tiempo determinado.
Las distintas características de un presupuesto son:
- Es la estimación del coste que supone un proyecto o una compraventa de servicios o productos.
- Tiene en cuenta distintos ingresos y costes.
- Se valora un presupuesto en función del tiempo y coste de oportunidad.
- Se incluye en un control financiero y planificación económica de cada empresa.
- Para que funcione tiene que contar con adaptabilidad y flexibilidad.
Existen diferentes tipos de presupuesto según la función que lleve a cabo: presupuesto operativo, de flujo de caja, maestro, de ventas, de producción, de base cero, de capital y de gastos. Su importancia radica en el valor que le demos a la organización, planificación y eficacia en nuestra empresa. Reducimos riesgos y obtendremos mejores resultados financieros.
Entre las principales ventajas de un presupuesto, este nos permite realizar un seguimiento de nuestras finanzas en cualquier momento, permite planificarnos, tener menos estrés financiero, minimizar riesgos, organizar salarios y controlar gastos hormiga. Por otro lado, como desventaja podemos destacar la limitación de la capacidad de las empresas si somos muy estrictos y se requiere de tiempo y conocimientos.
¿Qué datos debe de incluir un presupuesto?
Una vez que controlamos a la perfección qué es un presupuesto, vamos a ver qué debemos de tener en cuenta a la hora de poner precios y cotos y qué datos se deben de incluir en un presupuesto.
A la hora de fijar precios no podemos olvidarnos del objetivo principal que es cubrir los costes que nos supone el trabajo y a la vez, generar un beneficio. El margen de beneficio depende en numerosas ocasiones de nuestras habilidades a la hora de negociar y nuestra estrategia comercial. Debemos de tener en cuenta también el precio de mercado y las distintas promociones o el porcentaje de descuento que estamos dispuestos a asumir.
Los elementos intangibles son la claridad y transparencia. Pero, ¿qué datos debe de incluir un presupuesto?
- Datos de la empresa o prestador del servicio/proveedor de productos: no olvides poner el nombre, razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal y puedes complementarlo con datos de contacto como el teléfono o el email.
- Datos del cliente: de forma parecida al apartado anterior, no se puede olvidar mencionar CIF o DNI si es empresa o particular y el domicilio fiscal. Estos datos nos serán de ayuda a la hora de proceder a la facturación posterior a la venta.
- Concepto del presupuesto: aquí tendremos que mencionar todos los productos o servicios presupuestados. Desde horas de trabajo hasta unidades de producto especificados lo mejor posible: colores, tiempo de entrega o duración, características o cualquier aspecto que consideres importante.
- Importe: en esta parte del presupuesto especificaremos la base imponible (suma del coste unitario de cada producto o servicio sin impuestos), especificamos el IVA correspondiente y otros aspectos como el IRPF si es necesario.
- Forma de pago: dependiendo de la cantidad o el tipo de servicio o venta de productos, se delimitará una serie de plazos para el pago y una forma de pago específica.
- Validez: cuáles son los requisitos y validez del presupuesto. Si actúa como contrato o no y cuánto tiempo tiene el cliente para decidir son elementos que no podemos olvidar indicar en el presupuesto.
- Firma: del emisor y receptor del presupuesto.
¿Qué datos son opcionales en un presupuesto?
Al igual que hay requisitos indispensables en la elaboración de un presupuesto, existen otros elementos opcionales que hacen que este documento sea mucho más completo:
- Plazos: de la misma forma que el método de pago, dependiendo de los conceptos presupuestados, se indicará de la misma forma los plazos de entrega del servicio o producto.
- Garantías y soporte técnico: especificar estos elementos pueden ayudarnos a ofrecer un plus al cliente y dar una imagen mucho más profesional.
- Aspectos legales: a tener en cuenta.
- Plan de trabajo: puedes incluir un plan con los objetivos y acciones que se van a llevar a cabo.
Completando el presupuesto con estos elementos no tendrás que elaborar contrato y podrás utilizar este documento como tal.
¿Cuál es la validez legal de un presupuesto?
Una vez has preparado y presentas a un cliente el presupuesto, si existe un acuerdo entre ambas partes: la prestadora de servicios o vendedora y la compradora, adquiere cierto carácter legal.
La aceptación de palabra o verbal ya es legalmente vinculante pero si además, se recibe una aceptación del cliente por escrito, tendremos un mayor compromiso y una validez legal que convierte el presupuesto en un contrato con obligaciones para ambas partes.
En un primer momento, el presupuesto tiene una finalidad de información sin validez legal hasta el momento que el cliente lo acepta. Se debe de indicar fechas o límites para la ejecución de lo ‘prometido’ en el presupuesto y tanto la parte compradora que debe de abonar los servicios o productos en la fecha indicada, la parte emisora debe de cumplir con lo establecido.
Respecto a la validez también debe de informarse del derecho de desistimiento que hay durante los primeros 7 días desde la aceptación del presupuesto o firma del mismo que permite la cancelación de esta relación.
