Es posible que hayas oído hablar de las facturas recurrentes y que sepas incluso que te resultarían tremendamente beneficiosas, pero que no te hayas atrevido aún con ellas por puro desconocimiento. Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre qué es una factura recurrente y qué ventajas presenta para un mejor funcionamiento de tu empresa.
Lee con atención, porque si la facturación recurrente encaja con tu forma de trabajar te traerá grandes alegrías en forma de ahorro tanto de tiempo como de dinero, ¡vamos a ello!
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura recurrente?
- ¿Para qué sirve una factura recurrente?
- Ventajas de la facturas recurrentes
- Diferencias entre una factura recurrente y una factura ordinaria
- ¿En qué tipos de negocios es más habitual la facturación recurrente?
- ¿Cómo hacer una factura recurrente en Quipu?
¿Qué es una factura recurrente?
Hay empresas que, por la naturaleza de sus servicios, facturan siempre la misma cantidad a sus clientes. Si no a todos, al menos sí a parte de ellos. No importa que la periodicidad sea diaria, mensual, trimestral o anual: los productos o servicios prestados siempre son los mismos, con lo que su importe tampoco varía.
Las facturas recurrentes nacieron para agilizar este trámite, y es que si siempre es lo mismo y lo único que varía es la fecha de emisión de la factura, ¿por qué no automatizar el proceso para perder el menor tiempo posible en él?
Así es, utilizar un programa de facturación para programar esta tarea no solo es posible, sino que además resulta de lo más recomendable para ahorrar tiempo y dedicarlo a cosas más productivas que replicar una y otra vez la misma factura con la única diferencia de la fecha.
¿Qué es una factura cíclica?
La factura cíclica, o facturación cíclica, es un método que se utiliza para gestionar mejor las tareas administrativas que tienen que ver con la emisión y el cobro de facturas. Por su nombre puede llegar a confundirse con la facturación recurrente, pero vamos a enseñarte a diferenciarlas de una forma muy sencilla.
Mientras que la facturación recurrente te permite automatizar la creación de facturas con idéntico nombre e importe, se llama facturación cíclica al hecho de gestionar las tareas administrativas relacionadas con las facturas durante varios días del mes, incluso durante cada día del mismo. Esto se hace sobre todo cuando se maneja un gran número de clientes, para no acumular demasiadas gestiones en un único día.
Un buen ejemplo de ello es el de las empresas de telefonía móvil, cuyos ciclos de facturación no van del 1 al 30 de cada mes, sino desde el día exacto del alta en la compañía hasta justamente un mes después de la misma, y así consecutivamente.
¿Para qué sirve una factura recurrente?
La facturación recurrente es un elemento de lo más útil cuando se ofrece el mismo servicio, con el mismo importe y al mismo cliente, de forma continuada. Lo único que hay que hacer es elegir un buen programa de facturación, programar la emisión de dichas facturas para un día concreto y nos ahorraremos un buen número de trámites.
Esto, que puede parecer algo de poca importancia con una única factura, cobra una importancia tremenda cuando ocurre con decenas, centenares o incluso miles de clientes. Con apenas unos clics podremos liquidar la facturación y, más importante aún, tener al día nuestro plan de tesorería, un aspecto vital para el éxito de cualquier tipo de actividad comercial.
Eso sí, el ahorro de tiempo no es la única virtud que aporta la factura recurrente:
- Los errores humanos se erradican por completo, por lo que automatizar el proceso de la facturación recurrente nos asegura presentar siempre una factura sin defectos.
- El día previsto, a la hora configurada, las facturas recurrentes estarán listas para su repaso y posterior envío. ¡Se acabaron los retrasos a la hora de emitir facturas!
- El tiempo que antes dedicabas a tareas repetitivas de facturación estará destinado ahora a desarrollar tareas mucho más productivas y, por qué no decirlo, más rentables.
Ventajas de las facturas recurrentes
Cada vez necesitamos agilizar más y más cualquier proceso administrativo como la emisión de las facturas. Además de las razones más obvias como el ahorro de tiempo, existen otras numerosas ventajas de las facturas recurrentes:
- Automatización: la facturación puede ser algo tedioso sobre todo para personas que no les entusiasma este proceso por lo que gracias a las recurrentes se puede hacer de manera más rápida sin tener que copiar una y otra vez los mismos datos.
- Sin retrasos: al tener programada las facturas recurrentes no habrá margen para retrasos y facturarás en la fecha indicada para recibir cuanto antes los cobros de las mismas.
- Sin errores: la facturación recurrente es un proceso automatizado que evita tener errores en los campos donde más solemos equivocarnos como la fecha de emisión o fecha de la factura.
- Liberarte de tareas repetitivas: podrás tener tiempo para dedicarlo a otras tareas de tu negocio y aumentar la productividad para alcanzar tus objetivos empresariales mucho antes.
Diferencias entre una factura recurrente y una factura ordinaria
Si te preguntas cuáles son las diferencias entre una factura ordinaria y una recurrente, debes de saber que no las hay. La factura recurrente simplemente se produce y envía de forma automatizada pero contiene los mismos datos de facturación que una factura ordinaria. Los datos obligatorios de una factura recurrente y ordinaria son:
- Número de la factura siguiendo un orden correlativo.
- Fecha de emisión de la factura.
- Datos fiscales del autónomo o empresa emisora.
- Datos fiscales del cliente receptor.
- Concepto de la factura: servicios o bienes adquiridos.
- Tipo Impositivo: IVA.
- IRPF en el caso de los autónomos.
- Importe total de la factura.
- Información del Registro Mercantil en el caso de las empresas.
- Campos opcionales: fecha de vencimiento, forma de pago, descuentos, regímenes especiales de IVA y norma de exención de IVA.
En la facturación recurrente solo cambia la fecha de emisión y la numeración de las facturas.
¿En qué tipos de negocios es más habitual la facturación recurrente?
Aunque sea tan fácil emplear este tipo de facturación, en muchos tipos de empresas o actividades es inviable porque en ningún caso se suele repetir la misma cantidad al mismo cliente a facturar. Pero hay una serie de negocios en los que la facturación recurrente es más habitual.
- Servicios basados en membresías o suscripciones.
- Servicios abonados.
- Contratos del mismo servicio por una cantidad de meses preestablecidos.
- Servicios de mantenimiento.
- Formación y consultorías.
- Envío recurrente de productos.
- Servicios de software, hosting o dominio.
- Asesorías para PYMES y autónomos.
¿Cómo hacer una factura recurrente en Quipu?
Ya que conoces las ventajas y múltiples beneficios de este estilo de facturación, te preguntarás cómo hacer una factura recurrente. Para poder generarlas de forma automática, precisarás de un software de facturación como el de Quipu mediante el cual programarlas.
Principalmente solo tienes que seguir los mismos pasos que una factura ordinaria y configurar la automatización para generarlas cada mes y enviarlas siguiendo los distintos pasos del software que estés empleando para la facturación. En el caso de Quipu es bastante sencillo, rápido y sin complicaciones.
Te aconsejamos que acudas a la facturación recurrente siempre que tu cliente esté de acuerdo y cuando vayas a facturar las mismas cantidades bajo los mismos conceptos durante más de un par de meses. En el siguiente vídeo puedes ver lo sencillo que es crear una factura recurrente con nuestro software.
📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es crear y gestionar facturas recurrentes en Quipu. Y es que no queremos que simplemente te lo creas, queremos que lo veas 👇
