La digitalización de empresas parece haberse convertido en la última moda en el ámbito de los negocios. Oímos hablar de ella a diario en todo tipo de medios de comunicación, y desde los poderes públicos se insiste en que hay que abordarla dentro del proceso más amplio de transformación digital. Pero, ¿de qué estamos hablando exactamente?
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la digitalización de una empresa?
- Importancia de la digitalización de una empresa
- Ventajas de la digitalización de una empresa
- ¿Cómo empezar el proceso de digitalización de una empresa?
- Ejemplos de procesos que se han digitalizado
- ¿Existen ayudas para la digitalización de las empresas?
¿Qué es la digitalización de una empresa?
Con este nombre hacemos referencia a un proceso que es mucho más complejo de lo que se suele creer. Porque digitalizar un negocio no consiste únicamente en escanear los documentos en papel para pasarlos a un formato virtual.
La digitalización de empresas implica convertir los procesos, documentos y datos analógicos en digitales. Esto puede incluir la digitalización de documentos, la automatización de procesos como la contabilidad o la facturación, y el uso de sistemas digitales.
Se puede decir que es un primer paso hacia la modernización de un negocio, dando prioridad a la mejora de la eficiencia operativa a través de la adopción de la tecnología digital.
No debemos confundir la digitalización con la transformación digital. Esta última es un proceso más amplio, que supone una reestructuración integral de la empresa para sacarle el máximo partido posible a las tecnologías digitales. Es decir, que a través de ella no solo se adoptan nuevas herramientas de trabajo, sino que se cambia la cultura organizacional y hasta el modelo de negocio.
Importancia de la digitalización de una empresa
La digitalización no se puede entender como una opción que tienen las empresas, porque se trata realmente de una necesidad. Un proceso por el que todos los negocios van a tener que pasar tarde o temprano.
La razón de ser de esto es que estamos en un entorno cada vez más globalizado y dinámico, y las empresas tienen que ser capaces de adaptarse al mismo, y resulta que la tecnología es la mejor forma de hacerlo. Además, permite trascender las barreras geográficas y que las empresas puedan acceder con mayor facilidad a los mercados globales.
Se trata de un instrumento para lograr la supervivencia en un entorno altamente complejo y cambiante, pero también una herramienta que brinda nuevas oportunidades de crecimiento.
Ventajas de la digitalización de una empresa
El proceso de digitalización de negocios es complejo y requiere invertir tiempo y dinero, pero merece la pena. Porque aquellas empresas que ya han pasado por él están disfrutando de beneficios como estos:
- Mejora de la toma de decisiones: una empresa digitalizada tiene un acceso más rápido a información relevante actualizada en tiempo real, y esto facilita la toma de decisiones de tipo estratégico.
- Ahorro de espacio: al no tener que almacenar físicamente los documentos que se generan en el día a día (facturas, albaranes, contratos, etc.) se puede aprovechar mejor el espacio disponible en el centro de trabajo.
- Protección de la información: en su versión digital, la información deja de estar expuesta a riesgos físicos como la humedad o el deterioro que sufre el papel con el paso del tiempo.
- Ahorro de consumo de papel: la digitalización es una forma más de seguir avanzando en el cumplimiento de los objetivos de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) relacionados con la sostenibilidad, porque gracias a ella se consigue una reducción notable del uso de papel en las empresas.
- Ahorro de tiempo: la consulta de datos digitalizados es sencilla y muy rápida, de manera que los empleados no tienen que dedicar una parte importante de su jornada a buscar la información que les hace falta.
¿Cómo empezar el proceso de digitalización de una empresa?
Este proceso requiere de una cuidadosa planificación y una buena elección de la tecnología a emplear.
1. Evaluar la situación actual
El punto de partida es tomar conciencia de cómo se encuentra la empresa ahora mismo en materia de digitalización. Para ello es necesario realizar una auditoría de procesos para ver cuáles se llevan a cabo todavía de manera analógica.
A continuación, se evalúan las herramientas tecnológicas que ya se están utilizando para estar al tanto de su eficacia.
En última instancia se hace un análisis del sistema de recopilación, almacenamiento y utilización de los datos en la empresa.
2. Definición de objetivos claros
En el siguiente paso hay que definir claramente cuáles son los objetivos concretos que se persiguen mediante el proceso de digitalización. Por ejemplo, mejora la eficiencia operativa o reducir los costes.
Para que la digitalización llegue a ser un éxito, es esencial que sean objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y ajustados a un tiempo definido.
3. Desarrollo de la estrategia
Llegados a este punto hay que diseñar la estrategia que va a llevar a la empresa a lograr la digitalización.
Debe partir de una priorización de procesos, determinando cuáles son los primeros con los que se va a trabajar. También debe incluir la elección de las tecnologías que se van a utilizar y un cronograma de implementación.
4. Puesta en marcha de la estrategia
Una de las claves del éxito es contar con un equipo encargado de liderar y ejecutar el proceso de digitalización, que debería estar formado por expertos en TI y por representantes de los diferentes departamentos de la empresa. Así se asegura que las soluciones adoptadas son adecuadas para cada una de las áreas del negocio.
A la vez que se pone en marcha el proceso hay que capacitar al personal para que los empleados sean capaces de usar sin problemas la nueva tecnología.
5. Medir y ajustar
Con la digitalización ya en marcha, hay que medir periódicamente el impacto que está teniendo y llevar a cabo ajustes si se considera necesario.
Ejemplos de procesos que se han digitalizado
Aquí tienes dos ejemplos de empresas que ya están disfrutando de las ventajas de la digitalización porque han abordado sin miedo este proceso:
De Excel al software de facturación
La ferretería “El Tornillo” es una pequeña empresa familiar que llevaba más de 20 años operando con un sistema de gestión administrativa tradicional basado en métodos manuales. Hasta que abordó la digitalización, elaboraba sus facturas con hojas de cálculo de Excel que luego imprimía para entregarlas a los clientes y guardar una copia física en la oficina.
Con el paso del tiempo, el encargado de las labores administrativas se dio cuenta de que este sistema no era tan eficiente como debería ser. Se producían errores en la entrada manual de los datos en Excel, se invertía mucho tiempo en la generación y archivo manual de las facturas, era complicado hacer un seguimiento de los pagos pendientes y, además, hacía falta una gran cantidad de espacio físico para guardar la documentación.
Ahora que “El Tornillo” se ha digitalizado, las facturas se elaboran y gestionan a través de un software de facturación. Esto ha agilizado el trabajo, porque las facturas se elaboran a partir de plantillas prediseñadas, a la vez que reduce el error humano. Con este sistema es también mucho más sencillo hacer el seguimiento de los pagos y no hace falta imprimir las facturas.
Del almacenamiento físico al software de gestión documental
“La Central” es una distribuidora de alimentación que siempre había gestionado su documentación en papel, acumulando a lo largo de los años kilos y kilos a base de órdenes de compra, facturas, recibos, tickets de entrega, etc. Documentos que almacenaba en grandes archivadores que convertían la oficina en un lugar incómodo para trabajar.
Para resolver este problema la distribuidora optó por digitalizarse usando un software de gestión documental. En primer lugar, digitalizó los documentos físicos existentes con una tecnología OCR para tener un mejor acceso directo a los datos.
Además, integró un nuevo sistema de operaciones diarias que permite que cada nuevo documento elaborado en formato digital se almacene directamente en la nube.
Ahora, en “La Central” pueden acceder rápidamente a la información contenida en sus documentos y no necesitan dedicar espacio físico en sus instalaciones para acumular papel.
¿Existen ayudas para la digitalización de las empresas?
Ahora mismo están en marcha a nivel estatal tanto el Kit Digital como el Kit Consulting.
Con el Kit Digital las empresas y autónomos pueden obtener un bono de hasta 12.000 euros (la cuantía depende del número de empleados que tenga el negocio) para invertirlo en alguno de los servicios digitales que forman parte del catálogo. Por ejemplo, en un programa de facturación.
El Kit Consulting, por su parte, es un bono que se puede destinar a recibir asesoramiento especializado en digitalización.
La digitalización de empresas es un proceso que requiere dedicación de fondos y tiempo, pero merece la pena abordarlo por todas las ventajas que se derivan de él. Además, avanzar en esta materia es ahora más sencillo con ayudas como el Kit Digital y el Kit Consulting.
