Estar al tanto de cuáles son los gastos deducibles para los autónomos es fundamental para todo aquel que ejerce una actividad por cuenta propia. Porque trabajar no es, ni mucho menos, gratis. Implica asumir una serie de gastos y pagar periódicamente impuestos como el IRPF y el IVA.
Poder deducir gastos relacionados con la actividad realizada es una forma de obtener un ahorro fiscal totalmente legal. Por tanto, cuánto mejor sepamos aplicar las deducciones y qué es lo que nos podemos deducir, menos impuestos vamos a pagar.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son los gastos deducibles de los autónomos?
- ¿Qué dice la Ley sobre los gastos deducibles?
- Requisitos para que un gasto sea deducible
- 35 principales gastos que un autónomo se puede deducir
Gastos deducibles de los autónomos
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¿Qué son los gastos deducibles de los autónomos?
Para poder trabajar por cuenta propia, el autónomo ha de realizar una serie de gastos que son absolutamente imprescindibles. Por ejemplo, pagar el alquiler de un local comercial, comprar material de oficina o materias primas, abonar la cuota de cotización a la Seguridad Social, etc.
A fin de obtener ingresos, los autónomos tienen que hacer un sacrificio económico que no se les exige a los trabajadores por cuenta ajena. La legislación tributaria, consciente de esto, ha querido equilibrar un poco la balanza a través de los gastos deducibles de los autónomos.
Se trata de cantidades que el profesional puede restar de los ingresos para saber cuál ha sido su beneficio neto. Es sobre este beneficio sobre el que va a tributar, y no sobre el total de los ingresos obtenidos en el período de referencia. Lo que se consigue con esto es que la base imponible sobre la que se va a calcular el IRPF sea menor, dando lugar a un ahorro fiscal.
En el caso del IVA, al aplicar la deducción, se reduce la cantidad que el autónomo tiene que pagar a Hacienda por las cantidades de Impuesto sobre el Valor Añadido que ha repercutido a sus clientes.
¿Qué dice la Ley sobre los gastos deducibles?
Estar al tanto sobre los gastos deducibles de los autónomos implica prestar especial atención a la Ley sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y a la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), así como a sus Reglamentos de desarrollo.
Esta normativa determina los requisitos que han de cumplir los gastos para poder ser deducibles, como veremos a continuación.
No obstante, en esta materia tiene una especial importancia el criterio de Hacienda recogido a través de diferentes Órdenes. Son estas las que determinan en qué circunstancias concretas se admite una deducción y en cuales no.
También es importante la jurisprudencia del Tribunal Supremo, que en más de una ocasión ha venido a modificar el criterio aplicado por Hacienda, por no considerarlo ajustado a Derecho.
Requisitos para que un gasto sea deducible
Los criterios de Hacienda para permitir las deducciones son amplios y, en muchos casos, complejos. Pero existen una serie de criterios básicos que nos permiten saber si un gasto es deducible:
- Que el obligado tributario esté dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social y dado de alta en Hacienda.
- Que se haya acogido al régimen de estimación directa (normal o simplificada).
- Que el gasto esté afecto a la actividad. Esto implica que debe ser totalmente necesario para poder desarrollar el trabajo.
- Que esté justificado. Si se trata de deducir el IVA, ese justificante ha de ser una factura ordinaria (no se admite la factura simplificada).
- Que el gasto quede registrado en la contabilidad.
35 principales gastos que un autónomo se puede deducir
A continuación, repasados algunos de los gastos deducibles de los autónomos más habituales.
1. Materiales y materias primas
Es imposible trabajar si no se tiene un material mínimo y materias primas. Por ejemplo, un contable necesitará invertir en carpetas, grapas, folios, etc. Por su parte, un carpintero tendrá que comprar herramientas y madera.
Estos gastos se conocen como el sobrenombre de gastos de explotación y son totalmente deducibles tanto en el IVA (si se tiene factura) como en el IRPF.
2. Comisiones de tarjetas, cuentas o transferencias
Por mucho que quiera, un autónomo no puede trabajar hoy en día si no tiene una o varias cuentas bancarias para hacer gestiones básicas como domiciliar su recibo de la Seguridad Social, pagar a proveedores y recibir los cobros de sus clientes.
Es habitual que las entidades bancarias cobren por sus servicios. La típica comisión por mantenimiento de la cuenta, por hacer transferencias, por recibos devueltos, y hasta por tener una tarjeta. Dado que estos gastos son totalmente necesarios para que el profesional pueda trabajar, se pueden desgravar en su integridad del IRPF.
Sobre ellos no se aplican deducciones en el IVA porque estos gastos no están gravados con este impuesto.
3. Gasolina
Es uno de los gastos desgravables de los autónomos más controvertidos, porque no está clara su afección total a la actividad profesional.
Si se trata de un autónomo dedicado a una actividad de transporte, se puede deducir el 100% de lo pagado tanto en el IRPF como en el IVA. El resto de profesionales solo pueden deducirse, como máximo, un 50% tanto de cara al IRPF como de la cuota de IVA soportada.
No obstante, si Hacienda estima que la afectación del vehículo en el que se ha repostado es más privada que profesional, puede reducir o incluso eliminar totalmente la posibilidad de deducir este gasto.
Por otro lado, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha remarcado que para aplicar la deducción no es necesario que el repostaje se haga en un vehículo titularidad del autónomo. También es posible si se pone gasolina en un vehículo alquilado a nombre del profesional.
4. Dietas
Son dietas las cantidades que el autónomo destina a comer cuando está trabajando. Este es un gasto deducible en el IRPF y en el IVA, pero con límites y si se cumplen ciertos requisitos.
- El gasto debe hacerse en un día laborable en un establecimiento de restauración y hostelería.
- Tiene que haberse pagado de forma electrónica.
- Debe justificarse con una factura a nombre del autónomo.
Por lo que respecta al IRPF, el autónomo no puede deducirse por dietas más de 26,67 € al día si está en España y más de 48,08 € si está en el extranjero.
5. Amortización de bienes de inversión
Son bienes de inversión aquellos cuya vida útil se va a prolongar más allá de un año (por ejemplo un ordenador). Si su coste es superior a 800 € deber realizarse una amortización en el IRPF a lo largo del tiempo.
El IVA pagado puede deducirse en el período en el que efectivamente se ha hecho la compra de ese bien de inversión.
6. Periféricos informáticos
Un ratón, un teclado, una memoria USB… los periféricos informáticos son, en la actualidad, totalmente imprescindibles para trabajar. Por eso, Hacienda no pone problemas a la hora de que los autónomos puedan deducirse lo que haya gastado en estos artículos.
Como siempre, es imprescindible tener una factura que acredite la compra, y que la misma haya sido realizada por el autónomo que pretende hacer la desgravación.
7. Coche
Con el coche ocurre lo mismo que hemos visto antes con la gasolina. Y exactamente igual ocurre con el resto de gastos asociados con el vehículo (seguro, reparaciones, etc.). Si se trata de un autónomo que trabaja en el sector del transporte, puede aplicarse una deducción del 100% de la cuota de IVA soportada y del IRPF. Siempre y cuando se trate de:
- Vehículos mixtos.
- Vehículos para el transporte de pasajeros a cambio de contraprestación.
- Vehículos para la enseñanza de conductores.
- Veculos que los fabricantes utilizan para pruebas y demostraciones.
- Vehículos de agentes y representantes comerciales.
- Vehículos de servicios de vigilancia.
En el resto de casos, la desgravación se limita a un 50%. Pero ya hemos visto antes que Hacienda puede hacer ajustes a la baja en ese porcentaje.
8. Gastos de transporte, desplazamientos y viajes
Aquí se incluyen billetes de tren u otros medios de transporte, e incluso los abonos mensuales. Si el desplazamiento es esencial para que el autónomo pueda llevar a cabo su actividad, puede desgravarse el gasto. Pero necesitará contar con la correspondiente factura.
Ahora bien, dado que un billete de tren o autobús, o un abono transporte, se pueden utilizar también en el ámbito privado, Hacienda suele ser bastante puntillosa al examinar estas desgravaciones. Por lo que es aconsejable tener otros medios de prueba que demuestren que el gasto se ha realizado por trabajo. Por ejemplo, una agenda en la que consten reuniones con clientes que coinciden con los billetes de tren que se pretenden desgravar.
9. Facturas de Internet y teléfono fijo
El gastos realizados en este tipo de suministros no ocasionan demasiado problema. Dado que tener servicios como Internet o un teléfono fijo es esencial para poder trabajar, se admite su deducción tanto en el IRPF como en el IVA.
Pero es fundamental que el contrato y las facturas estén expedidas a nombre del autónomo.
10. Móvil para el trabajo
También es esencial para poder trabajar, así que es posible su deducción. No obstante, Hacienda puede pedir al interesado que acredite que ese teléfono no tiene ningún tipo de uso personal.
Tratándose de gastos deducibles de los autónomos, lo mejor en estos casos es que los profesionales cuenten con un dispositivo de uso personal y otro de uso profesional, y lo mismo ocurre con las líneas telefónicas.
11. Factura de la línea móvil
Como en el caso anterior, para poder aplicar la deducción es fundamental que esa línea solo tenga un uso profesional. Si el autónomo también le da un uso particular, entonces pueden surgir problemas con Hacienda.
12. Dominio web, hosting y licencias de software
Tener una página web es fundamental para dar a conocer el negocio, e incluso para vender directamente productos o servicios. Una web es prácticamente como un espacio físico de trabajo y, por tanto, los gastos realizados para poder tener la misma en línea se pueden deducir en el IRPF y en el IVA.
13. Diseño de una página web
Poner una página web en marcha, y mantenerla, implica más gastos que el hosting o el dominio. Es posible que haya que pagar a un diseñador gráfico, comprar imágenes de stock, etc. Dado que estos gastos están estrechamente relacionados con el negocio, son desgravables.
14. Publicidad en Adwords y redes sociales
La publicidad online es esencial para dar a conocer un negocio y conseguir más clientes. Tanto la publicidad online como la offline se consideran gastos afectos a la actividad económica, puesto que su finalidad es conseguir que el profesional gane dinero. En consecuencia, son gastos deducibles en el IRPF y también respecto al IVA.
15. Herramientas y softwares online
Incluso aquellos negocios que no son puramente digitales necesitan de herramientas tecnológicas para su buen devenir. Por ejemplo, un programa de edición de imágenes o de gestión automatizada de redes sociales.
Las nuevas tecnologías son fundamentales para trabajar y, por eso, Hacienda también admite la deducción del gasto realizado por estos conceptos.
16. Servicios de gestoría y asesoría
Aunque muchos autónomos intentan ser multitarea, en la mayoría de los casos son conscientes de que no pueden hacerlo todo ellos solos. Por eso, con frecuencia, contratan los servicios de gestorías y asesorías que se encargan de cuestiones como la contabilidad o la elaboración de las nóminas.
Un gasto tan común como este, está claro que es totalmente desgravable tanto de cara al IRPF como respecto a la cuota de IVA.
17. Libros y revistas profesionales
La deducción se permite únicamente respecto a publicaciones que guarden relación estrecha con el sector de actividad en el que se desempeña el autónomo, o que tengan que ver con temas como el emprendimiento. Si se adquiere una suscripción a publicaciones de este tipo, la misma es desgravable. Sin importar si el acceso al contenido se va a hacer en formato físico u online.
18. Viajes de negocios
Los gastos de viaje y alojamiento se pueden puede deducir como dietas, sin importar si se hacen en territorio español o en el extranjero. Pero respetando siempre los límites de 26,67 € diarios para viajes dentro de España y 48,08 € diarios para viajes al extranjero, sin pernoctación en ambos casos.
Si hay pernoctación, los límites ascienden a 53,34 € en territorio nacional y 91,35 € fuera de España. Como siempre, habrá que acreditar de la mejor manera posible que esos gastos realmente están relacionados con la actividad ejercida.
19. Aparcamiento
Si para realizar su trabajo el autónomo tiene que dejar su coche en un parking o en una zona de estacionamiento regulado, puede deducirse el importe que haya pagado por aparcar.
Como hemos visto en casos anteriores, es posible que Hacienda exija pruebas de que ese aparcamiento guardaba relación con un desplazamiento de carácter profesional.
20. Cuota de autónomos
El pago de la cuota a la Seguridad Social es algo obligatorio para todos los autónomos y, por ello, su importe se puede deducir en el IRPF. En este caso no se aplica IVA, por lo que no cabe la deducción de ninguna cantidad con respecto a este impuesto.
21. Parte proporcional de la vivienda
En el caso de autónomos que teletrabajan y han dado de alta su domicilio como lugar de trabajo en Hacienda, pueden deducirse la parte proporcional del pago de la hipoteca que afecte a la parte de la casa en la que ejercen su actividad, y gastos asociados como la cuota de la comunidad de vecinos.
Esto también es posible si se vive de alquiler, pero en este caso habrá que contar con dos contratos. Uno que refleja el alquiler como vivienda y otro que se refiere al alquiler del mismo inmueble como lugar de trabajo.
22. Suministros del hogar
En los supuestos de teletrabajo, la jurisprudencia ha reconocido que los autónomos se pueden desgravar un 30% del coste del suministro que corresponde a la parte proporcional de la vivienda en la que ejercen su actividad.
23. Seguro de vida
Si un autónomo decide contratar voluntariamente un seguro de vida, se puede deducir el importe de las cuotas pagadas de su IRPF. Pero en este caso existe un tope anual de 500 euros.
Si la póliza excede de esa cuantía, todo lo que esté por encima de la misma no va a poder deducirse. En cuanto al IVA, los seguros no llevan este impuesto, así que no cabe aquí la deducción.
24. Mutua sanitaria privada del trabajador
Los autónomos que tienen contratada una póliza para proteger su salud, tienen derecho a deducirse el gasto. Como en el caso anterior, con un límite de 500 euros al año.
Otros seguros también desgravables son el seguro de baja laboral y el de responsabilidad civil. Porque en todos estos casos se entiende que hay una relación directa entre ser autónomo y la necesidad de contar con pólizas que garanticen un extra de seguridad ante ciertas situaciones.
25. Gastos de asistencia a ferias, congresos y eventos del sector
Tanto si acude como visitante como si lo hace como expositor, si la feria o evento está relacionada con la actividad del profesional, los gastos realizados son deducibles.
Esta es una deducción que suele pasar inadvertida para muchos profesionales y que, sin embargo, Hacienda suele admitir sin mayor problema.
26. Formación
Todos los cursos que guarden relación con el emprendimineto o con el sector en el que trabaja el profesional, se pueden deducir. Por ejemplo, si un abogado acude a un seminario sobre tributación. En estos casos se puede aplicar la deducción tanto en el IRPF como deducir la cuota de IVA soportada.
27. Cotizaciones de los empleados
Ocurre lo mismo que con las cuotas de cotización del propio autónomo. Al ser un gasto totalmente obligatorio, se permite deducir la totalidad de su importe en el IRPF.
28. Vestuario profesional
La deducción en el IRPF y el IVA solo es admisible si la compra se ha hecho en una tienda especializada en ropa de trabajo. Por ejemplo, si se ha adquirido un mono de mecánico o unas gafas de protección para soldadura.
En el resto de casos, Hacienda no suele admitir la desgravación, porque la ropa puede utilizarse tanto para trabajar como para cualquier otra actividad de carácter personal.
29. Gastos de personal
Tener empleados en un negocio implica asumir gastos de formación, dietas, salarios, abono de pagas extraordinarias, indemnizaciones en caso de despido… Ya que son gastos esenciales para poder llevar a cabo la actividad, todos ellos se pueden desgravar.
30. Intereses de préstamos
Si para desarrollar la actividad se ha pedido un préstamo bancario, un crédito o una subvención, los intereses que se deriven de estos productos de financiación se pueden deducir, porque se consideran gastos asociados necesariamente al trabajo.
31. Donativos
No es una deducción específica para el autónomo y solo aplica a la hora de presentar la declaración de la Renta dentro de la campaña anual correspondiente. Cualquier ciudadano que haga una donación a un entidad pública sin ánimo de lucro se puede deducir un 30% de lo aportado.
Para los profesionales, hacer estas donaciones puede ser una buena manera de conseguir ahorro fiscal y, a la vez, contribuir con una buena causa.
32. Comisiones de PayPal
Plataformas de pago como PayPal y similares cobran una serie de comisiones a los profesionales que reciben pagos a través de ellas. Estas comisiones son desgravables, porque son necesarias para ejercer la actividad, y tienen muchas similitudes con las comisiones bancarias.
33. Servicios de personal externo
Un autónomo puede requerir la contratación de diferentes tipos de profesionales: un diseñador que cree su web, un experto en marketing que le haga una campaña de publicidad, un abogado que redacte los contratos de sus empleados…
Este es un gasto fácilmente justificable que se entiende que está relacionado directamente con la actividad, por lo que se permite su deducción en el IRPF y el IVA sin mayor problema.
34. IBI y otros impuestos
Si el profesional ejerce su actividad en su domicilio, o en un local u oficina propia, y tiene que pagar por él el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), se puede deducir de su declaración trimestral de IRPF lo que haya abonado por este concepto. Y lo mismo ocurre con la tasa de basuras y otros impuestos y tasas vinculados a la propiedad desde la que se ejerce la actividad.
35. Programa de facturación, Quipu
Los programas de facturación son ya esenciales para los autónomos, porque agilizan y simplifican la gestión diaria del negocio.
El coste de este tipo de programas es totalmente desgravable, lo cual es una razón más para probar Quipu.
Ya conoces los gastos deducibles de los autónomos. Aplícalos todos correctamente y comienza a ahorrar en el pago de impuestos.
