Seguramente no conocemos las diferentes facturas que puede haber hasta que nos encontramos con la necesidad de llevar a cabo alguna. Vamos a ver qué tipos de facturas hay en España, cuándo debemos usarlas y en qué situaciones.
Todos los tipos de facturas que existen tienen sus peculiaridades y es muy importante saber cuándo utilizar una u otra para luego no tener ningún problema con la Agencia Tributaria o que luego no nos podamos desgravar algún gasto por no haber usado el tipo de factura adecuado.
En este artículo aprenderás:
- Factura ordinaria
- Factura simplificada
- Factura rectificativa
- Factura recapitulativa
- Factura proforma
- Factura electrónica
- Factura a origen
- Factura de canje
- Factura consular
- Factura comercial
- Factura emitida por terceros
- Factura con varios destinatarios
Factura ordinaria
La factura ordinaria es un documento comercial que refleja una compraventa de bienes y servicios. Este tipo de factura es el más habitual y el que se utiliza la mayoría de las veces en las operaciones entre autónomos y empresas.
Los datos que debe de incluir una factura ordinaria son:
- Número de factura.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social.
- Identificación fiscal.
- Domicilio de ambas partes (emisor y receptor).
- Descripción de la operación (bienes o servicios detallados).
- Tipo impositivo del IVA.
- Porcentaje de retención del IRPF.
- Cuota del IRPF.
- Cuota tributaria.
- Importe total a abonar.
- Fecha de la operación (si procede).
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Factura simplificada
Desde el año 2013, la factura simplificada sustituye a lo que antiguamente conocíamos como ticket de compra. Podemos definir la factura simplificada como un comprobante de pago que se utiliza en la venta de productos os servicios a consumidores o usuarios finales.
Su objetivo principal es la de simplificar la factura ordinaria por lo que este tipo de factura incluye menos datos que una factura ordinaria. Su uso es muy habitual en el comercio minorista, transporte de personas u hostelería.
Los datos que debe de contener una factura simplificada son:
- Nombre completo.
- Dirección de ambas partes (emisor y receptor).
- Identificación fiscal (NIF y DNI).
- Fecha de expedición de la factura y operación.
- Número de la factura y serie.
- Descripción de los bienes y servicios.
- Tipo impositivo.
- Cantidad total a pagar.
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Factura rectificativa
La factura rectificativa es un tipo de documento que se realiza cuando hay que corregir una factura anteriormente emitida. Las causas de la rectificación pueden ser diversas: porque no cumple con alguno de los requisitos que dictamina la Ley, haya ocurrido un error en los datos o se hayan modificado las condiciones de la transacción como descuentos, bonificaciones posteriores o devoluciones.
Alguna de las características de esta factura es que debe de expedirse en el momento en el que se tiene constancia de la modificación o error con un límite de 4 años desde que se emitió la original.
Además de los datos obligatorios de cualquier factura, algunos de los elementos que contiene la factura rectificativa son:
- Datos que identifican la factura rectificada: número nuevo de serie o de factura y la nueva fecha de expedición.
- Los datos rectificados.
- Condición y los motivos de factura rectificativa.
- Tipo impositivo y cuota repercutida adecuadamente modificados.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y cómo hacer una factura rectificativa te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura recapitulativa
Una factura recapitulativa es aquella que nos permite agrupar las facturas del mismo cliente o proveedor en un determinado período de tiempo, que por lo general es un mes. Es la mejor forma de contabilizar facturas agrupadas de un mismo cliente o proveedor.
Es importante recalcar que se pueden emitir facturas recapitulativas si durante un mes realizamos diferentes facturas al mismo cliente. No es posible incluir facturas con un período superior a un mes.
La condición principal de esta factura es que las facturas que son englobadas en una recapitulativa deben de estar destinadas a la misma entidad o persona y comprendida en el mismo mes natural. La expedición también debe de realizare antes del día 16 del mes siguiente (para profesionales y empresarios) y el último día del mes para usuarios o clientes finales.
Los datos que deben incluir las facturas recapitulativas son los mismo que una factura normal, pero a mayores debemos de incluir:
- Identificación. Debemos especificar que se trata de una factura recapitulativa.
- Numeración correspondiente.
- Fecha de emisión: la fecha de la última factura emitida de ese mes.
- Período de recapitulación.
- Hacer mención a todas las facturas anteriormente emitidas y que ahora se engloban en la recapitulativa.
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Factura proforma
La factura proforma es una factura provisional que se entrega al cliente en donde se describen los detalles de una futura relación comercial. El objetivo final de esta factura es que el comprador tenga la máxima información posible sobre los bienes o servicios que va a adquirir.
Las facturas proforma son similares a los presupuestos pero con la gran diferencia de que la factura proforma sí que tiene validez jurídica y se puede utilizar como documento acreditativo de una actividad inidicada.
Además de los datos obligatorios que debe de llevar una factura, las facturas proforma deben de incluir los siguientes datos:
- Indicar en la cabecera que se trata de una factura proforma.
- Numeración específica de las facturas proforma.
- Fecha de validez de la oferta comercial.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y cómo hacer una factura proforma te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura electrónica
Una factura electrónica es un documento comercial emitido en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Podríamos decir que la factura electrónica es el equivalente a la factura en papel que siempre se ha empelado hasta la aparición, desarrollo y adaptación de medios tecnológicos.
La principal diferencia entre la factura de papel y la electrónica es que para esta última se emplean medios electrónicos y telemáticos. El uso de este tipo de factura no es algo nuevo, ya que desde el año 2015 todas las operaciones con la administración pública ya se realizan con factura electrónica. En el sector privado todavía no es obligatoria, pero con la entrada de la Ley Crea y Crece sí que lo será en los próximos años.
Los datos que no pueden faltar en este tipo de factura son:
- Numeración correlativa de la factura.
- Fecha de emisión y de vencimiento si es necesario.
- Datos de identificación fiscal por la parte vendedora y compradora.
- Conceptos detallando de los bienes y/o servicios que se están vendiendo.
- Base imponible, tipo impositivo e importe total.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y para qué sirve la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura a origen
La factura origen es aquella que actúa de la misma forma que una factura ordinaria pero a la que se le van añadiendo nuevos conceptos (productos o servicios) según va avanzado un proyecto o trabajo. Se parte de una factura original y se van añadiendo nuevos conceptos para completarla.
En este tipo de facturas, el importe de las facturas previas se va deduciendo de las nuevas para saber qué importes han sido pagados. Los elementos característicos de estas facturas son los mismo que cualquier factura pero incluyendo nuevos conceptos y descripciones y modificando la fecha. Es el tipo de factura más empleada en el sector de obras y construcción.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y para qué sirve la factura a origen te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura de canje
Una factura de canje también es conocida como una factura de sustitución. Este documento es el que se emite para sustituir o completar una factura simplificada (o ticket). Consiste en una copia mejorada y oficial de la transacción reflejada en una factura simple que haya sido emitida y enviada con anterioridad.
La principal utilidad de una factura de canje es para justificar operaciones de recuperación del IVA cuando se ha pasado el plazo. Hay que tener cuidado con confundirlas con las facturas rectificativas ya que no son lo mismo.
Los elementos que no pueden faltar en estas facturas son los mismos que en una factura ordinaria pero a mayores necesitamos:
- Numeración propia.
- Referencia a la factura simplificada original.
- Fecha de la factura anterior y fecha de emisión de la factura de canje.
- Se debe de aportar una declaración de procedencia de los tickets que responsabilicen al destinatario final e incluso la copia del propio ticket original.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y cómo hacer una factura de canje te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura consular
Si realizas transacciones internacionales, sabrás que una factura consular es aquel documento que se emite para establecer aranceles sobre la mercancía que se vende. Esta factura será solicitada por la autoridades de Aduanas para indicar qué impuestos se deben de pagar sobre la mercancía de la transacción.
Es muy parecida a la factura comercial pero en el caso de la consular, el país de destino supervisa el visado por el consulado y sirve para certificar el valor y aprobar la naturaleza y medio del envío para evitar declaraciones falsas de la mercancía.
Los datos básicos que deben de aparecer en esta factura consular son:
- Datos identificativos de la parte emisora y receptora de la factura.
- Descripción de la mercancía.
- Lugar y fecha desde donde se emite.
- Numeración correspondiente sobre la contabilidad general.
- Valor total de la mercancía previo a impuestos y aranceles.
- Tipo impositivos gravados.
- Total del valor a pagar.
- Forma de pago.
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Factura comercial
En el panorama de exportaciones internacionales existe un documento denominado factura comercial que permite aplicar los derechos arancelarios que se requieren dependiendo del tipo de mercancía. Además de decidir el idioma y la moneda o método de pago de los bienes y/o servicios, se deberá de consensuar quién abonará las comisiones.
Se trata de un documento obligatorio y sirve para acreditar la operación económica de cara a los funcionarios de aduanas y asegurar que se cumple con la normativa. Los elementos que componen la factura comercial son los siguientes:
- Numeración de la factura.
- Número de pedido.
- Fecha de expedición.
- Valor unitario y valor total.
- Divisa y método de pago.
- Cuota tributaria repercutida.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y para qué sirve la factura comercial te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura emitida por terceros
Una factura emitida por terceros es un documento por el que un cliente o una tercera persona, ajena al servicio, se encarga de emitir la correspondiente factura. En este caso en vez de que la empresa haga la factura tras la venta de productos y/o servicios, es el cliente final el que se encarga de enviarla.
Este tipo de factura debe de llevar los siguientes elementos:
- El empresario o profesional tiene que ser el emisor aunque la haga un tercero.
- Estar contabilizada en una serie específica.
- Tiene que aparecer el término: “facturación por el destinatario”.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre qué es y en qué consiste las facturas emitidas por terceros te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Factura con varios destinatarios
Si una factura va destinada a varias personas, se conoce como factura con varios destinatarios. Se trata de un documento que es emitido para acreditar una operación de venta que va dirigida a dos o más compradores o clientes.
Para abonar cada uno la parte correspondiente del IVA, se puede emitir una factura con varios destinatarios para la misma operación. Los elementos de esta factura que no pueden faltan son:
- Identificación completa de todos los destinatarios.
- Base imponible correspondiente.
- Porción de cuota del IVA que corresponda a cada destinatario.
- Número de serie e identificación en caso de hacer un duplicado de factura.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más información sobre las facturas con varios destinatarios te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
