¿Has empezado a facturar? ¿Todavía no controlas la facturación? En este artículo te enseñaremos cómo gestionar tus facturas con un programa de facturación en Excel. Es una herramienta muy útil para empezar a controlar tu negocio, el primer paso en el camino de la gestión inteligente.
En este artículo aprenderás:
- Descarga el programa de facturación en Excel
- ¿Cómo funciona nuestro sistema de facturación en Excel?
- ⬇️ Del Excel a un programa de facturación online
Descarga el programa de facturación en Excel
El primer paso para utilizar nuestro sistema de facturación en Excel es descargar la plantilla del programa en tu ordenador. Para ello solamente debes de rellenar el formulario de abajo con tu nombre e email. En unos segundos tendrás el archivo Excel en tu bandeja de entrada.
¿Cómo funciona nuestro sistema de facturación en Excel?
Controlar las facturas que emites y las que recibes es vital para cualquier autónomo o empresa. Así es cómo consigues controlar tus ingresos y gastos, y con ello tu facturación. A continuación te explicamos todo lo necesario para utilizar nuestro programa de facturación en Excel.
Paso 1: Define el formato de tus facturas
Empecemos por el principio: definir y montar nuestra factura. En la primera hoja de cálculo se muestra un modelo de factura con los datos obligatorios principales para que tenga validez:
- Numeración y serie.
- Fecha de emisión. Puedes añadir también la fecha de vencimiento de la factura.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del cliente.
- Concepto
- Base Imponible y cantidad.
- Tipo impositivo.
- Importe total.
Paso 2: Automatiza la creación de las facturas
El segundo paso es conseguir automatizar la factura. Así conseguirás que se guarden todos los datos de tus clientes, así como los de tus productos, y podrás guardar toda tu información de facturación.
Para que el sistema de facturación en el Excel sea automático, es decir, que los campos de tu factura se completen solos deberás conocer las siguientes fórmulas:
- Campo de fecha de emisión y vencimiento
Este campo lo hemos cumplimentado con la función de Excel =HOY() que pone la fecha del día actual. Para la del vencimiento hemos puesto el resultado de la fecha de emisión más 30 días =F5+30.
- Desplegable con los datos de concepto, clientes y forma de pago
Para que aparezca un desplegable con datos en el apartado de clientes, concepto y forma de pago hará falta que crees 3 hojas nuevas donde insertar los datos respectivos.
En la hoja de clientes hemos creado las siguientes 5 columnas con los campos que pedimos en la factura de la hoja 1:
Para crear el desplegable deberás posicionarte en la celda E10 e ir en la sección del navegador: Datos > Validación de datos > Permitir Lista y seleccionar el origen. En este caso insertar las celdas que queramos que aparezcan en la lista.
Para referenciar los demás campos solo tendrás que utilizar la función de =BuscarV donde solo hará falta cambiar el indicador de la columna.
Del Excel a un programa de facturación online
Ahora ya conoces cómo llevar tu facturación en Excel. Es simple y sencillo, pero las fórmulas y los datos pueden confundirte. Nosotros te recomendamos usar un programa de facturación online, ya que te permite gestionar tu negocio de forma mucho más fácil y ágil. Además que dentro de poco no va a ser posible facturar en Excel.
| Funcionalidades para autónomos y empresas | Programa de facturación | Facturas en Excel |
|---|---|---|
| Plantilla de factura | ✅ | ✅ |
| Rellenado automático de impuestos | ✅ | ❌ |
| Digitalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Personalización de facturas | ✅ | ❌ |
| Recordatorio de fechas e impagos | ✅ | ❌ |
| Documentos en la nube | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria manual | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria automática | ✅ | ❌ |
| Gestor documental | ✅ | ❌ |
| Control de Ingresos y Gastos | ✅ | ✅ |
| Analítica y gestor de proyectos | ✅ | ✅ |
Desde Quipu, ofrecemos un programa de facturación para gestionar todo el proceso de facturación de tu negocio. En el siguiente vídeo puedes ver más sobre lo que ofrecemos 👇👇
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