{"id":9047,"date":"2021-12-27T10:37:00","date_gmt":"2021-12-27T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/?p=9047"},"modified":"2024-11-06T16:54:07","modified_gmt":"2024-11-06T15:54:07","slug":"que-es-gasto-suplido-factura","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/que-es-gasto-suplido-factura\/","title":{"rendered":"Gastos suplidos en factura: qu\u00e9 son y c\u00f3mo facturarlos"},"content":{"rendered":"\n<p>Los gastos suplidos representan un aspecto fundamental dentro del panorama financiero de cualquier empresa, aunque a menudo no sean conocidos. Sus particularidades hacen que<strong> su tratamiento fiscal y contable sea espec\u00edfico<\/strong> para garantizar la precisi\u00f3n y transparencia en las transacciones comerciales y financieras. <\/p>\n\n\n\n<p>A continuaci\u00f3n, explicaremos <strong>qu\u00e9 son, en qu\u00e9 consisten y c\u00f3mo se contabilizan<\/strong>. Y terminaremos con una secci\u00f3n sobre las preguntas m\u00e1s frecuentes sobre este concepto tan importante en las finanzas de cualquier empresa.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>En este art\u00edculo aprender\u00e1s:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"#que-son-los-gastos-suplidos\">\u00bfQu\u00e9 son los gastos suplidos?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#diferencia-gasto-suplido\">Diferencia entre gasto y suplido<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#requisitos-gasto-suplido\">Requisitos para considerar un gasto suplido<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#como-facturar-gasto-suplido\">\u00bfC\u00f3mo facturar un gasto suplido?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#como-contabilizar-gasto-suplido\">\u00bfC\u00f3mo contabilizar gastos suplidos?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#ejemplo-gasto-suplido\">Ejemplo de un gasto suplido<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#preguntas-frecuentes-gastos-suplidos\">Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"que-son-los-gastos-suplidos\">\u00bfQu\u00e9 son los gastos suplidos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Los gastos suplidos representan una categor\u00eda espec\u00edfica de gastos en el \u00e1mbito de la facturaci\u00f3n y contabilidad. <strong>Son aquellos que un profesional o empresa paga en nombre de su cliente<\/strong> y posteriormente reclama a este. <\/p>\n\n\n\n<p>Un claro ejemplo ser\u00eda un abogado que paga tasas judiciales por cuenta de su cliente o un servicio de consultor\u00eda que abona por cuenta de su cliente un servicio a terceros. <strong>Estos gastos deben ser detallados en la factura<\/strong> final dirigida al cliente para reembolso aunque, como veremos m\u00e1s adelante, de una forma espec\u00edfica.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"diferencia-gasto-suplido\">Diferencia entre gasto y gasto suplido<\/h2>\n\n\n\n<p>La principal diferencia entre ambos conceptos radica en su naturaleza y tratamiento contable. Mientras que los <strong>gastos son costes incurridos directamente por la empresa o profesional en el desarrollo de su actividad<\/strong> (como alquiler, salarios, materiales, etc.), los suplidos son desembolsos realizados por cuenta de terceros. <\/p>\n\n\n\n<p>Los suplidos no se consideran parte de la facturaci\u00f3n propia de la actividad econ\u00f3mica y no afectan el resultado econ\u00f3mico de la empresa, ya que deben ser reembolsados por el cliente y, adem\u00e1s, no generan ning\u00fan tipo de coste adicional para el cliente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"requisitos-gasto-suplido\">Requisitos para considerar un gasto suplido<\/h2>\n\n\n\n<p>Para que un gasto sea efectivamente considerado como suplido y, por tanto, pueda ser facturado al cliente, es esencial que cumpla con una serie de requisitos clave. Estos requisitos aseguran que el tratamiento del gasto suplido sea correcto tanto desde el punto de vista contable como fiscal. Estos son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Transparencia<\/strong>: el cliente debe estar plenamente informado y de acuerdo con el gasto que se va a realizar en su nombre, adem\u00e1s de su cuant\u00eda. Esto significa que no puede haber sorpresas o cargos inesperados. Antes de incurrir en el gasto, es recomendable obtener una confirmaci\u00f3n o autorizaci\u00f3n por escrito del cliente.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Separaci\u00f3n<\/strong>: los gastos suplidos deben estar claramente separados de los gastos propios de la actividad empresarial o profesional. Este aspecto es fundamental para evitar que se mezclen con el resto de gastos regulares de una empresa, lo que podr\u00eda llevar a problemas contables o fiscales. Los gastos suplidos deben identificarse y registrarse de forma independiente.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Documentaci\u00f3n<\/strong>: es fundamental justificar cada gasto suplido con una factura o recibo original. Esta documentaci\u00f3n debe indicar claramente que el gasto se ha realizado y debe reflejar el importe exacto. La factura o recibo servir\u00e1 como prueba tanto para el cliente como para la administraci\u00f3n tributaria en caso de una revisi\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Directa relaci\u00f3n con el servicio<\/strong>: el gasto suplido debe estar directamente relacionado con los servicios prestados al cliente. No puede tratarse de un gasto general o que corresponda a otra actividad o cliente. Por ejemplo, si un abogado incurre en gastos de desplazamiento espec\u00edficos para un caso particular de un cliente, este gasto puede considerarse un suplido. Sin embargo, los gastos generales de desplazamiento de la oficina no calificar\u00edan.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Sin margen de beneficio<\/strong>: es importante recalcar que los gastos suplidos no deben incluir ning\u00fan margen de beneficio. Se deben facturar exactamente por el importe que se ha pagado. Esto diferencia a los suplidos de otros tipos de reembolsos donde puede haber un margen o recargo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Legalidad y pertinencia<\/strong>: los gastos suplidos deben ser legales y pertinentes en relaci\u00f3n con la actividad realizada. No se pueden incluir gastos que no sean \u00e9ticos o que no tengan una justificaci\u00f3n clara en el marco del servicio prestado.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-b2fecea6 new-banner\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-0fc70046\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-6f7203a6\"><div class=\"gb-container gb-container-6f7203a6 text-div\">\n\n<p class=\"title-banner has-text-color\" style=\"color:#003829;font-size:19px\">Cumple con la normativa fiscal<\/p>\n\n\n\n<p class=\"text-banner\">Cada factura que creas con Quipu es un documento con validez legal, que cumple con la normativa fiscal.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"btn-p-banner\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/programa-facturacion\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/programa-facturacion\">Ver m\u00e1s<\/a><\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-c144d8bb\"><div class=\"gb-container gb-container-c144d8bb img-banner\">\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"605\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/21064858\/Group-3327-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-38756\" srcset=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/21064858\/Group-3327-1.png 1024w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/21064858\/Group-3327-1-300x177.png 300w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/21064858\/Group-3327-1-768x454.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"como-facturar-gasto-suplido\">\u00bfC\u00f3mo facturar un gasto suplido?<\/h2>\n\n\n\n<p>La facturaci\u00f3n de gastos suplidos<strong> debe realizarse con precisi\u00f3n y claridad <\/strong>para asegurar la transparencia y el correcto entendimiento tanto por parte del cliente como de las entidades fiscales. A la hora de facturar este gasto, se debe realizar de la siguiente manera:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Cada gasto suplido debe ser listado de forma detallada en la factura<\/strong>: es importante incluir una descripci\u00f3n clara del gasto, la fecha en que se incurri\u00f3 y, si es posible, una referencia al acuerdo o solicitud del cliente que justifica el gasto. Esto ayuda al cliente a entender por qu\u00e9 se est\u00e1 cargando ese gasto y garantiza transparencia.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Los gastos suplidos deben aparecer en un apartado separado de los servicios o productos proporcionados<\/strong>: esto es fundamental a la hora de diferenciar claramente los gastos suplidos de los ingresos por la actividad propia. Una factura bien organizada podr\u00eda tener secciones claramente marcadas para \u00abservicios prestados\u00bb y \u00abgastos suplidos\u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>A consecuencia de lo anterior, y dado que los suplidos no afectan a la base imponible de la factura, no llevan IVA.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Deben facturarse exactamente por el importe que se ha pagado<\/strong>: sin a\u00f1adir ning\u00fan tipo de margen de beneficio. Si un gasto incluye IVA o cualquier otro impuesto, este debe ser incluido en el monto facturado.<\/li>\n\n\n\n<li>Aunque no siempre es necesario adjuntar los recibos o facturas originales de los gastos suplidos a la factura, es <strong>una buena pr\u00e1ctica mantener estos documentos<\/strong> a disposici\u00f3n del cliente en caso de que los solicite. Esto aumenta la confianza y puede ser \u00fatil en caso de auditor\u00edas.<\/li>\n\n\n\n<li>Como cualquier factura, debe<strong> incluir un n\u00famero de factura<\/strong> \u00fanico y todos los datos fiscales necesarios tanto del emisor como del receptor. Esto asegura que la factura cumpla con los requisitos legales y fiscales.<\/li>\n\n\n\n<li>Se debe indicar claramente <strong>c\u00f3mo se puede realizar el pago de los gastos suplidos<\/strong>, as\u00ed como los plazos de pago. Esto es parte de la gesti\u00f3n eficiente de cobros.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"como-contabilizar-gasto-suplido\">\u00bfC\u00f3mo contabilizar gastos suplidos?<\/h2>\n\n\n\n<p>En Espa\u00f1a, la normativa del Instituto de Contabilidad y Auditor\u00eda de Cuentas (ICAC) dictamina que los gastos suplidos se <strong>deben registrar en una cuenta perteneciente al grupo 55<\/strong>, denominado \u00abOtras cuentas no bancarias\u00bb. <\/p>\n\n\n\n<p>En situaciones donde el pago del suplido se realiza en nombre de un cliente que no mantiene otra relaci\u00f3n con nuestra empresa, es recomendable utilizar la cuenta m\u00e1s general de este grupo, que corresponde a la cuenta 555 \u00abPartidas pendientes de aplicaci\u00f3n\u00bb. <\/p>\n\n\n\n<p>Dentro de esta, se puede crear una subcategor\u00eda espec\u00edfica, por ejemplo, la cuenta 5550 para \u00abSuplidos\u00bb. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"ejemplo-gasto-suplido\">Ejemplo de un gasto suplido<\/h2>\n\n\n\n<p>Imagina que tu empresa, una consultor\u00eda, paga 100\u202f\u20ac en concepto de tasas de registro en nombre de un cliente para un tr\u00e1mite administrativo. Este gasto no es un coste propio de tu empresa, sino que es un gasto realizado en nombre y por cuenta del cliente.<\/p>\n\n\n\n<p>En el registro del pago del gasto suplido, se registra el siguiente asiento contable:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td><strong>Cuenta<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Debe<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Haber<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>5550. Suplidos<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><\/td><\/tr><tr><td>572. Bancos e instituciones de cr\u00e9dito c\/c<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>A continuaci\u00f3n, se factura el gasto al cliente, contabilizando un asiento de la siguiente manera:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td><strong>Cuenta<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Debe<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Haber<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>430. Clientes<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">\ufeff<\/td><\/tr><tr><td>5550. Suplidos<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">\ufeff<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>En el momento del pago de cliente, se contabiliza el siguiente asiento:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td><strong>Cuenta<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Debe<\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong>Haber<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>572. Bancos e instituciones de cr\u00e9dito c\/c<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">\ufeff<\/td><\/tr><tr><td>430. Clientes<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">\ufeff<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">100 \u20ac<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"preguntas-frecuentes-gastos-suplidos\">Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos<\/h2>\n\n\n\n<p>A continuaci\u00f3n, vamos a repasar un peque\u00f1o apartado de preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"gastos-suplidos-iva\">\u00bfLos gastos suplidos llevan IVA?<\/h3>\n\n\n\n<p>No. Los suplidos <strong>no deben incluirse dentro de la base imponible del IVA de la factura<\/strong>, ya que ese impuesto ya se aplic\u00f3 inicialmente. No obstante, en la cuant\u00eda total del suplido ir\u00e1 incluido el IVA del gasto si lo llevaba. Sin embargo, si el gasto original no incluye IVA (por ejemplo, tasas oficiales), la cuant\u00eda del gasto suplido tampoco lo incluir\u00e1.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"gastos-suplidos-provisiones\">\u00bfLos gastos suplidos y las provisiones de fondos son lo mismo?<\/h3>\n\n\n\n<p>No, los gastos suplidos y las provisiones de fondos son conceptos distintos. Los gastos suplidos se refieren a aquellos pagos que una empresa realiza en nombre y por cuenta de un tercero, con la expectativa de ser reembolsados. En cambio,<strong> las provisiones de fondos se refieren a cantidades que un cliente entrega a una empresa para cubrir futuros gastos que a\u00fan no se han generado<\/strong>. Mientras los gastos suplidos son reembolsos de gastos ya incurridos, las provisiones de fondos son anticipos para futuros gastos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"gastos-suplidos-facturas-cliente\">\u00bfSe debe incluir un gasto suplido en la factura emitida a un cliente?<\/h3>\n\n\n\n<p>S\u00ed, los gastos suplidos deben incluirse en la factura emitida al cliente. Es<strong> esencial que estos gastos est\u00e9n claramente detallados en la factura<\/strong>, indicando su naturaleza y el motivo por el cual se efectuaron. Eso s\u00ed, un gasto suplido nunca debe aparecer junto a los servicios prestados al cliente, sino que debe aparecer en la factura de forma separada.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"como-se-documentan-gastos-suplidos\">\u00bfC\u00f3mo se documentan los gastos suplidos?<\/h3>\n\n\n\n<p>Los suplidos deben documentarse meticulosamente. Se debe <strong>conservar la factura original o recibo del gasto que demuestra que el pago se realiz\u00f3 en nombre del cliente<\/strong>. Esta documentaci\u00f3n debe incluir detalles como la fecha, la cantidad pagada, y la descripci\u00f3n del gasto. Mantener una documentaci\u00f3n clara y completa es esencial tanto para la transparencia con el cliente como para prop\u00f3sitos contables y fiscales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"gastos-reembolsables-suplidos\">\u00bfCu\u00e1l es la diferencia entre gastos reembolsables y gastos suplidos?<\/h3>\n\n\n\n<p>Los gastos reembolsables y los gastos suplidos pueden parecer similares, pero hay una diferencia clave. <strong>Los gastos reembolsables son aquellos en los que una empresa incurre en nombre propio<\/strong>, pero que ser\u00e1n reembolsados por un cliente seg\u00fan lo acordado (por ejemplo, gastos de viaje en un proyecto). Por otro lado, los gastos suplidos son aquellos pagos que la empresa realiza directamente en nombre y por cuenta de un cliente. La principal diferencia radica en qui\u00e9n es el beneficiario original del gasto.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"acordar-cliente-gastos-suplidos\">\u00bfEs necesario acordar por adelantado con el cliente sobre los gastos suplidos?<\/h3>\n\n\n\n<p>Si bien no es estrictamente necesario acordar con el cliente por adelantado las condiciones sobre los gastos suplidos, <strong>s\u00ed es altamente recomendable<\/strong>. Este acuerdo puede ser parte del contrato de servicio o un entendimiento por separado. El objetivo es asegurar que ambas partes tengan claridad sobre qu\u00e9 tipos de gastos ser\u00e1n suplidos y bajo qu\u00e9 condiciones. Esto ayuda a evitar malentendidos o disputas sobre los gastos y garantiza un proceso de reembolso fluido.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Los gastos suplidos representan un aspecto fundamental dentro del panorama financiero de cualquier empresa, aunque a menudo no sean conocidos. 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