Los gastos en un negocio son algo totalmente inevitable, como también su registro en la contabilidad. Seas un profesional o una PYME, necesitas llevar un riguroso seguimiento de los gastos para no solo estar al día con Hacienda, sino también comprobar el estado de salud real de tu negocio. ¿Y cómo puedes hacerlo fácilmente? Con una plantilla Excel de control de gastos.
En Quipu tenemos exactamente lo que necesitas, porque te ofrecemos una plantilla gratuita que es ideal para esto. La puedes personalizar, es muy intuitiva y la puedes obtener gratis en segundos. ¿Quieres saber más? Pues sigue leyendo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Cómo funciona nuestra plantilla de control de gastos?
- ⬇️ Descargar la plantilla Excel de control de gastos
- Herramienta complementaria a la plantilla de Excel
¿Cómo funciona nuestra plantilla de control de gastos?
La plantilla de control de gastos en Excel que te ofrecemos es muy fácil de usar. Lo único que tienes que hacer es completar los campos correspondientes con la información de tu negocio siguiendo las pautas que te daremos más adelante. Si lo haces, podrás tener también la seguridad de cumplir con los estándares de la Agencia Tributaria.
Ahora, vamos a explicarte paso a paso cómo rellenar la plantilla:
Registro de los gastos
Para comenzar, tienes que indicar el año de Ejercicio y el trimestre del Periodo de cada factura de gasto. Es fácil, ya que basta con rellenarlos, aunque el trimestre debe indicarse usando los términos 1T, 2T, 3T o 4T según el que corresponda. Al lado de estos campos encontrarás el de Concepto de Gasto, en el que tienes que indicarlo con la terminología que uses en tu negocio.
A continuación, están los campos Fecha Expedición y Fecha Operación que, normalmente, se rellenan con la misma fecha cada uno. Luego, dentro de Identificación de Factura del Expedidor, tendrás que colocar la Serie de la factura y su Número Final. No importa que las facturas que registres no sean correlativas en este caso.
En los siguientes apartados tienes que indicar cuándo recibiste la factura (Fecha de Recepción), así como el Número de Recepción y el de Recepción final, siempre y cuando haya varias líneas de gasto. Después, tienes que dar los datos de quien expide la factura, indicando el Tipo (empresa o persona), Código País, Identificación (NIF o CIF según corresponda) y Nombre de quien emite la factura.
Luego tienes que indicar si el gasto es por un Bien de Inversión, añadiendo si está vinculado o no a un Sujeto Pasivo. También tendrás que decir qué Tipo de Operación ha sido, introduciendo un 1 si ha sido en España, un 3 si ha sido en Europa y un 6 si ha sido intracomunitaria.
Por último, introduce el Tipo de IVA y la Base Imponible para que la plantilla calcule el valor real del IVA y el importe Total de la factura, aunque también tendrás que añadir si hay exención de IVA, si este es deducible, el valor del IRPF y la fecha de pago de cada importe.
Descargar la plantilla Excel de control de gastos
Si quieres empezar ya a usarla, necesitas descargar la plantilla de de control de gastos gratis. Esto también es simple, porque basta con rellenar el siguiente formulario con tu nombre y dirección de e-mail. Al hacerlo, la recibirás casi al momento.
Herramienta complementaria a la plantilla de Excel
Como herramienta de control de gastos, Excel es una muy buena opción gracias a soluciones como nuestra plantilla. Es muy accesible, fácil de usar y muy eficaz a la hora de automatizar procedimientos. Pero, a la larga, se vuelve insuficiente.
Aunque ayuda mucho, necesita que introduzcas manualmente los datos de cada compra o gasto, además de obligarte a dedicar tiempo para comprobar que todos los datos son correctos y precisos ya que, de lo contrario, podrías tener una sanción por parte de Hacienda, además de problemas de contabilidad.
Cuando un negocio crece y se vuelve grande, esto se convierte en un serio problema, y es por eso que, al final, el mejor camino es utilizar un software de facturación. Los programas de calidad en este ámbito automatizan todo lo relacionado con las facturas, ya que obtienen la información de tu negocio en tiempo real y la trasladan a los documentos que necesites.
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✅ Tener tus ingresos y gastos al día: Tus facturas emitidas y recibidas estarán siempre actualizadas con la información de los cobros y pagos que hayas realizado.
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