Aunque los programas de facturación han supuesto un gran adelanto para los empresarios que prefieren minimizar errores y ganar tiempo, y no necesariamente en ese orden, lo cierto es que aún hay quienes prefieren seguir emitiendo sus facturas a mano.
A nivel legal no hay ningún problema siempre y cuándo se sepa cómo hacer una factura a mano. Además, conviene tener claro cómo hacerlo ya que cualquier problema con tu facturación podría dejarte varias horas sin poder emitir facturas. Por eso, vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre este otro método para emitir facturas.
En este artículo aprenderás:
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura:
Prueba gratuita de 15 días. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.
¿Es legal hacer una factura a mano?
Con las facturas tan elaboradas que se emiten a día de hoy podría parecer que una factura escrita a mano pudiera no tener validez legal, pero nada más lejos de la realidad: si se sabe cómo hacer una factura a mano, no hay ningún tipo de problema.
Cierto, la mayoría de los autónomos y las pymes utilizan algún programa de facturación que agiliza muchísimo los tiempos y garantiza que todo está en orden. Sin embargo, si se respetan y se pone especial atención a que no falte ni uno solo de los datos obligatorios de una factura, un documento de este tipo hecho a mano tiene la misma validez legal que otro generado con un software especializado.
¿Cómo hacer una factura a mano?
Hacer una factura a mano puede resultar algo tedioso, pero no resulta para nada complicado. Tan solo hay que tener claras las partes de una factura que siempre deben estar presentes y qué datos opcionales puede venirnos bien incluir en ella para asegurarnos cierta seguridad en este tipo de documentos manuscritos.
Vamos a contarte de forma detallada todo el proceso para conseguir que una factura escrita a mano se convierta en un documento útil y perfectamente legal para tu actividad laboral.
Paso 1: Introduce los datos del emisor de la factura
Es primordial, y obligatorio, que en la factura aparezcan los datos de la persona, física o jurídica, que emite la factura.
Dicho de otro modo, del autónomo o la empresa que hace la venta o presta el servicio y, por tanto, que recibe un pago a cambio de la venta de un producto o servicio. El emisor de la factura debe quedar perfectamente identificado para que la factura hecha a mano sea válida para la Agencia Tributaria.
Estos datos son los siguientes:
- Nombre y apellidos o, en su defecto, la razón social.
- La dirección fiscal del negocio.
- NIF, el número de identificación fiscal que corresponda.
Paso 2: Introduce los datos del receptor de la factura
Una factura escrita a mano también debe incluir los datos identificativos del receptor de la factura, es decir, el comprador que ha pagado por los productos o servicios que han sido facturados.
- Nombre y apellidos o razón social, si procede.
- Dirección fiscal.
- NIF.
Paso 3: Introduce los datos de identificación de la factura
Una vez correctamente identificados los datos del emisor y el receptor de la factura, toca introducir otros datos de identificación, como la numeración y su fecha de emisión.
- La numeración de la factura debe ser siempre correlativa y nunca puede repetirse en una misma serie.
- La fecha de emisión de la factura atestigua en qué momento se produjo la transacción y, por tanto, además de para saber cuándo rendir cuentas con Hacienda, resulta crucial a la hora de hacer cualquier tipo de reclamación.
Paso 4: Introduce los datos descriptivos del producto/servicio
Lo vendido, ya sea un producto o un servicio, debe quedar perfectamente identificado y descrito en la factura. Además, las cantidades y los precios deben quedar perfectamente estipulados.
- Es necesario escribir en la propia factura una breve descripción que identifique sin lugar a dudas lo que se ha vendido, mejor aún si se incluye algún tipo de código.
- En la factura hecha a mano debe quedar reflejada, sin lugar a equívoco, la cantidad de cada concepto que hemos vendido a cada cliente.
- Además, es necesario que quede recogido también en el documento el precio bruto de lo vendido, la cuantía antes de la aplicación de tributos, retenciones o descuentos.
Paso 5: Introduce los datos totales de la factura
Para que la factura escrita a mano tenga validez legal, también debe incluir los datos totales de la factura. Es decir, el resultado de sumar a la base imponible los impuestos pertinentes, o de restar retenciones y descuentos.
- Base imponible: se trata del importe total de lo vendido antes de la aplicación de impuestos, retenciones y descuentos.
- IVA: es el Impuesto sobre el valor añadido, el sobrecoste que se cobra al cliente en nombre de la Agencia Tributaria y que se devuelve al organismo de forma trimestral a través del modelo 303 del IVA. Este tributo va del 0% al 21% en función de la naturaleza de lo vendido.
- IRPF: en este caso hablamos del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, una cantidad que suele rondar el 15% del total de la base imponible y que se retiene en actividades entre profesionales. Al igual que el IVA, se devuelve a Hacienda trimestralmente a través del modelo 130 del IRPF.
- Importe total: finalmente, hablamos del importe total cuando obtenemos la cantidad de dinero que deberá pagar el cliente a cambio del producto o servicio que le ha sido vendido. Se obtiene sumando los impuestos y restando las retenciones y los descuentos siempre sobre la base imponible.
Paso 6: Envía o entrega la factura a tu cliente
El último paso que hay que saber cuando hacemos una factura a mano es el de hacer llegar la factura al cliente. Lo más habitual con una factura escrita a mano es que sea entregada en persona, al momento, pero también puede ser enviada tanto físicamente como de forma virtual, digitalizándola a través de un escáner o una cámara digital y enviándosela al receptor.
Este último caso resulta el más adecuado en la actualidad, ya que almacenar las facturas escritas a mano en la nube es la forma más fiable de tenerlas siempre localizables, bien archivadas y en perfecto estado.
